Apa itu Raci Matrix? Arti, Manfaat & Cara Membuatnya
Muthiatur Rohmah
•
16 May 2024
•
587
Dalam manajemen proyek, proses pembagian tugas merupakan hal yang tidak mudah dan memerlukan ketelitian. Pembagian tugas yang efektif akan berpengaruh pada kelancaran proyek kedepannya.
Lantas bagaimana cara membagi tugas yang efektif dalam manajemen proyek? Tenang saja, Sobat MinDi bisa menggunakan RACI Matrix, sebuah metode yang ampuh dalam membagi tugas secara efektif.
Raci Matrix adalah model yang digunakan untuk membagi tugas atau tanggung jawab anggota tim dalam manajemen proyek. Dengan RACI matrix, setiap tugas dan tanggung jawab akan terbagi efektif sesuai peran dan fungsi anggota tim.
Penasaran mengenai RACI matrix lebih lanjut? Bagaimana cara membuat RACI matrix yang efektif? Yuk simak penjelasan lengkap MinDi berikut ini.
Apa itu RACI Matrix?
Tunggu dulu, sebelum kita belajar lebih jauh, yuk pahami dulu mengenai apa itu RACI matrix melalui beberapa pengertian berikut ini.
Menurut TeamGantt, RACI matrix adalah diagram yang digunakan untuk membagi peran dan tanggung jawab setiap anggota tim dalam manajemen proyek.
RACI matrix membantu dalam memvisualisasikan peran dan tanggung jawab anggota tim dengan lebih terperinci dibandingkan penugasan sumber daya biasa.
Melalui RACI matrix, setiap anggota tim dan pemangku kepentingan dapat mengetahui peran dan tanggung jawab mereka, sehingga mengurangi kebingungan yang dapat menghambat keberhasilan proyek.
RACI matrix atau responsibility assignment matrix, mendefinisikan peran tim dalam empat kategori, yaitu: Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed. Kategori tersebut kemudian disingkat menjadi RACI matrix.
Penasaran mengenai arti dari RACI (Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed)? Yuk simak definisi lengkapnya berikut ini.
Responsible
Orang atau kelompok yang ditetapkan sebagai Responsible adalah mereka yang diberikan tugas langsung. Responsible adalah individu yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas atau menciptakan hasil yang diinginkan.
Setiap tugas harus memiliki setidaknya satu orang yang bertanggung jawab, atau bahkan lebih, tergantung dengan kebutuhan proyek.
Siapa saja yang termasuk dalam responsible? Pihak yang bertanggung jawab biasanya adalah anggota tim proyek, seperti pengembang atau pencipta lainnya.
Accountable
Accountable adalah individu yang mendelegasikan dan mengawasi pekerjaan yang terlibat dalam proyek. Tugas mereka adalah memastikan orang atau tim menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
Setiap tugas proyek harus memiliki satu orang yang bersifat Accountable. Siapa yang menjadi Accountable? Pihak yang Accountable biasanya adalah manager atau pemimpin lainnya.
Consulted
Consulted adalah individu yang memberikan masukan dan umpan balik tentang pekerjaan yang sedang dilakukan dalam proyek. Mereka memiliki kepentingan dalam hasil proyek karena bisa mempengaruhi hasil pekerjaan proyek.
Project manager dan tim harus berkonsultasi dengan consulted sebelum memulai tugas untuk mendapatkan masukan tentang kebutuhan proyek. Mereka juga bisa berkonsultasi sepanjang proses pengerjaan proyek, untuk menerima kritik dan saran dari consulted.
Tidak setiap tugas atau milestone memerlukan consulted, tetapi baiknya project manager mempertimbangkan semua pemangku kepentingan yang tercantum dalam RACI matrix terkait kritik dan saran selama proyek berlangsung.
Informed
Informed adalah individu yang perlu diinformasikan tentang kemajuan proyek, namun tidak perlu dikonsultasikan atau diberikan detail yang berlebihan tentang setiap tugas.
Informed perlu mengetahui apa yang terjadi selama proyek, sebab hal tersebut bisa mempengaruhi pekerjaan, namun informed bukanlah pembuat keputusan dalam selama proyek berlangsung.
Informed biasanya seseorang yang berada di luar tim proyek atau departemen yang berbeda. Seorang informed biasanya kepala atau direktur tim yang terpengaruh dan kepemimpinan senior dalam perusahaan.
Manfaat Menggunakan RACI Matrix
Sobat MinDi penasaran apa saja manfaat menggunakan RACI matrix dalam manajemen proyek perusahaan?
Tenang saja, MinDi akan jelaskan mengenai beberapa manfaat menggunakan RACI matrix berikut ini.
1. Menjaga Project Keep on The Track
RACI matrix memperjelas siapa yang bertanggung jawab, siapa yang harus dimintai pertanggungjawaban, siapa yang harus dikonsultasi, dan siapa saja yang perlu diinformasikan mengenai setiap tugas dan keputusan.
Hal ini membantu semua anggota tim memahami peran dan tanggung jawab dengan jelas, sehingga tugas-tugas dapat diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan tujuan proyek perusahaan.
Dengan definisi peran yang jelas, RACI matrix membantu mengurangi duplikasi kerja dan usaha yang berlebihan, hal ini membantu menjaga proyek tetap efisien dan pada jalurnya.
2. Memudahkan Komunikasi Antar Team dan Stakeholders
RACI matrix memastikan bahwa komunikasi berjalan efektif pada semua stakeholders selama proyek berlangsung. Komunikasi efektif ini akan mencegah terjadinya miskonsepsi yang dapat menunda kemajuan proyek.
Komunikasi yang terstruktur juga membantu semua pihak memahami batasan peran, tanggung jawab dan kontribusinya terhadap proyek.
3. Membuat Delegasi yang Efektif antar Anggota
Melalui metodenya, RACI matrix memudahkan proses delegasi tugas. Pemimpin atau manajer proyek dapat memberikan tugas kepada anggota secara efektif sesuai dengan kapabilitas mereka.
Secara keseluruhan, RACI matrix adalah alat manajemen proyek yang membantu menjaga proyek tetap terorganisir dan efektif, melalui pembagian peran dan tugas anggota tim yang sesuai.
Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan RACI Matrix
Meskipun RACI matrix memiliki banyak manfaat yang mendukung keberhasilan proyek, tetap ada pro kontra dalam menggunakannya. Lantas apa saja kelebihan dan kekurangan menggunakan RACI matrix?
Jika Sobat MinDi ingin menerapkan RACI matrix dalam manajemen proyek perusahaan, yuk simak kelebihan dan kekurangannya terlebih dahulu.
Kelebihan RACI Matrix
Memfasilitasi komunikasi yang jelas dan terbuka dengan semua pemangku kepentingan.
Mencegah penumpukan tugas atau informasi yang tidak perlu pada anggota tim.
Mengurangi masukan yang berlebihan dari terlalu banyak pihak pada tugas tertentu.
Membantu pemangku kepentingan mempersiapkan dampak masa depan proyek pada pekerjaan mereka.
Kekurangan RACI Matrix
Memerlukan investasi waktu yang signifikan di awal, terutama untuk proyek sederhana.
Peran yang kaku yang mungkin tidak sepenuhnya mencerminkan keterlibatan anggota tim.
Potensi kebingungan jika pemangku kepentingan tidak memahami perbedaan antar istilah.
Risiko menjadi formalitas yang tidak digunakan secara efektif setelah disetujui.
Baca Juga: Metode Scrum: Definisi, Manfaat, Peran, Pilar, dan Kerangka Kerja
Cara Menggunakan RACI Matrix
Sudah yakin ingin menggunakan RACI matrix dalam manajemen proyek Sobat MinDi? Lantas bagaimana cara menggunakannya?
Nggak usah khawatir, Yuk simak langkah-langkah membuat RACI matrix secara efektif berikut ini.
Langkah #1: List Semua Project Tasks
Langkah #2: Outline Semua Project Roles
Tentukan semua peran yang terlibat dalam proyek. Hal ini bisa meliputi berbagai jabatan dan fungsi dalam perusahaan, seperti manajer proyek, tim pengembangan, analis bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya.
Langkah #3: Tentukan Stakeholders dan Tugas-Tugasnya
Alokasikan setiap tugas kepada stakeholder yang sesuai dengan menggunakan kategori RACI: Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed. Pastikan setiap tugas memiliki setidaknya satu orang Responsible dan satu orang Accountable untuk memastikan ada kejelasan dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan tugas.
Langkah #4: Minta Feedback
Sebelum finalisasi, minta feedback dari semua pihak yang terlibat untuk memastikan bahwa semua orang setuju dengan peran dan tanggung jawab mereka. Langkah ini penting untuk memastikan setiap anggota capable dan bersedia melakukan tugasnya masing-masing.
Langkah #5: Finalize dan Approve
Setelah menerima feedback dan melakukan penyesuaian yang diperlukan, lakukan finalisasi RACI matrix.
Dapatkan persetujuan dari semua pemangku kepentingan utama untuk memastikan bahwa dokumen tersebut diterima dan dipahami oleh semua pihak. Pengesahan ini membantu memastikan bahwa RACI matrix akan dijadikan acuan dalam pelaksanaan proyek.
Masih bingung terkait cara membuat RACI matrix yang efisien? Tenang saja, Sobat MinDi bisa melihat template RACI matrix berikut ini.
Atau Sobat MinDi bisa langsung mendownloadnya di sini!
Baca Juga: 8 Contoh Kanban untuk Manajemen Tim Anda
Gunakan RACI Matrix Agar Project Management Perusahaan Sukses!
Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai RACI matrix, mulai dari pengertian, manfaat, kelebihan kekurangan hingga cara membuat RACI matrix. Pembahasan ini merupakan hal yang penting dan perlu dipahami Sobat MinDi.
Jika Sobat MinDi seorang project manager atau tertarik menjadi project manager, memahami RACI matrix merupakan hal yang penting dalam kesuksesan project management perusahaan kedepannya.
Tertarik belajar RACI matrix lebih lanjut? Ingin switch career sebagai project manager? Bingung harus mulai dari mana?
Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Bootcamp ini didampingi oleh para mentor profesional dan berpengalaman di bidangnya, yang bakal bantu kamu jadi project manager yang sukses.
Belum memiliki pengalaman di bidang product dan project management sama sekali?
Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly.
Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.
Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.
FAQ RACI Matrix
Bagaimana RACI matrix membantu dalam proyek?
RACI matrix membantu dengan mengklarifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas, siapa yang memiliki kekuasaan pengambilan keputusan, siapa yang harus dikonsultasikan, dan siapa yang perlu diberi informasi. Ini mengurangi kebingungan dan meningkatkan efisiensi dalam komunikasi dan eksekusi tugas.
Siapa yang harus terlibat dalam pembuatan RACI matrix?
Pembuatan RACI matrix harus melibatkan manajer proyek, pemimpin tim, dan semua pemangku kepentingan utama yang tugas dan tanggung jawabnya terkait dengan proyek tersebut.
Apa yang terjadi jika peran dalam RACI matrix bertumpang tindih?
Tumpang tindih dalam peran harus dihindari untuk mengurangi konflik. Jika terjadi tumpang tindih, penting untuk segera mengklarifikasi dan menyesuaikan peran agar setiap anggota tim memahami tanggung jawabnya secara spesifik.
Berapa sering RACI matrix perlu diperbarui?
RACI matrix harus diperbarui setiap kali ada perubahan signifikan dalam proyek, seperti perubahan dalam lingkup, tugas, atau personel. Hal ini memastikan bahwa matrix selalu mencerminkan struktur dan kebutuhan terkini dari proyek.
Dapatkah RACI matrix digunakan di luar manajemen proyek?
Ya, RACI matrix juga dapat digunakan dalam operasi sehari-hari perusahaan, manajemen perubahan, dan inisiatif lainnya untuk mengklarifikasi peran dan tanggung jawab dalam tim atau organisasi.
Reference:
Tags
Muthiatur Rohmah
Muthia adalah seorang Content Writer dengan kurang lebih satu tahun pengalaman. Muthia seorang lulusan Sastra Indonesia yang hobi menonton dan menulis. Sebagai SEO Content Writer Dibimbing, Ia telah menulis berbagai konten yang berkaitan dengan Human Resources, Business Intelligence, Web Development, Product Management dan Digital Marketing.