Event Organizer: Job Description, Tugas, Skill & Gajinya 2024

Dalam penyelenggaran acara atau event diperlukan seorang atau pihak yang bertanggung jawab mengelola acar tersebut dari awal hingga akhir. Profesi ini disebut sebagai event organizer.

Event organizer adalah pihak atau perusahaan yang bertanggung jawab merencanakan, mengatur, dan melaksanakan suatu acara atau kegiatan.

Pihak event organizer merupakan kunci suksesnya sebuah acara atau event. Oleh sebab itu, mereka memiliki peran yang penting.

Sobat MinDi tertarik menjadi event organizer? Apa saja tugas dan tanggung jawab lengkapnya? Berapa besaran gaji event organizer? Yuk pelajari lengkap tentang profesi ini.

Apa itu Event Organizer?

Sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai tugas event organizer, pertama-tama yuk pahami dulu apa yang dimaksud dengan event organizer melalui beberapa pengertian berikut ini.

Event organizer adalah individu atau perusahaan yang bertanggung jawab merencanakan, mengatur, dan melaksanakan berbagai jenis acara, baik skala kecil maupun besar. 

Tugas event organizer meliputi koordinasi segala aspek yang terkait dengan penyelenggaraan acara, seperti pemilihan lokasi, pengaturan logistik, manajemen anggaran, pemesanan makanan dan minuman, hiburan, serta aspek teknis lainnya. 

Event organizer juga berperan dalam memastikan bahwa semua elemen acara berjalan sesuai dengan rencana dan anggaran yang telah ditentukan, serta menciptakan pengalaman yang memuaskan bagi semua pihak yang terlibat. 

Mereka dapat mengelola berbagai jenis acara, termasuk pernikahan, konferensi, pameran, konser, dan acara perusahaan, dengan fokus pada detail dan kebutuhan klien untuk mencapai tujuan acara yang diinginkan.

6 Jenis Event Organizer 

Ada beberapa jenis event organizer yang dapat mengelola sebuah acaranya. Yuk simak penjelasan lengkap mengenai 6 jenis event organizer yang dikutip dari eventsmart berikut ini.

1. Corporate Event Planners

Corporate Event Planners bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengelola event perusahaan, seperti konferensi, seminar, peluncuran produk, rapat tahunan, dan acara penghargaan. 

Mereka fokus pada menciptakan acara yang sesuai dengan brand dan tujuan perusahaan, serta memastikan bahwa semua detail acara dari lokasi hingga materi presentasi, yang sesuai dengan standar perusahaan. Kemampuan untuk mengatur acara yang profesional dan efisien sangat penting dalam peran ini.

2. Wedding Event Planners

Wedding Event Planner atau perencana pernikahan membantu pasangan dalam merencanakan hari pernikahan mereka. Tugas mereka meliputi pemilihan lokasi, dekorasi, catering, hiburan, dan koordinasi dengan vendor lain. 

Wedding planners bekerja erat dengan pasangan untuk memahami visi mereka dan memastikan bahwa semua elemen pernikahan berjalan lancar sesuai harapan. Mereka juga membantu mengatasi stres terkait pernikahan dengan menangani detail-detail penting.

3. Event Marketers

Event Marketers fokus pada promosi dan pemasaran acara. Mereka bertanggung jawab untuk menciptakan strategi pemasaran yang efektif untuk meningkatkan kehadiran dan partisipasi dalam acara.

Ini termasuk penggunaan media sosial, email marketing, dan kampanye iklan untuk menarik perhatian audiens target. Event marketers juga bekerja untuk meningkatkan brand awareness dan engagement melalui acara yang mereka kelola.

4. Social Event Planners

Social Event Planners mengelola acara-acara sosial seperti ulang tahun, pesta pribadi, reuni, dan acara komunitas. Mereka menangani semua aspek perencanaan, mulai dari konsep hingga pelaksanaan, dengan fokus pada menciptakan pengalaman yang menyenangkan dan berkesan bagi tamu. 

Social event planners sering bekerja dengan anggaran yang lebih kecil dan lebih fokus pada detail personalisasi dan kreativitas dalam acara.

5. Non Profit Event Planners

Non Profit Event Planners mengkhususkan diri dalam acara-acara untuk organisasi nirlaba. Mereka mengelola acara seperti gala penggalangan dana, bazar amal, dan seminar pendidikan yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran, mengumpulkan dana, atau mendukung misi organisasi. 

Peran mereka seringkali melibatkan kerja sama dengan sukarelawan dan donor, serta pengelolaan anggaran yang ketat untuk memaksimalkan dampak dari acara.

6. Virtual Event Planners

Virtual Event Planners bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan acara yang dilakukan secara online. Dengan perkembangan teknologi dan meningkatnya kebutuhan untuk acara virtual, peran ini mencakup pengelolaan webinar, konferensi virtual, dan peluncuran produk online. 

Mereka memastikan bahwa platform digital yang digunakan berjalan lancar, serta menjaga interaktivitas dan keterlibatan peserta melalui fitur-fitur seperti obrolan langsung, polling, dan sesi tanya jawab.

Setiap jenis event organizer memerlukan keahlian khusus dan pemahaman yang mendalam tentang jenis acara yang mereka kelola, serta kemampuan untuk beradaptasi dengan kebutuhan unik dari setiap acara.

Job Description Event Organizer

Sebenarnya apa saja yang dikerjakan oleh event organizer? Untuk menjawab pertanyaan ini, yuk simak job description event organizer yang dikutip dari giggabox secara lengkap berikut ini.

1. Event Planning

Event organizer bertanggung jawab untuk merencanakan seluruh aspek acara, mulai dari konsep hingga eksekusi. 

Hal ini meliputi pemahaman terhadap tujuan dan visi klien, merancang tema acara, serta menentukan detail seperti lokasi, dekorasi, pencahayaan, dan tata letak. Mereka juga harus mengatur kebutuhan logistik, seperti transportasi, akomodasi, dan perlengkapan teknis. 

2. Staff Management

Mengelola staf adalah bagian penting dari pekerjaan event organizer. Mereka harus merekrut, melatih, dan mengawasi tim yang akan bekerja selama acara, termasuk koordinator, teknisi, dan tenaga bantuan lainnya. 

Event organizer bertanggung jawab untuk memastikan semua anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka, serta bekerja secara efektif untuk memastikan kelancaran acara. 

Mereka juga harus menangani konflik yang mungkin muncul di antara staf dan memastikan komunikasi yang efektif di seluruh tim.

3. Event Scheduling

Penjadwalan acara adalah aspek krusial dalam pekerjaan seorang event organizer. Mereka harus membuat jadwal yang rinci dan terstruktur untuk semua tahapan acara, termasuk persiapan, pelaksanaan, dan pembongkaran. 

Event organizer juga harus mampu menangani perubahan mendadak pada jadwal dan beradaptasi dengan situasi yang tidak terduga untuk menjaga kelancaran acara.

4. Event Production

Produksi acara mencakup semua aspek teknis dan logistik yang diperlukan untuk menjalankan acara. Mereka juga bertanggung jawab untuk mengatur tata panggung, memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik, dan bahwa semua kebutuhan teknis lainnya terpenuhi. 

Selain itu,event organizer harus memastikan kenyamanan dan keamanan bagi semua peserta, termasuk pengaturan tempat duduk, aksesibilitas, dan prosedur keselamatan.

5. Event Wrap-Up Process

Setelah acara selesai, event organizer harus melakukan proses wrap up, yang mencakup pembongkaran dan pemulihan lokasi acara, pengembalian peralatan yang dipinjam, dan penyelesaian administrasi akhir seperti pembayaran kepada vendor dan penyelesaian anggaran. 

Event organizer biasanya mengadakan evaluasi pasca-acara, mengumpulkan umpan balik dari klien dan peserta, serta menganalisis keberhasilan acara berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan. 

Baca Juga: Mengenal Tugas Project Leader dalam Pengelolaan Proyek

Tugas dan Tanggung Jawab Event Organizer

Apa saja tugas dan tanggung jawab event organizer dalam sebuah acara? Penasaran? Yuk simak tugas event organizer secara lengkap yang berikut ini.

1. Berkomunikasi dengan klien untuk memahami tujuan acara, visi, anggaran, dan harapan.
2. Merancang konsep acara yang unik dan kreatif sesuai dengan kebutuhan klien, termasuk memilih tema, skema warna, dan suasana.
3.  Memilih lokasi, menentukan tata letak, dan mengatur kebutuhan logistik seperti transportasi dan akomodasi.
4. Menyusun anggaran yang terperinci dan memastikan semua pengeluaran berada dalam batas anggaran yang telah ditetapkan.
5. Memilih dan mengontrak vendor seperti catering, dekorasi, teknis, dan hiburan berdasarkan kualitas dan anggaran.
6. Melakukan negosiasi harga dan menandatangani kontrak dengan vendor, memastikan semua persyaratan dan kondisi terpenuhi.
7. Bertindak sebagai penghubung antara klien dan vendor untuk memastikan semua aspek acara sesuai dengan rencana.
8. Mengalokasikan tugas dan tanggung jawab kepada anggota tim, memastikan setiap orang mengetahui peran mereka.
9. Mengawasi kinerja staf selama acara berlangsung untuk memastikan kelancaran operasional.
10. Membuat jadwal yang rinci untuk semua kegiatan selama acara, termasuk persiapan, pelaksanaan, dan pembongkaran.
11. Memastikan semua kegiatan berjalan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan dan menangani perubahan mendadak dengan cepat dan efisien.
12. Memastikan bahwa semua aspek keamanan dan kenyamanan peserta terpenuhi, termasuk pengaturan tempat duduk dan prosedur evakuasi.
13. Memantau pengeluaran selama perencanaan dan pelaksanaan acara untuk memastikan kesesuaian dengan anggaran.
14. Mengelola pembayaran kepada vendor dan staf, serta menyelesaikan administrasi keuangan lainnya.
15. Mengatur pembongkaran dan pemulihan lokasi acara, termasuk pengembalian peralatan dan barang yang disewa.
16. Membuat laporan akhir yang mencakup semua aspek acara, termasuk keberhasilan, tantangan, dan rekomendasi untuk acara mendatang.

Seorang event organizer harus memiliki keterampilan organisasi yang kuat, kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan, keterampilan komunikasi yang baik, dan fleksibilitas untuk menangani berbagai situasi yang mungkin terjadi selama perencanaan dan pelaksanaan acara.

Berapa Besaran Gaji Event Organizer di Indonesia?

Meskipun memiliki tugas dan tanggung jawab yang kompleks, event organizer memiliki gaji atau pendapatan yang cukup tinggi. Yuk simak besaran gaji event organizer secara lengkap berikut ini.

Gaji event organizer di Indonesia bervariasi tergantung pada tingkat pengalaman, lokasi, dan jenis acara yang diatur. Dikutip dari grabjobs, rata-rata gaji untuk posisi seperti Event Coordinator berkisar antara Rp 5 juta hingga Rp 10 juta per bulan. 

Untuk posisi entry-level, seperti Event Assistant, gaji dapat mulai dari Rp 3 juta hingga Rp 5 juta per bulan, sementara posisi yang lebih senior atau berpengalaman dapat memperoleh gaji yang lebih tinggi, mencapai Rp 7 juta hingga Rp 10 juta per bulan atau lebih.

Selain gaji pokok, event organizer juga sering mendapatkan bonus berdasarkan kesuksesan acara yang mereka kelola. Bonus ini bisa sangat bervariasi, terutama jika acara yang diorganisir memiliki skala besar atau membutuhkan koordinasi yang kompleks. 

Dengan demikian, potensi penghasilan bagi seorang event organizer tidak hanya berasal dari gaji pokok, tetapi juga dari kompensasi tambahan yang berkaitan dengan keberhasilan acara.

Skill yang dibutuhkan Event Organizer

Sobat MinDi ingin jadi seorang event organizer? Sebelum itu, kamu harus mempelajari beberapa skill yang dibutuhkan untuk profesi ini.

Lantas apa saja skill yang dibutuhkan oleh event organizer? Yuk pelajari selengkapnya berikut ini.

1. Keterampilan Manajemen Waktu

Event organizer harus mampu mengatur jadwal dengan efektif dan memastikan semua persiapan selesai tepat waktu. Mereka harus bisa mengatur prioritas, menangani beberapa tugas sekaligus, dan tetap tenang di bawah tekanan waktu yang ketat.

2. Keterampilan Komunikasi

Kemampuan berkomunikasi yang kuat sangat penting untuk berinteraksi dengan klien, vendor, dan tim internal. 

Seorang event organizer harus bisa menjelaskan kebutuhan acara dengan jelas, mendengarkan masukan, dan mengatasi konflik atau kesalahpahaman yang mungkin terjadi.

3. Kreativitas dan Inovasi

Menciptakan konsep acara yang menarik dan unik membutuhkan kreativitas. Event organizer harus bisa berpikir out-of-the-box untuk membuat acara yang berbeda dan mengesankan, sambil tetap mempertimbangkan anggaran dan keinginan klien.

4. Keterampilan Manajemen Anggaran

Kemampuan untuk mengelola anggaran secara efisien sangat penting. Event organizer harus bisa menyusun anggaran yang realistis, mengalokasikan dana dengan bijak, dan memastikan bahwa acara tetap sesuai dengan anggaran yang telah disepakati tanpa mengorbankan kualitas.

5. Keterampilan Pemecahan Masalah

Acara sering kali menghadapi tantangan atau masalah tak terduga. Event organizer harus memiliki kemampuan pemecahan masalah yang cepat dan efektif untuk menangani situasi darurat, seperti perubahan jadwal mendadak, masalah teknis, atau kebutuhan mendadak lainnya, untuk memastikan acara berjalan lancar.

Skill-skill tersebut membantu event organizer merencanakan dan menjalankan acara dengan sukses, memenuhi kebutuhan klien, dan menciptakan pengalaman yang mengesankan bagi semua peserta.

Baca Juga: 10 Ide Acara untuk Gathering Kantor yang Menarik, Simak!

Pilih Event Organizer yang Sesuai dengan Kebutuhan Acara atau Proyek Anda!

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai event organizer, mulai dari pengertian, job description, tugas dan tanggung jawab hingga skill yang dibutuhkan event organizer.

Kesimpulannya, Event organizer adalah profesional yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan melaksanakan berbagai jenis acara, memastikan semua aspek berjalan lancar dan sesuai dengan harapan klien.

Sebagai seorang project manager perusahaan, Sobat MinDi harus memilih event organizer yang tepat dan sesuai, agar proyek atau acara perusahaan berjalan lancar.

Tertarik belajar project management perusahaan lebih lanjut? atau ingin jadi project manager profesional? Bingung harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. What is an event organiser? - Buka
2. Types of Event Planning Services - Buka