Inventory Control Adalah: Fungsi, Manfaat, hingga Cara Kerja

Inventory control adalah salah satu proses penting yang membantu bisnis mengelola persediaan agar tidak kekurangan maupun kelebihan stok. MinDi sudah menyiapkan panduan lengkap supaya kamu lebih mudah memahami konsep, manfaat, hingga cara menerapkannya di dunia kerja. 

Nah, kemampuan mengelola persediaan juga menjadi salah satu skill yang banyak dibutuhkan pada bidang supply chain dan logistik. Artikel ini akan membahasnya secara lengkap sekaligus mengenalkan peluang kerja melalui Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing.

Apa Itu Inventory Control?

Inventory control adalah proses mengawasi, mengelola, dan mengendalikan jumlah persediaan barang agar selalu sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis. Tujuan utamanya bukan hanya memastikan stok selalu tersedia, tetapi juga menjaga keseimbangan antara permintaan pelanggan dan biaya penyimpanan.

Selain itu, pengendalian stok membantu perusahaan mengetahui kapan harus melakukan pemesanan ulang, berapa jumlah stok yang ideal, hingga bagaimana mengurangi risiko barang rusak atau kadaluarsa. Akibatnya, operasional bisnis dapat berjalan lebih efisien tanpa mengganggu pelayanan kepada pelanggan.

Sekilas, inventory control memang terdengar mirip dengan inventory management. Namun, keduanya memiliki fokus yang berbeda. 

Inventory control adalah proses yang lebih berorientasi pada pengendalian jumlah stok, sedangkan inventory management mencakup pengelolaan persediaan secara menyeluruh, mulai dari perencanaan, penyimpanan, hingga distribusi barang.

Baca Juga: Dari Bootcamp ke MT Logistik, Ini Cerita Kak Dwiki

Mengapa Inventory Control Penting bagi Bisnis?

Persediaan yang terlalu sedikit dapat menyebabkan stockout, sedangkan stok berlebihan justru meningkatkan biaya penyimpanan. Inilah dua alasan utama pengendalian stok sangat penting.

1. Mengurangi Risiko Kehabisan Stok

Inventory control membantu perusahaan menjaga ketersediaan barang sesuai kebutuhan pelanggan. Selanjutnya, perusahaan dapat menentukan waktu terbaik untuk melakukan pemesanan ulang sehingga proses operasional tetap berjalan lancar.

Menariknya, penelitian Yan dkk. (2024) menunjukkan perusahaan yang mengabaikan dampak stock out terhadap permintaan pelanggan berisiko mengalami penurunan profit yang signifikan.

Penelitian tersebut juga menegaskan penerapan inventory control yang tepat membantu perusahaan menjaga tingkat layanan sekaligus mengoptimalkan keuntungan.

2. Mengoptimalkan Biaya Operasional

Persediaan yang terlalu banyak seringkali meningkatkan biaya gudang, asuransi, hingga risiko barang usang. Sebaliknya, stok yang terlalu sedikit berpotensi membuat perusahaan kehilangan peluang penjualan.

Oleh sebab itu, pengendalian stok menjadi salah satu strategi penting untuk menjaga keseimbangan antara biaya operasional dan kebutuhan pasar.

Manfaat Inventory Control

Sumber: Magnific

Penerapan sistem inventory control memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, baik dari sisi operasional maupun keuangan.

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Pengelolaan stok yang terorganisir membantu proses penerimaan, penyimpanan, hingga distribusi barang menjadi lebih cepat. Akibatnya, produktivitas tim operasional juga meningkat.

2. Mengurangi Biaya Penyimpanan

Stok yang terkontrol membantu perusahaan mengetahui jumlah stok yang benar-benar dibutuhkan. Selain itu, perusahaan dapat mengurangi risiko penumpukan barang yang memakan biaya penyimpanan.

3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Ketersediaan produk yang stabil membuat pelanggan lebih mudah mendapatkan barang yang mereka butuhkan. Hal tersebut tentu berdampak positif terhadap pengalaman pelanggan.

4. Membantu Pengambilan Keputusan

Data persediaan yang akurat memudahkan perusahaan membuat keputusan terkait pembelian, produksi, maupun distribusi barang.

Bahkan, penelitian Kumar dan Santhosh (2024) menyimpulkan pengelolaan persediaan yang efektif mampu meningkatkan profitabilitas, kepuasan pelanggan, dan efisiensi rantai pasok.

Studi tersebut juga menjelaskan praktik seperti inventory control, demand forecasting, dan sistem otomatis membantu mencegah kehabisan stok sekaligus mengurangi persediaan berlebih.

Baca Juga: Kesempatan Supply Chain Manager Intern via Bootcamp Dibimbing

Jenis-Jenis Inventory Control

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda sehingga metode pengendalian persediaan yang digunakan juga dapat bervariasi. Berikut jenis inventory control yang paling umum diterapkan.

1. Manual Inventory Control

Metode ini masih menggunakan pencatatan manual melalui buku atau spreadsheet seperti Microsoft Excel. Cara tersebut umumnya digunakan oleh bisnis berskala kecil yang memiliki jumlah stok relatif sedikit.

2. Barcode System

Barcode membantu proses pencatatan stok menjadi lebih cepat dan akurat. Selain itu, risiko kesalahan input data juga dapat diminimalkan.

3. RFID (Radio Frequency Identification)

RFID memungkinkan perusahaan melacak posisi barang secara otomatis menggunakan gelombang radio. Sistem ini banyak digunakan pada gudang berskala besar maupun pusat distribusi modern.

4. Inventory Management Software

Perusahaan juga dapat memanfaatkan software khusus untuk memantau stok secara real-time. Bahkan, beberapa sistem telah dilengkapi fitur analisis permintaan, notifikasi stok minimum, hingga laporan otomatis sehingga proses inventory management menjadi lebih efisien.

Cara Kerja Inventory Control

Sumber: Magnific

Setelah memahami pengertiannya, Warga Bimbingan juga perlu mengetahui bagaimana sistem inventory control bekerja dalam operasional bisnis. Nah, prosesnya memastikan jumlah persediaan selalu sesuai dengan kebutuhan.

1. Mencatat Seluruh Pergerakan Stok

Langkah pertama adalah mencatat setiap barang yang masuk maupun keluar dari gudang. Data tersebut menjadi dasar untuk mengetahui jumlah stok yang tersedia secara akurat.

Selain itu, pencatatan yang rapi membantu perusahaan mengurangi kesalahan perhitungan saat proses audit maupun pelaporan.

2. Memantau Jumlah Persediaan

Selanjutnya, perusahaan memantau kondisi stok secara berkala untuk mengetahui apakah jumlah persediaan masih berada pada batas aman. Proses ini dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan software inventory.

Akibatnya, perusahaan dapat lebih cepat mengambil keputusan apabila stok mulai menipis.

3. Menentukan Reorder Point

Reorder point merupakan batas minimum stok sebelum perusahaan melakukan pemesanan ulang. Penentuan titik ini membantu bisnis menghindari risiko kehabisan barang saat permintaan meningkat.

Di samping itu, reorder point juga membuat proses pengadaan menjadi lebih terencana.

4. Mengevaluasi Data Persediaan

Tahap terakhir adalah mengevaluasi data stok secara rutin. Perusahaan dapat melihat produk yang paling cepat terjual, barang yang jarang bergerak, hingga pola permintaan pelanggan.

Nah, hasil evaluasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menyusun strategi pembelian maupun produksi pada periode berikutnya.

Baca Juga: Mahasiswa Teknik Industri Ini Sukses Magang Supply Chain di GMF AeroAsia

Tips Menerapkan Inventory Control yang Efektif

Penerapan inventory control adalah dapat memberikan hasil maksimal apabila didukung strategi yang tepat. Berikut tips yang bisa diterapkan perusahaan.

1. Gunakan Data Penjualan sebagai Acuan

Data penjualan membantu perusahaan memperkirakan kebutuhan stok pada periode berikutnya. Sehingga, keputusan pembelian tidak hanya berdasarkan perkiraan semata.

2. Terapkan Demand Forecasting

Selain melihat data historis, perusahaan juga perlu melakukan demand forecasting untuk memperkirakan permintaan di masa depan. Cara ini membantu mengurangi risiko kelebihan maupun kekurangan stok.

3. Manfaatkan Teknologi Inventory

Software inventory memungkinkan perusahaan memantau stok secara real-time, membuat laporan otomatis, hingga memberikan notifikasi ketika persediaan mulai menipis.

Bahkan, penggunaan teknologi juga membantu meningkatkan akurasi pencatatan dibanding proses manual.

4. Tingkatkan Kompetensi Tim

Penggunaan sistem yang baik tetap membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten. Oleh sebab itu, mengikuti kursus supply chain management dapat menjadi salah satu cara meningkatkan kemampuan dalam mengelola persediaan dan operasional logistik.

Kesalahan yang Sering Dilakukan Saat Mengelola Inventory

Meskipun terdengar sederhana, masih banyak perusahaan yang melakukan kesalahan dalam mengelola persediaan. Padahal, kesalahan tersebut dapat mempengaruhi efisiensi operasional hingga profit bisnis.

Kesalahan yang paling sering terjadi antara lain:

1. Tidak melakukan stock opname secara berkala.
2. Mengabaikan data penjualan saat menentukan jumlah stok.
3. Terlalu bergantung pada pencatatan manual.
4. Tidak menetapkan reorder point.
5. Jarang mengevaluasi performa persediaan.

Kesalahan tersebut mungkin terlihat sepele. Namun, jika dibiarkan terus-menerus, perusahaan dapat mengalami stock out, overstock, hingga peningkatan biaya operasional.

Kesimpulan

Inventory control adalah proses penting untuk menjaga keseimbangan antara ketersediaan stok dan kebutuhan bisnis. Nah, penerapan strategi yang tepat dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional sekaligus mengoptimalkan keuntungan.

Baca Juga: Berapa Biaya Bootcamp Supply Chain Management?

Rekomendasi Bootcamp Supply Chain Management Terbaik dengan Penyaluran Kerja

Ingin menguasai pengelolaan persediaan, logistik, hingga strategi supply chain langsung dari praktisi industri? Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing siap membantu kamu membangun skill yang dibutuhkan perusahaan melalui pembelajaran berbasis praktik.

Menariknya, tersedia juga bootcamp penyaluran kerja yang terbukti membantu 96% alumni sukses kerja dengan dukungan career preparation dan jaringan perusahaan mitra.

Berikut benefit yang bisa kamu dapatkan:

1. 40+ Live Class bersama praktisi ahli
2. Exam penyaluran kerja untuk persiapan karier
3. 9+ Project & Final Project untuk portfolio building
4. Praktik magang 2,5 bulan di hiring company Dibimbing
5. Pendampingan fasilitator & mentor 24/7
6. Program graduation dan penyaluran kerja ke 1.100+ perusahaan
7. Konsultasi 1-on-1 tanpa batas bersama instruktur expert
8. Company Visit untuk mengenal industri secara langsung

Masih punya pertanyaan seputar pembuatan portofolio dan sistem penyaluran kerja? Yuk, konsultasi Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing yang siap #BimbingSampeJadi!

FAQ

1. Apa perbedaan inventory control dan inventory management?

Inventory control berfokus pada pengendalian jumlah persediaan agar tetap optimal, sedangkan inventory management mencakup seluruh proses pengelolaan stok mulai dari perencanaan hingga distribusi.

2. Apa tujuan utama inventory control?

Tujuan utamanya adalah menjaga ketersediaan stok, mengurangi biaya penyimpanan, serta mencegah risiko kehabisan maupun kelebihan persediaan.

3. Siapa yang bertanggung jawab terhadap inventory control?

Umumnya, inventory control dikelola oleh tim gudang, supply chain, atau logistik. Namun, perusahaan juga melibatkan bagian pembelian dan operasional agar pengelolaan stok lebih efektif.

Referensi

1. The impact of inventory management on business performance: A comprehensive study [Buka]
2. Optimal control policies for dynamic inventory systems with service level dependent demand [Buka]