Pengertian Account Payable: Manfaat, Proses, Tugas, & Contoh

Account payable adalah salah satu istilah penting dalam dunia keuangan yang wajib banget kamu pahami, apalagi kalau kamu tertarik belajar akuntansi atau pengelolaan bisnis.

Buat Warga Bimbingan yang lagi serius upgrade skill lewat bootcamp, paham soal account payable itu bukan cuma soal teori, tapi juga praktik yang bakal sering kamu temui di dunia kerja nyata.

Bayangin kamu kerja di bagian keuangan sebuah perusahaan, dan tugasmu adalah memastikan semua tagihan dari supplier dibayar tepat waktu tanpa bikin keuangan perusahaan bocor. Di situlah peran account payable menjadi krusial.

Artikel ini bakal bantu kamu memahami pengertian, manfaat, proses kerja, hingga tugas yang biasanya melekat pada posisi ini, dan contoh biar kamu makin kebayang penerapannya.

Yuk, simak sampai akhir dan jadikan ini bekal awal kamu untuk menjadi profesional keuangan yang kompeten dan siap kerja!

Baca Juga: Cara Efektif Belajar Finance dan Accounting, Panduan Lengkap

Apa itu Account Payable?

Account payable adalah kewajiban perusahaan untuk membayar utang jangka pendek kepada pemasok atau vendor atas barang dan jasa yang sudah diterima tapi belum dibayar.

Gampangnya, ini tuh catatan tentang tagihan yang harus dibayar perusahaan dalam waktu dekat. Biasanya dalam 30 sampai 90 hari.

Kalau kamu kerja di bagian keuangan, account payable ini penting banget buat dipantau supaya arus kas tetap sehat dan hubungan sama supplier tetap lancar. 

Warga Bimbingan, jangan anggap remeh ya... salah kelola sedikit aja, bisa bikin reputasi perusahaan menjadi taruhan.

Manfaat Account Payable

Sumber: Freepik

Biar makin paham peran pentingnya, yuk kita bahas 5 manfaat utama dari account payable dalam sistem keuangan perusahaan.

1. Membantu Manajemen Arus Kas

Salah satu manfaat utama dari account payable adalah membantu perusahaan mengatur jadwal pembayaran agar tetap sesuai kemampuan kas yang tersedia.

Jadwal pembayaran yang terstruktur bikin kamu bisa atur prioritas tanpa harus kehabisan dana. Ujungnya, operasional bisa tetap jalan tanpa gangguan keuangan.

2. Menjaga Hubungan Baik dengan Supplier

Pembayaran yang tepat waktu bikin supplier percaya dan nyaman untuk terus bekerja sama. Hal ini bisa membuka peluang negosiasi yang lebih fleksibel, bahkan mungkin dapat diskon khusus. Reputasi perusahaan pun ikut terangkat karena dianggap profesional.

3. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Account payable adalah sistem yang membantu menyederhanakan proses verifikasi dan pencatatan utang usaha.

Kalau kamu sudah punya sistem yang rapi, waktu dan tenaga bisa dihemat untuk hal yang lebih strategis. Proses kerja tim keuangan pun jadi lebih efisien dan minim risiko human error.

4. Memberikan Data Akurat untuk Keputusan Finansial

Account payable yang tercatat rapi menyediakan informasi penting tentang utang dan kewajiban perusahaan.

Data ini bisa dipakai manajemen untuk membuat strategi keuangan yang lebih akurat dan realistis. Keputusan bisnis pun bisa lebih tepat sasaran berdasarkan kondisi riil perusahaan.

5. Mempermudah Audit dan Pelaporan Keuangan

Pencatatan account payable yang lengkap sangat membantu proses audit tahunan. Semua dokumen dan transaksi bisa kamu lacak dengan mudah, sehingga laporan keuangan lebih transparan. Hal ini bikin perusahaan terlihat lebih kredibel di mata stakeholder maupun investor.

Baca Juga: Jobdesk Finance Accounting: Tugas, Skill, dan Prospek Karier

Proses Account Payable

Supaya nggak asal bayar tagihan, perusahaan biasanya mengikuti proses account payable yang terstruktur. Nah, berikut ini 5 langkah umumnya:

1. Penerimaan Faktur

Langkah pertama dimulai ketika perusahaan menerima faktur atau tagihan dari supplier. Faktur ini berisi detail pembelian. Mulai dari jumlah barang, harga satuan, hingga total yang harus dibayar. Dokumen ini jadi dasar awal untuk melacak kewajiban pembayaran.

2. Verifikasi Faktur

Setelah diterima, faktur harus dicek kebenarannya. Tim keuangan akan membandingkan isi faktur dengan pesanan pembelian (purchase order) dan bukti penerimaan barang. Proses ini penting buat memastikan nggak ada tagihan yang keliru atau dobel.

3. Pencatatan Faktur

Kalau sudah diverifikasi, faktur akan dicatat ke dalam sistem keuangan. Di tahap ini, informasi soal jumlah utang dan jatuh tempo mulai dimasukkan ke laporan account payable. Pencatatan yang akurat bikin arus kas lebih mudah dipantau.

4. Persetujuan Pembayaran

Sebelum pembayaran dilakukan, faktur harus disetujui dulu oleh pihak terkait. Biasanya manajer atau kepala bagian. Proses persetujuan ini jadi bentuk kontrol internal agar nggak sembarang uang keluar. Setelah disetujui, pembayaran bisa dijadwalkan sesuai tenggat waktu.

5. Pembayaran Faktur

Tahap terakhir adalah melakukan pembayaran ke supplier. Pembayaran bisa dilakukan lewat transfer bank, cek, atau metode lain sesuai kesepakatan. Setelah itu, bukti pembayaran akan disimpan sebagai arsip untuk pelaporan dan audit.

Tugas Account Payable Officer

Sumber: Freepik

Kalau kamu tertarik kerja di bidang keuangan, penting banget untuk tahu apa saja tugas seorang Account Payable Officer dalam perusahaan. Yuk, cari tahu!

1. Mencatat dan Mengelola Tagihan dari Supplier

Tugas utama dalam account payable adalah mencatat semua faktur yang masuk secara akurat dan tepat waktu. 

Proses pencatatan ini harus detail, karena menyangkut utang usaha yang memengaruhi arus kas perusahaan. Tagihan yang dikelola dengan baik bikin proses pembayaran berjalan lancar dan sesuai jadwal.

2. Melakukan Verifikasi Dokumen

Setiap faktur yang diterima harus dicek ulang sebelum dicatat atau dibayar. Officer akan memverifikasi data antara invoice, purchase order, dan bukti penerimaan barang. Langkah ini penting untuk mencegah kesalahan pembayaran atau penipuan.

3. Menyusun Laporan Account Payable

Tanggung jawab lain dalam account payable adalah membuat laporan utang usaha secara rutin. Laporan ini memuat informasi siapa saja yang harus dibayar, berapa jumlahnya, dan kapan jatuh temponya. Laporan tersebut menjadi dasar pengambilan keputusan keuangan oleh manajemen.

4. Menjaga Komunikasi dengan Vendor

Selain urusan teknis, officer juga harus aktif menjalin komunikasi dengan pihak vendor. Misalnya, untuk klarifikasi tagihan, konfirmasi pembayaran, atau negosiasi waktu pembayaran. Hubungan yang baik bisa memudahkan kerjasama jangka panjang.

5. Menyimpan Dokumen Transaksi secara Rapi

Dokumen seperti faktur, bukti bayar, dan catatan transaksi wajib diarsipkan dengan sistematis. Arsip ini akan sangat dibutuhkan saat audit atau saat ada dispute. Pengarsipan yang rapi juga mencerminkan profesionalisme dalam pengelolaan keuangan.

Baca Juga: 12 Rekomendasi Software Akuntansi Terbaik untuk Bisnis

Contoh Penggunaan Account Payable

Berikut ini 3 contoh penggunaan account payable dalam aktivitas bisnis sehari-hari biar kamu makin kebayang gimana penerapannya. Yuk, cari tahu!

1. Pembelian Bahan Baku secara Kredit

Sebuah pabrik roti memesan tepung dan gula dari supplier senilai Rp10 juta, tapi pembayarannya dilakukan 30 hari setelah barang diterima. 

Selama periode tersebut, jumlah tersebut dicatat sebagai account payable dalam pembukuan perusahaan. Setelah jatuh tempo, perusahaan akan melunasi tagihan tersebut sesuai kesepakatan.

2. Tagihan Jasa Konsultan atau Freelancer

Perusahaan digital agency menyewa jasa freelancer desain grafis untuk proyek kampanye klien. Setelah pekerjaan selesai, freelancer mengirimkan invoice senilai Rp5 juta yang harus dibayar dalam 14 hari. Selama menunggu pembayaran, nominal itu tercatat dalam sistem sebagai account payable.

3. Biaya Listrik dan Sewa Kantor

Perusahaan rintisan (startup) menyewa kantor dan menggunakan listrik dari PLN setiap bulan. Biasanya tagihan baru dibayar setelah invoice diterbitkan di awal bulan berikutnya.

Sampai pembayaran dilakukan, semua tagihan tersebut tercatat dulu sebagai bagian dari account payable perusahaan.

Apa Perbedaan Account Payable dan Account Receivable?

Account payable dan account receivable adalah dua istilah penting dalam akuntansi yang saling berlawanan. Account payable mencatat jumlah utang atau kewajiban perusahaan kepada pihak lain, seperti supplier, atas barang atau jasa yang sudah diterima tapi belum dibayar.

Sementara itu, account receivable mencatat jumlah piutang atau hak perusahaan untuk menerima pembayaran dari pelanggan atas barang atau jasa yang sudah diberikan.

Singkatnya, account payable adalah uang yang keluar, sedangkan account receivable adalah uang yang masuk.

Baca Juga: 5 Contoh Surat Lamaran Kerja Staff Accounting & Tips Membuat

Yuk, Kuasai Skill Keuangan Bareng dibimbing.id!

Sekarang kamu udah tahu account payable adalah bagian penting dari manajemen keuangan yang nggak bisa disepelekan, apalagi kalau kamu pengin berkarier di dunia finance & accounting. 

Buat kamu yang serius mau upgrade skill, yuk ikut Program Bootcamp dibimbing.id bareng 338+ mentor berpengalaman!

Materinya lengkap banget, mulai dari data, finance & accounting, career development, digital marketing, sampai english class. 

Semua dibawakan pakai silabus terstruktur, praktek nyata untuk bikin portofolio, bisa gratis mengulang kelas, dan udah bantu 3.400+ career shifter belajar sampai percaya diri. Plus, ada 840+ hiring partner buat bantu penyaluran kerja setelah lulus. 

Punya pertanyaan kaya, “Gimana cara belajarnya kalau aku masih pemula?” atau “Apakah bisa dapet job support setelah lulus?” konsultasi gratis aja dulu di sini! Tenang aja, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi