Supplier Adalah: Kenali Tugas, Jenis, dan Cara Kerjanya!

Supplier adalah pihak yang menyediakan barang atau jasa untuk mendukung operasional bisnis. Namun, salah memilih pemasok bisa menghambat produksi hingga meningkatkan biaya perusahaan.

Masih bingung membedakan supplier, vendor, dan distributor? Nah, Warga Bimbingan, memahami perbedaannya penting untuk menjaga kelancaran rantai pasok.

Kamu bisa memperdalam pengetahuan pengadaan melalui Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing. Yuk, kenali tugas, jenis, contoh, hingga cara memilih supplier yang tepat!

Apa Itu Supplier

Supplier adalah individu atau perusahaan yang menyediakan barang, bahan baku, komponen, maupun jasa untuk memenuhi kebutuhan bisnis lain. Dalam bahasa Indonesia, istilah supplier dikenal sebagai pemasok.

Dalam proses Supply Chain Management, supplier berperan menjaga ketersediaan pasokan agar aktivitas produksi dan operasional berjalan lancar. Pemasok juga perlu memastikan barang yang dikirim sesuai dengan spesifikasi, jumlah, dan waktu yang disepakati.

Secara umum, supplier memiliki beberapa karakteristik berikut:

1. Penyedia kebutuhan bisnis: Memasok bahan baku, komponen, barang jadi, maupun jasa.
2. Hubungan B2B: Umumnya melakukan transaksi dengan perusahaan atau pelaku usaha lainnya.
3. Pasokan berkelanjutan: Dapat menyediakan kebutuhan secara rutin berdasarkan perjanjian.
4. Standar kualitas: Memastikan barang atau jasa sesuai dengan spesifikasi pembeli.
5. Koordinasi operasional: Berkomunikasi dengan pembeli mengenai pesanan, persediaan, dan pengiriman.

Contohnya, perusahaan makanan membutuhkan pemasok tepung, gula, minyak, dan kemasan untuk menjalankan produksi. Tanpa pasokan yang memadai, proses pembuatan produk dapat terhambat.

Baca Juga: Procurement Adalah: Fungsi, Proses, Jenis & Contohnya

Apa Saja Tugas Supplier

Tugas supplier bukan sekadar menjual barang kepada perusahaan, tetapi juga mendukung kelancaran proses bisnis. Berikut enam tanggung jawab utama pemasok.

1. Menyediakan Barang dan Bahan Baku

Supplier memastikan kebutuhan bahan baku, komponen, atau perlengkapan tersedia sesuai pesanan. Ketersediaan tersebut membantu perusahaan menjalankan aktivitas produksi tanpa gangguan pasokan.

2. Menjaga Kualitas Produk

Pemasok bertanggung jawab memastikan barang memenuhi standar kualitas yang telah disepakati. Proses ini dapat melibatkan pemeriksaan spesifikasi, kondisi fisik, dan kelengkapan dokumen produk.

3. Mengatur Pengiriman Barang

Supplier perlu mengirimkan pesanan sesuai jadwal dan lokasi yang ditentukan. Ketepatan pengiriman membantu perusahaan menghindari kekurangan bahan atau keterlambatan produksi.

4. Mengelola Ketersediaan Pasokan

Pemasok perlu merencanakan kapasitas dan ketersediaan barang berdasarkan kebutuhan pelanggan bisnis. Dengan begitu, mereka dapat mengantisipasi perubahan permintaan.

5. Menyediakan Dokumen Transaksi

Supplier umumnya menyiapkan dokumen seperti faktur, surat jalan, dan informasi produk. Dokumen tersebut membantu perusahaan melakukan pencatatan serta pemeriksaan barang yang diterima.

6. Menjaga Hubungan dengan Pelanggan Bisnis

Komunikasi yang baik dibutuhkan untuk menangani perubahan pesanan, keluhan kualitas, maupun kendala pengiriman. Hubungan profesional juga membantu menciptakan kerja sama jangka panjang.

Fungsi Supplier dalam Bisnis

Keberadaan supplier memiliki pengaruh langsung terhadap kelancaran operasional dan efisiensi perusahaan.

Berikut beberapa fungsi penting supplier:

1. Menjaga kelancaran produksi: Memastikan bahan dan komponen tersedia ketika dibutuhkan.
2. Mengendalikan biaya pengadaan: Menyediakan penawaran harga yang sesuai dengan kualitas serta kebutuhan bisnis.
3. Menjaga kualitas produk: Mendukung perusahaan menghasilkan produk sesuai standar.
4. Meningkatkan efisiensi operasional: Membantu mengurangi keterlambatan dan gangguan pasokan.
5. Mendukung inovasi: Menawarkan alternatif material, teknologi, atau solusi pengadaan.
6. Mengurangi risiko rantai pasok: Membantu perusahaan mengantisipasi masalah ketersediaan barang.

Fungsi tersebut menjadikan supplier salah satu mitra penting dalam keberlangsungan bisnis, terutama pada industri yang membutuhkan pasokan rutin.

Jenis-Jenis Supplier

Sumber: Desain oleh Dibimbing

Jenis supplier dapat dibedakan berdasarkan barang atau jasa yang disediakan serta sumber pasokannya.

Berikut lima jenis pemasok yang umum ditemukan dalam dunia bisnis.

1. Supplier Bahan Baku

Supplier bahan baku menyediakan material utama yang digunakan dalam proses produksi.

Contohnya adalah pemasok kayu untuk industri furnitur, tepung untuk pabrik makanan, dan kain untuk perusahaan pakaian.

2. Supplier Komponen

Pemasok komponen menyediakan bagian tertentu yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir.

Contohnya, produsen otomotif membutuhkan supplier ban, aki, kabel, dan komponen elektronik untuk proses perakitan kendaraan.

3. Supplier Barang Jadi

Jenis ini menyediakan produk siap digunakan atau dijual kembali oleh perusahaan lain.

Contohnya, pemasok perlengkapan kantor menyediakan kertas, alat tulis, dan berbagai kebutuhan administrasi perusahaan.

4. Supplier Jasa

Supplier jasa menyediakan layanan yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional.

Contohnya adalah penyedia jasa logistik, pemeliharaan mesin, teknologi informasi, dan layanan kebersihan perusahaan.

5. Supplier Internasional

Supplier internasional memasok barang atau komponen dari negara lain untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Jenis pemasok ini biasanya melibatkan proses impor, pengurusan dokumen, serta koordinasi pengiriman lintas negara.

Kelima jenis tersebut tidak selalu saling terpisah. Misalnya, pemasok internasional juga dapat menyediakan bahan baku atau komponen produksi.

Baca Juga: Apa Itu Vendor Management? Definisi, Jenis, Tahapan, & Tips

Perbedaan Supplier, Vendor, dan Distributor

Istilah supplier, vendor, dan distributor sering digunakan dalam aktivitas pengadaan. Meskipun berkaitan, ketiganya memiliki fokus peran yang berbeda.

Perlu dipahami bahwa istilah supplier dan vendor sering digunakan secara bergantian dalam praktik pengadaan. Satu perusahaan bahkan dapat berperan sebagai pemasok sekaligus distributor, tergantung aktivitas bisnisnya.

Contoh Supplier di Berbagai Industri

Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh supplier berdasarkan kebutuhan perusahaan di berbagai sektor industri.

1. Industri Makanan dan Minuman

Perusahaan makanan dan minuman membutuhkan supplier tepung, gula, susu, serta bahan kemasan untuk mendukung proses produksi. 

Pemasok bertanggung jawab memastikan bahan tersedia sesuai jumlah dan standar kualitas yang ditentukan. Pasokan yang stabil membantu perusahaan menjaga kelancaran produksi dan memenuhi permintaan pasar.

2. Industri Otomotif

Produsen kendaraan bekerja sama dengan supplier ban, mesin, kabel, dan berbagai komponen elektronik. 

Pemasok harus memastikan setiap komponen memenuhi spesifikasi teknis serta standar keamanan yang berlaku. Ketersediaan komponen yang tepat waktu membantu mencegah keterlambatan proses perakitan kendaraan.

3. Industri Fashion

Perusahaan pakaian membutuhkan supplier kain, benang, kancing, dan berbagai aksesori untuk menghasilkan produk. Kualitas bahan yang dipasok sangat memengaruhi kenyamanan, ketahanan, dan tampilan pakaian. 

Oleh karena itu, perusahaan perlu memilih pemasok yang mampu menyediakan bahan berkualitas secara konsisten.

4. Industri Konstruksi

Perusahaan konstruksi membutuhkan supplier semen, baja, pasir, dan berbagai material bangunan untuk menyelesaikan proyek. Pemasok berperan memastikan material tersedia sesuai spesifikasi teknis dan jadwal pekerjaan. 

Keterlambatan pengiriman dapat menghambat proses pembangunan serta meningkatkan biaya operasional proyek.

5. Industri Teknologi

Perusahaan teknologi bekerja sama dengan supplier komponen elektronik, perangkat keras, dan layanan komputasi. Pemasok membantu menyediakan kebutuhan untuk pengembangan produk, perakitan perangkat, hingga operasional perusahaan. 

Kualitas dan ketersediaan pasokan menjadi faktor penting dalam menjaga performa produk serta mendukung inovasi teknologi.

Baca Juga: Inventory Control: Arti, Fungsi, Metode & Cara Kerjanya

Bagaimana Cara Kerja Supplier dalam Supply Chain Management

Cara kerja supplier dimulai dari penerimaan kebutuhan pembeli hingga pengiriman dan evaluasi pesanan. Proses ini biasanya melibatkan tim pengadaan, pergudangan, dan keuangan.

Berikut contoh alur pengadaan bahan baku:

1. Identifikasi kebutuhan: Perusahaan menentukan jenis, jumlah, dan spesifikasi material.
2. Permintaan penawaran: Tim procurement meminta harga serta ketentuan kepada calon pemasok.
3. Evaluasi supplier: Perusahaan membandingkan kualitas, harga, kapasitas, dan waktu pengiriman.
4. Pembuatan purchase order: Perusahaan menerbitkan dokumen pemesanan sesuai kesepakatan.
5. Pengiriman barang: Pemasok menyiapkan dan mengirimkan barang.
6. Pemeriksaan penerimaan: Tim gudang memeriksa jumlah serta kualitas material.
7. Pembayaran dan evaluasi: Perusahaan menyelesaikan pembayaran sesuai ketentuan dan menilai kinerja pemasok.

Alur tersebut merupakan contoh sederhana. Dalam praktiknya, perusahaan dapat menambahkan proses persetujuan, kontrak, dan pemeriksaan kualitas sesuai kebutuhan.

Bagaimana Cara Memilih Supplier yang Tepat

Pemilihan supplier tidak sebaiknya hanya mempertimbangkan harga paling murah. Perusahaan juga perlu menilai kemampuan pemasok untuk memenuhi kebutuhan secara konsisten.

Berikut enam kriteria penting dalam memilih supplier.

1. Perhatikan Kualitas Produk

Pastikan supplier menyediakan barang yang memenuhi standar kualitas dan kebutuhan operasional perusahaan. 

Kamu bisa meminta sampel atau spesifikasi produk sebelum bekerja sama. Langkah ini membantu mengurangi risiko barang cacat dan menjaga kepuasan pelanggan.

2. Bandingkan Harga dan Biaya Total

Memilih supplier tidak hanya berdasarkan harga murah, tetapi juga mempertimbangkan biaya pengadaan secara keseluruhan. 

Perhatikan biaya pengiriman, penyimpanan, pajak, dan potensi kerusakan barang. Dengan begitu, perusahaan bisa mendapatkan penawaran yang lebih efisien.

3. Periksa Ketepatan Pengiriman

Pilih supplier yang mampu mengirimkan barang sesuai jadwal untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan. 

Perhatikan juga lead time, yaitu waktu dari pemesanan hingga barang diterima. Pengiriman tepat waktu membantu menjaga ketersediaan stok dan kelancaran produksi.

4. Evaluasi Kapasitas Pasokan

Pastikan supplier memiliki kapasitas produksi dan persediaan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Periksa juga kemampuannya menangani pesanan besar atau peningkatan permintaan. Kapasitas yang memadai membantu perusahaan menghindari kekurangan stok.

5. Periksa Legalitas dan Reputasi

Sebelum menjalin kerja sama, pastikan supplier memiliki legalitas usaha yang jelas dan reputasi terpercaya. 

Kamu juga bisa melihat ulasan atau meminta referensi dari pelanggan sebelumnya. Langkah ini membantu mengurangi risiko penipuan dan masalah operasional.

6. Evaluasi Komunikasi dan Layanan

Pilih supplier yang memiliki komunikasi responsif dan mampu memberikan layanan sesuai kebutuhan perusahaan. 

Komunikasi yang baik memudahkan penanganan perubahan pesanan atau keterlambatan pengiriman. Hal ini juga membantu membangun kerja sama bisnis jangka panjang.

Baca Juga: Supplier Performance Management: Langkah Kerja, Metrik, & Strategi

Bagaimana Cara Mengukur Kinerja Supplier

Setelah memilih pemasok, perusahaan tetap perlu melakukan evaluasi secara berkala.

Beberapa indikator atau Key Performance Indicators (KPI) yang dapat digunakan meliputi:

1. On-Time Delivery: Persentase pengiriman yang tiba sesuai jadwal.
2. Defect Rate: Persentase barang yang tidak memenuhi standar kualitas.
3. Lead Time: Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan.
4. Order Accuracy: Tingkat kesesuaian pesanan dengan barang yang diterima.
5. Responsiveness: Kecepatan pemasok menanggapi permintaan atau masalah.

Sebagai contoh, perusahaan menerima 20 pengiriman dalam satu bulan dan 18 di antaranya datang tepat waktu. Artinya, tingkat on-time delivery pemasok tersebut mencapai 90%.

Hasil evaluasi dapat dicatat dalam supplier scorecard untuk membandingkan kinerja antarperiode. Penilaian ini membantu perusahaan menentukan apakah kerja sama perlu dilanjutkan atau diperbaiki.

Apa Risiko Jika Salah Memilih Supplier

Kesalahan memilih pemasok dapat memengaruhi produksi, biaya operasional, hingga kepuasan pelanggan.

Berikut beberapa risiko yang perlu diantisipasi:

1. Stockout: Persediaan habis karena pasokan terlambat.
2. Kualitas tidak konsisten: Barang yang diterima tidak sesuai spesifikasi.
3. Biaya meningkat: Pengeluaran bertambah akibat pengiriman mendadak atau penggantian barang.
4. Ketergantungan pemasok: Operasional terganggu ketika satu pemasok utama mengalami masalah.
5. Gangguan produksi: Material yang dibutuhkan tidak tersedia sesuai jadwal.

Untuk mengurangi risiko tersebut, perusahaan dapat menyiapkan pemasok alternatif, menetapkan standar kualitas, dan mengevaluasi kinerja secara rutin.

Baca Juga: Purchasing Staff Adalah: Pengertian, Tugas, Gaji, dan Skill

Mengapa Supplier Penting dalam Supply Chain Management

Supplier merupakan bagian penting dari proses Supply Chain Management karena menyediakan kebutuhan yang digunakan dalam produksi dan operasional bisnis.

Ketika pemasok mengalami keterlambatan, dampaknya dapat berlanjut ke proses produksi, pengelolaan persediaan, hingga distribusi kepada pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengelola hubungan dengan pemasok secara strategis.

Dalam dunia kerja, aktivitas tersebut berkaitan dengan beberapa bidang, seperti:

1. Procurement dan Purchasing.
2. Supplier Relationship Management.
3. Inventory Control.
4. Warehouse Management.
5. Supply Chain Planning.

Pemahaman mengenai pemasok juga menjadi bekal penting bagi kamu yang ingin membangun karier di bidang pengadaan dan manajemen rantai pasok.

Baca Juga: Lulusan IT Sukses Tembus Supply Chain, Ini Cerita Kak Hadi

Rekomendasi Bootcamp Supply Chain Management Terbaik dengan Jaminan Kerja

Memahami supplier merupakan langkah awal untuk mengenal aktivitas pengadaan dalam perusahaan. Namun, untuk berkarier di bidang rantai pasok, kamu juga perlu menguasai negosiasi, perencanaan persediaan, pergudangan, dan distribusi.

Melalui Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing, kamu bisa mempelajari berbagai proses tersebut bersama praktisi industri melalui pembelajaran terstruktur dan proyek praktik.

Keunggulan Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing:

1. Live Class: Ikuti 40+ sesi live class bersama praktisi berpengalaman di bidang Supply Chain Management.
2. Portofolio: Bangun portofolio profesional melalui 9+ proyek praktik dan final project berbasis kasus industri.
3. Magang: Dapatkan kesempatan magang selama 2,5 bulan di perusahaan rekanan melalui program yang tersedia.
4. Pendampingan: Akses dukungan fasilitator dan mentor selama 24/7 untuk membantu proses pembelajaran.
5. Mentoring: Ikuti sesi mentoring personal 1-on-1 tanpa batas bersama instruktur berpengalaman.
6. Persiapan Karier: Ikuti Job Placement Exam untuk membantu mempersiapkan diri menghadapi proses rekrutmen.
7. Penyaluran Kerja: Dapatkan akses program job placement dengan jaringan 840+ perusahaan rekanan.
8. Company Visit: Ikuti kunjungan eksklusif ke perusahaan untuk memahami praktik operasional dan perkembangan industri.

Siap Mengembangkan Karier di Bidang Supply Chain Management?

Warga Bimbingan, kalau kamu tertarik menjadi procurement staff, purchasing officer, atau profesional rantai pasok, menguasai cara memilih dan mengevaluasi pemasok bisa menjadi bekal yang relevan.

Yuk, daftar Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing dan tingkatkan keterampilanmu bersama praktisi industri untuk mempersiapkan karier di bidang rantai pasok!

Baca Juga: Dari Bootcamp ke MT Logistik, Ini Cerita Kak Dwiki

FAQ:

1. Apa yang Dimaksud dengan Supplier?

Supplier adalah individu atau perusahaan yang menyediakan barang maupun jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan lain. Pemasok dapat menyediakan bahan baku, komponen, perlengkapan operasional, hingga jasa.

2. Apa Perbedaan Supplier dan Distributor?

Supplier berfokus pada penyediaan barang atau jasa yang dibutuhkan pembeli, sedangkan distributor biasanya berperan menyalurkan produk dari produsen kepada pengecer atau pelanggan bisnis.

3. Apa Saja Contoh Supplier?

Contohnya adalah pemasok tepung untuk pabrik makanan, pemasok kain untuk perusahaan pakaian, pemasok komponen otomotif, dan penyedia jasa logistik.

4. Apa Tugas Utama Supplier?

Tugas utamanya meliputi menyediakan barang, menjaga kualitas, memenuhi jumlah pesanan, mengatur pengiriman, dan berkoordinasi dengan pelanggan bisnis.

5. Bagaimana Cara Mendapatkan Supplier yang Terpercaya?

Perusahaan dapat melakukan riset pemasok, membandingkan penawaran, memeriksa legalitas, meminta sampel produk, dan mengevaluasi riwayat pengiriman sebelum menjalin kerja sama.