Job Analysis: Arti, Tujuan, Metode, Contoh, & Cara Terbaik

Warga Bimbingan, pernah dengar istilah job analysis? Kalau kamu lagi belajar tentang manajemen sumber daya manusia atau berencana terjun ke dunia HR, konsep ini wajib banget kamu pahami. 

Job analysis adalah langkah penting untuk memahami tanggung jawab, keahlian, dan kompetensi yang diperlukan dalam sebuah posisi kerja. Nggak cuma bermanfaat buat perekrut, tapi juga buat karyawan agar lebih jelas soal peran mereka.

Di artikel ini, MinDi akan kupas tuntas tentang arti job analysis, tujuannya, berbagai metode yang digunakan, contoh-contohnya, serta cara terbaik untuk melakukan job analysis dengan efektif. Yuk, langsung simak biar kamu makin paham dan siap menerapkannya!

Apa itu Job Analysis?

Job analysis adalah proses sistematis untuk mengumpulkan, mengevaluasi, dan mendokumentasikan informasi terkait sebuah pekerjaan.

Proses ini melibatkan identifikasi tugas-tugas utama, tanggung jawab, serta keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan baik. 

Bayangkan, kalau kamu lagi membedah pekerjaan menjadi elemen-elemen terkecilnya. Nah, ini nggak cuma membantu HR untuk merekrut orang yang tepat, tapi juga memastikan karyawan paham apa yang diharapkan dari mereka.

Job analysis juga bisa dipakai untuk menyusun deskripsi pekerjaan, menentukan kriteria penilaian kinerja, bahkan merancang pelatihan yang sesuai.

Tujuan Job Analysis

Sebelum MinDi lanjut, penting untuk tahu kenapa job analysis ini penting banget buat perusahaan maupun karyawan.

Nggak cuma soal "ngerti kerjaan," tapi ada beberapa alasan kuat kenapa perusahaan melakukan analisis pekerjaan. Apa aja sih tujuan utamanya? Yuk, bahas satu per satu!

1. Merekrut Orang yang Tepat

Salah satu tujuan utama job analysis adalah membantu perusahaan mencari kandidat yang sesuai dengan kebutuhan posisi. Dengan analisis yang jelas, HR bisa membuat deskripsi pekerjaan yang spesifik dan mencerminkan tugas-tugas inti. 

Cara ini memudahkan perekrut untuk menemukan orang dengan keterampilan dan kompetensi yang tepat. Jadi, nggak ada lagi cerita salah rekrut karena posisi dan kualifikasi nggak jelas!

2. Menentukan Standar Kinerja

Setelah job analysis, perusahaan bisa menentukan standar kinerja yang jelas untuk setiap posisi. Standar ini penting buat mengevaluasi apakah karyawan sudah bekerja sesuai ekspektasi atau perlu peningkatan.

Dengan adanya panduan ini, proses penilaian kinerja menjadi lebih adil dan objektif. Karyawan juga lebih paham target yang harus Anda capai. Jadi, nggak ada salah paham.

3. Merancang Program Pelatihan yang Tepat

Job analysis juga membantu perusahaan mengidentifikasi keterampilan yang perlu ditingkatkan atau dipelajari oleh karyawan.

Hasilnya? Program pelatihan bisa Anda rancang sesuai kebutuhan, bukan asal-asalan. Dengan pelatihan yang tepat sasaran, karyawan menjadi lebih kompeten dan produktif di posisi mereka, perusahaan juga makin untung!

Mengapa Job Analysis Penting?

Sumber: Freepik

Warga Bimbingan mungkin penasaran, “Kenapa sih job analysis ini begitu penting?” Nah, bayangkan kalau perusahaan merekrut orang tanpa benar-benar paham apa yang mereka butuhkan, bisa-bisa kacau, kan?

Yuk, kita simak tiga alasan utama kenapa job analysis menjadi kunci penting di dunia kerja!

1. Membantu Perekrutan yang Tepat Sasaran

Dengan job analysis, perusahaan bisa mendapatkan gambaran jelas tentang tugas dan tanggung jawab yang ada di setiap posisi. Kondisi ini bikin proses perekrutan lebih fokus karena HR tahu persis kualifikasi yang dibutuhkan. 

Jadi, nggak ada lagi waktu terbuang buat wawancara kandidat yang nggak sesuai. Hasilnya? Kandidat yang diterima lebih siap, dan perusahaan mendapat talenta yang benar-benar dibutuhkan.

2. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Tanpa job analysis, karyawan bisa kebingungan soal apa yang sebenarnya jadi tugas utama mereka. Analisis pekerjaan membantu merinci peran secara jelas, sehingga karyawan bisa bekerja lebih efisien karena mereka tahu persis apa yang harus Anda lakukan.

Selain itu, manajer juga bisa lebih mudah membagi tugas dan mengawasi hasil kerja. Dengan karyawan yang tahu peran mereka, produktivitas otomatis meningkat!

3. Mendukung Pengembangan dan Promosi Karyawan

Kalau perusahaan mau memastikan karyawan berkembang dan siap dipromosikan, job analysis adalah alat yang sangat berguna.

Dengan analisis pekerjaan yang baik, HR bisa menyusun jalur karier yang jelas dan menawarkan pelatihan yang tepat sesuai kebutuhan posisi. 

Jadi, karyawan nggak cuma merasa “stuck” di satu posisi, tapi juga tahu langkah apa yang harus diambil untuk naik level. Semua menang, deh! Karyawan berkembang, perusahaan juga makin kuat!

Baca Juga: Contoh Proses Rekrutmen & Seleksi Karyawan Lengkap, HR Wajib Tahu!

Apa Saja Metode Umum dalam Job Analysis?

Nah, ternyata ada beberapa metode yang umum digunakan untuk menggali informasi seputar tugas dan tanggung jawab dalam suatu pekerjaan. 

Setiap metode punya pendekatan yang berbeda, dan tentunya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Yuk, kupas 3 metode utama yang sering digunakan dalam job analysis, biar kamu makin paham!

1. Critical Incident Technique (CIT)

CIT ini fokus pada kejadian-kejadian penting atau krusial yang menunjukkan perilaku atau performa kerja seseorang dalam situasi tertentu. 

Jadi, metode ini menganalisis momen-momen di mana karyawan berhasil atau gagal dalam menyelesaikan tugasnya. 

Perusahaan akan mengumpulkan cerita-cerita ini untuk mengetahui kompetensi dan keterampilan yang paling dibutuhkan dalam pekerjaan tersebut. 

Metode ini sangat berguna untuk merancang pelatihan atau menyusun deskripsi kerja yang akurat. Seru, kan? Seolah-olah kamu lagi mendalami "kisah-kisah aksi" dari kehidupan pekerjaan sehari-hari!

2. Task Inventory (TI)

Metode task inventory melibatkan pembuatan daftar lengkap dari semua tugas yang dilakukan dalam suatu pekerjaan. Biasanya, daftar ini disusun berdasarkan survei kepada karyawan, manajer, atau supervisor tentang apa saja yang dikerjakan sehari-hari. 

Setiap tugas kemudian dievaluasi untuk melihat seberapa sering dilakukan, seberapa penting, dan tingkat kesulitannya. Dengan begitu, perusahaan bisa mengetahui tugas mana yang paling krusial dan mana yang lebih sekunder. Hasilnya? Deskripsi pekerjaan yang super detail dan tepat sasaran!

3. Functional Job Analysis (FJA)

Nah, FJA ini metode yang lebih mendalam, karena fokus pada tiga elemen utama: data, people, dan things (data, manusia, dan benda). 

Metode ini memecah pekerjaan menjadi komponen-komponen fungsional, lalu mengukur seberapa besar interaksi karyawan dengan data, orang lain, atau objek fisik.

Dengan cara ini, perusahaan bisa mengidentifikasi kemampuan teknis, sosial, dan fisik yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan dengan baik. 

Seru, kan? Metode ini kayak "memetakan" seluruh aspek fungsional pekerjaan secara terperinci, bikin perusahaan nggak bakal kelewatan detail penting!

Contoh Job Analysis

Oke, Warga Bimbingan! Sekarang kita masuk ke contoh konkret job analysis biar lebih paham, ya. Bayangkan kamu bekerja di HR dan sedang diminta untuk membuat analisis pekerjaan untuk posisi Staff Accounting. Berikut adalah contoh sederhana job analysis yang bisa kamu gunakan sebagai referensi.

Contoh Job Analysis: Staff Accounting

Job Title: Staff Accounting

Departemen: Keuangan

Supervisor: Finance Manager

Lokasi: Jakarta

1. Deskripsi Pekerjaan

Staff Accounting bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan transaksi keuangan harian, mengelola pembukuan, menyiapkan laporan keuangan bulanan, serta membantu proses perpajakan perusahaan. Posisi ini juga harus memastikan semua dokumen akuntansi sesuai dengan aturan yang berlaku dan siap digunakan untuk audit internal maupun eksternal.

2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama

1. Mencatat dan mengelola transaksi harian (pembelian, penjualan, pengeluaran, dll.) ke dalam sistem akuntansi.
2. Menyusun laporan keuangan bulanan, termasuk neraca, laporan laba rugi, dan arus kas.
3. Melakukan rekonsiliasi bank secara bulanan untuk memastikan keakuratan data.
4. Membantu dalam penghitungan dan pelaporan pajak perusahaan (PPh, PPN).
5. Mengarsipkan dokumen-dokumen keuangan dengan rapi dan mudah diakses untuk kebutuhan audit.

3. Kualifikasi

1. Pendidikan minimal SMK Akuntansi atau D3/S1 Akuntansi.
2. Memiliki pengetahuan tentang prinsip-prinsip akuntansi dasar dan perpajakan.
3. Menguasai Microsoft Excel dan software akuntansi (seperti Accurate atau MYOB).
4. Teliti, mampu bekerja di bawah tekanan, dan memiliki keterampilan analisis yang baik.
5. Pengalaman minimal 1 tahun di bidang akuntansi (fresh graduate dipersilakan melamar).

4. Keahlian yang Diperlukan

1. Teknis: Pencatatan pembukuan, penyusunan laporan keuangan, rekonsiliasi bank, pelaporan pajak.
2. Non-teknis: Keterampilan komunikasi, manajemen waktu, detail-oriented.

5. Lingkungan Kerja

1. Bekerja di kantor dengan sebagian besar tugas dilakukan di depan komputer.
2. Bekerja dalam tim kecil di bawah supervisi Finance Manager.
3. Tugas berkaitan dengan tenggat waktu, terutama saat penutupan buku bulanan atau kuartalan.

6. Tujuan Pekerjaan

Mendukung divisi keuangan dengan memastikan setiap transaksi tercatat dengan akurat, laporan keuangan siap tepat waktu, dan perusahaan memenuhi kewajiban pajak sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Tips Terbaik Melakukan Job Analysis

Sumber: Freepik

Ada beberapa hal penting yang perlu kamu perhatikan agar prosesnya berjalan efektif. 

Tentu saja, tujuan utamanya adalah mendapatkan informasi yang akurat dan detail tentang suatu pekerjaan, tapi cara melakukannya juga nggak boleh asal-asalan, ya!

Nah, di sini MinDi bakal kasih 5 tips terbaik biar job analysis kamu lancar dan tepat sasaran. Yuk, simak!

1. Libatkan Orang yang Tepat

Siapa yang paling tahu tentang suatu pekerjaan? Jawabannya, orang yang menjalankan tugas tersebut sehari-hari!

Jadi, pastikan kamu melibatkan karyawan, supervisor, atau manajer yang paham betul tentang tanggung jawab pekerjaan yang sedang dianalisis.

2. Gunakan Berbagai Metode

Nggak semua pekerjaan bisa dianalisis dengan satu metode saja. Cobalah kombinasikan beberapa metode, seperti wawancara, observasi, dan survei untuk mendapatkan gambaran lengkap. 

Semakin banyak sudut pandang yang kamu dapatkan, semakin akurat hasilnya!

3. Tetapkan Fokus pada Tugas Utama

Jangan sampai job analysis jadi terlalu rumit dengan fokus pada detail kecil yang kurang relevan. 

Prioritaskan tugas-tugas inti dan tanggung jawab utama dari posisi tersebut. Nah, ini akan membantumu menyusun deskripsi kerja yang jelas dan tepat guna.

4. Kumpulkan Data yang Akurat dan Terpercaya

Data yang akurat adalah kunci sukses job analysis. Jadi, pastikan kamu mengumpulkan informasi dari sumber yang terpercaya dan sesuai dengan realitas pekerjaan sehari-hari. Semakin akurat datanya, semakin baik hasil analisismu!

5. Tinjau dan Perbarui Secara Berkala

Job analysis bukan sesuatu yang kamu lakukan sekali lalu dilupakan. Pekerjaan dan tugas bisa berubah seiring waktu. Jadi, pastikan analisis yang kamu buat ditinjau dan diperbarui secara berkala.

Nah, ini penting agar analisis pekerjaan tetap relevan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan!

Baca Juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Pengertian, Indikator & Caranya

Sudah Paham tentang Job Analysis?

Setelah memahami konsep, tujuan, metode, dan cara terbaik melakukan job analysis, kamu pasti sudah mulai mengerti betapa pentingnya proses ini dalam dunia HR, kan?

Kalau kamu ingin mendalami lebih jauh lagi dan siap berkarier di bidang Human Resources, nggak ada salahnya untuk bergabung di Bootcamp Human Resources di dibimbing.id!

Di program ini, kamu akan belajar langsung dari mentor berpengalaman dengan silabus terlengkap, praktek nyata untuk memperkaya portofolio, dan yang paling keren, kamu bisa gratis mengulang kelas kapanpun.

Nggak perlu khawatir soal peluang kerja, karena 94% alumni kami sudah berhasil bekerja dan ada lebih dari 700+ hiring partner yang siap menyalurkanmu ke perusahaan-perusahaan terkemuka. 

Kalau kamu punya pertanyaan seperti, “Gimana cara memulai karier di HR?” atau “Apa langkah terbaik untuk sukses di dunia HR?”, konsultasi gratis di sini. dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi!

Referensi

1. Job Analysis: A Practical Guide [FREE Templates] [Buka]
2. What Is Job Analysis? [Buka]