Quotation Letter: Definisi, Komponen, dan Contoh Lengkap

Dalam proses bisnis, surat ini sangat penting untuk memberikan informasi yang jelas mengenai harga, syarat, dan ketentuan penawaran. Dengan quotation letter, kedua belah pihak bisa memahami dengan jelas apa yang ditawarkan dan bagaimana transaksi akan dilakukan.

Yuk, simak penjelasan lengkap mengenai quotation letter, mulai dari pengertian, komponen-komponen pentingPernahkah kamu menerima penawaran harga untuk sebuah produk atau layanan, Warga Bimbingan? Itulah yang disebut dengan quotation letter, yaitu surat resmi yang berisi penawaran harga dari perusahaan kepada pelanggan potensial.

nya, hingga contoh yang bisa kamu jadikan referensi dalam menyusun surat penawaran harga.

Apa Itu Quotation Letter?

Quotation letter adalah surat resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk menawarkan harga atas produk atau layanan yang mereka sediakan kepada calon pelanggan. 

Surat ini berisi rincian harga, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya yang terkait dengan penawaran tersebut. 

Tujuan dari quotation letter adalah untuk memberikan informasi yang jelas dan transparan mengenai apa yang ditawarkan, sehingga penerima surat dapat mempertimbangkan dan mengambil keputusan. 

Dengan adanya surat ini, proses transaksi menjadi lebih terstruktur dan formal, meminimalisir risiko kesalahpahaman antara kedua pihak.

Baca juga: Panduan Memilih Bootcamp Legal & Policy Terbaik 2026

Komponen Utama dalam Quotation Letter

Sumber: Canva

Dalam menulis quotation letter, ada beberapa komponen penting yang harus ada agar surat penawaran harga tersebut lengkap dan mudah dipahami. 

Berikut adalah penjelasan komponen-komponen utama dalam quotation letter yang wajib kamu ketahui.

1. Kop Surat (Header Perusahaan)

Kop surat atau header pada quotation letter berfungsi untuk memuat identitas resmi pengirim. 

Komponen ini harus mencakup logo perusahaan, nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, email operasional, dan website resmi agar penerima dapat menghubungi pengirim dengan mudah. Hal ini juga menambah kesan profesionalitas surat penawaran.

Contoh:

PT ABC,

Jl. Merdeka No. 25, Jakarta,

Telp: 021-12345678, Email: [email protected], Website: www.abc.com

2. Tanggal dan Nomor Surat

Tanggal penulisan surat sangat penting untuk mencatat kapan surat penawaran tersebut diterbitkan, serta memudahkan pengarsipan di kemudian hari. 

Nomor referensi dokumen (quotation number) juga harus dicantumkan untuk mempermudah pelacakan transaksi dan pencatatan di sistem administrasi perusahaan.

Contoh:

Tanggal: 21 April 2026

Nomor Surat: QN/1234/IV/2026

3. Informasi Klien (Penerima Tujuan)

Bagian ini memuat nama perusahaan klien yang dituju, nama kontak spesifik atau PIC (Person in Charge), serta alamat dan nomor kontak mereka. 

Menyertakan informasi ini penting agar surat penawaran tepat sasaran dan dapat sampai pada orang yang berhak menerima penawaran tersebut.

Contoh:

Nama Perusahaan: PT XYZ

Nama Kontak: Budi Santoso (Manajer Pengadaan)

Alamat: Jl. Raya No. 55, Bandung

Telepon: 022-56789012

4. Salam Pembuka dan Pengantar

Pada bagian ini, kamu perlu memberikan sapaan yang sopan dan profesional, dilanjutkan dengan pengantar singkat mengenai penawaran yang diberikan. 

Jika penawaran ini adalah balasan dari permintaan klien (Request for Quotation), kamu bisa mencantumkan referensi permintaan tersebut agar lebih jelas.

Contoh:

Dengan hormat,

Menanggapi permintaan penawaran yang Anda ajukan pada tanggal 18 April 2026, kami dengan senang hati mengirimkan detail penawaran harga terkait produk yang Anda minta.

5. Rincian Produk/Layanan dan Harga (Tabel Penawaran)

Bagian ini adalah inti dari quotation letter, di mana kamu menjelaskan dengan detail produk atau layanan yang ditawarkan. 

Biasanya, rincian ini disajikan dalam format tabel yang mencakup nama produk, deskripsi spesifikasi, kuantitas, harga satuan, dan total harga.

Contoh:

6. Pajak, Diskon, dan Biaya Tambahan

Sebelum menjumlahkan menjadi grand total, surat ini harus mencantumkan komponen biaya di luar harga produk dasar. 

Termasuk di dalamnya adalah pajak (misalnya PPN), diskon yang diberikan, dan biaya tambahan seperti ongkos kirim atau biaya instalasi.

Contoh:

Pajak (PPN 10%): Rp 10.000.000

Diskon 5%: -Rp 5.000.000

Biaya Pengiriman: Rp 2.000.000

7. Syarat dan Ketentuan (Terms & Conditions)

Bagian ini sangat penting untuk mengatur ekspektasi dan melindungi kedua belah pihak dalam penawaran. 

Minimal, bagian ini harus memuat masa berlaku penawaran, termin pembayaran yang disepakati, serta waktu pengiriman atau pengerjaan produk.

Contoh:

Masa Berlaku: 14 hari sejak tanggal surat

Termin Pembayaran: DP 50%, sisa dibayar dalam 30 hari

Waktu Pengiriman: 7-10 hari kerja setelah pembayaran diterima

8. Penutup dan Tanda Tangan

Setelah penawaran dijelaskan secara rinci, bagian penutup memberikan kalimat yang menunjukkan kesiapan pengirim untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai penawaran. 

Diakhiri dengan tanda tangan, nama terang, jabatan, dan cap perusahaan untuk memberikan kesan resmi.

Contoh:

Hormat kami,

[Signature]

John Doe

Direktur Utama

PT ABC

Dengan memahami komponen-komponen utama ini, kamu akan bisa menyusun quotation letter yang jelas, lengkap, dan profesional untuk berbagai kebutuhan bisnis.

Baca juga: Gaji Analis Kebijakan di Indonesia Terbaru (PNS & Swasta)

Contoh Quotation Letter

Menyusun quotation letter yang baik dan benar sangat penting dalam dunia bisnis. Berikut adalah contoh surat penawaran harga yang dapat kamu jadikan referensi untuk memulai penawaran kepada calon klien.

1. Contoh Quotation Letter untuk Produk

Di bawah ini adalah contoh surat penawaran harga untuk produk yang ditawarkan kepada klien. 

Surat ini mencakup semua komponen penting, seperti deskripsi produk, harga, dan syarat pembayaran.

Contoh:

2. Contoh Quotation Letter untuk Jasa

Berikut adalah contoh surat penawaran harga untuk jasa yang lebih fokus pada layanan yang disediakan, dengan rincian harga dan syarat yang jelas.

Contoh:

Baca juga: Apa Itu Legal Compliance? Tugas, Contoh, dan Gaji Profesional

Cara Menulis Quotation Letter yang Efektif

Sumber: Canva

Menulis quotation letter yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa penawaran harga kamu dapat dipahami dengan jelas oleh penerima surat. Berikut adalah beberapa tips untuk menulis quotation letter yang profesional dan efektif.

1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sederhana

Pastikan surat penawaran yang kamu buat mudah dipahami, dengan menggunakan bahasa yang sederhana dan jelas. 

Hindari penggunaan istilah teknis yang bisa membingungkan penerima jika tidak terlalu familiar dengan topik tersebut. Tujuan utama adalah agar informasi harga dan ketentuan lainnya disampaikan tanpa keraguan.

2. Sertakan Semua Informasi yang Dibutuhkan

Quotations harus memuat semua rincian yang relevan, termasuk deskripsi produk atau jasa, harga satuan, jumlah, dan total biaya. 

Selain itu, jangan lupa untuk mencantumkan syarat pembayaran, waktu pengiriman, serta masa berlaku penawaran. Dengan mencantumkan semua informasi ini, kamu menghindari kesalahpahaman di masa depan.

3. Jaga Format Surat Agar Mudah Dibaca

Format surat yang rapi dan mudah dibaca sangat membantu penerima dalam memahami penawaran yang kamu ajukan. 

Gunakan tabel untuk rincian harga dan produk, serta subjudul yang jelas untuk setiap bagian. Penyusunan surat yang rapi juga meningkatkan kesan profesional dan meningkatkan kepercayaan penerima.

4. Tulis Penutupan yang Menarik dan Profesional

Di bagian penutupan, buat kalimat yang sopan dan terbuka untuk diskusi lebih lanjut. Sebutkan kesiapan kamu untuk menjawab pertanyaan atau memberikan informasi tambahan jika diperlukan.

Penutupan yang baik akan memberi kesan positif dan memudahkan penerima untuk segera bertindak sesuai dengan penawaran yang diberikan.

Baca juga: Gaji Legal Drafter Terbaru & Faktor yang Mempengaruhi

Ingin Jadi Ahli Hukum Korporasi?

Setelah mempelajari dasar-dasar hukum korporasi, kini saatnya memperdalam pemahamanmu melalui pembelajaran yang lebih terstruktur dan aplikatif!

Yuk, ikuti Bootcamp Legal & Policy di dibimbing! Di sini, kamu akan mempelajari hukum korporasi, tata kelola perusahaan, serta regulasi yang mengatur dunia bisnis dengan langsung dipandu oleh para mentor berpengalaman.

Dengan lebih dari 1.100+ hiring partner dan tingkat keberhasilan alumni 96%, peluang kariermu di dunia hukum korporasi semakin terbuka lebar!

Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi di sini dan Daftar sekarang di dibimbing untuk memulai perjalananmu menjadi seorang profesional hukum korporasi. #BimbingSampeJadi!