Traceability adalah istilah yang sering digunakan dalam pengelolaan rantai pasok untuk memastikan asal dan perjalanan suatu produk dapat ditelusuri. Namun, bagaimana perusahaan mengetahui bahan baku yang digunakan hingga lokasi produk setelah dikirim?

Nah, Warga Bimbingan, kemampuan tersebut penting untuk menjaga kualitas, keamanan, dan transparansi produk. Kamu juga bisa memperdalam pengelolaan rantai pasok melalui Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing.

Artikel ini akan membahas pengertian traceability, jenis, manfaat, cara kerja, hingga contoh penerapannya dalam industri. Yuk, simak selengkapnya!

Apa Itu Traceability?

Traceability adalah kemampuan untuk menelusuri riwayat, lokasi, dan perjalanan suatu produk sepanjang proses produksi hingga distribusi. Dalam bahasa Indonesia, istilah ini dikenal sebagai ketertelusuran.

Sistem traceability menghubungkan informasi asal bahan baku, proses pengolahan, penyimpanan, hingga pengiriman produk. Catatan ini membantu perusahaan menemukan kembali riwayat produk saat dibutuhkan.

Sederhananya, sistem ini membantu perusahaan menjawab beberapa pertanyaan penting:

1. Dari mana bahan baku produk berasal?
2. Kapan dan di mana produk diproduksi?
3. Siapa pemasok bahan bakunya?
4. Produk disimpan di gudang mana?
5. Ke mana produk dikirim?
6. Produk dari kelompok produksi mana yang bermasalah?

Misalnya, perusahaan makanan menerima keluhan mengenai produk susu yang diduga terkontaminasi. Melalui sistem traceability, perusahaan dapat menelusuri nomor batch atau kode kelompok produksi, tanggal produksi, bahan baku, hingga distributor yang menerima produk tersebut.

Dengan begitu, perusahaan bisa menentukan produk yang perlu diperiksa atau ditarik dari peredaran secara lebih akurat. Catatan yang lengkap juga membantu tim membatasi pemeriksaan pada kelompok produksi yang terkait.

Baca Juga: Contoh Supply Chain Management di Perusahaan Manufaktur

Jenis-Jenis Traceability

Jenis traceability dibedakan berdasarkan cakupan dan arah penelusurannya. Berdasarkan cakupan, internal traceability berlaku di dalam perusahaan, sedangkan external traceability mencakup antarperusahaan.

Sementara itu, backward traceability menelusuri asal bahan ke hulu, sedangkan forward traceability melacak pergerakan produk ke hilir.

1. Internal Traceability

Internal traceability menelusuri produk atau bahan di dalam satu perusahaan. Cakupannya dapat dimulai dari penerimaan bahan hingga penyimpanan barang jadi.

Contohnya, pabrik mencatat bahan yang diterima dan lini produksi yang mengolahnya. Hasil produksi kemudian dihubungkan dengan lokasi penyimpanannya.

Jenis ini membantu perusahaan menghubungkan bahan yang digunakan dengan hasil produksinya. Misalnya, satu nomor produksi barang jadi dihubungkan dengan nomor bahan yang dipakai.

2. External Traceability

External traceability menelusuri perpindahan produk antarperusahaan dalam rantai pasok. Catatannya menghubungkan pengiriman dari satu pihak dengan penerimaan pihak berikutnya.

Misalnya, produsen mencatat barang yang dikirim ke distributor. Distributor lalu menghubungkan barang tersebut dengan pengiriman ke toko.

Penerapannya membutuhkan pertukaran informasi yang konsisten antara pihak terkait. Kode pengiriman dan catatan penerimaan perlu dapat dicocokkan agar riwayatnya tidak terputus.

3. Backward Traceability

Backward traceability menelusuri asal produk atau bahan ke arah hulu. Penelusuran dimulai dari produk yang diperiksa menuju bahan dan pemasok terkait.

Sebagai contoh, tim menemukan masalah pada satu kelompok produk makanan. Tim lalu memeriksa catatan produksinya untuk mencari bahan yang digunakan.

Sistem akan menghubungkan produk tersebut dengan riwayat produksinya hingga sumber material. Tim dapat memakai hubungan data ini untuk menentukan bahan mana yang perlu diperiksa lebih lanjut.

4. Forward Traceability

Forward traceability adalah kemampuan menelusuri ke mana produk atau bahan bergerak setelah melewati suatu proses. Misalnya, perusahaan mengetahui satu kelompok produksi mengalami masalah kualitas.

Melalui penelusuran ke hilir, perusahaan dapat mengidentifikasi distributor atau toko yang menerima produk dari kelompok tersebut. Informasi penerima membantu tim menghubungi pihak yang perlu memeriksa stok terkait.

Baca Juga: Logistics Management: Pengertian, Proses, dan Contohnya

Bagaimana Cara Kerja Sistem Traceability

Sumber: Desain oleh Dibimbing

Sistem traceability menghubungkan identitas produk dengan catatan aktivitas pada setiap tahapan rantai pasok. Hubungan ini memungkinkan tim menelusuri bahan, proses, dan pengiriman yang terkait.

Berikut lima langkah penerapannya.

1. Identifikasi Produk dan Bahan Baku

Perusahaan memberikan identitas pada produk atau material yang perlu ditelusuri. Identitas ini menjadi penghubung antara barang fisik dan catatan perjalanannya.

Identitas tersebut dapat berupa:

1. Kode produk.
2. Nomor batch atau lot.
3. Nomor seri.
4. Identitas pemasok.
5. Tanggal produksi.

Kode unik membantu membedakan produk dan kelompok produksi sehingga informasinya tidak tertukar. Kode tersebut perlu dicatat kembali saat barang berpindah ke tahapan berikutnya.

2. Catat Penerimaan Bahan Baku

Pencatatan dimulai saat bahan baku diterima dari pemasok. Data penerimaan menjadi acuan untuk menghubungkan bahan tersebut dengan proses produksi berikutnya.

Informasi yang perlu dicatat meliputi:

1. Pemasok dan bahan: nama pemasok, jenis bahan, serta jumlah yang diterima.
2. Identitas penerimaan: tanggal kedatangan dan nomor batch atau lot.
3. Kondisi bahan: hasil pemeriksaan kualitas saat diterima.

3. Rekam Proses Produksi

Selama produksi, perusahaan mencatat bahan yang dipakai dan produk yang dihasilkan. Hubungan antarkode ini memungkinkan tim menelusuri kembali komponen saat muncul masalah.

Contoh hubungan datanya:

1. Bahan masuk: bahan dari kelompok A dan B digunakan dalam satu proses.
2. Hasil produksi: produk yang dihasilkan diberi kode kelompok C.
3. Riwayat penelusuran: kode C dihubungkan dengan kode A dan B dalam catatan produksi.

4. Pantau Penyimpanan dan Distribusi

Setelah produksi, perpindahan barang ke gudang dan distributor perlu dicatat. Data ini menghubungkan produk dengan lokasi serta pihak penerimanya.

Catatan pengiriman mencakup tanggal, jumlah, dan tujuan barang. Tim dapat mencocokkannya dengan bukti penerimaan untuk memeriksa riwayat distribusi.

5. Telusuri Produk Ketika Terjadi Masalah

Ketika ditemukan produk bermasalah, perusahaan dapat menggunakan identitas produk untuk mencari catatan terkait. Penelusuran dilakukan ke arah pemasok maupun pelanggan, sesuai kebutuhan investigasi.

Dengan sistem yang baik, perusahaan bisa menentukan tindakan pemeriksaan, perbaikan, atau penarikan produk. Keputusan tindakan tetap perlu mengikuti hasil pemeriksaan terhadap masalah yang ditemukan.

Perbedaan Traceability, Tracking, dan Tracing

Ketiga istilah tersebut saling berkaitan, tetapi memiliki cakupan berbeda. Perbandingan berikut membantu membedakan ketertelusuran menyeluruh dari penelusuran arah pergerakan barang. Berikut perbandingannya.

Perbedaan utamanya terletak pada cakupan informasi. Traceability menghubungkan asal, proses, dan tujuan produk dalam satu riwayat.

Tracking membantu melihat tujuan pergerakan barang, sedangkan tracing menelusuri asalnya. Keduanya mendukung ketertelusuran produk secara menyeluruh.

Dalam praktiknya, perusahaan juga menggunakan istilah tracking untuk pemantauan posisi pengiriman secara langsung. Namun, sistem ketertelusuran yang lengkap memerlukan data riwayat produk, bukan hanya lokasi terkini.

Baca Juga: Inventory Control: Arti, Fungsi, Metode & Cara Kerjanya

Manfaat Traceability bagi Perusahaan

Penerapan traceability membantu perusahaan memeriksa riwayat produk dengan lebih terarah. Manfaatnya bergantung pada kelengkapan dan ketepatan data yang dicatat.

Berikut manfaat utamanya.

1. Mendukung Pengawasan Kualitas dan Keamanan Produk

Traceability membantu tim memeriksa asal bahan dan riwayat produksi saat muncul masalah kualitas. Catatan tersebut menjadi titik awal investigasi, bukan jaminan bahwa produk selalu aman.

Tim kemudian mencocokkan bahan, waktu produksi, dan proses yang dilalui. Cara ini membantu mempersempit kemungkinan sumber masalah.

2. Mengurangi Dampak Product Recall

Data ketertelusuran membantu menentukan kelompok produk yang perlu diperiksa. Jika masalah terkonfirmasi, tim dapat menyiapkan penarikan yang lebih terarah.

Informasi yang membantu proses ini:

1. Kode kelompok produksi yang terdampak.
2. Lokasi stok dan jumlah barang terkait.
3. Distributor atau toko penerima produk.

3. Mendukung Audit dan Kepatuhan

Riwayat produk menyediakan bukti mengenai proses produksi dan distribusi. Auditor dapat mencocokkan catatan tersebut dengan barang yang diperiksa.

Dokumentasi yang konsisten memudahkan tim menyiapkan data pemeriksaan. Salah satu acuan untuk merancang ketertelusuran pada rantai pangan dan pakan adalah ISO 22005:2007, yang penerapannya perlu disesuaikan dengan tujuan serta proses perusahaan.

4. Memperkuat Pengelolaan Persediaan

Data batch dan lokasi membantu tim mengenali stok yang tersedia. Tanggal penerimaan atau kedaluwarsa menjadi acuan urutan pengeluaran barang.

Contoh penggunaannya:

1. FIFO (First In, First Out): barang yang masuk lebih dahulu dikeluarkan lebih dahulu.
2. FEFO (First Expired, First Out): barang dengan kedaluwarsa terdekat diprioritaskan.

5. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

Catatan asal dan penanganan produk membantu perusahaan menjawab pertanyaan pelanggan. Informasi yang jelas mendukung transparansi kepada konsumen dan mitra bisnis.

Misalnya, perusahaan dapat menunjukkan bahan yang digunakan dan waktu produksinya. Namun, catatan tersebut tetap perlu didukung pemeriksaan kualitas produk.

Contoh Penerapan Traceability di Industri

Traceability digunakan untuk menghubungkan bahan, proses, dan distribusi produk di berbagai industri. Bentuk pencatatannya mengikuti karakteristik barang yang ditelusuri.

Berikut beberapa contoh penerapannya.

1. Industri Makanan dan Minuman

Produsen makanan menghubungkan bahan baku dengan nomor batch produk jadi. Catatannya mencakup tanggal produksi dan tujuan distribusi.

Misalnya, keluhan pada satu batch susu ditelusuri ke bahan yang dipakai. Tim kemudian memeriksa kelompok produk dan pengiriman yang terkait.

2. Industri Farmasi

Perusahaan farmasi mencatat identitas produk agar riwayat distribusinya dapat ditelusuri. Nomor batch atau nomor seri digunakan sesuai kebutuhan sistem dan ketentuan yang berlaku.

Contoh data yang dihubungkan:

1. Identitas produk dan kelompok produksinya.
2. Waktu serta tujuan pengiriman.
3. Pihak yang menerima produk.

3. Industri Otomotif

Produsen kendaraan menghubungkan identitas komponen dengan unit yang dirakit. Data ini membantu menentukan kendaraan yang memakai komponen tertentu.

Jika satu kelompok komponen perlu diperiksa, tim dapat mencari unit yang terkait. Pemeriksaan menjadi lebih terarah berdasarkan catatan perakitan.

4. Industri Tekstil

Perusahaan tekstil dapat menelusuri bahan dari pemasok hingga proses pengolahan. Riwayat ini membantu memeriksa asal material yang digunakan.

Contoh informasi yang dicatat:

1. Jenis serat dan identitas pemasok.
2. Lokasi serta tahapan pengolahan bahan.
3. Hubungan bahan dengan kelompok produk jadi.

Teknologi Apa Saja yang Digunakan untuk Traceability

Penerapan traceability dapat dimulai dengan pencatatan sederhana atau sistem digital terintegrasi. Teknologi dipilih untuk membantu identifikasi barang, pencatatan aktivitas, dan pertukaran data.

Berikut beberapa teknologi yang umum digunakan.

1. Barcode dan QR Code: Membantu mengidentifikasi produk serta mengakses catatan yang terkait dengan kode tersebut.
2. RFID (Radio Frequency Identification): Memungkinkan identifikasi barang melalui gelombang radio menggunakan perangkat yang kompatibel.
3. ERP (Enterprise Resource Planning): Mengintegrasikan data pembelian, produksi, inventaris, dan distribusi.
4. Warehouse Management System (WMS): Membantu pencatatan penerimaan, lokasi penyimpanan, dan pergerakan stok.
5. IoT (Internet of Things): Membantu memantau kondisi tertentu, seperti suhu penyimpanan, menggunakan sensor.
6. Blockchain: Dapat digunakan untuk membuat catatan bersama yang lebih sulit diubah secara sepihak, tetapi tetap membutuhkan validasi data masukan.

Pemilihan teknologi bergantung pada skala perusahaan, karakteristik produk, risiko, dan kebutuhan pelacakan. Perlu diingat, penggunaan teknologi canggih tidak otomatis menjamin ketertelusuran apabila data yang dicatat tidak akurat.

Baca Juga: 9 Cara Upgrade Skill Supply Chain Management

Bagaimana Cara Menerapkan Traceability yang Efektif

Perusahaan dapat membangun sistem traceability melalui pendekatan bertahap. Langkah pertama adalah menentukan produk dan tahapan rantai pasok yang perlu ditelusuri.

Setelah itu, perusahaan dapat melakukan beberapa tindakan berikut:

1. Tentukan objek penelusuran: Pilih bahan baku, produk, atau aset yang membutuhkan pencatatan.
2. Gunakan identitas yang konsisten: Terapkan kode produk, nomor batch, atau nomor seri sesuai kebutuhan.
3. Catat peristiwa penting: Rekam penerimaan, produksi, penyimpanan, dan pengiriman.
4. Hubungkan informasi antarproses: Pastikan data bahan baku terhubung dengan produk jadi.
5. Uji sistem secara berkala: Lakukan simulasi penelusuran untuk mengevaluasi kelengkapan dan kecepatan akses data.

Dalam standar GS1, terdapat konsep Critical Tracking Events (CTEs) dan Key Data Elements (KDEs). CTEs merupakan aktivitas penting yang perlu dicatat, sedangkan KDEs merupakan elemen informasi yang menjelaskan aktivitas tersebut.

Contohnya, saat barang diterima di gudang, perusahaan mencatat identitas produk, waktu penerimaan, lokasi, jumlah, dan pihak terkait. Pendekatan tersebut membantu menjaga kesinambungan data antarproses.

Baca Juga: Apa Saja Kurikulum Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing?

Rekomendasi Bootcamp Supply Chain Management Terbaik dengan Jaminan Kerja

Penerapan traceability membantu perusahaan melacak pergerakan produk, menjaga kualitas, dan meningkatkan efisiensi rantai pasok. Untuk berkarier di bidang ini, kamu juga perlu menguasai procurement, inventory control, warehouse management, hingga logistics and distribution.

Nah, berbagai keterampilan tersebut bisa kamu pelajari melalui Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing dengan kurikulum berbasis kebutuhan industri, praktik proyek, pengalaman magang, serta pendampingan mentor berpengalaman.

Benefit Mengikuti Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing:

1. 40+ Live Class Interaktif: Pelajari Supply Chain Management secara langsung bersama mentor ahli dan praktisi industri.
2. 9+ Proyek dan Final Project: Asah keterampilan melalui tugas dan proyek untuk membangun portofolio profesional.
3. Pendampingan Mentor 24/7: Dapatkan dukungan fasilitator dan mentor selama proses pembelajaran.
4. Konsultasi 1-on-1 Tanpa Batas: Peroleh bimbingan personal bersama instruktur ahli sesuai fasilitas program.
5. Job Placement Exam: Persiapkan diri menghadapi proses rekrutmen melalui evaluasi kemampuan dan kesiapan karier.
6. Pengalaman Magang 2,5 Bulan: Dapatkan kesempatan memperoleh pengalaman kerja di perusahaan mitra Dibimbing.
7. Program Penyaluran Kerja: Akses dukungan penyaluran kerja melalui jaringan 1.100+ perusahaan mitra.
8. Exclusive Company Visit: Kenali proses operasional perusahaan dan dapatkan wawasan langsung mengenai industri rantai pasok.

Siap Mengembangkan Karier di Bidang Supply Chain Management?

Industri rantai pasok membutuhkan tenaga profesional yang mampu mengelola persediaan, distribusi, dan operasional secara efisien. Melalui pembelajaran berbasis proyek dan pengalaman praktis, kamu bisa mengasah keterampilan sekaligus mempersiapkan diri menghadapi kebutuhan industri.

Yuk, wujudkan karier impianmu melalui Bootcamp Supply Chain Management Dibimbing dan tingkatkan keahlianmu bersama mentor profesional!

FAQ:

1. Apa yang dimaksud dengan traceability?

Traceability adalah kemampuan menelusuri asal, riwayat, dan lokasi suatu produk atau bahan sepanjang proses produksi dan distribusi. Informasi ini menghubungkan produk dengan catatan pada setiap tahapan yang dilaluinya.

2. Apa contoh traceability dalam kehidupan sehari-hari?

Contohnya adalah pelacakan kelompok produksi makanan menggunakan nomor batch untuk mengetahui tanggal produksi, sumber bahan, dan tujuan distribusinya. Saat muncul keluhan, nomor tersebut membantu perusahaan mencari catatan produk yang terkait.

3. Apa perbedaan traceability dan tracking?

Traceability mencakup ketertelusuran riwayat produk secara menyeluruh, sedangkan tracking berfokus pada pemantauan pergerakan produk ke tahapan berikutnya. Keduanya saling mendukung ketika perusahaan perlu memeriksa asal sekaligus tujuan pengiriman barang.

4. Mengapa traceability penting dalam supply chain?

Traceability membantu perusahaan mengidentifikasi produk bermasalah, mendukung pengawasan kualitas, dan memastikan informasi rantai pasok dapat ditelusuri ketika dibutuhkan. Manfaatnya bergantung pada kelengkapan dan ketepatan pencatatan data.

5. Teknologi apa yang digunakan dalam traceability?

Teknologi yang digunakan antara lain barcode, QR Code, RFID, ERP, WMS, dan sensor IoT. Pilihan teknologi bergantung pada kebutuhan operasional perusahaan.