Outsource HR: Definisi, Manfaat, Jenis, hingga Risiko

Warga Bimbingan ingin tahu bagaimana outsource HR dapat mengubah cara perusahaan mengelola sumber daya manusia? Atau mungkin kamu penasaran bagaimana keterampilan ini relevan untuk kariermu di dunia Human Resources (HR)?

Di era bisnis modern, banyak perusahaan memilih outsource HR untuk meningkatkan efisiensi dan fokus pada bisnis inti. Jika kamu seorang profesional HR atau bercita-cita menekuni bidang ini, memahami outsource HR akan memberikan nilai tambah besar untuk kariermu.

Bayangkan kamu menjadi HR professional yang memahami konsep outsource HR dan mampu menjelaskan manfaatnya kepada perusahaan atau klien. Dengan keahlian ini, kamu bisa menjadi aset yang sangat dicari di dunia kerja. Penasaran? Yuk, pelajari selengkapnya!

Apa Itu Outsource HR?

Outsource HR adalah praktik perusahaan yang menyerahkan sebagian atau seluruh fungsi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) kepada pihak ketiga atau penyedia layanan profesional. 

Fungsi tersebut meliputi rekrutmen, penggajian, pengelolaan kinerja, pelatihan, hingga kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan. 

Tujuan outsource HR membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan memastikan manajemen SDM berjalan sesuai standar terbaik. Dengan layanan ini, perusahaan dapat lebih fokus pada pengembangan strategi bisnis inti tanpa terbebani oleh operasional HR.

Tugas Outsource HR

Sumber: Freepik

Outsource HR berperan penting dalam mendukung perusahaan mengelola berbagai aspek SDM secara efisien. Layanannya mencakup tugas yang biasanya dikelola oleh tim internal HR. Berikut tugas-tugas utama yang ditangani oleh penyedia layanan outsource HR.

1. Rekrutmen: Menyediakan tenaga profesional untuk mencari, menilai, dan merekrut kandidat terbaik.
2. Pengelolaan gaji dan pajak: Mengurus proses penggajian, perhitungan pajak, hingga pelaporannya.
3. Onboarding atau orientasi karyawan baru: Membantu proses adaptasi karyawan baru dengan budaya dan sistem perusahaan.
4. Time entry: Mengelola pencatatan jam kerja karyawan secara akurat.
5. Pencatatan karyawan: Mengatur dan menyimpan data administratif karyawan secara terorganisir.
6. Pelacakan pelamar: Memantau dan mengelola data kandidat selama proses perekrutan.
7. Pelacakan kinerja karyawan: Membantu perusahaan mengevaluasi produktivitas dan kinerja karyawan.
8. Awards dan recognition: Mengelola program penghargaan untuk meningkatkan motivasi karyawan.
9. Compliance: Memastikan perusahaan mematuhi regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
10. Background screening: Melakukan pemeriksaan latar belakang kandidat untuk memastikan kelayakan mereka.
11. Manajemen risiko: Membantu perusahaan mengidentifikasi dan mengurangi potensi risiko SDM.
12. Temporary staffing: Menyediakan tenaga kerja sementara sesuai kebutuhan perusahaan.
13. Perencanaan pensiun: Mendukung perusahaan dalam merancang program pensiun karyawan.
14. Manajemen keselamatan: Mengelola program keselamatan kerja untuk memastikan lingkungan kerja yang aman.

Tugas-tugas ini menunjukkan betapa pentingnya peran outsource HR dalam membantu perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan sesuai standar.

Baca Juga: Contoh Proses Rekrutmen & Seleksi Karyawan Lengkap, HR Wajib Tahu!

5 Manfaat Outsource HR

Mengalihdayakan fungsi HR memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja. Yuk Warga Bimbingan, simak 5 manfaatnya!

1. Efisiensi Biaya

Pertama, ini mengurangi kebutuhan untuk mempekerjakan tim HR internal dan investasi dalam teknologi khusus. Selain itu, biaya operasional yang lebih rendah memungkinkan anggaran dialokasikan untuk prioritas bisnis lainnya.

2. Fokus pada Bisnis Inti

Selanjutnya, perusahaan dapat membebaskan waktu dan sumber daya dari tugas administratif yang memakan waktu. Dengan begitu, tim internal dapat lebih fokus pada strategi dan inovasi bisnis yang mendukung pertumbuhan.

3. Akses ke Keahlian Profesional

Selain itu, perusahaan dapat memperoleh dukungan dari para ahli berpengalaman dalam pengelolaan SDM. Mereka menghadirkan solusi berbasis praktik terbaik dan wawasan terkini dalam manajemen HR.

4. Kepatuhan Hukum

Lebih lanjut, layanan ini memastikan perusahaan tetap patuh terhadap regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. Hal ini sangat penting untuk meminimalkan risiko hukum yang dapat merugikan bisnis.

5. Skalabilitas

Terakhir, layanan ini memungkinkan penyesuaian sesuai dengan pertumbuhan atau perubahan kebutuhan perusahaan. Fleksibilitas ini sangat bermanfaat, terutama bagi bisnis yang sedang berkembang pesat.

Baca Juga: 12 Skill yang Harus dimiliki HRD Lengkap, Pemula Wajib Tahu!

Jenis-Jenis Outsource HR

Sumber: Freepik

Warga Bimbingan perlu tahu nih, ada berbagai jenis outsourcing HR untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang berbeda. Yuk, pelajari masing-masing jenisnya!

1. Software-as-a-Service (SaaS)

SaaS menyediakan solusi berbasis teknologi untuk mengelola berbagai fungsi HR, seperti penggajian, pelacakan kinerja, dan pencatatan data. 

Dengan sistem berbasis cloud, perusahaan dapat mengakses data secara real-time dan mengotomatiskan banyak tugas administrasi. Selain itu, SaaS sangat cocok untuk bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi tanpa harus mempekerjakan tim IT khusus.

2. Business Process Outsourcing (BPO)

Jenis ini memungkinkan perusahaan menyerahkan seluruh proses SDM, termasuk rekrutmen dan penggajian, kepada penyedia layanan outsource HR. Dengan pendekatan ini, bisnis dapat fokus pada inti operasional sambil menyerahkan tugas SDM kepada ahli. 

Selain itu, BPO sering menawarkan layanan yang fleksibel, disesuaikan dengan skala dan kebutuhan perusahaan.

3. Single Source Outsourcing

Pendekatan ini melibatkan penggunaan satu penyedia layanan untuk mengelola semua aspek SDM. Dengan mengandalkan satu mitra, perusahaan dapat memastikan keseragaman dalam pengelolaan dan pelaporan. 

Sebagai hasilnya, proses koordinasi menjadi lebih mudah dan efisien dibandingkan bekerja dengan banyak vendor.

4. Professional Employer Organization (PEO)

PEO menawarkan model kemitraan di mana mereka berbagi tanggung jawab pengelolaan karyawan dengan perusahaan. 

Selain mendukung perekrutan dan pelatihan, mereka juga membantu memitigasi risiko hukum terkait ketenagakerjaan. Dengan layanan ini, perusahaan dapat fokus pada strategi pertumbuhan tanpa khawatir terhadap tugas administratif yang membebani.

5. Administrative Service Organization (ASO)

Berbeda dari PEO, ASO hanya menangani tugas administratif tanpa berbagi tanggung jawab hukum dengan perusahaan. Melalui layanan outsource HR ini, perusahaan tetap mengendalikan hubungan kerja dengan karyawannya. 

Transisi ke ASO sering dipilih oleh bisnis yang membutuhkan bantuan administratif tetapi tetap ingin menjaga kontrol langsung terhadap manajemen SDM.

Baca Juga: 30 Istilah-Istilah HR Penting, HRD Perusahaan Wajib Tahu!

Risiko dan Tantangan Outsource HR

Mengalihdayakan fungsi HR memang menawarkan banyak keuntungan, tetapi juga ada beberapa risiko dan tantangan yang perlu dipertimbangkan. Berikut tiga di antaranya.

1. Kehilangan Kendali Langsung

Dengan menyerahkan fungsi HR kepada pihak ketiga, perusahaan bisa merasa kehilangan kontrol atas beberapa aspek penting, seperti budaya kerja dan hubungan langsung dengan karyawan.

Hal ini dapat berdampak pada kepercayaan dan komunikasi internal, terutama jika penyedia layanan tidak sepenuhnya memahami nilai dan visi perusahaan. Untuk mengatasinya, penting memilih mitra yang memiliki pendekatan transparan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

2. Masalah Keamanan Data

Pelibatan pihak ketiga berarti data sensitif karyawan, seperti informasi pribadi dan penggajian, harus dibagikan. Risiko kebocoran atau penyalahgunaan data menjadi salah satu tantangan utama dalam outsource HR. 

Untuk mengurangi risiko, perusahaan harus memastikan bahwa penyedia layanan memiliki sistem keamanan data yang kuat dan mematuhi standar perlindungan privasi.

3. Ketergantungan pada Pihak Ketiga

Mengandalkan pihak ketiga dapat menyebabkan perusahaan bergantung pada layanan mereka dalam jangka panjang. Jika penyedia layanan gagal memenuhi ekspektasi atau terjadi perubahan dalam hubungan bisnis, transisi kembali ke pengelolaan internal bisa menjadi rumit.

Oleh karena itu, penting untuk memiliki kontrak yang jelas dan strategi cadangan untuk meminimalkan dampak dari situasi yang tidak diinginkan.

Baca Juga: 3 Contoh Portofolio HRD dan Tips Membuatnya yang Efektif

Tertarik Menjadi Outsource HR Profesional?

Warga Bimbingan ingin mengembangkan karier di bidang outsorce HR? Ikuti Bootcamp Human Resources dibimbing.id yang akan mengajak kamu belajar langsung dari mentor berpengalaman dengan silabus terlengkap. 

Program ini menawarkan praktek nyata untuk membangun portofolio, gratis mengulang kelas, dan akses ke 700+ hiring partner untuk penyaluran kerja, dengan 94% alumni berhasil mendapatkan pekerjaan di bidang HR!

Punya pertanyaan seperti, "Bagaimana membuat portofolio HR?" atau "Saya bukan dari jurusan psikologi, apakah bisa sukses di bidang HR?" Konsultasi gratis di sini. dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi profesional outsorce HR yang sukses dan percaya diri! 

Referensi

1. What is HR outsourcing? [Buka]