Komunikasi Bisnis: Definisi, Peran Penting, Fungsi, & Tipe

Apakah Anda seorang pemimpin yang mau meningkatkan kolaborasi tim dan keterlibatan tim? Jika iya, komunikasi bisnis adalah hal pertama yang harus Anda kuasai!

Keahlian ini berperan penting untuk membangun hubungan yang kuat hingga mengelola krisis. Maka dari itu, ini sangat penting untuk dipelajari. Ingin mempelajari lebih banyak soal komunikasi bisnis? 

Yuk, baca informasi lengkapnya di bawah ini!

Apa yang Dimaksud dengan Komunikasi Bisnis?

Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi dan pesan. Ini juga melibatkan pertukaran ide antar orang dalam atau di luar perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis.

Menurut Calilio, komunikasi bisnis bukan sekadar menjalankan operasi bisnis. Akan tetapi, ini juga berkaitan dengan keahlian untuk berinteraksi dengan pelanggan atau klien dengan cara yang tepat.

Komunikasi bisnis bisa terjadi dalam berbagai situasi dan melalui berbagai saluran. Ini bisa mencakup pertemuan tatap muka, online, atau di luar kantor. 

Strategi dan proses komunikasi karyawan sangat penting untuk setiap kegiatan terorganisir dalam sebuah perusahaan.

Mengapa Pemimpin Harus Memiliki Skill Komunikasi?

Sumber: Freepik

Seorang pemimpin harus punya kemampuan komunikasi yang baik karena ini bisa memberdayakan anggota timnya. Tanpa keahlian ini, seorang pemimpin akan sulit didengar atau dimengerti oleh orang lain.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa kemampuan komunikasi yang baik penting untuk kepemimpinan efektif:

Membangun Ikatan dengan Anggota Tim

Kemampuan komunikasi yang baik memainkan peran penting dalam kepemimpinan yang efektif. Hal ini membantu dalam mengumpulkan anggota tim guna mencapai hasil yang diinginkan dengan jelas.

Sebaliknya, kurangnya komunikasi bisa membuat sulit untuk mencapai tujuan dan menurunkan produktivitas. Dengan komunikasi tujuan, peran, tanggung jawab pada tim, seorang manajer bisa membangun ikatan kuat dengan tim.

Hal ini bisa menghindari kesalahpahaman dan pertengkaran.

Membangun Kepercayaan Antar Anggota Tim

Komunikasi yang baik dari pemimpin adalah kunci untuk membangun kepercayaan antar anggota tim. Pemimpin yang baik akan mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab semua anggota tim dalam proyek sebelumnya.

Hal ini berguna untuk menghindari kebingungan di dalam tim dan mempromosikan kepercayaan.

Apa Saja Fungsi Skill Komunikasi Bisnis?

Sumber: Freepik

Seperti yang Sobat MinDi sudah pelajari di atas, skill komunikasi memainkan peran kunci dalam berbagai aspek operasional dan strategis perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari skill komunikasi bisnis:

Presentasi Ide Bisnis Baru

Kemampuan untuk menyajikan dan menjelaskan ide bisnis baru secara jelas dan menarik adalah hal krusial. Komunikasi yang efektif dalam presentasi membantu memastikan bahwa ide-ide tersebut dipahami dengan baik oleh semua pihak terlibat.

Pihak terlibat mencakup manajemen, investor, atau karyawan. Hal ini meningkatkan peluang ide tersebut untuk diterima dan diimplementasikan.

Canvassing

Dalam konteks bisnis, canvassing berarti aktif berkomunikasi dengan calon klien atau pelanggan untuk mempromosikan produk atau jasa. 

Memimpin Pertemuan dengan Efektif

Seorang pemimpin atau manajer harus dapat mengelola pertemuan dengan efektif. Hal ini memastikan bahwa semua poin penting dibahas dan setiap anggota tim memiliki kesempatan untuk berkontribusi. 

Komunikasi yang efektif di sini termasuk kemampuan untuk mendengarkan, menyintesis informasi, dan mengarahkan diskusi ke arah yang produktif.

Memberikan Feedback ke Anggota Tim Lain

Memberikan feedback merupakan aspek krusial dari komunikasi bisnis. Feedback yang konstruktif membantu anggota tim untuk mengerti apa yang mereka lakukan dengan baik dan perlu diperbaiki. 

Tipe Komunikasi Bisnis

Sumber: Freepik

Mengutip dari CloudTalk, komunikasi bisnis bisa dibagi menjadi empat kategori utama. Ini mencakup internal upward, internal downward, external upward, dan external downward. 

Agar Sobat MinDi lebih paham tentang tipe komunikasi bisnisnya, MinDi sudah rangkum penjelasan untuk tiap jenisnya di bawah ini. Berikut penjelasan lengkapnya:

Internal Upward

Komunikasi internal upward terjadi ketika informasi disampaikan dari karyawan di level bawah ke pihak dengan strata lebih tinggi dalam organisasi. Contohnya adalah staff ke manajer.

Komunikasi ini sering kali melibatkan penyampaian pesan yang dibutuhkan oleh manajer dari tim yang mereka kelola. Beberapa contoh komunikasi bisnis internal upward bisa berupa:

• Laporan penjualan.

• Survei.

• Template.

• Ringkasan.

• Formulir umpan balik.

Internal Downward

Komunikasi internal downward adalah kebalikan dari upward. Ini biasanya terjadi ketika seorang atasan berkomunikasi dengan satu atau lebih bawahan. 

Komunikasi ini sering digunakan untuk mentransfer informasi penting, memberikan instruksi, mendorong diskusi, memotivasi staf, dan meningkatkan produktivitas. Beberapa contoh komunikasi bisnis dalam kategori ini antara lain:

• Instruksi kerja yang dikirim dari direktur ke manajer.

• Formulir umpan balik kinerja.

• Presentasi tentang strategi dan nilai perusahaan yang dipersembahkan kepada karyawan baru selama onboarding.

External Upward

Komunikasi external upward terjadi antara karyawan di dalam organisasi dan stakeholder dengan strata lebih tinggi di luar organisasi. Contoh stakeholder external ini bisa mencakup mitra bisnis, pejabat pemerintah, penduduk lokal, dan administrator eksternal.

Beberapa contoh komunikasi external upward antara lain:

• Faktur.

• Laporan tahunan.

• Pesanan pembelian.

• Buletin.

• Majalah.

External Downward

Komunikasi external downward terjadi antara perusahaan dan stakeholder dari luar organisasi. Dalam kategori ini, komunikasi bisnis dilakukan oleh pihak dengan strata tinggi di perusahaan.

Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk menarik calok pelanggan, mitra, dan pemasok. Biasanya, komunikasi eksternal mencakup template brosur, email, buletin, dan poster.

Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, kita dapat melihat bahwa kemampuan komunikasi bisnis yang efektif sangat krusial dalam meningkatkan kerjasama tim dan kinerja organisasi.

Untuk meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis karyawan Anda, pertimbangkan untuk mengikuti program pelatihan Leadership program Corporate Training dari Dibimbing.id. 

Dengan mengikuti pelatihan ini, tim Anda akan mengalami perkembangan signifikan dan akan lebih selaras dengan visi serta misi perusahaan. 

Program ini juga menawarkan fleksibilitas. Hal ini memungkinkan Anda untuk memilih sesi yang paling sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan. 

FAQ (Frequently Asked Questions)

Apa Itu 7 C dari Komunikasi Bisnis?

7 C dari komunikasi bisnis meliputi:

• Clear (Jelas): Mengomunikasikan pesan dengan cara yang mudah dipahami.

• Concise (Ringkas): Menyampaikan pesan secara singkat tanpa kelebihan kata.

• Concrete (Konkret): Informasi yang disampaikan harus spesifik dan berdasarkan fakta.

• Correctness (Ketepatan): Penggunaan bahasa yang tepat dan informasi yang akurat.

• Coherent (Koheren): Pesan harus logis dan konsisten.

• Complete (Lengkap): Komunikasi harus mencakup semua informasi yang dibutuhkan penerima.

• Courteous (Sopan): Mengkomunikasikan dengan hormat dan pertimbangan terhadap penerima.

Apa Saja 5 Metode Komunikasi dalam Bisnis?

Lima metode komunikasi dalam bisnis mencakup:

• Komunikasi Verbal: Berbicara langsung atau melalui telepon.

• Komunikasi Tertulis: Melalui email, laporan, dan memo.

• Komunikasi Non-verbal: Bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan gestur.

• Mendengarkan: Kemampuan untuk mendengar dan memahami informasi yang disampaikan.

• Komunikasi Visual: Grafik, diagram, dan presentasi visual lainnya.

Mengapa Komunikasi Penting dalam Bisnis?

Komunikasi penting dalam bisnis karena beberapa alasan yang mencakup:

• Operasional: Manajemen operasi bisnis dan koordinasi kegiatan.

• Pengambilan Keputusan: Membantu karyawan, manajer, dan pemangku kepentingan membuat keputusan bersama.

• Hubungan Produktif: Membangun dan memelihara hubungan yang produktif di dalam dan luar organisasi.

• Motivasi Karyawan: Mengarahkan dan menginspirasi karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

• Pengalaman Pelanggan: Komunikasi eksternal yang baik membantu memberikan pengalaman positif kepada pelanggan. Hal ini penting untuk membangun identitas dan kesetiaan merek.

Komunikasi yang efektif dalam bisnis adalah kunci untuk memastikan bahwa semua aspek operasional berjalan lancar dan bahwa hubungan baik dengan semua pihak terjaga. Hal ini berlaku baik di dalam maupun di luar organisasi.

Referensi

1. What is Business Communication? Types, Advantages, & Importance [Buka]

2. The Importance of Business Communication - Definition, Types, and Tips [Buka]

3. What are Communication Skills Necessary for Good Leadership [Buka]