Panduan Mengelola Buffer Stock, Cara Hitung hingga Strategi

Buffer stock adalah persediaan pengaman yang bisa menjadi penyelamat bisnis dari malapetaka. Sering banget kan, kamu dibikin panik karena stok produk andalan tiba-tiba kosong pas permintaan lagi meroket?

Ujung-ujungnya, pelanggan yang sudah siap checkout kecewa dan kabur ke kompetitor. Bukan cuma kehilangan penjualan saat itu, tapi kepercayaan mereka bisa ambyar dan nggak balik lagi. Duh, pusing banget kan kalau reputasi bisnis menjadi taruhannya?

Tenang, Warga Bimbingan! Inilah saatnya kamu kenalan lebih dalam dan menguasai buffer stock. Dalam panduan super lengkap ini, MinDi bakal kupas tuntas cara hitung yang pas, fungsi, sampai strategi jitu mengelolanya biar operasional bisnis makin sat set dan pastinya anti boncos. Yuk, langsung bedah bareng!

Baca Juga: SKU Produk: Panduan Identifikasi Produk Buat Pebisnis Pemula

Apa Itu Buffer Stock?

Buffer stock adalah persediaan cadangan atau stok pengaman yang sengaja disimpan oleh sebuah bisnis di luar dari jumlah persediaan normal. Tujuannya untuk menjadi pelindung terhadap berbagai ketidakpastian dalam rantai pasok.

Dengan adanya buffer stock, perusahaan dapat mengantisipasi dan mengatasi berbagai masalah tak terduga. Seperti lonjakan permintaan yang tiba-tiba dari pelanggan, keterlambatan pengiriman bahan baku dari pemasok, atau gangguan pada proses produksi.

Pada intinya, buffer stock berfungsi sebagai jaring pengaman untuk memastikan operasional bisnis tetap berjalan lancar, mencegah terjadinya kekosongan barang (stockout), dan menjaga kepuasan serta kepercayaan pelanggan.

Mengapa Buffer Stock Penting?

Buffer stock sangat penting karena berfungsi sebagai jaring pengaman operasional dan finansial bagi sebuah bisnis.

Persediaan cadangan ini secara krusial melindungi perusahaan dari dua risiko utama: lonjakan permintaan yang tak terduga dari pelanggan dan gangguan pada rantai pasok seperti keterlambatan pengiriman dari pemasok atau kendala produksi. 

Dengan adanya stok penyangga ini, perusahaan dapat mencegah terjadinya kekosongan barang (stockout), sehingga potensi penjualan tetap aman dan yang terpenting, kepuasan serta kepercayaan pelanggan dapat terus terjaga.

Jadi, buffer stock memberikan stabilitas dan ketahanan, memastikan bisnis tetap berjalan lancar dan mampu beradaptasi dalam menghadapi dinamika pasar yang tidak menentu.

3 Contoh Penerapan Buffer Stock

Sumber: Freepik

Berikut 3 contoh penerapan buffer stock di berbagai industri yang berbeda untuk menunjukkan betapa fleksibel dan pentingnya konsep ini.

1. Supermarket Menjelang Hari Raya

1. Skenario: Menjelang hari raya seperti Idul Fitri, permintaan untuk produk-produk tertentu seperti sirup, biskuit kaleng, minyak goreng, dan tepung terigu akan melonjak drastis. Di saat yang sama, pengiriman dari distributor bisa saja terlambat karena lonjakan pesanan di seluruh wilayah.
2. Penerapan Buffer Stock: Supermarket akan secara proaktif memesan dan menyimpan produk-produk kategori hari raya ini dalam jumlah yang jauh lebih besar dari biasanya, beberapa minggu sebelum periode puncak. Stok tambahan inilah yang berfungsi sebagai buffer stock.
3. Tujuannya: Untuk memastikan rak produk tidak pernah kosong selama musim belanja tersibuk, memaksimalkan pendapatan, dan mencegah pelanggan lari ke kompetitor karena barang yang dicari habis.

2. Pabrik Perakitan Mobil dan Komponen Impor

1. Skenario: Sebuah pabrik mobil di Indonesia membutuhkan ribuan komponen untuk merakit satu unit kendaraan. Beberapa komponen krusial, seperti microchip atau transmisi otomatis, diimpor dari negara lain dan memiliki lead time (waktu tunggu) yang panjang serta rentan terhadap penundaan logistik internasional.
2. Penerapan Buffer Stock: Pabrik akan menyimpan persediaan microchip dan transmisi untuk kebutuhan beberapa minggu atau bahkan satu bulan ke depan di gudang mereka. Walaupun ada pengiriman rutin, stok cadangan ini tidak akan digunakan kecuali jika pengiriman berikutnya terbukti terlambat.
3. Tujuannya: Untuk mencegah terhentinya seluruh lini produksi (production line shutdown). Menghentikan produksi bahkan untuk satu hari saja dapat menyebabkan kerugian finansial yang sangat besar, sehingga buffer stock komponen vital ini adalah sebuah keharusan.

3. Kafe Kopi Populer di Akhir Pekan

1. Skenario: Sebuah kafe kopi yang ramai pengunjung tahu bahwa penjualan pada hari Sabtu dan Minggu bisa dua kali lipat lebih banyak dibandingkan hari kerja. Menu andalan mereka adalah "Es Kopi Susu Gula Aren" yang membutuhkan pasokan gula aren cair dan biji kopi house blend spesifik.
2. Penerapan Buffer Stock: Manajer kafe akan memastikan stok gula aren cair dan biji kopi house blend selalu dilebihkan menjelang akhir pekan. Jika biasanya mereka butuh 5 liter gula aren untuk Jumat, mereka akan menyiapkan 10-15 liter untuk stok hari Sabtu dan Minggu.
3. Tujuannya: Untuk menjamin menu andalan selalu tersedia selama jam sibuk, menjaga kepuasan pelanggan setia, dan menghindari ulasan buruk karena produk sering habis.

Baca Juga: Jenis Pengadaan Barang dan Jasa, serta Strategi Terbaik

Cara Menghitung Buffer Stock

Penting untuk dipahami tidak ada satu rumus ajaib yang cocok untuk semua jenis bisnis. Metode yang dipilih biasanya tergantung pada seberapa banyak data yang kamu miliki dan seberapa stabil permintaan serta pasokan. Berikut 2 dua rumus yang paling umum digunakan.

1. Rumus Dasar (Metode Maksimum - Rata-rata)

Ini adalah metode yang paling sering digunakan dan paling mudah dipahami. Rumus ini cocok untuk bisnis yang memiliki data historis tentang pemakaian produk dan waktu tunggu pengiriman.

Rumus:

Buffer Stock= (Pemakaian Harian Maksimal × Lead Time Maksimal) − (Pemakaian Harian Rata-rata × Lead Time Rata-rata)

Penjelasan Komponen:

1. Pemakaian Harian Maksimal: Jumlah unit produk terbanyak yang pernah terjual atau digunakan dalam satu hari berdasarkan data historis.
2. Lead Time Maksimal: Waktu tunggu (lead time) terlama (dalam hari) dari saat kamu memesan barang hingga barang tersebut sampai di gudang kamu.
3. Pemakaian Harian Rata-rata: Jumlah unit produk yang terjual atau digunakan secara rata-rata setiap harinya.
4. Lead Time Rata-rata: Waktu tunggu rata-rata (dalam hari) yang dibutuhkan untuk pengiriman barang.

Contoh Kasus:

Toko Kopi "Sore Senja" ingin menghitung buffer stock untuk biji kopi Arabika andalan mereka. Berdasarkan data 3 bulan terakhir:

1. Pemakaian Harian Maksimal: 30 kg
2. Pemakaian Harian Rata-rata: 20 kg
3. Lead Time Maksimal dari pemasok: 7 hari
4. Lead Time Rata-rata dari pemasok: 4 hari

Perhitungannya:

1. Stok Maksimal yang Dibutuhkan = 30 kg×7 hari=210 kg
2. Stok Rata-rata yang Digunakan = 20 kg×4 hari=80 kg
3. Buffer Stock = 210 kg−80 kg=130 kg

Artinya, Toko Kopi "Sore Senja" harus selalu memiliki cadangan sebanyak 130 kg biji kopi Arabika untuk mengantisipasi skenario terburuk (permintaan paling tinggi dan pengiriman paling lama).

2. Rumus Lanjutan (Menggunakan Standar Deviasi)

Metode ini lebih akurat jika permintaan produk kamu sangat fluktuatif (naik-turun secara tidak terduga). Rumus ini menggunakan statistik untuk mengukur ketidakpastian.

Rumus:

Buffer Stock=Z×σLT​

Penjelasan Komponen:

1. Z (Z-Score): Angka ini mewakili Tingkat Layanan (Service Level) yang kamu inginkan, atau seberapa besar probabilitas kamu tidak ingin kehabisan stok. Semakin tinggi angkanya, semakin besar buffer stock kamu.
2. Tingkat Layanan 90% -> Z-Score = 1.28
3. Tingkat Layanan 95% -> Z-Score = 1.65 (Paling umum digunakan)
4. Tingkat Layanan 99% -> Z-Score = 2.33
5. σLT​ (Standar Deviasi Permintaan Selama Lead Time): Angka ini mengukur seberapa besar penyimpangan atau fluktuasi permintaan selama masa tunggu. Perhitungannya cukup kompleks dan memerlukan data historis penjualan serta lead time untuk diolah.

Untuk pemula atau bisnis UMKM, mulailah dengan rumus dasar. Jika kamu sudah memiliki data yang lengkap dan ingin optimasi lebih lanjut, pertimbangkan untuk menggunakan rumus standar deviasi untuk produk-produk utama.

Baca Juga: Just In Time Inventory: Panduan Lengkap dari dibimbing.id

5 Strategi Efisien dalam Manajemen Buffer Stock

Inilah 5 strategi yang tergolong efisien untuk manajemen buffer stock versi dibimbing.id. Yuk, simak!

1. Manfaatkan Teknologi dan Otomatisasi

Tinggalkan metode manual yang rentan kesalahan dengan memanfaatkan teknologi manajemen inventori modern. Implementasikan perangkat lunak yang dapat melacak stok secara real-time dan memberi notifikasi pemesanan ulang otomatis.

Data analitik dari sistem ini juga membantu kamu meramalkan permintaan masa depan dengan lebih akurat. Hasilnya, keputusan menjadi lebih cepat, akurat, dan risiko kehabisan stok akibat kelalaian dapat diminimalkan.

2. Segmentasi Inventori dengan Analisis ABC

Sadari bahwa tidak semua produk butuh tingkat pengamanan yang sama, sehingga terapkan analisis ABC untuk prioritas. Fokuskan buffer stock yang lebih besar pada produk Kategori A yang paling laris dan berkontribusi besar pada pendapatan.

Sementara itu, alokasikan buffer stock secukupnya untuk Kategori B dan level minimal untuk Kategori C yang perputarannya lambat. Dengan cara ini, modal kerja kamu tidak terkunci pada produk yang kurang penting dan alokasinya menjadi jauh lebih efisien.

3. Jalin Komunikasi dan Kolaborasi Erat dengan Pemasok

Kurangi ketidakpastian pasokan dengan membangun kemitraan yang kuat dan transparan bersama pemasok kamu. Secara proaktif, bagikan data perkiraan penjualan agar pemasok bisa mengantisipasi kebutuhan kamu dengan lebih baik.

Upayakan juga untuk menegosiasikan lead time yang lebih pendek dan andal, sehingga ketergantungan pada stok cadangan menurun. Kolaborasi erat ini pada akhirnya membuat rantai pasok lebih stabil dan kebutuhan buffer stock bisa ditekan.

4. Terapkan Kebijakan Buffer Stock yang Dinamis

Hindari kesalahan menetapkan angka buffer stock yang sama sepanjang tahun karena kondisi pasar selalu berubah. Terapkan kebijakan dinamis dengan meninjau dan menyesuaikan level stok pengaman kamu secara berkala, misalnya setiap kuartal.

Gunakan data penjualan terbaru, tren musiman, dan performa pemasok sebagai dasar untuk melakukan penyesuaian tersebut. Strategi ini memastikan stok pengaman kamu selalu relevan, efektif, dan tidak menyebabkan penumpukan biaya yang tak perlu.

5. Lakukan Audit dan Analisis Penyebab Masalah

Setiap kali terpaksa memakai buffer stock, jangan hanya menganggapnya sebagai solusi, melainkan sebagai sinyal adanya masalah. Lakukan audit untuk mencari tahu akar masalahnya, apakah karena lonjakan permintaan, keterlambatan pemasok, atau isu internal.

Dengan mengetahui penyebab pastinya, kamu dapat mengambil tindakan korektif yang lebih permanen. Pendekatan ini secara bertahap akan membuat operasional lebih andal dan mengurangi ketergantungan pada stok pengaman di masa depan.

Baca Juga: Rumus EOQ, Cara Menghitung, hingga Contoh Kasusnya

Sudah Paham Buffer Stock dalam Bisnis?

Tuntas sudah pembahasan MinDi mengenai seluk-beluk manajemen persediaan. Jika kamu ingin menguasai keahlian praktis lainnya atau siap beralih karier ke bidang yang paling dibutuhkan saat ini, Program Bootcamp dibimbing.id adalah jawabannya. 

Bersama 338+ mentor berpengalaman, kamu bisa memilih materi terlengkap mulai dari Data Science/Data Analyst, UI/UX Design, Human Resources, AI & Machine Learning, Digital Marketing, hingga English Class dengan silabus terlengkap.

Kamu akan mendapatkan praktek nyata untuk membangun portofolio solid, gratis mengulang kelas, dan terbukti sudah membantu 3400+ career shifter menemukan karier impian mereka melalui penyaluran kerja ke 840+ hiring partner kami.

Masih punya pertanyaan seperti, "Bagaimana cara mulai belajar data science untuk optimasi stok kalau saya sama sekali tidak punya latar belakang IT?" atau "Apakah portofolio dari proyek digital marketing di kelas cukup kuat untuk dilirik oleh ratusan hiring partner yang ada?", konsultasi gratis di sini. dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi!