Cara Membuat Struktur Gaji Karyawan Sesuai Regulasi

Kamu mungkin punya skill dan potensi luar biasa, tapi sebagai fresh graduate atau seseorang yang ingin career switch ke dunia Human Resources (HR), apakah kamu merasa bingung harus mulai dari mana saat berhadapan dengan kompensasi?

Membayangkan harus menyusun sistem penggajian yang adil, kompetitif, dan sesuai peraturan perundang-undangan sering membuat calon praktisi HR merasa tertekan. Padahal, keahlian dalam membuat fondasi penggajian yang kokoh adalah salah satu skill paling penting yang dicari perusahaan saat ini.

Sayangnya, materi praktis dan mendalam tentang cara membuat struktur gaji karyawan sering susah ditemukan, membuat langkah awal karier kamu terasa berat. Nah, kali ini MinDi akan jelasin langkah-langkahnya.

Warga Bimbingan, tahukah kamu kalau kemampuan ini bisa kamu kuasai secara intensif dan praktis? Yuk, segera ambil langkah berani! MinDi mengajak kamu untuk ikut Bootcamp Human Resources dibimbing.id dengan belajar langsung dari praktisi industri.

Baca Juga: Berapa Biaya Bootcamp Human Resource Dibimbing? Rincian & Benefit

Mengapa Struktur Gaji Karyawan Penting?

Fondasi penggajian yang jelas dan terstruktur bukan hanya sekadar urusan pembayaran bulanan, melainkan cerminan dari strategi bisnis dan komitmen perusahaan terhadap keadilan.

Bagi Karyawan

Memiliki struktur gaji yang transparan memberikan dampak positif yang signifikan pada kinerja dan loyalitas individu di perusahaan.

1. Menciptakan Keadilan Internal

Dengan adanya struktur gaji, setiap karyawan merasa bahwa kompensasi yang diterima proporsional dengan tanggung jawab dan tingkat kesulitan pekerjaan mereka. Selanjutnya, hal ini menumbuhkan rasa percaya bahwa perusahaan menghargai kontribusi mereka secara setara.

2. Meningkatkan Motivasi dan Retensi

Gaji yang kompetitif dan terstruktur menunjukkan jalur karier yang jelas, sehingga mendorong karyawan untuk terus berprestasi. Selain itu, karyawan yang merasa dihargai cenderung lebih betah dan berkomitmen pada perusahaan dalam jangka waktu yang lebih lama.

3. Memperjelas Prospek Karier

Struktur gaji memberikan panduan visual tentang bagaimana kenaikan tanggung jawab akan berkorelasi dengan peningkatan pendapatan. Oleh karena itu, karyawan bisa lebih proaktif dalam merencanakan pengembangan diri untuk mencapai jenjang gaji yang lebih tinggi.

4. Menurunkan Kecemburuan Antar Karyawan

Ketika sistem penggajian didasarkan pada kriteria objektif, potensi perselisihan atau kecemburuan mengenai perbedaan gaji dapat diminimalkan. Dengan demikian, fokus tim bisa kembali pada pencapaian target bersama, bukan perdebatan soal kompensasi.

5. Menciptakan Transparansi

Karyawan tahu dasar dari gaji mereka dan bagaimana perhitungan itu dibuat, sehingga mengurangi spekulasi. Lebih jauh lagi, keterbukaan ini membantu membangun budaya kerja yang jujur dan profesional.

Bagi Perusahaan

Bagi perusahaan, keberadaan struktur gaji yang baik adalah alat strategis untuk mencapai tujuan bisnis dan memastikan keberlanjutan operasional.

1. Pengendalian Biaya SDM

Struktur gaji yang terorganisasi membantu perusahaan mengelola anggaran gaji secara efektif, memastikan pengeluaran tetap berada dalam koridor keuangan yang sehat. Sebagai konsekuensinya, perusahaan dapat menghindari pemborosan akibat pembayaran gaji yang melebihi standar pasar atau di luar batas kemampuan finansial.

2. Meningkatkan Daya Saing di Pasar Kerja

Menawarkan kompensasi yang kompetitif sesuai struktur yang jelas akan menarik talenta terbaik dan unggul di industri. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka selalu merekrut kandidat yang paling berkualitas untuk setiap posisi.

3. Dasar Pengambilan Keputusan

Struktur gaji memberikan data acuan yang solid saat perusahaan perlu mengambil keputusan tentang promosi, mutasi, atau penyesuaian gaji tahunan. Lebih lanjut, hal ini membuat proses review kinerja dan pemberian insentif menjadi lebih objektif dan terukur.

4. Kepatuhan Terhadap Regulasi

Adanya struktur gaji memastikan bahwa perusahaan memenuhi semua kewajiban hukum terkait upah minimum, kesetaraan upah, dan pelaporan yang berlaku. Oleh karena itu, perusahaan terlindungi dari risiko sanksi hukum dan denda yang timbul akibat ketidakpatuhan.

5. Memperkuat Brand Perusahaan (Employer Branding)

Perusahaan yang dikenal adil dan transparan dalam penggajian akan memiliki reputasi yang baik sebagai tempat kerja. Hal ini penting, sebab reputasi positif akan memudahkan upaya rekrutmen di masa depan.

Baca Juga: 70+ Contoh Pertanyaan Wawancara Kerja, Panduan HR Pemula

8 Cara Membuat Struktur Gaji Karyawan

Sumber: Freepik

Membuat sistem kompensasi memerlukan pendekatan yang sistematis dan detail. Berikut cara membuat struktur gaji karyawan yang efisien dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

1. Tentukan Peran dan Tanggung Jawab Pekerjaan

Pemahaman mendalam tentang setiap jabatan adalah langkah awal yang mutlak diperlukan. Penentuan ini mencakup tugas utama, kewenangan, dan sasaran yang harus dicapai oleh pemegang jabatan. Kejelasan ini akan menjadi dasar saat menilai nilai relatif dari setiap pekerjaan di dalam organisasi.

2. Lakukan Analisis Pekerjaan

Setelah peran didefinisikan, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi secara rinci keterampilan (skills), pengetahuan (knowledge), dan kemampuan (abilities) spesifik yang harus dimiliki untuk sukses di setiap posisi. 

Metode ini melibatkan observasi, wawancara, dan kuesioner kepada karyawan yang menjalankan pekerjaan tersebut. Data dari analisis ini krusial untuk menentukan bobot pekerjaan.

3. Tentukan Nilai Pekerjaan

Berdasarkan hasil analisis pekerjaan, setiap posisi akan diberi bobot atau nilai berdasarkan faktor seperti kompleksitas, tingkat pendidikan yang dibutuhkan, pengalaman wajib, serta risiko yang dihadapi. 

Proses ini sering melibatkan sistem penilaian pekerjaan yang objektif, membantu perusahaan menentukan hierarki kompensasi secara internal.

4. Riset Tingkat Pasar

Guna memastikan daya saing, perusahaan harus melakukan survei gaji eksternal untuk mengetahui rentang upah yang berlaku di industri dan lokasi geografis yang sama. Informasi ini penting untuk menetapkan batas atas dan batas bawah gaji yang kompetitif.

5. Definisikan Pay Grades

Kelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki nilai atau bobot sebanding ke dalam tingkatan gaji (pay grades) yang sama. Setiap pay grade ini kemudian akan diberikan titik minimum, titik tengah (midpoint), dan titik maksimum penggajian.

6. Tetapkan Rentang Gaji (Salary Ranges)

Untuk setiap pay grade, tentukan seberapa lebar variasi gaji yang diperbolehkan, yaitu perbedaan antara gaji minimum dan maksimum. Rentang ini memungkinkan adanya ruang untuk kenaikan gaji berdasarkan kinerja dan masa kerja tanpa harus mengubah pay grade karyawan tersebut.

7. Pastikan Kepatuhan Terhadap Regulasi

Semua komponen penggajian, termasuk gaji pokok, tunjangan, dan sistem insentif, wajib memenuhi ketentuan hukum ketenagakerjaan, upah minimum regional, dan prinsip kesetaraan upah. Implementasi cara membuat struktur gaji karyawan harus sejalan dengan peraturan pemerintah untuk menghindari masalah hukum di masa depan.

8. Kembangkan Struktur Gaji Akhir

Langkah terakhir adalah menyusun dokumen formal yang menguraikan semua pay grades, rentang gaji, dan posisi yang termasuk di dalamnya, memberikan kerangka kerja yang jelas untuk semua keputusan kompensasi. 

Nah, ini adalah panduan utama perusahaan dalam mengelola pengeluaran gaji dan memastikan keadilan internal. Kejelasan ini juga mendukung perusahaan dalam menyempurnakan langkah-langkah membuat struktur gaji karyawan yang berkelanjutan.

Baca Juga: HR Intern: Pelajari Tugas & Dapatkan Magang Lewat Bootcamp Dibimbing

Mulai Karier HR Kamu Sekarang!

Warga Bimbingan, menguasai cara membuat struktur gaji karyawan adalah investasi terbaik untuk karier HR kamu. Keahlian ini akan menjadikanmu profesional yang tak hanya mengatur gaji, tapi juga menjadi arsitek keadilan dan daya saing perusahaan.

MinDi tegaskan, kamu wajib highlight penjelasan yang sudah kamu dapatkan dan segera bergabung ke Bootcamp Human Resources dibimbing.id!

Kamu bakal dapat program pembelajaran intensif selama 12 minggu termasuk praktik magang langsung, jaminan sertifikasi BNSP yang diakui industri, plus 20+ Assignment & Real Case Project untuk Portfolio Building. Faktanya, 96% alumni sudah berhasil kerja berkat dukungan 840+ hiring partner yang siap membuka peluang karier luas buatmu. 

Masih ragu atau punya pertanyaan seperti, "Bagaimana cara mendapatkan kesempatan magang atau apakah materi bootcamp ini mencakup regulasi terbaru?" Konsultasi gratis aja sekarang karena dibimbing.id pasti #BimbingSampeJadi HR profesional yang kamu impikan!