Inventory Control: Arti, Fungsi, Metode & Cara Kerjanya

Inventory control membantu perusahaan menjaga stok tetap sesuai kebutuhan. Dengan pengelolaan yang tepat, bisnis dapat mengurangi risiko overstock, stockout, dan biaya penyimpanan berlebih.

Proses inventory control mencakup pencatatan barang, pemantauan stok, safety stock, hingga reorder point. Metodenya dapat menggunakan FIFO, EOQ, ABC Analysis, atau Just in Time sesuai kebutuhan.

Kalau kamu ingin memahaminya lebih dalam, kamu bisa belajar melalui Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing. Kamu akan mempelajari inventory, procurement, warehouse, hingga distribusi secara lebih terstruktur.

Baca Juga: Simak Proses Bisnis Supply Chain Management, Tahapan & Contoh

Apa Itu Inventory Control?

Inventory control adalah proses mengatur, mencatat, memantau, dan mengendalikan persediaan yang dimiliki perusahaan. Pengendalian ini dilakukan untuk memastikan jumlah barang yang tersedia sesuai dengan kebutuhan operasional maupun permintaan pelanggan.

Dalam praktiknya, inventory control tidak hanya berkaitan dengan menghitung jumlah barang di gudang. Perusahaan juga perlu mengetahui kapan harus melakukan pemesanan ulang, berapa jumlah persediaan yang ideal, hingga barang mana yang bergerak lebih lambat.

Proses ini biasanya mencakup berbagai aktivitas, seperti:

1. Mencatat barang masuk dan keluar.
2. Memantau jumlah stok yang tersedia.
3. Menentukan batas minimum persediaan.
4. Menentukan waktu pemesanan ulang.
5. Melakukan pengecekan stok fisik.
6. Mengidentifikasi barang yang bergerak lambat.
7. Mengevaluasi akurasi data persediaan.

Penerapan inventory control yang tepat dapat membantu perusahaan menghindari kekurangan maupun kelebihan stok. Dengan begitu, operasional dapat berjalan lebih efisien tanpa membutuhkan biaya penyimpanan yang terlalu besar.

Baca Juga: Kelas Supply Chain Management: Materi yang Dipelajari

Apa Tujuan Inventory Control?

Tujuan inventory control adalah menjaga persediaan pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Artinya, perusahaan berusaha memiliki stok yang cukup untuk menjalankan operasional tanpa menyimpan barang secara berlebihan.

Berikut beberapa tujuan inventory control yang perlu kamu ketahui.

1. Menjaga Ketersediaan Barang

Inventory control membantu memastikan barang tersedia ketika dibutuhkan oleh perusahaan maupun pelanggan. Dengan stok yang terkontrol, bisnis dapat memenuhi permintaan tanpa terlalu sering mengalami kekosongan produk.

Misalnya, perusahaan retail perlu memastikan produk dengan permintaan tinggi selalu tersedia di gudang maupun toko. Hal ini membantu menjaga kepuasan pelanggan sekaligus mengurangi kemungkinan mereka beralih ke kompetitor.

2. Mencegah Overstock

Menyimpan terlalu banyak barang dapat meningkatkan biaya gudang sekaligus risiko kerusakan produk. Kondisi ini juga dapat membuat modal perusahaan terlalu lama tertahan dalam persediaan yang belum terjual.

Dengan inventory control, perusahaan dapat menentukan jumlah stok yang lebih sesuai berdasarkan kebutuhan dan pola permintaan. Dengan begitu, risiko overstock dapat dikurangi tanpa mengganggu ketersediaan produk.

3. Mengurangi Risiko Stockout

Stockout terjadi ketika perusahaan tidak memiliki stok ketika pelanggan atau bagian operasional membutuhkannya. Kondisi ini dapat menyebabkan kehilangan penjualan, keterlambatan produksi, hingga menurunnya kepuasan pelanggan.

Inventory control membantu perusahaan menentukan kapan barang perlu dipesan kembali sebelum persediaan benar-benar habis. Perusahaan juga dapat menyediakan safety stock sebagai cadangan ketika terjadi lonjakan permintaan atau keterlambatan pemasok.

4. Mengendalikan Biaya Persediaan

Persediaan menimbulkan berbagai biaya, mulai dari penyimpanan, tenaga kerja, keamanan, hingga pemeliharaan barang. Semakin banyak produk yang disimpan tanpa perencanaan, semakin besar pula biaya yang harus ditanggung perusahaan.

Inventory control membantu perusahaan menentukan jumlah persediaan yang lebih efisien berdasarkan kebutuhan. Cara ini membuat perusahaan dapat menjaga ketersediaan produk tanpa harus mengeluarkan biaya penyimpanan secara berlebihan.

5. Mendukung Perencanaan Supply Chain

Data inventory dapat digunakan sebagai dasar dalam melakukan perencanaan pengadaan maupun distribusi barang. Perusahaan dapat mengetahui produk mana yang memiliki permintaan tinggi serta kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan kembali.

Informasi tersebut juga membantu tim supply chain mengambil keputusan berdasarkan kondisi persediaan aktual. Dengan demikian, hubungan antara pengadaan, pergudangan, produksi, hingga distribusi dapat berjalan lebih terkoordinasi.

Baca Juga: Cara Menjadi Supply Chain Manager Sampai Dapat Kerja!

Apa Fungsi Inventory Control?

Inventory control memiliki fungsi penting dalam memastikan persediaan tetap sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Proses ini juga membantu perusahaan memperoleh informasi yang lebih akurat mengenai pergerakan barang di dalam gudang.

Berikut beberapa fungsi inventory control dalam operasional bisnis.

1. Memantau Jumlah Stok

Inventory control digunakan untuk mengetahui jumlah barang yang masih tersedia dalam periode tertentu. Informasi tersebut membantu perusahaan menentukan apakah stok masih mencukupi atau sudah perlu ditambah.

Pemantauan juga membuat perusahaan lebih mudah menemukan perbedaan antara data dalam sistem dengan barang yang tersedia secara fisik. Ketidaksesuaian tersebut dapat segera diperiksa sebelum menimbulkan masalah yang lebih besar.

2. Mengatur Pergerakan Barang

Setiap barang yang masuk maupun keluar perlu dicatat agar pergerakannya dapat ditelusuri dengan jelas. Pencatatan yang konsisten membuat perusahaan mengetahui asal barang, lokasi penyimpanan, hingga tujuan distribusinya.

Informasi tersebut sangat penting terutama bagi perusahaan yang mengelola banyak SKU atau beberapa lokasi gudang. Tanpa pengendalian yang baik, risiko kehilangan maupun kesalahan pencatatan dapat menjadi lebih tinggi.

3. Menentukan Waktu Restock

Inventory control membantu perusahaan mengetahui kapan persediaan perlu dipesan kembali. Penentuan waktu tersebut biasanya mempertimbangkan jumlah stok, tingkat pemakaian, serta lead time dari pemasok.

Dengan melakukan pemesanan pada waktu yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko kehabisan barang. Persediaan baru dapat tiba sebelum stok lama benar-benar habis dan menghambat operasional.

4. Mengidentifikasi Slow-Moving Inventory

Tidak semua produk memiliki tingkat perputaran persediaan yang sama. Ada barang yang cepat terjual, tetapi ada juga stok yang berada di gudang dalam waktu cukup lama.

Inventory control membantu perusahaan menemukan slow-moving inventory sehingga dapat segera dievaluasi. Perusahaan kemudian dapat mengurangi pemesanan, melakukan promosi, atau mengambil strategi lain untuk mengurangi stok tersebut.

5. Menjaga Akurasi Persediaan

Data inventory yang tidak sesuai dengan kondisi aktual dapat menyebabkan kesalahan saat melakukan pembelian maupun distribusi. Karena itu, perusahaan perlu melakukan pengecekan secara rutin untuk memastikan jumlah barang tetap akurat.

Proses tersebut dapat dilakukan melalui stock opname, cycle counting, maupun bantuan sistem inventory. Hasil pengecekan kemudian dibandingkan dengan data yang tercatat dalam sistem perusahaan.

Baca Juga: Belajar Supply Chain Management dari Dasar hingga Siap Kerja

Apa Saja Metode Inventory Control?

Sumber: Desain oleh Dibimbing

Metode inventory control dapat berbeda pada setiap perusahaan karena karakteristik barang dan pola permintaannya tidak selalu sama. Perusahaan biasanya memilih metode berdasarkan jenis produk, kapasitas penyimpanan, biaya, hingga tingkat permintaan.

Berikut beberapa metode inventory control yang umum digunakan.

1. ABC Analysis

ABC Analysis adalah metode yang membagi persediaan berdasarkan nilai atau tingkat kepentingannya. Pengelompokan ini membantu perusahaan menentukan stok mana yang membutuhkan pengawasan paling tinggi.

Secara umum, persediaan dibagi menjadi:

1. Kategori A: Barang bernilai tinggi dengan jumlah relatif sedikit.
2. Kategori B: Barang dengan tingkat nilai dan jumlah menengah.
3. Kategori C: Barang bernilai lebih rendah tetapi jumlahnya relatif banyak.

Barang kategori A biasanya mendapatkan pengawasan lebih ketat karena memiliki kontribusi nilai yang besar. Sementara itu, kategori C dapat dikelola menggunakan sistem pengendalian yang lebih sederhana.

2. Economic Order Quantity

Economic Order Quantity atau EOQ merupakan metode untuk menentukan jumlah pemesanan yang paling ekonomis. Perhitungan ini mempertimbangkan keseimbangan antara biaya pemesanan dengan biaya penyimpanan persediaan.

Dengan EOQ, perusahaan dapat menentukan jumlah barang yang sebaiknya dipesan dalam satu kali pembelian. Tujuannya adalah meminimalkan total biaya persediaan tanpa mengganggu kebutuhan operasional.

3. Just in Time

Just in Time atau JIT merupakan metode ketika barang diterima mendekati waktu penggunaannya. Dengan pendekatan ini, perusahaan tidak perlu menyimpan persediaan dalam jumlah terlalu besar di gudang.

Namun, penerapan JIT membutuhkan koordinasi yang baik dengan pemasok dan sistem distribusi yang stabil. Keterlambatan pengiriman dapat langsung memengaruhi produksi apabila perusahaan tidak memiliki cadangan persediaan yang cukup.

4. FIFO

FIFO merupakan singkatan dari First In, First Out, yaitu barang yang pertama masuk akan digunakan atau dijual terlebih dahulu. Metode ini banyak digunakan pada produk yang memiliki umur simpan atau berpotensi mengalami penurunan kualitas.

Contohnya adalah makanan, minuman, obat, hingga berbagai produk konsumsi lainnya. Barang yang lebih lama berada di gudang akan diprioritaskan untuk keluar sebelum stok yang baru datang.

5. Reorder Point

Reorder point adalah tingkat persediaan tertentu yang menunjukkan bahwa perusahaan harus melakukan pemesanan ulang. Batas tersebut biasanya ditentukan berdasarkan rata-rata penggunaan barang serta waktu yang dibutuhkan pemasok untuk mengirimkan pesanan.

Jika jumlah persediaan sudah mencapai titik tersebut, perusahaan akan segera membuat pesanan baru. Tujuannya adalah memastikan stok pengganti tiba sebelum persediaan sebelumnya benar-benar habis.

6. Safety Stock

Safety stock merupakan sejumlah persediaan tambahan yang disimpan sebagai cadangan. Stok ini digunakan ketika permintaan meningkat secara tidak terduga atau terjadi keterlambatan pengiriman dari pemasok.

Jumlah safety stock perlu direncanakan dengan tepat agar tetap memberikan perlindungan tanpa menimbulkan kelebihan persediaan. Perusahaan biasanya mempertimbangkan pola permintaan dan ketidakpastian lead time dalam menentukannya.

Baca Juga: Kurikulum Supply Chain Management yang Dipelajari di Bootcamp

Bagaimana Cara Kerja Inventory Control?

Cara kerja inventory control dapat berbeda pada setiap perusahaan sesuai sistem dan kompleksitas operasionalnya. Namun, secara umum prosesnya dimulai sejak barang diterima hingga persediaan tersebut digunakan atau dikirim kepada pelanggan.

Berikut tahapan inventory control yang umum dilakukan.

1. Mencatat Barang Masuk

Tahap pertama dimulai ketika barang diterima dari pemasok dan masuk ke area penyimpanan perusahaan. Pada tahap ini, perusahaan perlu memastikan jumlah serta kondisi barang sesuai dengan pesanan yang sebelumnya dibuat.

Perusahaan kemudian mencatat informasi penting agar setiap barang dapat dipantau dengan lebih mudah selama berada di gudang. Informasi yang biasanya dicatat meliputi:

1. Nama barang.
2. Jumlah barang.
3. Tanggal penerimaan.
4. Lokasi penyimpanan.
5. SKU.
6. Nomor batch.
7. Nama pemasok.

Pencatatan yang rapi membantu perusahaan menjaga akurasi data persediaan dan mengurangi risiko selisih dengan kondisi fisik barang. Data tersebut nantinya juga menjadi dasar untuk memantau pergerakan inventory.

2. Menempatkan Barang di Lokasi Penyimpanan

Setelah pencatatan selesai, barang ditempatkan pada lokasi penyimpanan yang telah ditentukan. Penempatan harus dilakukan secara terorganisir agar barang mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Perusahaan dapat menggunakan sistem rak, kode lokasi, barcode, atau SKU untuk membantu proses penyimpanan. Sistem yang terstruktur juga dapat mempercepat aktivitas picking, pengecekan, serta pengiriman barang.

3. Memantau Jumlah Persediaan

Persediaan kemudian dipantau secara berkala untuk mengetahui jumlah barang yang masih tersedia. Perusahaan dapat menggunakan sistem manual maupun inventory management software tergantung skala operasionalnya.

Pemantauan yang konsisten membantu perusahaan menemukan perubahan stok dengan lebih cepat. Data ini juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi produk dengan tingkat perputaran tinggi maupun rendah.

4. Menentukan Kebutuhan Restock

Ketika jumlah persediaan mendekati batas minimum, perusahaan perlu menentukan apakah pemesanan ulang sudah diperlukan. Keputusan ini dapat menggunakan metode seperti reorder point, EOQ, dan safety stock.

Perusahaan juga perlu mempertimbangkan waktu pengiriman dari pemasok sebelum melakukan pemesanan. Tujuannya adalah memastikan stok baru tiba pada waktu yang tepat tanpa menghasilkan persediaan berlebihan.

5. Mencatat Barang Keluar

Barang yang digunakan dalam produksi maupun dikirim kepada pelanggan harus dicatat ketika keluar dari gudang. Pencatatan tersebut membuat jumlah persediaan dalam sistem dapat terus diperbarui.

Informasi barang keluar juga dapat digunakan untuk menganalisis pola pemakaian maupun permintaan pelanggan. Dari data tersebut, perusahaan dapat membuat perencanaan inventory yang lebih akurat pada periode berikutnya.

6. Melakukan Evaluasi Persediaan

Tahap terakhir adalah mengevaluasi kondisi inventory berdasarkan data yang telah dikumpulkan. Perusahaan dapat melihat apakah terdapat stok berlebih, barang yang bergerak lambat, atau perbedaan antara catatan dengan stok fisik.

Evaluasi dapat dilakukan secara rutin melalui stock opname maupun cycle counting. Hasilnya kemudian digunakan untuk memperbaiki proses pengadaan, penyimpanan, serta pengendalian persediaan berikutnya.

Apa Perbedaan Inventory Control dan Inventory Management?

Inventory control dan inventory management memang sama-sama berhubungan dengan persediaan, tetapi keduanya memiliki cakupan yang berbeda. Inventory control lebih berfokus pada pengendalian barang yang sudah tersedia di dalam perusahaan.

Sementara itu, inventory management memiliki cakupan lebih luas karena mencakup perencanaan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, hingga distribusi. 

Dengan kata lain, inventory control dapat dianggap sebagai salah satu bagian dari keseluruhan proses inventory management.

Berikut gambaran sederhananya:

Keduanya tetap saling berkaitan dalam mendukung efisiensi operasional perusahaan. Inventory management yang baik membutuhkan inventory control agar keputusan yang diambil didasarkan pada data persediaan yang akurat.

Apa Contoh Inventory Control?

Misalnya, sebuah perusahaan retail memiliki stok produk sebanyak 1.000 unit dan rata-rata menjual 100 unit setiap hari. Pemasok membutuhkan waktu tiga hari sejak pemesanan dilakukan hingga barang baru sampai di gudang perusahaan.

Perusahaan kemudian menentukan reorder point pada 400 unit dan menyediakan safety stock sebanyak 100 unit. Ketika persediaan turun hingga mencapai 400 unit, perusahaan segera melakukan pemesanan ulang agar barang baru tersedia sebelum stok benar-benar habis.

Perusahaan juga memantau produk secara berkala untuk memastikan data dalam sistem sesuai dengan jumlah fisiknya. Jika ditemukan selisih, tim inventory dapat melakukan pengecekan untuk mencari penyebab dan memperbaiki pencatatannya.

Apa Manfaat Inventory Control?

Penerapan inventory control dapat memberikan manfaat terhadap operasional maupun keuangan perusahaan. Pengelolaan persediaan yang lebih terstruktur membuat perusahaan dapat memenuhi kebutuhan tanpa menyimpan barang secara berlebihan.

Beberapa manfaat inventory control meliputi:

1. Mengurangi biaya penyimpanan barang.
2. Mencegah kekurangan persediaan.
3. Mengurangi risiko kelebihan stok.
4. Meningkatkan akurasi data inventory.
5. Membantu perencanaan kebutuhan barang.
6. Mengurangi risiko produk rusak atau kedaluwarsa.
7. Mempermudah pengelolaan gudang.
8. Mendukung proses demand forecasting.
9. Mempercepat proses pengambilan keputusan.
10. Membantu meningkatkan kepuasan pelanggan.

Manfaat tersebut membuat inventory control tidak hanya penting untuk aktivitas pergudangan. Data persediaan juga dapat digunakan oleh tim procurement, produksi, distribusi, hingga manajemen dalam mengambil keputusan operasional.

Apa Skill yang Dibutuhkan dalam Inventory Control?

Profesional yang menangani inventory perlu memahami lebih dari sekadar proses pencatatan barang. Mereka juga perlu mampu menganalisis data dan memahami hubungan antara persediaan dengan keseluruhan proses supply chain.

Beberapa skill yang relevan antara lain:

1. Inventory planning.
2. Demand forecasting.
3. Analisis data.
4. Warehouse management.
5. Supply chain management.
6. Procurement.
7. Microsoft Excel atau Google Sheets.
8. Penggunaan sistem ERP.
9. Penggunaan inventory management software.
10. Problem solving.
11. Ketelitian dalam pencatatan.

Kemampuan tersebut dapat digunakan untuk berbagai posisi di bidang supply chain. Contohnya adalah inventory analyst, supply chain analyst, warehouse specialist, procurement specialist, hingga inventory controller.

Baca Juga: Dari Bootcamp ke MT Logistik, Ini Cerita Kak Dwiki

Rekomendasi Bootcamp Supply Chain Management Terbaik

Memahami inventory control bukan hanya soal mencatat stok barang, tetapi juga mengatur persediaan, menentukan safety stock, menghitung reorder point, hingga membaca pola permintaan agar operasional tetap efisien.

Kamu bisa mengembangkan skill tersebut melalui Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing dengan pembelajaran yang mencakup inventory, procurement, warehouse, distribusi, hingga praktik yang relevan dengan kebutuhan industri.

Program Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing:

1. 40+ Live Classes: Ikuti lebih dari 40 kelas langsung bersama praktisi ahli untuk memahami konsep dan praktik supply chain management secara lebih terstruktur.
2. 9+ Projects & Final Project: Kerjakan lebih dari 9 proyek serta final project yang dapat digunakan untuk membangun portofolio di bidang supply chain.
3. 24/7 Support: Dapatkan dukungan dari fasilitator dan mentor yang siap membantu selama proses pembelajaran.
4. 1-on-1 Unlimited Session: Manfaatkan sesi personal tanpa batas bersama instruktur ahli untuk membahas materi maupun kendala belajar.
5. Job Placement Exam: Persiapkan diri menghadapi proses rekrutmen melalui job placement exam yang dirancang untuk mendukung kesiapan karier.
6. 2,5 Bulan Pengalaman Internship: Dapatkan kesempatan mengikuti pengalaman magang selama 2,5 bulan di perusahaan rekanan Dibimbing.
7. Graduation Program & Job Placement: Setelah menyelesaikan program, kamu juga berkesempatan mengikuti proses penyaluran kerja ke 1.100+ perusahaan.
8. Exclusive Company Visit: Dapatkan kesempatan mengikuti kunjungan perusahaan untuk memperoleh insight terbaru mengenai kebutuhan dan praktik industri.

Siap Berkarier di Bidang Supply Chain Management?

Kemampuan inventory control penting untuk menjaga stok tetap optimal sekaligus mendukung proses supply chain yang lebih efisien. Skill ini juga berkaitan dengan demand forecasting, warehouse management, dan procurement.

Yuk, tingkatkan skill-mu melalui Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing dengan kelas interaktif, proyek praktis, mentoring, serta dukungan persiapan karier.

FAQ

1. Apa Perbedaan Inventory Control dan Inventory Management?

Inventory control berfokus pada pengendalian persediaan yang sudah tersedia, seperti pencatatan, pemantauan, dan pengecekan stok barang. Sementara itu, inventory management atau manajemen persediaan memiliki cakupan lebih luas, mulai dari perencanaan kebutuhan hingga distribusi barang.

2. Apa Tujuan Utama Pengendalian Persediaan?

Pengendalian persediaan bertujuan menjaga jumlah stok barang tetap sesuai dengan kebutuhan operasional dan permintaan pelanggan. Proses ini juga membantu perusahaan mengurangi risiko kelebihan stok maupun kehabisan persediaan.

3. Apa Itu Safety Stock dan Reorder Point?

Safety stock merupakan persediaan cadangan yang digunakan untuk mengantisipasi perubahan permintaan atau keterlambatan pasokan. Sementara itu, reorder point adalah batas jumlah stok yang menunjukkan kapan perusahaan perlu melakukan pemesanan ulang.

4. Apa Hubungan Inventory Control dengan Warehouse Management dan Supply Chain Management?

Inventory control membantu warehouse management memastikan barang di gudang tercatat dan tersimpan dengan baik. Dalam cakupan yang lebih luas, proses ini menjadi bagian penting dari supply chain management untuk menjaga kelancaran pengadaan, penyimpanan, hingga distribusi barang.

5. Bagaimana Demand Forecasting dan Stock Opname Membantu Inventory Control?

Demand forecasting membantu perusahaan memperkirakan jumlah barang yang akan dibutuhkan pada periode mendatang sehingga perencanaan persediaan lebih akurat. Sementara itu, stock opname digunakan untuk mencocokkan stok fisik dengan data dalam sistem agar kesalahan pencatatan dapat segera diketahui.