Surat Paklaring: Fungsi, Cara Mengurus, dan Template

Bagi kamu yang baru resign atau terkena PHK, surat paklaring adalah dokumen penting yang perlu disiapkan. Bahkan, pemberian surat keterangan kerja ini diatur dalam Pasal 1602z KUH Perdata.

Sayangnya, masih banyak pekerja yang belum memahami fungsi surat paklaring dan cara mengurusnya. Padahal, dokumen ini sering dibutuhkan untuk melamar kerja, klaim BPJS Ketenagakerjaan, hingga keperluan administrasi lainnya.

Selain itu, surat paklaring juga bisa menjadi bukti resmi pengalaman kerja di perusahaan sebelumnya. Di dalamnya biasanya memuat posisi, masa kerja, dan keterangan hubungan kerja karyawan.

Nah, supaya nggak bingung, yuk baca artikel ini sampai akhir! MinDi akan membahas fungsi surat paklaring, cara mengurus, hingga template yang bisa kamu jadikan referensi.

Baca Juga: Apa itu Surat Keterangan Kerja? Yuk Cek Contohnya Lengkap!

Apa Itu Surat Paklaring?

Surat paklaring adalah surat keterangan dari perusahaan yang membuktikan bahwa seseorang pernah bekerja di sana. Biasanya, dokumen ini diberikan setelah karyawan resign, kontrak berakhir, atau terkena PHK.

Isi surat paklaring umumnya mencakup nama karyawan, jabatan, masa kerja, dan keterangan hubungan kerja. Dalam beberapa kasus, perusahaan juga mencantumkan penilaian singkat terkait kinerja karyawan.

Secara hukum, pemberian surat keterangan kerja ini diatur dalam Pasal 1602z KUH Perdata. Artinya, pekerja berhak meminta surat tersebut setelah hubungan kerja berakhir.

Karena itu, surat paklaring penting untuk disimpan dengan baik. Dokumen ini bisa digunakan untuk melamar kerja baru, klaim BPJS Ketenagakerjaan, maupun kebutuhan administrasi lainnya.

Fungsi Surat Paklaring

Meski terlihat sederhana, surat paklaring memiliki peran yang cukup penting dalam dunia kerja. Berikut beberapa fungsi surat paklaring yang perlu kamu ketahui.

1. Syarat Pencairan BPJS Ketenagakerjaan (JHT)

Surat paklaring sering dibutuhkan untuk mencairkan dana Jaminan Hari Tua (JHT). Dokumen ini menjadi bukti bahwa hubungan kerja karyawan dengan perusahaan telah berakhir. Dengan begitu, proses klaim BPJS Ketenagakerjaan dapat berjalan sesuai persyaratan yang berlaku.

2. Melamar Pekerjaan Baru

Surat paklaring dapat menjadi bukti resmi pengalaman kerja di perusahaan sebelumnya. Recruiter dapat melihat jabatan, masa kerja, dan riwayat pekerjaan kamu melalui dokumen ini. Hal tersebut membuat profil profesionalmu lebih meyakinkan saat proses rekrutmen.

3. Pengajuan Pinjaman

Beberapa lembaga keuangan meminta surat paklaring sebagai dokumen pendukung saat mengajukan KPR atau KTA. Dokumen ini membantu bank memverifikasi riwayat pekerjaan calon peminjam. Dengan begitu, proses penilaian kredit dapat dilakukan dengan lebih mudah.

4. Pembuatan Kartu Kredit

Surat paklaring juga bisa digunakan sebagai dokumen pendukung saat mengajukan kartu kredit. Bank dapat melihat riwayat pekerjaan sebagai salah satu pertimbangan dalam proses verifikasi. Karena itu, surat paklaring sering diminta bersama dokumen administrasi lainnya.

5. Pendaftaran Beasiswa

Beberapa beasiswa profesional mensyaratkan surat paklaring sebagai bukti pengalaman kerja. Dokumen ini membantu penyelenggara beasiswa menilai rekam jejak profesional pelamar. Oleh sebab itu, pastikan kamu menyimpan surat paklaring dengan baik setelah berhenti bekerja.

Siapa yang Berhak Mendapatkan Surat Paklaring?

Setelah mengetahui fungsinya, kamu juga perlu memahami siapa saja yang berhak mendapatkan surat paklaring. 

Secara umum, surat ini diberikan kepada karyawan yang telah menyelesaikan hubungan kerja dengan perusahaan secara jelas dan sesuai prosedur.

1. Pekerja yang Resign Sesuai Prosedur: Karyawan yang mengundurkan diri secara baik-baik dan mengikuti aturan perusahaan, termasuk menjalani notice period.
2. Karyawan yang Di-PHK: Pekerja yang terkena Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) tetap berhak meminta surat paklaring sebagai bukti pengalaman kerja.
3. Karyawan yang Pensiun: Karyawan yang telah menyelesaikan masa baktinya hingga usia pensiun juga dapat memperoleh surat paklaring.
4. Memenuhi Masa Kerja Minimum: Beberapa perusahaan biasanya mensyaratkan karyawan telah bekerja minimal satu tahun untuk mendapatkan surat paklaring.
5. Bebas Tanggungan: Karyawan perlu menyelesaikan serah terima tugas, mengembalikan aset perusahaan, dan menyelesaikan kewajiban sebelum surat diterbitkan.

Syarat Mendapatkan Surat Paklaring

Sumber: Desain oleh Dibimbing

Berdasarkan Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata), perusahaan wajib memberikan surat keterangan kerja atau surat paklaring kepada pekerja yang hubungan kerjanya telah berakhir apabila diminta. 

Meski begitu, ada beberapa syarat administratif yang biasanya perlu dipenuhi sebelum surat paklaring diterbitkan.

1. Memenuhi Masa Kerja Minimum

Beberapa perusahaan mensyaratkan karyawan telah bekerja minimal 1 tahun untuk memperoleh surat paklaring. 

Ketentuan ini umumnya disesuaikan dengan kebijakan internal perusahaan. Jadi, pastikan kamu memahami aturan yang berlaku di tempat kerja.

2. Mengundurkan Diri Sesuai Prosedur

Karyawan perlu mengajukan resign sesuai prosedur perusahaan. Contohnya, menyerahkan surat pengunduran diri dan menjalani notice period selama 30 hari. Dengan begitu, proses administrasi dapat berjalan lebih lancar.

3. Tidak Melakukan Pelanggaran Berat

Perusahaan biasanya mempertimbangkan riwayat kedisiplinan karyawan sebelum menerbitkan surat paklaring. 

Jika karyawan tidak memiliki catatan pelanggaran berat, proses pengurusan surat biasanya lebih mudah. Hal ini membantu perusahaan memastikan hubungan kerja berakhir dengan baik.

4. Menyelesaikan Serah Terima Tugas

Karyawan perlu menyelesaikan proses handover sebelum resmi keluar dari perusahaan. Proses ini memastikan pekerjaan dapat dilanjutkan oleh rekan kerja atau pengganti. Dengan begitu, tanggung jawab kerja dianggap telah selesai.

5. Menyelesaikan Kewajiban Administratif

Karyawan perlu mengembalikan aset perusahaan, seperti laptop, kartu akses, atau perlengkapan kerja lainnya. 

Selain itu, seluruh administrasi internal yang masih tertunda perlu diselesaikan terlebih dahulu. Setelah semuanya lengkap, perusahaan dapat menerbitkan surat paklaring.

Cara Mengurus Surat Paklaring

Mengurus surat paklaring sebenarnya cukup mudah jika seluruh persyaratan telah dipenuhi. Berikut langkah-langkah yang bisa kamu lakukan untuk mendapatkan surat paklaring dari perusahaan.

1. Pastikan seluruh syarat untuk mendapatkan surat paklaring telah terpenuhi.
2. Ajukan permintaan surat paklaring secara resmi kepada HRD.
3. Berikan waktu kepada perusahaan untuk memproses penerbitan surat paklaring.
4. Periksa kembali seluruh informasi yang tercantum pada surat paklaring sebelum digunakan.

Contoh Surat Paklaring

Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh surat paklaring yang umumnya diterbitkan oleh perusahaan. Formatnya dapat berbeda-beda, tetapi informasi yang dicantumkan pada dasarnya hampir sama.

Pada contoh di bawah ini, surat paklaring memuat beberapa bagian penting, mulai dari kop perusahaan, nomor surat, identitas pihak perusahaan, identitas karyawan, periode kerja, hingga tanda tangan dan stempel resmi.

Download Template Surat Paklaring 

Kalau kamu ingin membuat surat paklaring dengan format yang rapi, kamu bisa menggunakan template yang telah disiapkan. Template ini dapat diedit sesuai kebutuhan, baik untuk menyesuaikan identitas perusahaan, data karyawan, maupun informasi lainnya.

Menggunakan template juga dapat menghemat waktu karena struktur surat sudah tersusun sesuai format yang umum digunakan oleh perusahaan di Indonesia. Kamu hanya perlu mengganti data yang diperlukan tanpa membuat surat dari awal. Download Template Surat Paklaring (Word/DOCX).

Catatan: Pastikan seluruh informasi pada template telah disesuaikan dengan data yang sebenarnya sebelum digunakan atau diterbitkan oleh perusahaan.

Baca Juga: Apa Itu Pajak Natura Karyawan? Aturan dan Contohnya

Bootcamp Human Resources Terbaik di Indonesia: Dibimbing

Kalau kamu ingin berkarier sebagai Human Resources, memahami proses rekrutmen saja belum cukup. Kamu juga perlu menguasai keterampilan seperti talent acquisition, employee onboarding, performance management, dan employee engagement agar siap menghadapi kebutuhan industri.

Bootcamp Human Resources Dibimbing dirancang untuk membantumu menguasai keterampilan tersebut melalui pembelajaran intensif, studi kasus, dan pendampingan langsung dari mentor berpengalaman. Program ini cocok untuk mahasiswa, fresh graduate, maupun profesional yang ingin upskill atau beralih karier ke bidang Human Resources.

Program Bootcamp Human Resources Dibimbing

1. Kurikulum: Berbasis kebutuhan industri agar materi yang dipelajari relevan dengan dunia kerja.
2. Live Class: 35+ live class interaktif bersama mentor ahli.
3. Assignment & Portofolio: 10+ studi kasus nyata untuk membangun portofolio profesional.
4. Program Magang: Kesempatan magang selama 3 bulan untuk memperoleh pengalaman kerja.
5. Career Preparation: Review CV dan LinkedIn, career class, interview practice, hingga showcase.
6. Penyaluran Kerja: Terhubung dengan 1.100+ perusahaan mitra melalui program penyaluran kerja.
7. Mentoring: 1-on-1 mentoring tanpa batas bersama instruktur expert.
8. Sertifikasi: Kesempatan memperoleh Sertifikasi BNSP.

Siap Menjadi Human Resources Profesional?

Kalau kamu ingin membangun karier di bidang Human Resources, Bootcamp Human Resources Dibimbing siap membantumu. Kamu akan belajar melalui kurikulum yang relevan, mengerjakan studi kasus untuk portofolio, serta mendapatkan dukungan karier hingga siap memasuki dunia kerja.

Tertarik untuk bergabung? Yuk, kunjungi Bootcamp Human Resources Dibimbing untuk melihat kurikulum lengkap, jadwal kelas, dan informasi pendaftarannya. Mulailah perjalanan kariermu sebagai Human Resources Professional bersama Dibimbing!

FAQ

1. Apakah surat paklaring wajib diberikan oleh perusahaan?

Ya. Berdasarkan Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata), perusahaan wajib memberikan surat keterangan kerja kepada karyawan yang hubungan kerjanya telah berakhir apabila diminta oleh pekerja.

2. Apakah karyawan kontrak berhak mendapatkan surat paklaring?

Ya, karyawan kontrak juga berhak mendapatkan surat paklaring selama hubungan kerjanya telah berakhir dan memenuhi ketentuan yang berlaku di perusahaan. Surat ini dapat digunakan sebagai bukti pengalaman kerja.

3. Berapa lama proses pembuatan surat paklaring?

Waktu penerbitan surat paklaring berbeda-beda di setiap perusahaan. Namun, umumnya prosesnya memerlukan waktu sekitar 3–7 hari kerja setelah seluruh persyaratan administrasi diselesaikan.

4. Apakah surat paklaring bisa digunakan untuk mencairkan BPJS Ketenagakerjaan?

Bisa. Surat paklaring merupakan salah satu dokumen pendukung yang sering diminta saat mengajukan klaim Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan, meskipun persyaratan dapat berbeda sesuai jenis klaim.

5. Apa perbedaan surat paklaring dan surat pengalaman kerja?

Pada dasarnya, surat paklaring dan surat pengalaman kerja memiliki fungsi yang sama, yaitu sebagai bukti bahwa seseorang pernah bekerja di suatu perusahaan. Istilah "paklaring" lebih umum digunakan di Indonesia, sedangkan isi dan formatnya dapat disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan.