14 Skill yang Harus dimiliki Customer Service, Kamu Wajib Tahu!

Halo Warga Bimbingan! Kamu penasaran mengenai apa saja skill yang harus dimiliki customer service? Kamu wajib tahu, sebelum mulai berkarier di bidang ini.

Customer service itu nggak cuma sekadar jawab pertanyaan aja, lho. Mereka harus punya skill khusus biar bisa bikin pelanggan senang dan masalah cepat kelar. 

Kamu tertarik bekerja sebagai customer service? Yuk pelajari dulu 10 skill yang harus dimiliki customer service berikut ini. Stay tune terus ya!

Mengenal Customer Service

Warga Bimbingan, sebelum kita membahas tentang skill yang harus dimiliki customer service, pertama-tama yuk pahami dulu siapa itu customer service perusahaan melalui pengertian berikut.

Customer Service (CS) adalah profesi yang berperan sebagai penghubung utama antara pelanggan dan perusahaan, dengan tanggung jawab utama memberikan bantuan, informasi, serta menyelesaikan masalah yang dihadapi pelanggan terkait produk atau layanan yang disediakan. 

Customer service bertugas memastikan bahwa setiap interaksi dengan pelanggan berjalan dengan baik, dari menjawab pertanyaan hingga menangani keluhan.

Selain memberikan solusi yang cepat dan tepat, CS juga bertugas menjaga kepuasan pelanggan dengan sikap yang ramah, sabar, dan profesional. 

Profesi ini tidak hanya terbatas pada komunikasi langsung seperti telepon atau tatap muka, tapi juga mencakup berbagai saluran seperti email, media sosial, dan live chat. 

Tujuan utama seorang CS adalah membangun hubungan yang baik dengan pelanggan, meningkatkan loyalitas, dan menjaga citra positif perusahaan. 

Di balik tugas-tugas itu, seorang Customer Service juga harus mampu beradaptasi dengan berbagai situasi, menguasai produk atau layanan yang ditawarkan, serta memiliki keterampilan komunikasi yang efektif agar pesan tersampaikan dengan jelas dan solutif.

Tugas dan Tanggung Jawab Customer Service

Warga Bimbingan penasaran mengenai tugas dan tanggung jawab seorang customer service? Yuk langsung saja simak penjelasan MinDi tentang job desk customer service secara lengkap berikut ini.

1. Menjawab Pertanyaan Pelanggan

Tugas customer service adalah menjawab semua pertanyaan dari pelanggan, baik itu soal produk, layanan, atau hal lain yang bikin mereka penasaran. CS harus bisa menjelaskan dengan benar dan nggak bikin pelanggan bingung.

2. Menyelesaikan Keluhan dan Masalah

Kalau ada pelanggan yang mengeluh atau punya masalah, CS yang bakal jadi “tameng” pertama. CS harus siap dengerin, kasih solusi, dan pastiin masalahnya beres dengan cepat. Intinya, bikin pelanggan merasa puas dan masalah selesai.

3. Memberikan Informasi Produk atau Layanan 

CS juga sering jadi sumber informasi penting soal produk atau layanan perusahaan. Mereka harus paham luar-dalam tentang produk yang dijual, biar bisa kasih info yang akurat ke pelanggan, mulai dari fitur, harga, sampai cara penggunaan.

4. Mencatat dan Melaporkan Masalah 

Selain menyelesaikan masalah, CS juga punya tanggung jawab buat mencatat semua keluhan atau kendala yang disampaikan pelanggan. Ini penting banget buat jadi bahan evaluasi perusahaan biar masalah serupa nggak kejadian lagi.

5. Membangun Hubungan Baik dengan Pelanggan

Customer Service nggak cuma ada buat ngeberesin masalah aja, tapi juga buat bangun hubungan yang baik sama pelanggan. Dengan bersikap ramah dan responsif, CS bisa bikin pelanggan merasa dihargai dan nyaman, yang akhirnya bikin mereka loyal ke perusahaan.

Warga Bimbingan, itulah beberapa tugas dan tanggung jawab customer service yang wajib kamu pahami. Gimana udah paham peran penting customer service kan?

Baca Juga: 12 Contoh Life Skill yang Penting untuk Kehidupan, Cek Sekarang! 

14 Skill yang Harus dimiliki Customer Service, Yuk Simak!

Warga Bimbingan berminat untuk berkarier sebagai customer service? Sebagai langkah awal, kamu harus mempelajari beberapa skill yang harus dimiliki seorang customer service.

Yuk pelajari 14 skill yang harus dimiliki customer service perusahaan berikut ini.

1. Empati

Empati adalah kemampuan mengerti perasaan dan situasi orang lain. Sebagai CS, kamu harus bisa ngerasain apa yang dirasakan pelanggan, terutama kalau mereka lagi kesal atau punya masalah. 

Dengan empati, kamu bisa lebih peka dan kasih solusi yang lebih personal, bikin pelanggan merasa didengerin dan dihargai.

2. Kemampuan Memecahkan Masalah

Kadang masalah pelanggan bisa kompleks dan butuh solusi cepat. CS harus jago dalam menemukan solusi yang tepat dengan berpikir logis dan kreatif. Mampu mengatasi masalah dengan efektif dan efisien bakal bikin pelanggan puas, dan masalah nggak berlarut-larut.

3. Komunikasi

Skill komunikasi kunci utama bagi CS. Kamu harus bisa nyampein informasi dengan jelas, baik secara lisan maupun tulisan, supaya pelanggan nggak bingung. 

Komunikasi yang baik juga bikin kamu bisa menjelaskan masalah atau solusi tanpa bikin pelanggan merasa diabaikan atau nggak ngerti.

4. Mendengarkan secara Aktif

Mendengarkan secara aktif artinya nggak cuma denger doang, tapi juga benar-benar fokus ke apa yang diomongin pelanggan.

Kamu harus bisa nangkep inti masalah mereka, kasih respon yang sesuai, dan bikin pelanggan merasa dipahami. Ini juga membantu biar kamu nggak salah kasih solusi.

5. Pengetahuan Teknis

CS harus paham teknis tentang produk atau layanan perusahaan. Kalau pelanggan nanya detail soal produk atau butuh bantuan teknis, kamu harus bisa jawab dengan akurat. Nggak perlu jadi expert, tapi minimal tahu cara kerja produk dan bisa kasih arahan yang benar.

6. Keteguhan  

Sebagai CS, kamu harus punya keteguhan dalam menghadapi masalah yang mungkin nggak langsung selesai. Kadang kamu perlu terus coba berbagai cara buat nyelesaikan masalah pelanggan, nggak gampang nyerah, dan tetap fokus sampai masalahnya beres.

7. Sabar

Menghadapi pelanggan, terutama yang lagi marah atau frustrasi, bisa menguji kesabaran. CS harus tetap tenang dan sabar, meskipun situasinya bikin stres. Dengan sabar, kamu bisa tetap fokus ke solusi tanpa terbawa emosi.

8. Kemampuan Adaptasi

Setiap pelanggan dan situasi pasti beda-beda. CS harus fleksibel dan bisa beradaptasi dengan berbagai macam masalah dan karakter pelanggan. Semakin luwes kamu menghadapi perubahan, semakin baik kamu dalam memberi pelayanan yang efektif.

9. Manajemen Waktu

Pelanggan nggak mau nunggu terlalu lama buat dapat solusi. CS harus jago dalam manajemen waktu, menyelesaikan masalah dengan cepat, tapi tetap efektif. Prioritas tugas dengan baik, supaya semua pelanggan dapat perhatian yang sama tanpa terabaikan.

10. Sikap Positif

Pelanggan bisa ngerasain sikap kamu, lho! Kalau kamu ngasih respon dengan sikap positif, bahkan di situasi sulit, pelanggan bakal lebih tenang dan percaya kalau masalah mereka bisa diselesaikan. Sikap positif juga bikin interaksi lebih menyenangkan buat pelanggan.

11. CRM Software (Customer Relationship Management)

Menguasai software CRM seperti Salesforce, HubSpot, atau Zoho itu penting buat CS. CRM membantu CS dalam mengelola data pelanggan, melacak interaksi, dan menyimpan informasi penting tentang riwayat pelanggan. Ini bikin pelayanan jadi lebih cepat dan personal.

12. Kecepatan dan Ketepatan Mengetik

Dalam pekerjaan yang melibatkan chat atau email, kemampuan mengetik dengan cepat dan akurat sangat diperlukan. Ini membantu CS merespon pelanggan dengan lebih efisien dan menghindari kesalahan yang bisa bikin pesan jadi nggak jelas.

13. Multitasking

Seorang CS sering harus menangani beberapa tugas sekaligus, seperti chatting dengan beberapa pelanggan, sambil cek data di sistem, dan menyusun laporan. Kemampuan multitasking ini penting biar semua pekerjaan tetap berjalan lancar tanpa ada yang terabaikan.

14. Data Entry

CS harus bisa memasukkan informasi penting dari pelanggan ke sistem perusahaan. Kemampuan data entry yang baik, yaitu cepat dan akurat, bakal bikin pengelolaan informasi lebih rapi dan minim kesalahan, sehingga pelayanan jadi lebih efektif.

Nah, Warga Bimbingan, itulah beberapa skill yang harus dimiliki customer service, kalau kamu mau jago di bidang ini, pastikan pelajari beberapa skill pentingnya ya!

Cara Menjadi Customer Service yang Baik

Sebelum Warga Bimbingan memulai karier sebagai customer service perusahaan, yuk simak dulu cara menjadi customer service yang baik versi MinDi berikut ini.

1. Dengarkan Pelanggan dengan Baik

Kalau ada pelanggan yang curhat soal masalahnya, kamu harus jadi pendengar yang baik. Jangan langsung potong pembicaraan atau buru-buru kasih solusi. 

Dengerin dulu sampai selesai, biar kamu ngerti masalahnya secara menyeluruh dan bisa kasih solusi yang tepat. Plus, pelanggan bakal ngerasa lebih dihargai.

2. Paham Produk Luar Dalam

Kamu harus bener-bener paham produk atau layanan yang kamu handle. Dengan pengetahuan yang mendalam, kamu bisa jawab pertanyaan atau keluhan pelanggan dengan percaya diri dan cepat. Pelanggan juga bakal lebih yakin sama solusi yang kamu kasih.

3. Tetap Tenang dan Sabar 

Kadang pelanggan bisa marah atau frustrasi, tapi kamu harus tetap tenang dan sabar. Jangan ikut emosi! Hadapi dengan kepala dingin, karena kalau kamu tetap tenang, pelanggan juga bakal merasa lebih nyaman dan masalah lebih cepat selesai.

4. Berikan Solusi yang Jelas dan Cepat

Pelanggan itu nggak suka nunggu lama-lama. Jadi, kamu harus sigap dalam ngasih solusi. Pastikan jawabannya jelas, langsung ke poin masalah, dan bisa dipahami pelanggan. 

Kalau ada hal yang belum bisa diselesaikan saat itu juga, kasih tahu mereka langkah berikutnya dan pastikan mereka tetap update.

Warga Bimbingan, itulah beberapa tips menjadi customer service yang baik dan profesional, dengan menerapkan tips ini kamu akan lebih mudah menjalankan pekerjaan CS secara profesional!

Baca Juga: Customer Service Training: Arti, Manfaat & Contoh Program

Yuk Persiapkan Karier Masa Depan melalui Career Preparation dibimbing.id

Warga Bimbingan, itulah beberapa skill yang harus dimiliki customer service perusahaan, jika kamu bekerja di bidang ini, mempelajari skill CS adalah hal yang wajib.

Dengan baca artikel ini sampai habis, Warga BImbingan akan paham apa saja skill penting Customer Service dan siap untuk mempelajarinya mulai dari sekarang!

Warga Bimbingan seorang mahasiswa? Tertarik menjadi mempersiapkan karir di masa depan? Bingung harus mulai dari mana? Sebaiknya ikuti career preparation dulu.

Pihak universitas atau sekolah wajib memperhatikan ini, dengan adanya pelatihan intensif mahasiswa, SDM dan lulusan akan berkualitas yang tentunya akan berdampak baik bagi universitas.

Ikuti bimbingan persiapan karir dibimbing.id, sebuah pelatihan atau kursus intensif bagi mahasiswa yang fokus mempersiapkan skill dan potensi mereka agar siap menjalani dunia karir secara profesional.

Kelas dibimbing.id selalu didampingi para mentor berpengalaman dan profesional, sehingga pembelajaran berjalan inovatif. Dengan LSM yang canggih, peserta dapat mengakses pembelajaran dimanapun dan kapanpun.

Tunggu apalagi? Segera daftarkan universitas Anda di sini! Jangan khawatir, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi skill dan potensi mahasiswa Anda.

Reference:

1. 10 Customer Service Skills for Success in Any Job - Buka