Surat Peminjaman Barang: Struktur, Contoh, & Cara Membuatnya

Farijihan Putri
•
30 June 2025
•
127

Warga Bimbingan masih sering kebingungan gimana cara bikin surat peminjaman barang yang benar dan formal? Banyak orang yang baru terjun ke dunia kerja sering ragu saat harus menulis surat resmi, apalagi kalau urusannya pinjam barang kantor atau perlengkapan event.
Masalahnya, salah format atau salah kata bisa bikin permintaanmu ditolak atau dianggap nggak profesional. Bisa berantakan dong, kalau sampai itu terjadi?
Nah, MinDi paham betul tuh pentingnya surat peminjaman barang. Makanya, kali ini MinDi akan coba bahas struktur surat peminjaman barang lengkap sama contoh dan tips bikinnya. Pokoknya, MinDi pastiin kamu paham teori dan siap praktik langsung!
Baca Juga: Jenis Pengadaan Barang dan Jasa, serta Strategi Terbaik
Apa Itu Surat Peminjaman Barang?
Surat peminjaman barang adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mengajukan permintaan peminjaman suatu barang kepada pihak lain, baik itu individu, organisasi, atau instansi.
Surat ini biasanya mencakup informasi penting seperti identitas peminjam, barang yang dipinjam, tujuan peminjaman, jangka waktu penggunaan, serta tanggung jawab peminjam selama masa peminjaman.
Formatnya harus jelas dan sopan karena bersifat formal dan bisa menjadi bukti tertulis jika suatu saat terjadi kesalahpahaman.
Kenapa surat peminjaman barang itu penting? Surat ini menunjukkan itikad baik serta profesionalitas dalam melakukan peminjaman, apalagi kalau kamu terlibat dalam dunia kerja, kampus, atau organisasi.
Di dibimbing.id, MinDi percaya kalau surat peminjaman barang adalah bentuk komunikasi profesional yang mencerminkan sikap tanggung jawab dan kepercayaan.
Lewat surat ini, kamu bisa menunjukkan niat baik sekaligus menjaga hubungan baik antar pihak. Makanya, penting banget buat tahu cara bikin surat yang jelas, sopan, dan sesuai format biar nggak disalahpahami.
Apa Saja Struktur Surat Peminjaman Barang?
Struktur surat peminjaman barang harus kamu susun dengan rapi agar isi surat mudah dipahami. Berikut poin-poin penting yang perlu kamu cantumkan dalam suratnya.
1. Judul Surat
Langkah pertama, tambahkan judul yang jelas dan spesifik, misalnya “Surat Peminjaman Laptop” atau “Surat Peminjaman Kamera DSLR.” Judul ini membantu pembaca langsung memahami maksud dan konteks surat.
2. Identitas Peminjam dan Pemberi Pinjaman
Tuliskan nama lengkap, alamat, dan nomor kontak dari kedua belah pihak secara lengkap. Informasi ini dibutuhkan agar pihak terkait mudah dihubungi jika ada hal yang perlu dikonfirmasi.
3. Deskripsi Barang yang Dipinjam
Sertakan detail lengkap tentang barang yang dipinjam, mulai dari nama barang, jumlah, hingga kondisi terkini. Semakin detail deskripsinya, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahpahaman.
4. Durasi Peminjaman
Cantumkan tanggal awal hingga tanggal pengembalian barang secara spesifik. Penjelasan waktu ini penting untuk menghindari keterlambatan atau sengketa waktu pemakaian.
5. Tujuan Peminjaman
Jelaskan alasan atau kegiatan apa yang melatarbelakangi peminjaman barang tersebut. Penjelasan ini menunjukkan transparansi peminjam dan membantu pemberi menilai kelayakan peminjaman.
6. Tanggung Jawab dan Kewajiban
Tekankan peminjam wajib menjaga barang dengan baik dan bertanggung jawab jika terjadi kerusakan atau kehilangan. Dengan begitu, pemberi barang punya jaminan barangnya akan digunakan dengan hati-hati.
7. Sanksi atau Pidana
Tambahkan bagian ini jika surat dibuat untuk keperluan yang lebih formal atau penting, seperti antar instansi. Poin ini memberi perlindungan hukum jika ada pelanggaran atas isi kesepakatan.
8. Tanda Tangan
Sebagai penutup, pastikan surat ditandatangani oleh peminjam dan pemberi pinjaman. Sertakan juga saksi bila perlu agar surat semakin sah secara hukum dan lebih terpercaya.
Baca Juga: 7 Contoh Surat Tugas Pelatihan yang Tepat & Tips Membuatnya!
5 Contoh Surat Peminjaman Barang
Sumber: Freepik
Berikut 5 contoh surat peminjaman barang yang bisa kamu jadikan referensi sesuai kebutuhan. Semuanya pakai format formal tapi tetap mudah dipahami, cocok buat kamu yang masih pemula!
1. Contoh Surat Peminjaman Barang untuk Keperluan Presentasi Kantor
Saat kamu butuh meminjam peralatan kantor seperti proyektor untuk presentasi, surat ini bisa digunakan agar prosesnya tercatat secara resmi.
Surat Peminjaman Barang Kepada Yth. Kepala Bagian Umum PT Sukses Makmur Abadi di Tempat Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Raka Wibowo Jabatan: Staf Marketing Departemen: Divisi Pemasaran Mengajukan permohonan peminjaman barang sebagai berikut: Barang yang dipinjam: - 1 Unit Proyektor Epson X350 - 1 Buah Kabel HDMI Tujuan peminjaman: Digunakan untuk keperluan presentasi proposal kerjasama dengan klien pada 25 Juni 2025. Durasi peminjaman: 24 – 26 Juni 2025 Saya bertanggung jawab penuh atas kondisi barang selama pemakaian dan akan mengembalikannya tepat waktu. Jakarta, 18 Juni 2025 Hormat saya, (tanda tangan) Raka Wibowo |
2. Contoh Surat Peminjaman Barang Antar Departemen di Perusahaan
Kalau kamu ingin meminjam barang dari departemen lain, surat seperti ini akan membantu komunikasi lebih jelas dan tertulis.
Surat Peminjaman Barang Kepada Yth. Kepala Departemen IT PT Kreasi Data Nusantara di Tempat Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Anisa Kartika Jabatan: Admin Operasional Departemen: General Affairs Mengajukan permohonan peminjaman barang dari Departemen IT berupa: Barang yang dipinjam: - 1 Unit Laptop Lenovo ThinkPad - 1 Unit Wireless Mouse Tujuan peminjaman: Digunakan untuk mendukung operasional kegiatan audit internal pada 27–29 Juni 2025. Durasi peminjaman: 26 – 30 Juni 2025 Saya memahami dan menerima tanggung jawab atas penggunaan barang tersebut selama masa pinjam. Bandung, 17 Juni 2025 Hormat saya, (tanda tangan) Anisa Kartika |
3. Contoh Surat Peminjaman Barang untuk Acara Perusahaan
Untuk kebutuhan event kantor seperti seminar atau pelatihan, kamu bisa gunakan format surat ini agar lebih formal dan tertata.
Surat Peminjaman Barang Kepada Yth. Kepala Bagian Logistik PT Cipta Inovasi Digital di Tempat Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Dimas Prakoso Jabatan: Event Coordinator Divisi: Human Capital Dengan ini mengajukan permohonan peminjaman barang sebagai berikut: Barang yang dipinjam: - 1 Set Sound System Portable - 1 Unit Mic Wireless - 1 Buah Roll Banner Holder Tujuan peminjaman: Untuk pelaksanaan pelatihan internal karyawan pada 2 Juli 2025. Durasi peminjaman: 1 – 3 Juli 2025 Saya bertanggung jawab atas barang yang dipinjam dan akan mengembalikannya dalam kondisi baik. Surabaya, 19 Juni 2025 Hormat saya, (tanda tangan) Dimas Prakoso |
4. Contoh Surat Peminjaman Barang untuk Proyek Lapangan
Jika kamu bekerja di proyek dan butuh alat dari kantor pusat atau gudang, surat ini bisa digunakan agar ada bukti tertulis.
Surat Peminjaman Barang Kepada Yth. Manajer Gudang PT Mitra Konstruksi Sejahtera di Tempat Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Rizky Fahreza Jabatan: Site Engineer Proyek: Pembangunan Jembatan Cileunyi Mengajukan peminjaman barang berikut: Barang yang dipinjam: - 2 Unit Theodolite - 1 Unit Laser Meter Tujuan peminjaman: Digunakan untuk pengukuran struktur proyek di lapangan. Durasi peminjaman: 20 – 27 Juni 2025 Saya bertanggung jawab penuh atas keamanan dan kelengkapan alat selama masa peminjaman. Bandung, 15 Juni 2025 Hormat saya, (tanda tangan) Rizky Fahreza |
5. Contoh Surat Peminjaman Barang untuk Keperluan Klien
Ketika kamu harus meminjam alat dari perusahaan untuk dibawa ke lokasi klien, surat ini bisa memperjelas penggunaan dan tanggung jawabmu.
Surat Peminjaman Barang Kepada Yth. Kepala Divisi Inventaris PT Solusi Teknologi Cerdas di Tempat Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Intan Maulani Jabatan: IT Support Specialist Divisi: Technical Service
Mengajukan peminjaman barang berikut: Barang yang dipinjam: - 1 Unit Router Mikrotik - 1 Roll Kabel LAN Cat6 - 1 Unit Toolkit Fiber Optic Tujuan peminjaman: Digunakan untuk instalasi jaringan internet di kantor klien PT Amanah Sentosa. Durasi peminjaman: 21 – 24 Juni 2025 Saya bersedia bertanggung jawab penuh atas kondisi barang dan akan mengembalikannya sesuai waktu yang telah disepakati. Jakarta, 14 Juni 2025 Hormat saya, (tanda tangan) Intan Maulani |
Cara Membuat Surat Peminjaman Barang
Biar surat peminjaman barang kamu terlihat profesional dan mudah dipahami, ada langkah praktis yang bisa kamu ikuti saat menyusunnya. Berikut 3 cara membuat surat peminjaman barang yang bisa kamu terapkan di tempat kerja.
1. Tentukan Tujuan dan Detail Barang yang Dipinjam
Langkah pertama adalah pastikan kamu tahu dengan jelas barang apa yang mau dipinjam, termasuk jumlah dan kondisinya. Selain itu, sebutkan juga tujuan peminjaman agar pihak pemberi bisa menilai urgensinya.
2. Gunakan Format Surat Resmi dan Bahasa yang Sopan
Meskipun terdengar sederhana, surat peminjaman tetap harus mengikuti struktur surat formal seperti pembuka, isi, dan penutup. Gunakan bahasa sopan dan profesional agar permohonan kamu lebih dihargai.
3. Cantumkan Identitas, Durasi, dan Tanggung Jawab
Lengkapi surat dengan data diri peminjam dan pemberi, waktu peminjaman, serta pernyataan kesediaan untuk bertanggung jawab. Ini penting sebagai bentuk komitmen dan antisipasi jika terjadi hal-hal di luar rencana.
Baca Juga: Contoh Surat Pengajuan Pelatihan Karyawan & Panduan Lengkap
Sudah Bisa Bikin Surat Peminjaman Barang?
Sekarang kamu udah tahu kan gimana cara bikin surat peminjaman barang yang rapi, sopan, dan profesional? Kalau kamu juga pengen upgrade skill biar makin siap masuk dunia kerja, yuk gabung Program Bootcamp dibimbing.id!
Belajar bareng 338+ mentor berpengalaman dengan materi terlengkap mulai dari Data Science/Data Analyst, UI/UX Design, Human Resources, AI & Machine Learning, Digital Marketing, hingga English Class.
Semuanya lengkap dengan silabus praktis, latihan langsung buat portofolio, gratis mengulang kelas, dan udah terbukti bantu 3400+ career shifter sukses switch karier. dibimbing.id juga kerja sama bareng 840+ hiring partner buat bantu penyaluran kerja.
Kamu punya pertanyaan, “Kelas yang cocok buat pemula non-IT apa ya?” atau “Gimana cara mulai karier dari nol tanpa pengalaman?” langsung aja konsultasi gratis di sini, karena dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi!
Tags