7 Cara Menggunakan Trello untuk Management Proyek, Termudah!

Siti Khadijah Azzukhruf Firdausi

•

27 March 2024

•

1156

Trello adalah alat manajemen proyek yang efisien dan fleksibel. Dengan antarmuka pengguna yang intuitif, Trello menawarkan solusi untuk mempermudah pengelolaan proyek. Oleh sebab itu, memahami cara menggunakan Trello untuk management proyek bisa bermanfaat bagi project manager.
Untuk membantu kamu memahami cara menggunakannya, MinDi sudah siapkan panduan tentang cara menggunakannya. Simak panduannya di bawah ini!

Apa Itu Trello?

Trello adalah sebuah aplikasi manajemen proyek yang berbasis web. Aplikasi ini dirancang untuk membantu individu dan tim dalam mengorganisir tugas dan proyek mereka secara visual.

Aplikasi ini menggunakan metodologi Kanban untuk memungkinkan pengguna melacak kemajuan pekerjaan melalui berbagai tahap. Berikut adalah beberapa fitur utama Trello:

Papan (Boards): Tempat utama di mana proyek dikelola.
Daftar (Lists): Dalam setiap papan, pengguna dapat membuat daftar untuk mewakili berbagai fase proyek, seperti "To Do", "In Progress", dan "Done".
Kartu (Cards): Digunakan untuk mewakili tugas atau item pekerjaan individu.
Kolaborasi: Memudahkan anggota tim untuk berbagi papan, menetapkan tugas, dan memberikan pembaruan status melalui komentar.

Integrasi dan Automasi: Dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi lain seperti Slack, Google Drive, dan Dropbox.

Manfaat Penggunaan Trello

Penggunaan Trello dalam manajemen proyek dan organisasi tugas menawarkan berbagai manfaat signifikan. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kolaborasi dalam sebuah tim atau proyek. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari menggunakan Trello:

Visualisasi Proyek: Mempermudah melacak kemajuan dengan tampilan berbasis papan, daftar, dan kartu.
Fleksibilitas: Mudah disesuaikan untuk berbagai jenis proyek dan alur kerja.
Kolaborasi Tim: Memudahkan komunikasi dan koordinasi antar anggota tim.
Aksesibilitas: Dapat diakses dari mana saja, meningkatkan kerja jarak jauh atau di perjalanan.
Integrasi Alat Lain: Memungkinkan integrasi dengan aplikasi lain untuk memperluas fungsionalitas.
Manajemen Tugas: Mempermudah penugasan, pelacakan tenggat waktu, dan prioritas tugas.
Notifikasi dan Pembaruan: Memastikan semua anggota tim selalu terinformasi tentang perubahan atau pembaruan.
Automasi Tugas: Mengurangi pekerjaan repetitif dengan fitur automasi seperti Butler.
Skalabilitas: Cocok untuk proyek kecil hingga besar, dapat disesuaikan seiring pertumbuhan proyek atau tim.

7 Cara Menggunakan Trello untuk Management Proyek

Menggunakan Trello untuk manajemen proyek bisa menjadi solusi yang efisien dan fleksibel untuk berbagai jenis tim dan proyek. Berikut adalah cara menggunakan Trello untuk management proyek:

1. Buat Akun dan Papan Trello

Mendaftar: Daftarkan diri di Trello. Kamu bisa menggunakan akun email untuk membuat akun baru.

Buat Papan: Setelah masuk, buat papan baru untuk proyekmu. Beri nama yang sesuai dengan proyek atau tim.

2. Atur Daftar untuk Fase Proyek

Cara menggunakan Trello untuk management proyek yang berikutnya adalah dengan mengatur daftar untuk fase proyek. Berikut adalah langkah-langkahnya:

Buat Daftar: Di dalam papan, buat beberapa daftar yang mewakili berbagai fase atau aspek proyek. Misalnya, "To Do", "In Progress", dan "Done".
Kustomisasi: Kamu bisa menyesuaikan atau menambahkan daftar sesuai dengan kebutuhan spesifik proyek.

3. Tambahkan Kartu untuk Tugas

Buat Kartu: Untuk setiap tugas atau item pekerjaan, buat sebuah kartu di daftar yang relevan. Misalnya, tugas pengembangan web bisa ditempatkan di "To Do".
Detail Kartu: Kamu dapat menambahkan detail pada kartu. Contohnya adalah deskripsi tugas, anggota tim yang bertanggung jawab, tenggat waktu, label untuk pengategorian, dan lampiran.

4. Kelola dan Prioritaskan Tugas

Berikutnya, cara menggunakan Trello untuk management proyek berikutnya adalah mengelola dan memprioritaskan tugas. Berikut adalah tahapannya:

Drag and Drop: Tugas dapat dipindahkan antar daftar dengan mudah menggunakan drag and drop, mencerminkan kemajuan pekerjaan.
Atur Prioritas: Kamu bisa menggunakan label warna atau posisi kartu dalam daftar untuk menunjukkan prioritas tugas.

5. Kolaborasi Tim

Selanjutnya adalah melakukan kolaborasi tim. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa kamu terapkan:

Undang Anggota Tim: Kamu dapat mengundang anggota tim lainnya untuk bergabung dengan papan dan berkolaborasi.
Komentar dan Pemberitahuan: Anggota tim dapat menambahkan komentar pada kartu dan akan menerima pemberitahuan tentang pembaruan terkait tugas atau proyek.

6. Gunakan Fitur Lanjutan

Cara berikutnya adalah menggunakan fitur lanjutan. Beberapa caranya antara lain dengan:

Power-Ups: Trello menawarkan fitur tambahan, disebut Power-Ups. Fitur ini memungkinkan integrasi dengan alat lain seperti Slack, Google Drive, dan banyak lagi.
Automasi dengan Butler: Trello memiliki fitur automasi bawaan yang disebut Butler. Hal ini dapat membantu mengotomatiskan tugas rutin seperti memindahkan kartu berdasarkan kriteria tertentu atau mengirim pemberitahuan.

7. Pantau dan Sesuaikan

Cara terakhir adalah melakukan pemantauan dan penyesuaian. Berikut adalah uraian lengkapnya:

Pantau Kemajuan: Gunakan papan Trello untuk memantau kemajuan proyek secara keseluruhan dan pastikan semuanya berjalan sesuai rencana.
Sesuaikan Sesuai Kebutuhan: Tidak ada satu cara yang benar untuk menggunakan Trello. Jangan ragu untuk menyesuaikan penggunaan daftar, kartu, dan fitur lainnya sesuai dengan apa yang paling efektif untuk tim dan proyek.

Demikian beberapa cara menggunakan Trello untuk management proyek. Seperti yang sudah kita lihat, Trello adalah alat manajemen proyek yang bisa mempermudah pekerjaan project manager.

Meski Trello penting, ada beberapa alat manajemen proyek lain yang bisa kamu gunakan, lho! Tertarik untuk mempelajarinya?

Bagi yang mau memperdalam pengetahuan soal alat atau pekerjaan di manajemen proyek, MinDi sarankan kamu untuk Bootcamp product and project management dibimbing.id. Di bootcamp ini, kamu bisa belajar teori dasar, tools penunjang, hingga praktik dengan real-case project.

Lebih lanjut, programnya dirancang dengan kurikulum beginner-friendly yang cocok untuk pemula atau career-switcher. Di sini, kamu juga berkesempatan dapetin pekerjaan lewat layanan job connection ke 500 perusahan lebih.

Menarik, bukan? Yuk, daftarkan dirimu dan mulai perjalananmu di project management bareng Dibimbing.id!