Staff Office: Pengertian, Tugas, Jenis, hingga Gaji

Staff office adalah posisi yang memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan di berbagai departemen. 

Buat Warga Bimbingan yang ingin tahu lebih dalam, profesi ini menawarkan banyak peluang karier dengan berbagai bidang kerja, mulai dari administrasi, keuangan, hingga personalia. Sebagai bagian dari tim perusahaan, staff office bertugas memastikan semua proses berjalan dengan lancar dan efisien.

Di artikel ini, MinDi bakal membahas pengertian, tugas, jenis-jenis, hingga gaji staff office secara lengkap. Jadi, kalau kamu tertarik untuk meniti karier di bidang ini, yuk simak sampai selesai!

Apa itu Staff Office?

Staff Office adalah posisi dalam perusahaan yang bertugas mendukung kegiatan operasional, administrasi, dan manajemen agar berjalan lancar dan efisien. 

Peran ini mencakup berbagai tanggung jawab, mulai dari pengelolaan dokumen, koordinasi antar divisi, hingga membantu penyelesaian tugas-tugas harian sesuai kebutuhan perusahaan.

Staff Office biasanya bekerja di berbagai departemen, seperti keuangan, SDM, atau logistik, untuk memastikan semua proses berjalan sesuai rencana. Dengan skill organisasi yang baik dan pemahaman operasional, Staff Office menjadi bagian penting dari keberhasilan perusahaan.

Tugas Staff Office

Sumber: Freepik

Sebagai bagian penting dalam operasional perusahaan, staff office tugasnya mencakup berbagai aspek administratif dan koordinasi untuk memastikan kelancaran aktivitas bisnis. Berikut 6 tugas utama yang biasanya dilakukan.

1. Menjawab Telepon

Salah satu tugas penting adalah menangani panggilan telepon masuk dan keluar dengan profesional. Hal ini termasuk menyampaikan informasi kepada pihak terkait dan mencatat pesan penting yang perlu ditindaklanjuti.

2. Administrasi Umum

Kegiatan administrasi seperti pengelolaan surat-menyurat, pengarsipan dokumen, dan penginputan data menjadi tanggung jawab utama. Tujuannya untuk mendukung kelancaran operasional dan dokumentasi perusahaan.

3. Memproses Data

Staff office adalah posisi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan data perusahaan, termasuk pengumpulan, pengolahan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Data yang terorganisir dengan baik akan membantu pengambilan keputusan yang lebih efektif.

4. Menjadwalkan Pertemuan dan Perjalanan Bisnis

Selanjutnya nih Warga Bimbingan, staf kantor bertugas mengatur jadwal pertemuan internal dan eksternal menjadi bagian dari pekerjaan untuk memastikan kelancaran aktivitas bisnis. Selain itu, pengaturan perjalanan dinas juga perlu dilakukan sesuai kebutuhan perusahaan.

5. Menerima Pengunjung atau Tamu

Menyambut tamu atau klien yang datang ke kantor dengan ramah dan profesional merupakan salah satu tugas penting. Hal ini mencerminkan citra perusahaan dan membantu memberikan pengalaman positif bagi pengunjung.

6. Mengarsipkan Dokumen

Pengelolaan dokumen perusahaan harus dilakukan dengan rapi dan sistematis agar mudah diakses saat dibutuhkan. Proses pengarsipan ini sangat penting untuk menjaga kelengkapan dan keamanan data perusahaan.

Baca Juga: Kitchen Crew: Tugas, Skill, Kualifikasi, dan Gaji Terbaru

Macam-Macam Staff Office

Sumber: Freepik

Dalam dunia kerja, terdapat berbagai jenis posisi staff office yang memiliki peran dan tanggung jawab berbeda sesuai kebutuhan perusahaan. Simak ya penjelasan MinDi di bawah ini tentang macam-macam staff office!

1. Staf Admin

Staf ini bertugas menangani pekerjaan administratif seperti pengelolaan data, penyusunan laporan, dan pengarsipan dokumen penting. Mereka juga bertanggung jawab dalam mendukung operasional harian agar semua proses berjalan lancar. Selain itu, staf admin sering menjadi penghubung antar-departemen untuk memastikan komunikasi yang efektif.

2. Staf Keuangan

Posisi ini berfokus pada pengelolaan keuangan perusahaan, termasuk pencatatan transaksi, pembuatan laporan keuangan, dan pengelolaan anggaran. Mereka harus memiliki pemahaman yang baik tentang akuntansi dan peraturan keuangan yang berlaku. Dengan pengelolaan yang baik, perusahaan dapat menjaga stabilitas keuangan dan pertumbuhan bisnis berkelanjutan.

3. Staf Penjualan

Staff office adalah bagian penting dalam mendukung aktivitas penjualan dengan membantu dalam proses administrasi penjualan, seperti pembuatan faktur dan pemantauan pesanan pelanggan. 

Di samping itu, mereka juga bertanggung jawab dalam mengoordinasikan informasi antara tim sales dan pelanggan.

4. Staf Marketing

Peran ini berfokus pada mendukung tim pemasaran dalam menjalankan strategi promosi, mengelola media sosial, dan melakukan riset pasar. Selain itu, membantu dalam penyusunan materi pemasaran seperti brosur, presentasi, dan konten digital. 

5. Staf Purchasing

Sebagai bagian dari tim pengadaan, staf purchasing bertanggung jawab untuk memastikan ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Mereka harus berkomunikasi dengan vendor, menegosiasikan harga, dan memastikan proses pembelian berjalan sesuai prosedur.

6. Customer Service

Staff office adalah posisi yang berperan dalam menangani pertanyaan, keluhan, dan kebutuhan pelanggan dengan cepat dan profesional. Mereka bertugas memberikan informasi yang jelas dan membantu menyelesaikan masalah pelanggan.

7. Resepsionis

Resepsionis bertanggung jawab dalam menyambut tamu, menerima panggilan telepon, dan mengarahkan pengunjung ke departemen yang tepat. Mereka wajib memiliki keterampilan komunikasi yang baik dan sikap ramah dalam menjalankan tugasnya. Keberadaan resepsionis yang profesional dapat menciptakan kesan positif bagi klien dan mitra bisnis.

8. Sekretaris

Sekretaris bertugas membantu manajemen dalam mengatur jadwal, menyusun laporan, dan menangani korespondensi penting. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab dalam menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan memastikan semua tugas administratif berjalan dengan baik. 

Baca Juga: Treasury Staff: Definisi, Tugas, Skill, hingga Gaji 2025

Bagaimana Cara Menjadi Staff Office?

Sumber: Freepik

Menjadi Staff Office membutuhkan kombinasi keterampilan, pengalaman, dan sikap profesional. Berikut 3 langkah utama yang bisa kamu lakukan untuk memulai karier di bidang ini:

1. Memiliki Kualifikasi Pendidikan yang Sesuai

Sebagian besar posisi Staff Office memerlukan latar belakang pendidikan minimal SMA/SMK, namun memiliki gelar diploma atau sarjana di bidang administrasi, manajemen, atau bidang terkait akan menjadi nilai tambah. 

Pendidikan yang sesuai akan membantu kamu memahami dasar-dasar operasional kantor, seperti pengelolaan dokumen dan komunikasi bisnis. 

2. Mengembangkan Keterampilan Administratif dan Komunikasi

Sebagai Staff Office, keterampilan dalam pengelolaan dokumen, penggunaan software perkantoran seperti Microsoft Office, dan kemampuan komunikasi yang baik sangatlah penting.

Keterampilan ini akan membantu dalam menjalankan tugas harian seperti penjadwalan, penyusunan laporan, hingga koordinasi dengan berbagai departemen. Semakin baik kemampuanmu dalam mengorganisir pekerjaan, semakin besar peluang untuk sukses di bidang ini.

3. Mengikuti Pelatihan dan Membangun Pengalaman

Mengikuti pelatihan khusus atau magang di bidang administrasi bisa menjadi langkah awal yang bagus untuk memahami pekerjaan secara langsung. 

Program pelatihan seperti Bootcamp dibimbing.id dapat membekali kamu dengan keterampilan praktis, praktek nyata dalam membangun portofolio, serta bimbingan dari mentor berpengalaman. 

Pengalaman ini akan membuatmu lebih siap menghadapi tantangan di dunia kerja dan meningkatkan daya saing di pasar tenaga kerja.

Gaji Staff Office

Gaji Staff Office di Indonesia bervariasi tergantung pada lokasi, industri, dan pengalaman kerja. Menurut data dari Indeed, rata-rata gaji untuk posisi ini adalah Rp3.761.090 per bulan, berdasarkan 756 laporan gaji yang diperbarui pada 12 Januari 2025.

Namun, angka ini dapat berbeda di setiap kota; misalnya, di Jakarta, rata-rata gaji mencapai Rp4.307.524 per bulan, sedangkan di Surabaya sekitar Rp4.189.977 per bulan. 

Faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, sektor industri, dan tingkat pendidikan juga memengaruhi besaran gaji yang diterima oleh Staff Office.

Apa Bedanya Staf dan Karyawan?

Perbedaan antara staf dan karyawan terletak pada cakupan peran dan tanggung jawabnya dalam perusahaan.

Secara umum, staf adalah sekelompok individu yang memiliki tugas khusus di bidang administratif, teknis, atau profesional yang mendukung operasional perusahaan, seperti administrasi, keuangan, dan pemasaran. 

Sementara itu, karyawan mencakup semua individu yang bekerja di perusahaan, baik dalam posisi staf, operasional, maupun manajerial. 

Staff office adalah bagian dari staf yang fokus pada pengelolaan tugas-tugas administrasi dan operasional harian untuk memastikan kelancaran proses bisnis. 

Meskipun semua staf adalah karyawan, tidak semua karyawan dapat dikategorikan sebagai staf, karena ada karyawan yang bekerja di lini produksi atau operasional yang berbeda dengan fungsi staf.

Baca Juga: Merchandiser Staff Adalah: Tugas, Skill, dan Jenjang Karier

Tertarik Menjadi Staff Office?

Sekarang kamu sudah tahu bahwa staff office adalah peran penting dalam mendukung operasional perusahaan agar berjalan dengan efisien. 

Jika kamu tertarik untuk berkarier di bidang ini, ikut saja Program Bootcamp di dibimbing.id yang menghadirkan mentor berpengalaman dan materi terlengkap, mulai dari data, career development, digital marketing, hingga English class. 

Program ini menawarkan silabus terlengkap, praktek nyata untuk membangun portofolio, gratis mengulang kelas, dan sudah terbukti membantu lebih dari 3.400 career shifter dalam beralih profesi. Ditambah lagi, ada 700+ hiring partner yang siap membantumu dalam penyaluran kerja. 

Masih ragu atau punya pertanyaan seputar program ini? Yuk, konsultasi gratis di sini, karena dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi!

Referensi

1. Some Common Office Staff Responsibilities And Roles [Buka]
2. Gaji Staf kantor di Indonesia [Buka]