7 Cara Menjadi Virtual Assistant Sukses & Profesional

Pada saat ini, profesi virtual assistant merupakan pekerjaan yang populer dan banyak dibutuhkan perusahaan atau klien.

Karena bersifat remote, perusahaan atau klien tidak perlu mempekerjakan seorang virtual assistant yang satu kota ataupun harus berada di kantor. Fleksibilitas ini membuat banyak klien memutuskan memakai virtual assistant daripada asisten biasa.

Namun menjadi virtual assistant tidaklah mudah, Sobat MinDi harus memiliki beberapa skill yang dapat menunjang tugas atau tanggung jawab sebagai seorang virtual assistant. Memiliki beberapa keahlian khusus, misal marketing atau desain grafis juga dapat membuat Sobat MinDi menarik dimata recruiter saat melamar pekerjaan ini.

Lantas bagaimana cara menjadi virtual assistant yang profesional? Yuk simak tips lengkapnya pada artikel ini.

Apa itu Virtual Assistant?

Sebelum kita membahas cara menjadi virtual assistant professional, pertama-tama yuk pahami apa itu virtual assistant melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dikutip dari Upwork, Virtual assistant adalah profesional yang bekerja secara mandiri dan menyediakan layanan asisten administratif dari jarak jauh kepada klien. Tugas umum virtual assistant meliputi penjadwalan, komunikasi internal atau eksternal, dan manajemen kalender. 

Selain tugas administratif standar, banyak virtual assistant yang  menawarkan layanan khusus untuk klien mereka, seperti pembukuan, analitik, lead generation, desain grafis, atau pemasaran digital. 

Kebutuhan industri terhadap virtual assistant yang memiliki banyak keterampilan kini kian meningkat. Jika Sobat MinDi ingin melamar sebagai virtual assistant, penting untuk mengetahui jenis tugas dan tanggung jawab virtual assistant yang sesuai dengan skill kamu ya!

Apa Saja Tugas dan Tanggung Jawab Virtual Assistant?

Jika Sobat MinDi ingin melamar sebagai virtual assistant, pahami dulu tugas dan tanggung jawab virtual assistant dalam melayani klien atau perusahaan mereka. Pastikan memilih lowongan yang sesuai dengan skill dan keahlian yang Sobat MinDi miliki.

Lantas apa saja tugas dan tanggung jawab virtual assistant? Yuk pelajari selengkapnya berikut ini.

Dikutip dari Indeed, berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh seorang virtual assistant:

• Monitor dan Memelihara Akun Email, Termasuk Tugas Pemasaran Email:

Virtual assistant memantau dan mengelola akun email klien, merespons pesan yang masuk, dan mengatur kampanye pemasaran email.

• Menjawab dan Memulai Panggilan Telepon atas Nama Klien

 Virtual assistant bertugas menjawab panggilan telepon, mengatur panggilan keluar, dan menangani komunikasi telepon yang diperlukan oleh klien.

• Mengatur Perjalanan dan Mengelola Jadwal

Virtual assistant menangani pengaturan perjalanan, termasuk pemesanan tiket dan akomodasi, serta memastikan jadwal klien terorganisir dengan baik.

• Memberikan Dukungan Pelanggan

Virtual assistant bertanggung jawab untuk menjawab pertanyaan pelanggan, memproses pesanan, dan menangani masalah yang dihadapi oleh pelanggan klien.

• Transkripsi Dokumen, Entri Data, dan Manajemen Spreadsheet

Tugas virtual assistant ini meliputi menyalin rekaman audio menjadi teks, memasukkan data ke dalam sistem, dan mengelola informasi dalam spreadsheet.

• Mengatur File dan Dokumen

Virtual assistant bertugas mengatur dan menyimpan dokumen, menjaga file tetap teratur dan mudah diakses.

• Mempersiapkan Laporan dan Presentasi, Mengedit dan Memeriksa, Riset SEO

Seorang virtual assistant dapat bertanggung jawab membuat laporan dan presentasi, mengedit dan memeriksa dokumen, serta melakukan riset SEO untuk meningkatkan visibilitas online klien.

• Pembukuan, Penagihan, dan Aktivitas Akuntansi

Virtual assistant menangani tugas-tugas akuntansi dasar seperti pembukuan, penagihan, dan rekonsiliasi akun.

• Mengelola Kehadiran Media Sosial dan Profil Profesional Online

Seorang virtual assistant bertuga mengelola akun media sosial klien, memposting konten, dan berinteraksi dengan audiens untuk membangun kehadiran online yang kuat.

• Memesan Perlengkapan

Virtual assistant juga bertanggung jawab untuk memesan perlengkapan yang dibutuhkan oleh klien atau perusahaan, memastikan stok selalu tersedia.

Namun perlu Sobat MinDi ketahui, beberapa tugas atau tanggung jawab tersebut tidak sepenuhnya dikerjakan oleh virtual assistant, tergantung job description yang diberikan oleh klien atau perusahaan mereka.

Misalnya, seorang virtual assistant yang bekerja untuk perusahaan keuangan, tidak perlu melakukan tugas manajemen media sosial dan sebagainya. Oleh sebab itu pilih lowongan virtual assistant yang paling sesuai dengan minat dan keahlian Sobat MinDi.

Baca Juga: Content Manager: Profesi, Tugas & Skill yang Dibutuhkan

7 Cara Menjadi Virtual Assistant yang Sukses dan Profesional

Sudah yakin ingin menjadi virtual assistant? Yuk simak cara menjadi virtual assistant sukses versi MinDi berikut ini, dijamin efektif!

1. Identifikasi Skill yang Dibutuhkan   

Langkah awal menjadi virtual assistant adalah evaluasi skill yang Sobat MinDu miliki, seperti manajemen waktu, komunikasi, pengolahan dokumen, media sosial, atau akuntansi. Pertimbangkan pengalaman kerja sebelumnya dan keterampilan khusus yang dapat Sobat MinDi tawarkan.

Berikut adalah beberapa skill virtual assistant yang penting dan harus Sobat MinDi miliki:

• Komunikasi

• Manajemen waktu

• Organisasi

• Menulis dan mengetik

• Orientasi pada detail

• Kreativitas

• Teknologi terkini

• Pengolahan kata dan spreadsheet

• Pengetahuan kalender online

• Dukungan pelanggan

2. Tentukan Layanan dan Struktur Harga

Langkah selanjutnya, putuskan layanan spesifik yang akan Sobat MinDi tawarkan, seperti manajemen email, penjadwalan, pemasaran digital, atau entri data. Tetapkan struktur harga, apakah berdasarkan jam, proyek, atau paket layanan.

3. Persiapkan Peralatan yang Diperlukan Seorang Virtual Assistant

Jika ingin menjadi seorang virtual assistant,  Sobat MinDi harus memiliki peralatan yang memadai seperti komputer, koneksi internet yang stabil, perangkat lunak pengolah kata, spreadsheet, dan alat komunikasi seperti headset dan aplikasi konferensi video.

4. Cari Pekerjaan Virtual Assistant

Mulailah mencari pekerjaan virtual assistant di platform freelance seperti Upwork, Freelancer, atau Fiverr. Pertimbangkan untuk bergabung dengan grup profesional di media sosial dan jaringan untuk menemukan peluang kerja. 

Buat profil profesional yang menarik dan jelas menggambarkan keterampilan dan layanan yang Sobat MinDi tawarkan.

5. Bangun Portofolio Virtual Assistant yang Kuat

Portofolio yang kuat adalah alat penting untuk menarik klien potensial. Mulailah dengan mengumpulkan contoh pekerjaan terbaik yang mencerminkan keterampilan dan layanan yang Sobat MinDi tawarkan. 

Jika Sobat MinDi seorang pemula, lakukan beberapa proyek gratis atau dengan biaya rendah untuk mendapatkan contoh pekerjaan dan testimoni. Sertakan deskripsi detail tentang proyek yang telah Sobat MinDi selesaikan, keterampilan yang digunakan, dan hasil yang dicapai. 

Testimoni dari klien sebelumnya dapat sangat membantu dalam menunjukkan kredibilitas dan kualitas kerja Sobat MinDi. Portofolio Anda dapat berupa situs web pribadi atau profil profesional di platform freelance.

6. Promosikan Layanan Virtual Assistant

Promosi layanan adalah kunci untuk menjangkau klien potensial dan membangun reputasi sebagai virtual assistant. Mulailah dengan membuat profil LinkedIn yang menarik dan lengkap,cantumkan skill, pengalaman, dan layanan yang ditawarkan. 

Gunakan media sosial seperti Facebook, Twitter, dan Instagram untuk membagikan konten yang relevan dengan pekerjaan, termasuk tips produktivitas, artikel industri, dan pencapaian profesional. 

Selain itu, pertimbangkan untuk membuat blog atau vlog yang membahas topik-topik terkait dengan layanan yang Sobat MinDi tawarkan, sehingga dapat menarik perhatian audiens yang lebih luas dan menunjukkan keahlian di bidang tersebut.

7. Fokus pada Keahlian Khusus

Sebagai seorang virtual assistant, memiliki skill khusus dapat menjadikan Sobat MinDo menarik bagi klien. Misalnya, jika Sobat MinDi memiliki skill desain grafis, pemasaran digital, atau manajemen media sosial, fokuslah pada area tersebut dan bangun reputasi sebagai ahli di bidang itu. 

Selain itu, seorang virtual assistant yang memiliki keahlian khusus akan meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan klien kedepannya.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Sobat MinDi dapat menjadi virtual assistant sukses dan profesional, sehingga dapat menarik lebih banyak klien, dan membangun karir yang stabil dan berkembang.

Berapa Gaji Virtual Assistant di Indonesia?

Ingin jadi virtual assistant professional? Berapa sih besaran gaji virtual assistant di Indonesia? Yuk simak pembahasannya berikut ini.

Gaji seorang virtual assistant di Indonesia bervariasi tergantung pada pengalaman dan keterampilan yang dimiliki. Menurut Salary Expert, besaran gaji  virtual assistant di Indonesia sekitar Rp 11.000.000 atau setara dengan Rp 68.784 per jam. 

Virtual assistant dengan pengalaman 1-3 tahun dapat menghasilkan sekitar Rp 110.410.849 per tahun, sementara mereka yang memiliki pengalaman lebih dari 8 tahun dapat menghasilkan sekitar Rp 173.207.941 per tahun. 

Besaran Gaji virtual assistant ini bersifat fleksibel, dapat bergantung pada pengalaman, skill, perusahaan klien, hingga wilayahnya. Besaran gaji virtual assistant di tempat Sobat MinDi, mungkin bisa lebih tinggi maupun lebih rendah.

Baca Juga: Assistant Brand Manager: Pengertian, Keahlian, & Pekerjaan

Ingin Jadi Virtual Assistant? Yuk Ikuti Career Preparation Dibimbing.id

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai cara menjadi virtual assistant yang sukses dan profesional. Pastikan Sobat MinDi menyimaknya sampai habis ya!

Kesimpulannya, Untuk menjadi virtual assistant yang sukses, identifikasi keterampilan Sobat MinDi, tentukan layanan dan harga, dapatkan peralatan yang diperlukan, cari pekerjaan, bangun portofolio,lakukan marketing layanan, dan pertimbangkan untuk fokus pada skill dalam bidang tertentu.

Sobat MinDi seorang mahasiswa? Tertarik menjadi virtual assistant di masa depan? Bingung harus mulai dari mana? Sebaiknya ikuti career preparation dulu.

Pihak universitas atau sekolah wajib memperhatikan ini, dengan adanya pelatihan intensif mahasiswa, SDM dan lulusan akan berkualitas yang tentunya akan berdampak baik bagi universitas.

Ikuti bimbingan persiapan karir dibimbing.id, sebuah pelatihan atau kursus intensif bagi mahasiswa yang fokus mempersiapkan skill dan potensi mereka agar siap menjalani dunia karir secara profesional.

Kelas dibimbing.id selalu didampingi para mentor berpengalaman dan profesional, sehingga pembelajaran berjalan inovatif. Dengan LSM yang canggih, peserta dapat mengakses pembelajaran dimanapun dan kapanpun.

Tunggu apalagi? Segera daftarkan universitas Anda di sini! Jangan khawatir, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi skill dan potensi mahasiswa Anda.

Reference:

• How To Become a Virtual Assistant & Land Your First Job - Buka

• How To Become a Virtual Assistant (With Little to No Experience) - Buka

• Gaji Virtual Assistant di Indonesia - Buka