Apa itu Ad Hoc Reporting? Pengertian, Fungsi & Pentingnya

Seorang business intelligence berperan dalam mengelola data perusahaan, termasuk membuat laporan data tersebut.

Ada berbagai jenis laporan data dalam perusahaan, BI analyst harus memahaminya dengan baik. Salah satu jenis laporannya adalah Ad Hoc Reporting, lantas apa itu?

Ad hoc reporting adalah proses pembuatan laporan khusus secara cepat dan sesuai kebutuhan untuk menjawab pertanyaan bisnis tertentu tanpa memerlukan pemrograman lanjutan.

Penasaran mengenai apa itu Ad hoc reporting lebih lanjut? Apa saja fungsi dan tujuannya? Apa pentingnya ad hoc reporting dalam pengelolaan data perusahaan?

Yuk simak penjelasan lengkap mengenai ad hoc reporting hanya pada artikel ini.

Apa itu Ad Hoc Reporting?

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai laporan ad hoc reporting, pertama-tama yuk pahami dulu apa itu ad hoc reporting melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dikutip dari jaspersoft, Ad hoc reporting adalah proses pembuatan laporan berdasarkan permintaan atau kebutuhan tertentu, yang biasanya dibuat untuk tujuan spesifik atau untuk menjawab pertanyaan yang jelas. 

Istilah "ad hoc" berasal dari bahasa Latin yang berarti "untuk ini," namun juga diartikan sebagai "sesuai kebutuhan" atau "sebagaimana diperlukan." 

Ad hoc reporting membantu data analyst untuk mengakses, menganalisis, dan memvisualisasikan data secara dinamis, pembuatannya dapat menggunakan alat business intelligence yang user friendly.

Ad hoc reporting dibuat ketika diperlukan, misalnya, jika sebuah perusahaan ingin melihat volume penjualan selama promosi liburan di toko tertentu, penjualan produk tertentu, atau total diskon yang diberikan kepada pelanggan. 

Pentingnya Menggunakan Ad Hoc Reporting

Ad hoc reporting adalah alat penting dalam dunia bisnis modern yangn digunakan perusahaan untuk merespons kebutuhan informasi secara cepat dan efisien. 

Dengan kemampuan untuk menghasilkan laporan khusus sesuai permintaan, ad hoc reporting membantu perusahaan mengatasi pertanyaan bisnis spesifik tanpa harus menunggu siklus laporan rutin. 

Manfaat ini sangat penting dalam lingkungan bisnis yang dinamis di mana keputusan yang cepat dan berbasis data dapat memberikan keunggulan kompetitif. Ingin tahu lebih lanjut mengenai apa saja manfaat ad hoc reporting? Yuk simak penjelasan lengkapnya!

1. Meningkatkan Efisiensi

Ad hoc reporting membantu perusahaan membuat laporan secara langsung tanpa memerlukan bantuan dari departemen IT atau menunggu siklus pelaporan rutin. 

Hal ini akan menghemat waktu dan sumber daya, sehingga karyawan dapat fokus pada analisis dan pengambilan keputusan daripada menunggu laporan.

2. Menghemat Biaya

Dengan ad hoc reporting, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan pengembangan dan pemeliharaan laporan rutin. Pengguna dapat membuat laporan sendiri sesuai kebutuhan, mengurangi ketergantungan pada staf IT dan mengurangi biaya operasional.

3. Meningkatkan Komunikasi   

Ad hoc reporting dapat disesuaikan untuk menjawab pertanyaan spesifik, sehingga memudahkan komunikasi yang jelas dan terfokus di antara tim dan departemen. 

Informasi yang relevan dapat dibagikan dengan cepat kepada pihak yang membutuhkan, meningkatkan kolaborasi dan pengambilan keputusan yang tepat.

4. Kustomisasi dan Fleksibilitas

Ad hoc reporting memberikan pengguna kemampuan untuk menyesuaikan laporan sesuai dengan kebutuhan spesifik. Fleksibilitas ini membantu perusahaan menangani berbagai jenis data dan pertanyaan bisnis tanpa dibatasi oleh format laporan yang kaku. 

Pengguna dapat menyesuaikan filter, kriteria, dan format laporan untuk mendapatkan wawasan data yang lebih mendalam dan relevan.

Dengan berbagai manfaat tersebut, ad hoc reporting menjadi alat yang penting bagi perusahaan untuk meningkatkan responsivitas, efisiensi, dan efektivitas dalam pengelolaan informasi dan pengambilan keputusan.

Baca Juga: Apa itu Power BI? Pengertian, Fitur & Manfaatnya

Apa saja Fungsi Ad Hoc Reporting?

Sobat MinDi penasaran mengenai fungsi ad hoc reporting? Yuk simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Ad hoc reporting memiliki berbagai fungsi yang penting dalam bisnis untuk menggali lebih dalam sebuah data dan membuat keputusan yang lebih terinformasi. Berikut adalah beberapa fungsi utama ad hoc reporting:

1. Membuat Laporan Pelanggan yang Mendetail

Ad hoc reporting membantu perusahaan untuk membuat laporan yang mendalam tentang pelanggan mereka. Misalnya, Sobat MinDi dapat membuat laporan yang menunjukkan kebiasaan belanja pelanggan, demografi, preferensi produk, dan riwayat interaksi. 

Laporan ini membantu perusahaan memahami perilaku dan kebutuhan pelanggan, sehingga dapat menyediakan layanan yang lebih personal dan strategi pemasaran yang lebih efektif.

2. Menganalisis Data Penjualan

Dengan ad hoc reporting, perusahaan dapat dengan mudah menganalisis data penjualan untuk berbagai periode waktu, lokasi, produk, dan kategori pelanggan. 

Hal ini akan membantu mengidentifikasi tren penjualan, mengukur kinerja produk, dan mengungkap peluang peningkatan. Misalnya, kamu bisa melihat penjualan produk tertentu selama musim liburan atau membandingkan kinerja penjualan di berbagai toko atau wilayah.

3. Memahami Lalu Lintas Situs Web

Ad hoc reporting dapat digunakan untuk membuat laporan yang mendalam tentang lalu lintas situs web. Kamu bisa menganalisis data seperti jumlah pengunjung, halaman yang paling sering dikunjungi, sumber lalu lintas, dan perilaku pengunjung di situs. 

Hal ini akan membantu perusahaan memahami cara pengguna berinteraksi dengan situs web mereka, mengidentifikasi area untuk peningkatan, dan mengoptimalkan strategi pemasaran digital.

4. Menganalisis Kampanye Pemasaran

Ad hoc reporting membantu analisis mendalam dari kampanye pemasaran. Sobat MinDi bisa membuat laporan untuk melihat kinerja berbagai kampanye, mengukur ROI, memahami keterlibatan pelanggan, dan menilai efektivitas strategi pemasaran. 

Misalnya, kamu dapat membandingkan kinerja kampanye email dengan kampanye media sosial atau melihat bagaimana kampanye tertentu mempengaruhi penjualan.

5. Menganalisis Data Keuangan

Perusahaan dapat menggunakan ad hoc reporting untuk menganalisis data keuangan secara mendetail. Laporan keuangan bisa mencakup analisis pendapatan, pengeluaran, laba rugi, dan arus kas. 

Hal ini akan membantu dalam memahami finansial perusahaan, mengidentifikasi area penghematan biaya, dan membuat keputusan keuangan yang lebih baik. 

Berbagai fungsi ad hoc reporting ini, dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih cepat berdasarkan data yang relevan dan terkini.

Perbedaan Ad Hoc Reporting & Classical Reporting

Setelah kita memahami tentang ad hoc reporting, pasti Sobat MinDi bertanya-tanya mengenai apa saja perbedaan ad hoc reporting dan classical reporting?

Ad Hoc Reporting

Ad hoc reporting membantu pengguna untuk membuat laporan sesuai kebutuhan secara cepat dan dinamis, tanpa bergantung pada format atau jadwal laporan yang sudah ditentukan sebelumnya. 

Hal ini sangat bermanfaat saat informasi spesifik diperlukan dengan segera untuk menjawab pertanyaan bisnis tertentu atau untuk membuat keputusan cepat. 

Dengan ad hoc reporting, pengguna dapat menyesuaikan parameter dan kriteria laporan sesuai kebutuhan mereka, sehingga analisis data lebih mendalam dan relevan secara real-time.

Classical Reporting

Di sisi lain, classical reporting melibatkan pembuatan laporan yang terstruktur dan rutin, biasanya diatur oleh jadwal tetap seperti harian, mingguan, atau bulanan. 

Classical reporting dirancang dan dihasilkan oleh tim IT atau departemen khusus, dengan format dan konten yang sudah ditentukan sebelumnya. Classical reporting sangat efektif untuk menyediakan pandangan konsisten tentang kinerja bisnis dari waktu ke waktu, membantu dalam memantau metrik kunci dan tren jangka panjang. 

Namun, karena kurang fleksibel, classical reporting mungkin tidak secepat atau seadaptif ad hoc reporting dalam merespons kebutuhan informasi mendadak atau spesifik.

Apa saja Tantangan Menggunakan Ad Hoc Reporting?

Tunggu dulu, sebelum Sobat MinDi mulai menggunakan ad hoc reporting, sebaiknya pahami dulu apa saja tantangan menggunakan ad hoc reporting berikut ini.

1. Data Parsial atau Tidak Konsisten

Salah satu tantangan utama dalam menggunakan ad hoc reporting adalah risiko mendapatkan data yang parsial atau tidak konsisten. 

Karena laporan dibuat secara cepat dan tidak melalui proses pengujian dan validasi yang ketat seperti laporan standar, ada kemungkinan data yang digunakan tidak lengkap atau tidak akurat. 

Hal ini terjadi karena data diambil dari berbagai sumber yang belum tentu selalu sinkron atau diperbarui. Akibatnya, laporan yang dihasilkan memberikan gambaran yang tidak akurat tentang situasi dianalisis, sehingga mempengaruhi pengambilan keputusan.

2. Mengukur Hal yang Salah

Tantangan lain adalah kemungkinan mengukur atau menganalisis metrik yang salah. Dalam ad hoc reporting, pengguna memiliki kebebasan untuk menentukan parameter dan kriteria laporan mereka sendiri. 

Namun, jika pengguna tidak memiliki pemahaman yang cukup tentang data atau tujuan bisnis yang ingin dicapai, mereka mungkin fokus pada metrik yang kurang relevan atau bahkan tidak penting. 

Hal ini dapat mengarahkan pada kesimpulan yang keliru dan keputusan yang tidak tepat, yang bisa merugikan perusahaan.

3. Ketergantungan pada Ad Hoc Reporting

Ketergantungan berlebihan pada ad hoc reporting juga bisa menjadi tantangan. Meskipun sangat ad hoc reporting  berguna untuk analisis cepat dan spesifik, terlalu sering mengandalkannya menyebabkan kurangnya konsistensi dalam pelaporan dan analisis data. 

Laporan ad hoc yang tidak terdokumentasi dengan baik dan tidak diintegrasikan ke dalam proses pelaporan standar dapat menyebabkan kesenjangan informasi dan kebingungan di dalam perusahaan.

Baca Juga: Tools Visualisasi Data Performa Terbaik 2024, Mudah & Menarik

Ingin Belajar Ad Hoc Reporting Lebih Lanjut? Yuk Ikuti Bootcamp Dibimbing.id

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai ad hoc reporting, mulai dari pengertian, pentingnya ad hoc reporting hingga tantangan dalam menggunakan ad hoc reporting.

Kesimpulannya, Ad hoc reporting adalah alat fleksibel untuk menghasilkan laporan khusus secara cepat sesuai kebutuhan, meskipun memerlukan perhatian terhadap konsistensi data dan pemahaman yang tepat untuk analisis yang akurat.

Seorang BI analyst dapat melakukan ad hoc reporting dengan bantuan tools BI yang efektif dan efisien. Sehingga laporan data perusahaan dapat dibuat dengan mudah dan faktual.

Ingin belajar ad hoc reporting lebih lanjut? Tertarik switch career sebagai business intelligence professional?

Yuk ikuti Bootcamp Business Intelligence Dibimbing.id, sebuah bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh mentor profesional dan terbaik yang bakal bantu kamu jadi BI Analytics sukses.

Belum memiliki pengalaman tentang Business Intelligence sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. What is Ad Hoc Reporting? - Buka
2. Ad Hoc Reporting Guide for Businesses - Buka
3. 10 common uses for ad hoc reporting - Buka