Three Way Matching: Pengertian, Proses, dan Manfaatnya

Three way matching adalah proses pemeriksaan dokumen pembelian sebelum perusahaan membayar tagihan pemasok. Proses ini membantu tim finance memastikan barang yang dipesan, diterima, dan ditagihkan sudah sesuai. 

Jadi, perusahaan nggak asal membayar invoice tanpa memeriksa detail transaksinya terlebih dahulu. MinDi akan membahas cara kerja, manfaat, dan tantangannya lewat contoh sederhana. 

Buat kamu yang ingin berkarier di bidang keuangan, Bootcamp Finance & Accounting bisa menjadi pilihan untuk mempelajari keterampilan yang dibutuhkan di dunia

kerja.

Apa Itu Three Way Matching?

Three way matching adalah proses pemeriksaan akuntansi dengan mencocokkan tiga dokumen, yaitu purchase order, receiving report, dan invoice, untuk memastikan transaksi pembelian sesuai sebelum pembayaran dilakukan.

Bayangkan perusahaan memesan 100 unit barang, tetapi pemasok hanya mengirim 90 unit dan tetap menagih pembayaran untuk 100 unit. Tanpa pemeriksaan, perusahaan bisa membayar lebih dari jumlah barang yang diterima. 

Nah, three way matching membantu mencegah kejadian seperti ini dengan mencocokkan tiga dokumen transaksi pembelian.

Dokumen tersebut meliputi purchase order, bukti penerimaan barang, dan invoice dari pemasok. 

Tim finance memeriksa apakah jumlah barang, harga, serta informasi transaksi di ketiganya sudah sesuai. Jika ditemukan selisih, pembayaran bisa ditahan sementara sampai masalahnya diklarifikasi.

Baca Juga:

1. Rekomendasi Bootcamp Finance and Accounting Terbaik
2. Bukan Lulusan Akuntansi? Intip Cara Rizky Switch Career ke Finance!
3. Contoh Laporan Keuangan Perusahaan hingga Cara Membuatnya

Apa Saja Dokumen yang Digunakan dalam Three Way Matching?

Ada tiga dokumen utama yang perlu kamu pahami untuk menjalankan proses pemeriksaan ini.

1. Purchase Order (PO): Dokumen pesanan yang memuat nama barang, jumlah, harga yang disepakati, dan ketentuan pembelian.
2. Goods Receipt Note (GRN): Dokumen penerimaan yang mencatat jumlah dan kondisi barang yang benar-benar diterima perusahaan.
3. Invoice: Tagihan dari pemasok yang memuat rincian barang atau jasa, harga, pajak jika berlaku, dan total pembayaran.

Ketiga dokumen ini punya fungsi berbeda, tetapi saling melengkapi. PO menunjukkan apa yang dipesan, GRN menunjukkan apa yang diterima, sedangkan invoice menunjukkan apa yang ditagihkan.

Bagaimana Cara Kerja Three Way Matching?

Sumber: Pexels

Proses three way matching dilakukan secara bertahap agar tim finance bisa menemukan ketidaksesuaian sebelum pembayaran diproses.

1. Periksa Purchase Order

Yang perlu kamu lakukan pertama, adikan PO sebagai acuan awal untuk memeriksa transaksi. Pastikan nama pemasok, jenis barang, jumlah pesanan, harga satuan, dan ketentuan pembelian sudah tercatat dengan benar.

Perhatikan juga apakah pesanan sudah disetujui pihak berwenang. Jika ada perubahan harga atau jumlah, pastikan perubahan tersebut memiliki dokumentasi yang jelas.

2. Cocokkan dengan Bukti Penerimaan Barang

Selanjutnya, bandingkan informasi pada PO dengan GRN atau dokumen penerimaan barang. Periksa apakah jumlah dan jenis barang yang diterima sesuai dengan pesanan.

Misalnya, PO mencatat 100 unit, tetapi GRN hanya menunjukkan 90 unit. Catat selisih tersebut dan minta konfirmasi dari tim gudang atau pemasok sebelum melanjutkan pemeriksaan tagihan.

3. Bandingkan dengan Invoice

Berikutnya, periksa invoice pemasok dan cocokkan dengan PO serta GRN. Fokus pada detail berikut:

1. Nama Pemasok dan Nomor Dokumen: Pastikan identitas pemasok serta referensi transaksi sesuai.
2. Jumlah Barang: Cocokkan kuantitas yang ditagihkan dengan barang yang diterima.
3. Harga Satuan dan Total Tagihan: Pastikan nominalnya sesuai dengan pesanan yang disetujui.
4. Pajak dan Biaya Tambahan: Periksa apakah perhitungannya sesuai dengan ketentuan transaksi.

Jika semua informasi sesuai dengan kebijakan perusahaan, invoice bisa diteruskan untuk persetujuan pembayaran. 

Sebaliknya, jika ada selisih, tim perlu meminta klarifikasi atau invoice revisi sebelum transaksi diselesaikan.

Apa Saja Manfaat Three Way Matching?

Penerapan proses ini membantu perusahaan mengontrol pembayaran sekaligus menjaga pencatatan transaksi tetap rapi.

1. Mengurangi Risiko Pembayaran Berlebih: Perusahaan bisa menemukan selisih jumlah atau harga sebelum membayar.
2. Mencegah Tagihan Ganda: Nomor invoice dan dokumen pendukung dapat diperiksa untuk mendeteksi pengajuan pembayaran yang sama.
3. Memperkuat Kontrol Internal: Setiap pembayaran memiliki bukti pendukung yang dapat ditelusuri.
4. Meningkatkan Akurasi Pencatatan: Data pembelian dan utang usaha lebih mudah diverifikasi.
5. Mendukung Proses Audit: Dokumen transaksi membantu auditor menelusuri dasar pembayaran.

Manfaat tersebut akan terasa ketika prosedur dijalankan secara konsisten, bukan hanya saat perusahaan menghadapi masalah.

Apa Tantangan dan Keterbatasan Three Way Matching?

Meski membantu mengurangi kesalahan, proses ini tetap membutuhkan pengelolaan dokumen dan koordinasi yang baik.

1. Dokumen Terlambat: Invoice atau bukti penerimaan yang belum tersedia bisa menunda pembayaran.
2. Data Tidak Konsisten: Perbedaan nama barang, satuan, atau nomor pesanan membuat pemeriksaan lebih lama.
3. Proses Manual Memakan Waktu: Transaksi dalam jumlah besar lebih sulit diperiksa satu per satu.
4. Perbedaan Jumlah yang Sah: Pengiriman bertahap atau toleransi kuantitas perlu ditangani sesuai kebijakan perusahaan.
5. Ketergantungan pada Kualitas Data: Pencocokan tidak otomatis mendeteksi semua kecurangan jika dokumen pendukungnya keliru atau tidak valid.

Perusahaan bisa mengurangi kendala ini dengan menstandarkan format dokumen, menetapkan alur persetujuan, dan menggunakan sistem yang menyimpan riwayat transaksi.

Baca Juga:

1. Career Switch dari Lulusan Fisika ke Karier Finance Profesional
2. Sertifikasi Akuntansi Terbaik untuk Sukses di Dunia Kerja
3. Kursus Akuntansi Online Bersertifikat Terbaik untuk Fresh Graduate

Apa Perbedaan Three Way Matching, Two Way Matching, dan Four Way Matching?

Perbedaan ketiganya terletak pada jumlah dokumen atau bukti yang diperiksa sebelum pembayaran disetujui. Pemilihan metode bergantung pada risiko transaksi, jenis barang, dan kebijakan perusahaan.

Four way matching umumnya digunakan ketika perusahaan perlu memastikan barang memenuhi standar kualitas sebelum pembayaran disetujui.

Misalnya, perusahaan yang membeli bahan baku tertentu mungkin perlu memeriksa hasil inspeksi selain jumlah barang dan nilai tagihan.

Rekomendasi Bootcamp Finance & Accounting dengan Jaminan Kerja Terbaik

Memahami three way matching bisa menjadi bekal untuk menangani pembelian, utang usaha, dan pemeriksaan invoice. 

Namun, pekerjaan di bidang finance juga membutuhkan keterampilan membaca laporan keuangan, menggunakan software akuntansi, dan memeriksa transaksi secara teliti.

MinDi merekomendasikan Bootcamp Finance & Accounting Online Dibimbing untuk kamu yang ingin belajar melalui praktik sekaligus mempersiapkan diri menghadapi kebutuhan dunia kerja.

Benefit program Kelas Finance & Accounting meliputi:

1. 42+ Live Class dan 12 sesi praktik bersama praktisi ahli.
2. 20+ assignment untuk membangun portofolio.
3. Sertifikasi penguasaan software akuntansi.
4. Konsultasi 1-on-1 tanpa batas bersama instruktur expert.
5. Pendampingan fasilitator dan mentor 24/7.
6. Pengalaman magang selama 3 bulan di hiring company Dibimbing
7. Program graduation dan penyaluran kerja ke 1.100+ perusahaan.
8. Akses komunitas Finance & Accounting.

Punya pertanyaan seputar mekanisme magang dan penyaluran kerja ke hiring company? Konsultasi Bootcamp Finance dengan tim Dibimbing dan mulai langkahmu sekarang!

FAQ

1. Kapan perusahaan perlu melakukan three way matching?

Pemeriksaan biasanya dilakukan ketika invoice pemasok diterima dan sebelum pembayaran disetujui. Waktu pastinya mengikuti alur pembelian dan kebijakan internal perusahaan.

2. Apakah three way matching harus dilakukan secara manual?

Tidak. Perusahaan bisa menggunakan software akuntansi atau sistem pengadaan untuk membantu mencocokkan dokumen secara otomatis, selama data dan aturan pemeriksaannya sudah dikonfigurasi dengan benar.

3. Apa yang harus dilakukan jika ketiga dokumen tidak cocok?

Tahan persetujuan pembayaran untuk transaksi yang bermasalah, lalu telusuri sumber selisihnya. Koordinasikan dengan tim pembelian, gudang, atau pemasok untuk mendapatkan koreksi dan dokumentasi yang sesuai sebelum pembayaran dilanjutkan.