11 Tugas Administrasi Perkantoran yang Wajib Kamu Pahami, Cek!

Halo Warga Bimbingan! Kamu mau kerja jadi admin kantor? Sebelum itu kamu harus paham mengenai tugas dan tanggung jawab administrasi perkantoran secara lengkap.

Mungkin kelihatannya sederhana, tapi sebenarnya tugas administrasi perkantoran ini berperan penting untuk kelancaran operasional kantor. 

Tugas administrasi kantor beragam, mulai dari ngurusin dokumen, jadwal, sampai memastikan semua hal kecil tetap berjalan sesuai rencana, tugas administrasi bikin segala urusan kantor jadi lebih teratur. 

Agar Warga Bimbingan makin paham tentang tugas administrasi perkantoran, yuk simak secara lengkap pada artikel ini. Stay tune terus ya!

Mengenal Profesi Admin Kantor 

Admin kantor itu sebenarnya bisa dibilang sebagai jantung dari operasional sebuah perusahaan. 

Admin kantor adalah orang-orang yang bertanggung jawab memastikan segala hal administratif berjalan lancar, mulai dari urusan surat-menyurat, pengelolaan data, hingga mengatur jadwal atasan dan rapat. 

Meskipun sering dianggap sebagai pekerjaan di balik layar, peran admin kantor itu penting banget. Bayangin kalau nggak ada admin, siapa yang bakal memastikan dokumen penting nggak hilang, atau rapat-rapat bisa berlangsung tepat waktu?

Selain itu, admin kantor juga sering kali jadi "penghubung" antara berbagai departemen di perusahaan. Mereka memastikan komunikasi berjalan lancar dan semua pihak mendapatkan informasi yang dibutuhkan. 

Jadi, bisa dibilang, admin kantor adalah problem-solver dan orang yang bikin segala sesuatu tetap teratur dan efisien di lingkungan kerja. Mereka nggak cuma mengerjakan hal-hal kecil, tapi juga membantu perusahaan tetap berfungsi dengan baik.

Baca Juga: 6 Perbedaan Admin HR & HRD Perusahaan Terlengkap, Yuk Simak!

11 Tugas Administrasi Perkantoran yang Wajib Kamu Pahami!

Warga Bimbingan, kamu akan bekerja sebagai admin kantor? Yuk simak 11 tugas administrasi perkantoran secara lengkap, agar kamu dapat menjalankan peran dengan baik kedepannya.

1. Mengelola Dokumen

Tugas utama admin kantor yang nggak boleh diremehkan adalah urusan dokumen. Admin biasanya bertanggung jawab buat nyimpan, mengatur, dan memastikan semua dokumen penting, mulai dari surat-menyurat sampai kontrak kerja, tersimpan dengan rapi. 

Bayangin aja kalau nggak ada admin, dokumen penting bisa hilang, berantakan, atau malah salah tempat.

2. Mengatur Jadwal dan Rapat

Admin kantor bertugas mengatur agenda rapat, pertemuan dengan klien, atau jadwal harian atasan. Jadi, kalau ada meeting yang bentrok, admin lah yang langsung turun tangan buat nyesuain ulang. 

Selain itu, mereka juga sering jadi orang yang memastikan semua peserta rapat udah diingatkan dan siap sebelum acara berlangsung.

3. Mengurus Inventaris Kantor

Pernah lihat stok alat tulis di kantor tiba-tiba habis? Nah, itu salah satu tugas admin kantor buat memastikan semua kebutuhan kantor, seperti alat tulis, kertas, dan perlengkapan lain selalu tersedia. 

Mereka juga bertanggung jawab buat inventaris barang-barang penting kayak komputer, printer, dan peralatan lainnya supaya selalu dalam kondisi baik.

4. Mengelola Komunikasi Internal dan Eksternal

Admin kantor biasanya jadi penghubung utama antara berbagai departemen di perusahaan, maupun dengan pihak luar. Misalnya, mereka yang nge-handle surat-menyurat, email, atau telepon dari klien atau vendor. 

Jadi, kalau ada komunikasi yang nggak nyampe atau salah paham, admin lah yang bertugas untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

5. Menangani Administrasi Keuangan Sederhana

Selain urusan jadwal dan dokumen, admin juga sering kali harus ngurus administrasi keuangan sederhana, seperti mencatat pengeluaran kantor, mengurus reimbursement karyawan, atau mengelola petty cash. 

Meskipun nggak sampai ngurusin laporan keuangan besar, mereka tetap harus teliti banget biar nggak ada pengeluaran yang terlewat.

6. Mengelola Arsip dan Data

Selain mengurus dokumen harian, admin kantor juga bertanggung jawab buat ngatur arsip dan data jangka panjang. 

Mereka harus bisa bikin sistem pengarsipan yang rapi, biar kalau suatu hari butuh data lama, tinggal cari tanpa harus pusing nyari. Misalnya, arsip kontrak kerja, laporan tahunan, atau dokumen legal perusahaan.

7. Menyusun Laporan Administratif

Admin kantor juga sering diminta buat nyusun laporan administratif, kayak laporan penggunaan alat tulis, pemakaian ruangan rapat, atau jumlah cuti karyawan. 

Meskipun kelihatannya sepele, laporan-laporan ini penting banget buat membantu manajemen melihat kondisi kantor secara menyeluruh.

8. Membantu Rekrutmen dan Administrasi Karyawan Baru

Ketika ada karyawan baru masuk, admin kantor bertugas jadi orang yang pertama kali berinteraksi. Mereka bantu mengurus administrasi rekrutmen, mulai dari ngumpulin dokumen, kontrak kerja, sampai ngejelasin aturan dasar kantor. 

Jadi, selain HR, admin juga punya peran penting dalam proses onboarding karyawan baru.

9. Mengatur Perjalanan Dinas 

Kalau ada karyawan atau atasan yang harus pergi dinas keluar kota atau luar negeri, admin kantor juga yang mengatur semua perjalanannya. 

Mulai dari booking tiket pesawat, hotel, sampai transportasi lokal, semua diurusin admin biar perjalanan dinas berjalan lancar dan tanpa hambatan.

10. Menangani Korespondensi Kantor

Urusan surat-menyurat juga jadi bagian dari tugas admin. Mereka yang bertugas mengatur keluar-masuknya surat resmi, baik dari klien, vendor, atau instansi lain. 

Bukan cuma email, tapi surat fisik pun harus dikelola dengan baik biar nggak ada yang kelewatan atau salah kirim.

11. Menyusun Agenda Acara Kantor

Nggak cuma rapat, admin kantor juga sering kali bertanggung jawab buat nyusun agenda acara besar kantor, seperti gathering, training, atau event internal lainnya. 

Mereka yang ngatur dari awal, mulai dari koordinasi tempat, konsumsi, hingga memastikan acara berjalan sesuai rencana. Tanpa admin yang teliti, acara bisa kacau atau kurang terorganisir dengan baik.

Dengan tugas-tugas administrasi perkantoran ini, admin kantor menjadi pengatur segala sesuatu di balik layar yang bikin operasional kantor tetap berjalan mulus tanpa hambatan. 

Baca Juga: Berapa Gaji HR Admin di Indonesia? Cek Nominal & Faktornya!

Pelajari Tugas Administrasi Perkantoran dengan Lengkap dan Detail 

Warga Bimbingan, itulah beberapa penjelasan mengenai tugas administrasi perkantoran secara lengkap, jika kamu ingin jadi admin kantor, kamu harus paham semua tugasnya.

Kesimpulannya, tugas administrasi perkantoran adalah memastikan segala urusan operasional kantor berjalan lancar dan teratur, mulai dari pengelolaan dokumen hingga koordinasi acara dan komunikasi.

Ingin jadi HRD profesional? Atau tertarik switch career di bidang Human Resources? Nggak tau harus mulai dari mana?

Yuk ikuti bootcamp Human Resources dibimbing.id, sebuah bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Kuasai tools HRIS dan seluruh aspek Human Resources yang akan diajarkan pada bootcamp ini.

Bootcamp HR dibimbing.id didampingi oleh mentor profesional dan terbaik yang bakal bantu kamu jadi Human Resources sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang human resources sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 700+ hiring partner khusus buat Warga Bimbingan.

Kurang paham mengenai materi dan penjelasan mentor selama kelas berlangsung? Tenang saja, Warga Bimbingan boleh mengulang pembelajaran dari awal secara GRATIS tanpa dipungut biaya tambahan.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, sampe puas dan GRATIS, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.