ERP Adalah: Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Contohnya

ERP adalah sistem yang membantu perusahaan menghubungkan berbagai proses bisnis, mulai dari keuangan, inventaris, penjualan, hingga sumber daya manusia dalam satu platform. Dengan sistem terintegrasi, perusahaan tidak perlu lagi bergantung pada data yang tersebar di banyak aplikasi atau divisi.

Kebutuhan ERP makin penting ketika operasional bisnis semakin kompleks dan keputusan harus dibuat berdasarkan data yang konsisten. Menurut Oracle NetSuite, rata-rata 26% pekerja menggunakan software ERP perusahaan mereka, yang menunjukkan bahwa ERP sudah menjadi bagian dari aktivitas kerja di berbagai fungsi bisnis.

Nah, perusahaan menggunakan Enterprise Resource Planning (ERP) untuk menyatukan data, mengotomatisasi proses rutin, dan membuat koordinasi antarbagian jadi lebih efisien. 

Yuk, pelajari pengertian, fungsi, manfaat, cara kerja, hingga contoh ERP dalam artikel ini, atau tingkatkan skill digitalmu melalui program Bootcamp Dibimbing!

Baca Juga: BRD Adalah: Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Contohnya

Apa Itu ERP?

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning, yaitu sistem perangkat lunak yang digunakan untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform. Konsep ERP modern mulai berkembang pada 1990, ketika istilah ERP diperkenalkan oleh Gartner sebagai pengembangan dari sistem Material Requirements Planning (MRP) dan MRP II.

Dalam praktiknya, ERP memungkinkan setiap divisi menggunakan sumber data yang sama sehingga informasi lebih konsisten dan mudah diperbarui. Misalnya, ketika tim penjualan mencatat transaksi, data tersebut dapat langsung terhubung dengan bagian stok, keuangan, dan operasional tanpa perlu input ulang secara manual.

Karena proses bisnis saling terhubung, perusahaan dapat mengurangi duplikasi data, meningkatkan efisiensi kerja, dan memantau kondisi operasional secara lebih cepat. Oleh sebab itu, ERP banyak digunakan untuk membantu pengelolaan bisnis menjadi lebih terstruktur, terintegrasi, dan berbasis data.

Apa Manfaat ERP bagi Bisnis?

ERP membantu perusahaan mengelola berbagai proses bisnis dalam satu sistem yang terintegrasi. 

Dengan begitu, operasional dapat berjalan lebih efisien, terstruktur, dan mudah dipantau. Berikut beberapa manfaat ERP bagi bisnis:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

ERP dapat mengotomatisasi pekerjaan rutin, seperti pencatatan transaksi, pembaruan stok, dan pembuatan laporan. 

Proses kerja pun menjadi lebih cepat karena aktivitas manual dapat dikurangi. Tim juga bisa lebih fokus pada pekerjaan yang bernilai strategis.

2. Mengintegrasikan Data Antar Divisi

ERP menyatukan data dari bagian keuangan, penjualan, inventaris, hingga sumber daya manusia dalam satu sistem. 

Setiap divisi dapat mengakses informasi yang lebih konsisten tanpa bergantung pada banyak aplikasi terpisah. Hal ini juga membantu mengurangi duplikasi dan perbedaan data.

3. Mendukung Pengambilan Keputusan

ERP menyediakan data bisnis yang terpusat sehingga kondisi operasional lebih mudah dipantau oleh manajemen. 

Informasi terkait penjualan, keuangan, stok, dan aktivitas lainnya dapat dianalisis sesuai kebutuhan. Dengan data tersebut, keputusan bisnis bisa dibuat secara lebih cepat dan terukur.

4. Meningkatkan Koordinasi Antar Tim

ERP membantu setiap divisi bekerja menggunakan alur dan informasi yang saling terhubung. 

Misalnya, transaksi penjualan dapat langsung berkaitan dengan pembaruan stok dan pencatatan keuangan. Koordinasi antar tim pun menjadi lebih efisien dan minim kesalahan komunikasi.

Bagaimana Cara Kerja ERP?

Cara kerja ERP menggunakan arsitektur modular, yaitu setiap departemen memiliki modul khusus yang saling terhubung ke sumber data utama. Secara umum, berikut alur cara kerja ERP di dalam perusahaan:

1. Sentralisasi Data

Sentralisasi data dilakukan dengan menyimpan seluruh informasi dari berbagai divisi dalam satu database terpusat. 

Data keuangan, penjualan, stok, hingga karyawan tidak lagi tersebar di banyak sistem atau perangkat berbeda. Dengan begitu, perusahaan dapat menjaga konsistensi sekaligus mengurangi duplikasi data.

2. Otomatisasi Alur Kerja

Otomatisasi alur kerja memungkinkan ERP menjalankan proses tertentu secara otomatis ketika terjadi transaksi atau perubahan data. 

Misalnya, saat barang terjual, sistem dapat langsung memperbarui jumlah persediaan sekaligus mencatat transaksi pada laporan keuangan. Proses ini membantu mengurangi input manual dan risiko kesalahan manusia.

3. Visibilitas dan Akses Data Secara Real-Time

Visibilitas dan akses data secara real-time memungkinkan setiap departemen melihat informasi terbaru dari sistem yang sama sesuai hak aksesnya. 

Sebagai contoh, tim penjualan bisa langsung mengecek ketersediaan stok tanpa harus menghubungi bagian gudang. Alhasil, koordinasi antar divisi menjadi lebih cepat dan efisien.

4. Analitik dan Pelaporan

Analitik dan pelaporan dilakukan dengan mengolah data yang terkumpul dalam ERP menjadi laporan maupun dashboard bisnis. 

Manajemen dapat memantau informasi seperti penjualan, arus kas, persediaan, dan kinerja operasional secara menyeluruh. Dari sini, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih cepat dan berbasis data.

Apa Saja Jenis-Jenis ERP?

Sumber: Desain oleh Dibimbing

Berdasarkan cara penyimpanannya, ERP dapat dibedakan dari lokasi sistem, aplikasi, dan data perusahaan dikelola. 

Ada ERP yang berjalan melalui cloud, dipasang langsung di server internal, hingga menggabungkan kedua metode tersebut. Berikut jenis-jenis ERP berdasarkan cara penyimpanan atau deployment:

1. ERP Cloud (Berbasis Cloud)

ERP Cloud adalah sistem ERP yang perangkat lunak dan datanya disimpan di server milik penyedia layanan dan diakses melalui internet. Dengan model ini, perusahaan tidak perlu menyediakan atau merawat seluruh infrastruktur server fisik secara mandiri.

Sistem ini cocok bagi bisnis yang membutuhkan akses fleksibel dan proses implementasi yang relatif praktis. Contoh ERP berbasis cloud adalah Mekari Jurnal dan Oracle NetSuite.

2. ERP On-Premise

ERP On-Premise adalah sistem ERP yang dipasang langsung pada komputer atau server milik perusahaan. Model ini memberikan kontrol lebih besar terhadap data, konfigurasi sistem, dan infrastruktur yang digunakan.

Namun, perusahaan bertanggung jawab penuh atas pemeliharaan server, keamanan, pembaruan, dan pengelolaan sistem. Karena itu, ERP on-premise umumnya membutuhkan sumber daya IT internal yang memadai.

3. ERP Hybrid

ERP Hybrid adalah sistem yang menggabungkan model cloud dan on-premise dalam satu lingkungan ERP. Perusahaan dapat menyimpan data tertentu di server internal, sementara aplikasi atau data lainnya dikelola melalui layanan cloud.

Model ini memberikan fleksibilitas bagi perusahaan yang ingin mempertahankan kontrol terhadap data penting sekaligus memanfaatkan kemudahan akses cloud. Dengan begitu, sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional dan kebijakan perusahaan.

4. Open Source ERP

Open Source ERP adalah sistem ERP yang kode sumbernya tersedia untuk diakses dan dimodifikasi sesuai ketentuan lisensinya. Hal ini memungkinkan tim IT menyesuaikan fitur, modul, dan integrasi sistem berdasarkan kebutuhan bisnis.

Jenis ERP ini cocok bagi perusahaan yang membutuhkan tingkat kustomisasi tinggi dan memiliki kemampuan teknis untuk mengelolanya. Salah satu contoh open source ERP yang banyak dikenal adalah Odoo.

Apa Saja Modul ERP?

Sistem ERP terdiri dari berbagai modul yang dirancang untuk mengelola fungsi bisnis tertentu dalam satu platform terintegrasi. Perusahaan dapat memilih modul sesuai kebutuhan operasional dan skala bisnisnya.

Meskipun memiliki fungsi berbeda, setiap modul saling terhubung sehingga data dapat digunakan lintas divisi. Berikut beberapa modul ERP yang paling umum digunakan:

1. Modul Keuangan dan Akuntansi: Digunakan untuk mengelola transaksi, arus kas, anggaran, hingga laporan keuangan perusahaan. Modul ini membantu tim keuangan memantau kondisi finansial dengan data yang lebih terpusat.
2. Modul Sumber Daya Manusia (HR): Membantu perusahaan mengelola data karyawan, absensi, penggajian, cuti, hingga evaluasi kinerja. Dengan modul ini, proses administrasi SDM dapat dilakukan secara lebih terstruktur.
3. Modul Penjualan: Digunakan untuk mengelola proses penjualan, mulai dari pesanan pelanggan hingga pencatatan transaksi. Tim penjualan juga dapat memantau aktivitas dan performa penjualan melalui sistem yang sama.
4. Modul Persediaan (Inventory): Membantu perusahaan memantau jumlah stok, pergerakan barang, dan ketersediaan produk. Data persediaan dapat diperbarui ketika terjadi transaksi sehingga risiko kehabisan atau kelebihan stok dapat dikurangi.
5. Modul Pengadaan (Procurement): Digunakan untuk mengelola proses pembelian barang atau jasa dari pemasok. Modul ini dapat mencakup permintaan pembelian, pembuatan pesanan, pengelolaan vendor, hingga pemantauan pengadaan.

Apa Saja Contoh Penerapan ERP?

Penerapan ERP dapat ditemukan dalam berbagai aktivitas bisnis yang melibatkan banyak divisi dan data. Berikut beberapa contoh penerapan ERP dalam perusahaan:

1. Pengelolaan Keuangan Perusahaan

ERP dapat digunakan untuk mencatat transaksi, mengelola arus kas, dan menyusun laporan keuangan dalam satu sistem. 

Data dari penjualan atau pembelian dapat langsung terhubung dengan modul keuangan tanpa perlu input berulang. Dengan begitu, tim keuangan dapat memantau kondisi finansial perusahaan secara lebih akurat.

2. Pengelolaan Stok dan Gudang

ERP membantu perusahaan memantau jumlah stok dan pergerakan barang di gudang. Ketika terjadi penjualan atau penerimaan barang, jumlah persediaan dapat diperbarui secara otomatis dalam sistem. Hal ini membantu perusahaan mengurangi risiko kehabisan maupun kelebihan stok.

3. Pengelolaan Karyawan

ERP dapat diterapkan untuk mengelola data karyawan, absensi, cuti, hingga penggajian. Informasi tersebut tersimpan dalam sistem terpusat sehingga tim HR lebih mudah melakukan administrasi dan pemantauan. Proses pengelolaan sumber daya manusia pun menjadi lebih terstruktur dan efisien.

4. Pengelolaan Penjualan dan Pesanan

ERP dapat menghubungkan proses penjualan dengan bagian gudang, keuangan, dan pengiriman. 

Saat pelanggan membuat pesanan, sistem dapat mencatat transaksi sekaligus memperbarui stok dan meneruskan informasi ke divisi terkait. Dengan alur ini, proses pemenuhan pesanan dapat berjalan lebih cepat dan terkoordinasi.

Apa Perbedaan ERP dan CRM?

ERP dan CRM merupakan dua sistem yang sama-sama digunakan untuk membantu perusahaan mengelola proses bisnis. Namun, ERP lebih berfokus pada integrasi proses internal perusahaan, sedangkan CRM berfokus pada pengelolaan hubungan dan interaksi dengan pelanggan.

Perbedaan keduanya juga dapat dilihat dari tujuan, fungsi, pengguna, hingga jenis data yang dikelola. Agar lebih mudah dipahami, berikut tabel perbedaan ERP dan CRM:

Singkatnya, ERP membantu perusahaan mengelola proses bisnis internal secara terintegrasi, sedangkan CRM membantu mengelola hubungan dan interaksi dengan pelanggan. Keduanya dapat digunakan secara bersamaan agar proses operasional dan pengelolaan pelanggan menjadi lebih terhubung.

Bagaimana Cara Memilih Sistem ERP yang Tepat?

Memilih sistem ERP perlu disesuaikan dengan kebutuhan, skala, dan proses bisnis perusahaan. Pasalnya, setiap solusi ERP memiliki fitur, biaya, serta tingkat fleksibilitas yang berbeda. Agar tidak salah pilih, berikut beberapa cara memilih sistem ERP yang tepat:

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Langkah pertama dalam memilih sistem ERP adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis dan berbagai proses operasional yang ingin diperbaiki atau diintegrasikan. 

Misalnya, perusahaan mungkin membutuhkan sistem untuk mengelola keuangan, stok, HR, atau pengadaan. Langkah ini membantu perusahaan memilih ERP berdasarkan kebutuhan nyata, bukan sekadar banyaknya fitur.

2. Periksa Fitur dan Modul yang Tersedia

Setelah memahami kebutuhan bisnis, perusahaan perlu memeriksa apakah fitur dan modul ERP yang tersedia mampu mendukung aktivitas operasional secara menyeluruh. 

Periksa apakah modul keuangan, persediaan, penjualan, atau HR dapat saling terintegrasi dengan baik. Hindari memilih sistem dengan terlalu banyak fitur yang sebenarnya tidak digunakan.

3. Pertimbangkan Skalabilitas Sistem

Perusahaan sebaiknya memilih sistem ERP yang mampu berkembang dan menyesuaikan kapasitasnya seiring dengan pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang. 

Sistem idealnya dapat menangani peningkatan jumlah pengguna, transaksi, data, maupun penambahan modul baru. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu terlalu cepat mengganti sistem ketika skala bisnis meningkat.

4. Hitung Biaya Implementasi dan Pemeliharaan

Sebelum menentukan pilihan, perusahaan perlu menghitung keseluruhan biaya yang dibutuhkan untuk menerapkan dan menjalankan sistem ERP dalam jangka panjang. 

Biaya tersebut dapat mencakup implementasi, pelatihan pengguna, integrasi, kustomisasi, hingga pemeliharaan sistem. Perhitungan ini membantu memastikan investasi ERP tetap sesuai dengan anggaran dan manfaat yang diharapkan.

5. Evaluasi Dukungan dari Penyedia ERP

Perusahaan juga perlu mengevaluasi kualitas dukungan teknis yang diberikan oleh penyedia ERP selama proses implementasi maupun setelah sistem mulai digunakan. 

Periksa layanan seperti pelatihan, dokumentasi, pembaruan sistem, hingga bantuan ketika terjadi kendala. Dukungan yang baik dapat membantu perusahaan mengurangi risiko gangguan dalam penggunaan ERP.

Baca Juga: Kisah Switch Career Kak Robby lewat Bootcamp Dibimbing

Penutup

ERP adalah sistem yang membantu perusahaan mengintegrasikan berbagai proses bisnis, mulai dari keuangan, HR, penjualan, hingga persediaan dalam satu platform. Dengan data yang terpusat dan alur kerja yang lebih otomatis, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional sekaligus mengambil keputusan berdasarkan informasi yang lebih akurat.

Namun, penerapan ERP tetap perlu disesuaikan dengan kebutuhan, skala bisnis, fitur, serta anggaran perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memahami cara kerja, jenis, modul, dan contoh penerapan ERP sebelum memilih sistem yang paling sesuai agar investasi teknologi dapat memberikan manfaat jangka panjang.

Tertarik Berkarier di Dunia Digital? Ikuti Bootcamp Dibimbing!

Memahami ERP bisa menjadi langkah awal untuk mengenal bagaimana teknologi membantu perusahaan mengintegrasikan data dan proses bisnis. Namun, jika kamu ingin membangun karier di industri digital, kemampuan praktis dan pengalaman mengerjakan proyek nyata juga menjadi bekal penting untuk menghadapi kebutuhan perusahaan.

Melalui Bootcamp Dibimbing, kamu bisa belajar langsung dari mentor berpengalaman, mengerjakan berbagai proyek untuk membangun portofolio, hingga mendapatkan dukungan persiapan karier. Berikut fasilitas yang bisa kamu dapatkan:

1. Live Class: 63+ kelas interaktif bersama mentor ahli dan akses ke 16+ video pembelajaran.
2. Project & Portofolio: 26+ assignment untuk mengasah keterampilan sekaligus membangun portofolio profesional.
3. Mentoring: Pendampingan dari fasilitator dan mentor yang berdedikasi serta tersedia 24/7.
4. 1-on-1 Consultation: Sesi konsultasi tanpa batas bersama instruktur ahli untuk membahas materi dan perkembangan belajar.
5. Technical Case Study: Simulasi tes rekrutmen untuk membantu meningkatkan kesiapan dan kepercayaan diri saat melamar kerja.
6. Career Support: Dukungan penyaluran kerja ke lebih dari 1.100 perusahaan mitra.
7. Community: Akses ke komunitas profesional untuk belajar, berdiskusi, dan memperluas relasi.
8. Campaign Ads Fund: Pendanaan hingga Rp1 juta untuk mendukung sesi praktik Campaign Ads.

Menariknya, 96% alumni Dibimbing berhasil mendapatkan pekerjaan setelah mengikuti program. Jadi, kalau kamu ingin meningkatkan keterampilan sekaligus mempersiapkan karier di industri digital, sekarang saatnya bergabung dengan Bootcamp Dibimbing dan mulai langkahmu bersama mentor berpengalaman.

Rekomendasi Bootcamp untuk Persiapan Karier di Bidang ERP

Kalau kamu tertarik memahami ERP lebih dalam, kamu juga perlu mengembangkan skill yang relevan dengan proses bisnis, data, teknologi, dan operasional perusahaan. Berikut beberapa pilihan Bootcamp Dibimbing yang bisa disesuaikan dengan target karier di bidang ERP:

1. Bootcamp Business Analyst & Product Strategy: Cocok untuk kamu yang ingin memahami kebutuhan bisnis, menyusun alur proses, dan menjembatani kebutuhan pengguna dengan solusi teknologi. Skill ini relevan untuk peran seperti business analyst, ERP consultant, maupun product analyst.

2. Bootcamp Data Analytics: Membantu kamu mempelajari pengolahan, analisis, dan visualisasi data untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis. Skill ini relevan karena ERP banyak menghasilkan data dari keuangan, penjualan, inventaris, hingga operasional.

3. Bootcamp Supply Chain Management: Cocok untuk kamu yang ingin memahami proses pengadaan, persediaan, distribusi, dan rantai pasok perusahaan. Program ini relevan dengan modul ERP seperti inventory, procurement, dan supply chain management.

4. Bootcamp Full-Stack Web Development: Membantu kamu mempelajari pengembangan aplikasi web dari sisi front-end hingga back-end. Skill ini berguna jika kamu ingin masuk ke bidang pengembangan sistem bisnis, integrasi aplikasi, atau solusi teknologi perusahaan.

5. Bootcamp Finance & Accounting: Cocok untuk kamu yang ingin memahami proses keuangan, akuntansi, laporan keuangan, dan pencatatan transaksi bisnis. Skill ini relevan dengan salah satu modul utama ERP, yaitu modul keuangan dan akuntansi.

Pilih program yang paling sesuai dengan target karier dan bidang ERP yang ingin kamu dalami. Yuk, kunjungi Bootcamp Dibimbing untuk melihat kurikulum, jadwal kelas, serta pilihan program yang dapat mendukung persiapan kariermu di dunia bisnis dan teknologi.

FAQ

1. Apa itu ERP dan contohnya?

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem yang digunakan untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform. Contoh sistem ERP yang banyak dikenal antara lain SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, dan Odoo.

2. Apa fungsi utama ERP?

Fungsi utama ERP adalah menghubungkan data dan proses dari berbagai divisi agar dapat dikelola secara terintegrasi. Sistem ini dapat membantu perusahaan mengelola keuangan, HR, persediaan, penjualan, pengadaan, hingga operasional.

3. Apa perbedaan ERP dan SAP?

ERP adalah jenis sistem yang digunakan untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis perusahaan. Sementara itu, SAP merupakan salah satu penyedia solusi ERP yang digunakan oleh berbagai organisasi dan perusahaan.

4. Apakah ERP hanya digunakan oleh perusahaan besar?

Tidak, ERP dapat digunakan oleh bisnis dengan berbagai skala, mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan besar. Pemilihannya perlu disesuaikan dengan kebutuhan, anggaran, jumlah pengguna, dan kompleksitas proses bisnis.

5. Apakah ERP sama dengan CRM?

Tidak, ERP dan CRM memiliki fokus utama yang berbeda. ERP lebih berfokus pada integrasi proses internal perusahaan, sedangkan CRM (Customer Relationship Management) digunakan untuk mengelola hubungan, interaksi, dan data pelanggan.