Offering Letter Adalah: Fungsi, Isi, dan Cara Membalas

Offering letter adalah surat penawaran kerja yang diberikan perusahaan kepada kandidat terpilih. Dokumen ini menjadi konfirmasi bahwa perusahaan ingin merekrut kamu untuk posisi dan ketentuan tertentu.

Biasanya, offering letter memuat jabatan, gaji, tunjangan, status kerja, sistem kerja, dan tanggal mulai bekerja. Karena itu, kamu perlu membaca setiap bagiannya dengan teliti sebelum memberikan persetujuan.

Kamu juga perlu memahami cara menerima, menolak, atau menegosiasikan penawaran secara profesional. Untuk mempelajari proses rekrutmen lebih lanjut, ikuti Bootcamp Human Resources Dibimbing. Yuk, baca sampai akhir!

Baca Juga: Tahapan Setelah Interview User: 6 Hal yang Wajib Dilakukan

Apa Itu Offering Letter?

Offering letter adalah surat resmi yang diberikan perusahaan kepada kandidat terpilih sebagai bentuk penawaran untuk bergabung dan mengisi posisi tertentu. Dokumen ini biasanya dikirim setelah kandidat melewati tahap seleksi, wawancara, dan memperoleh persetujuan dari pihak terkait.

Dalam Bahasa Indonesia, offering letter dapat disebut sebagai surat penawaran kerja. Isinya menjelaskan beberapa informasi utama, seperti jabatan, gaji, tunjangan, lokasi kerja, tanggal mulai bekerja, dan batas waktu pemberian jawaban.

Surat tersebut membantu perusahaan dan kandidat memahami penawaran yang sedang dibicarakan sebelum hubungan kerja dimulai. Oleh karena itu, kamu perlu membaca setiap ketentuannya secara teliti sebelum menandatangani atau memberikan persetujuan.

Apa Fungsi Offering Letter?

Offering letter bukan sekadar pemberitahuan bahwa kamu diterima bekerja. Surat ini juga menjadi media komunikasi resmi antara perusahaan dan kandidat mengenai penawaran kerja yang diberikan.

Berikut beberapa fungsi offering letter:

1. Menyampaikan penawaran kerja secara resmi

Perusahaan menggunakan offering letter untuk mengonfirmasi bahwa kandidat telah dipilih. Dengan begitu, informasi yang sebelumnya disampaikan secara lisan dapat dituangkan dalam dokumen tertulis.

2. Menjelaskan posisi dan tanggung jawab

Surat penawaran biasanya mencantumkan nama jabatan, divisi, atasan, serta gambaran umum tanggung jawab. Informasi tersebut membantu kandidat memahami posisi yang akan dijalankan.

3. Menjabarkan kompensasi dan fasilitas

Kandidat dapat memeriksa gaji pokok, tunjangan, bonus, insentif, dan fasilitas lain yang ditawarkan. Rincian ini penting agar tidak terjadi perbedaan pemahaman setelah mulai bekerja.

4. Memberikan waktu untuk mempertimbangkan tawaran

Perusahaan biasanya menetapkan batas waktu penerimaan penawaran. Selama periode tersebut, kandidat dapat mengevaluasi kesesuaian pekerjaan dengan kebutuhan dan rencana kariernya.

5. Menjadi dasar untuk proses administrasi berikutnya

Setelah kandidat menerima penawaran, perusahaan dapat melanjutkan proses administrasi, pemeriksaan dokumen, penandatanganan perjanjian kerja, dan onboarding.

Apa Saja Isi Offering Letter?

Sumber: Desain oleh Dibimbing

Isi offering letter dapat berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan dan posisi yang ditawarkan. Meskipun demikian, terdapat beberapa komponen yang umumnya dicantumkan.

1. Identitas Kandidat

Surat penawaran kerja biasanya mencantumkan nama lengkap kandidat. Pastikan penulisan nama dan identitas lainnya sudah benar agar tidak menimbulkan masalah dalam proses administrasi.

2. Nama Posisi dan Divisi

Perusahaan akan menjelaskan jabatan yang ditawarkan beserta divisi atau departemennya. Pada beberapa perusahaan, bagian ini juga memuat nama atasan langsung atau struktur pelaporan.

3. Status Kepegawaian

Kamu perlu memeriksa apakah posisi tersebut ditawarkan sebagai karyawan tetap, karyawan kontrak, pekerja paruh waktu, atau pekerja lepas. Status ini dapat memengaruhi hak, kewajiban, dan ketentuan hubungan kerja.

4. Gaji dan Kompensasi

Bagian ini biasanya mencantumkan gaji pokok serta cara pembayarannya. Perhatikan apakah nominal yang tertulis merupakan gaji kotor atau gaji bersih setelah potongan.

Selain gaji, periksa juga komponen lain, seperti:

1. Tunjangan makan dan transportasi.
2. Insentif atau komisi.
3. Bonus kinerja.
4. Tunjangan hari raya.
5. Asuransi kesehatan.
6. Program jaminan sosial.
7. Fasilitas kerja.

5. Lokasi dan Sistem Kerja

Offering letter dapat mencantumkan lokasi penempatan serta sistem kerja yang diterapkan. Sistem tersebut dapat berupa work from office, remote, atau hybrid.

Periksa juga kemungkinan penempatan di kantor cabang atau perpindahan lokasi kerja. Informasi tersebut penting, terutama ketika kamu harus memperhitungkan biaya tempat tinggal dan transportasi.

6. Jam dan Hari Kerja

Perusahaan umumnya menjelaskan jadwal kerja, jumlah hari kerja, dan waktu istirahat. Untuk posisi tertentu, surat tersebut juga dapat memuat ketentuan kerja bergilir atau shift.

7. Tanggal Mulai Bekerja

Tanggal mulai bekerja atau start date perlu dicantumkan secara jelas. Apabila tanggal tersebut berbenturan dengan kewajiban di perusahaan sebelumnya, kamu dapat mendiskusikannya bersama rekruter.

8. Masa Percobaan

Beberapa perusahaan menerapkan masa percobaan untuk posisi tertentu. Apabila terdapat ketentuan tersebut, periksa durasi, proses evaluasi, dan hak yang akan kamu peroleh selama masa percobaan.

9. Batas Waktu Penerimaan

Perusahaan biasanya memberikan tenggat untuk menerima atau menolak penawaran. Kamu sebaiknya memberikan jawaban sebelum batas waktu agar proses rekrutmen tetap berjalan secara profesional.

10. Ketentuan Tambahan

Surat penawaran dapat memuat ketentuan mengenai kerahasiaan, pemeriksaan latar belakang, dokumen administrasi, atau syarat lain yang perlu dipenuhi sebelum mulai bekerja.

Apakah Offering Letter Sama dengan Kontrak Kerja?

Sumber: Desain oleh Dibimbing

Offering letter dan kontrak kerja bukanlah dokumen yang sepenuhnya sama. Offering letter berisi penawaran awal perusahaan, sedangkan kontrak atau perjanjian kerja mengatur hubungan kerja secara lebih terperinci.

Perjanjian kerja pada dasarnya memiliki unsur pekerjaan, upah, dan perintah. Ketentuan mengenai hubungan kerja, termasuk PKWT, juga diatur dalam peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Berikut adalah perbedaan offering letter dan kontrak kerja, antara lain:

Meskipun terlihat lebih sederhana, kamu tetap harus membaca offering letter dengan hati-hati. Apabila terdapat ketentuan yang kurang jelas, tanyakan kepada HR sebelum menyetujuinya.

Contoh Offering Letter

Setelah memahami pengertian dan isi offering letter, kamu mungkin masih membutuhkan gambaran mengenai bentuk dokumennya. 

Secara umum, format surat penawaran kerja dapat berbeda di setiap perusahaan, tetapi tetap memuat informasi utama seperti posisi, gaji, fasilitas, dan tanggal mulai bekerja. Berikut contoh offering letter sederhana yang dapat digunakan sebagai referensi:

Hal yang Harus Diperiksa Sebelum Menerima Offering Letter

Menerima tawaran kerja tentu menyenangkan. Namun, jangan sampai rasa senang membuatmu melewatkan informasi penting yang dapat memengaruhi pengalaman kerja ke depannya.

Berikut hal-hal yang perlu kamu periksa:

1. Kesesuaian Jabatan

Pastikan nama posisi sesuai dengan lowongan yang kamu lamar dan hasil pembicaraan selama wawancara. Periksa juga apakah ruang lingkup pekerjaannya sesuai dengan kemampuan serta tujuan kariermu.

2. Nominal Gaji

Bandingkan gaji yang ditawarkan dengan hasil negosiasi, standar industri, lokasi kerja, dan beban tanggung jawab. Jangan hanya memperhatikan gaji pokok, tetapi hitung juga tunjangan dan potongan yang berlaku.

3. Status dan Durasi Kontrak

Perhatikan apakah kamu akan bekerja sebagai karyawan tetap atau kontrak. Untuk pekerjaan dengan jangka waktu tertentu, periksa durasi kontrak, kemungkinan perpanjangan, dan ketentuan lain yang dicantumkan.

4. Fasilitas dan Benefit

Pastikan fasilitas yang sebelumnya dijelaskan oleh rekruter juga tercantum dalam dokumen. Contohnya adalah asuransi, jaminan sosial, bonus, cuti, perangkat kerja, dan tunjangan transportasi.

5. Sistem Kerja

Jangan berasumsi bahwa sistem kerja akan selalu sama dengan informasi dalam iklan lowongan. Pastikan kembali apakah kamu akan bekerja dari kantor, dari rumah, atau menggunakan sistem hybrid.

6. Tanggal Mulai Kerja

Periksa apakah kamu dapat memenuhi tanggal mulai yang ditetapkan. Apabila masih bekerja di perusahaan lain, pertimbangkan masa pemberitahuan pengunduran diri dan proses serah terima pekerjaan.

7. Ketentuan yang Kurang Jelas

Catat setiap informasi yang membingungkan atau berbeda dari hasil diskusi. Kamu berhak meminta penjelasan secara sopan sebelum memberikan keputusan.

Bagaimana Cara Membalas Offering Letter?

Cara membalas offering letter bergantung pada keputusan yang kamu ambil. Kamu dapat menerima, meminta waktu, melakukan negosiasi, atau menolak tawaran tersebut.

1. Cara Menerima Offering Letter

Sampaikan rasa terima kasih dan konfirmasi bahwa kamu menerima posisi yang ditawarkan. Sebutkan juga jabatan serta tanggal mulai bekerja untuk menghindari kesalahpahaman.

Contoh:

Yth. Tim HR [Nama Perusahaan],

Terima kasih atas penawaran yang diberikan kepada saya untuk posisi [Nama Posisi]. Setelah mempelajari rincian penawaran tersebut, saya dengan senang hati menerima kesempatan untuk bergabung dengan [Nama Perusahaan].

Saya juga mengonfirmasi bahwa saya dapat mulai bekerja pada [Tanggal]. Mohon informasikan apabila terdapat dokumen atau proses administrasi lain yang perlu saya selesaikan.

Hormat saya,

[Nama Lengkap]

2. Cara Meminta Waktu untuk Mempertimbangkan

Apabila belum siap memberikan keputusan, sampaikan permintaan waktu dengan jelas. Jangan menghilang atau membiarkan rekruter menunggu tanpa kepastian.

Contoh:

Yth. Tim HR [Nama Perusahaan],

Terima kasih atas penawaran untuk posisi [Nama Posisi]. Saya sangat menghargai kesempatan yang diberikan dan tertarik untuk bergabung dengan [Nama Perusahaan].

Agar dapat mempelajari seluruh rincian penawaran dengan baik, apakah saya diperbolehkan memberikan keputusan akhir paling lambat pada [Tanggal]?

Terima kasih atas waktu dan pengertiannya.

Hormat saya,

[Nama Lengkap]

3. Cara Melakukan Negosiasi Offering Letter

Negosiasi dapat dilakukan apabila terdapat bagian penawaran yang belum sesuai. Sampaikan permintaan berdasarkan pengalaman, kemampuan, tanggung jawab, atau standar kompensasi posisi tersebut.

Hindari memberikan tuntutan tanpa alasan. Gunakan bahasa profesional dan tunjukkan bahwa kamu tetap tertarik dengan kesempatan yang ditawarkan.

Contoh:

Terima kasih atas penawaran untuk posisi [Nama Posisi]. Saya sangat antusias dengan kesempatan untuk bergabung dan berkontribusi di [Nama Perusahaan].

Setelah mempelajari tanggung jawab posisi serta mempertimbangkan pengalaman saya di bidang [Bidang], apakah terdapat ruang untuk menyesuaikan kompensasi menjadi [Nominal atau Rentang]?

Saya terbuka untuk mendiskusikan penawaran ini lebih lanjut agar dapat mencapai kesepakatan yang sesuai bagi kedua pihak.

4. Cara Menolak Offering Letter

Penolakan tetap perlu disampaikan dengan sopan. Kamu tidak wajib menjelaskan alasan secara terlalu rinci, tetapi tetap ucapkan terima kasih atas waktu dan kesempatan yang diberikan.

Contoh:

Yth. Tim HR [Nama Perusahaan],

Terima kasih atas penawaran dan kesempatan yang diberikan kepada saya untuk bergabung sebagai [Nama Posisi]. Setelah mempertimbangkannya dengan saksama, saya memutuskan untuk belum dapat menerima penawaran tersebut.

Saya sangat menghargai waktu serta proses rekrutmen yang telah diberikan. Semoga kita dapat memiliki kesempatan untuk bekerja sama pada masa mendatang.

Hormat saya,

[Nama Lengkap]

Apakah Offering Letter Bisa Dinegosiasikan?

Offering letter dapat dinegosiasikan selama perusahaan masih membuka ruang diskusi. Komponen yang dapat dibicarakan bukan hanya gaji, tetapi juga tanggal mulai bekerja, sistem kerja, tunjangan, jabatan, dan fasilitas tertentu.

Sebelum bernegosiasi, tentukan aspek yang paling penting bagimu. Hindari meminta perubahan pada terlalu banyak komponen sekaligus karena dapat membuat proses diskusi kurang terarah.

Lakukan negosiasi secara profesional dengan beberapa cara berikut:

1. Sampaikan apresiasi atas penawaran yang diberikan.
2. Jelaskan bagian yang ingin didiskusikan.
3. Gunakan data atau alasan yang relevan.
4. Ajukan permintaan secara realistis.
5. Tetap terbuka terhadap alternatif dari perusahaan.
6. Mintalah hasil kesepakatan diperbarui secara tertulis.

Apa yang Terjadi Setelah Offering Letter Ditandatangani?

Setelah kamu menerima dan menandatangani offering letter, HR biasanya akan melanjutkan proses administrasi. Tahapannya dapat berbeda di setiap perusahaan.

Secara umum, proses selanjutnya meliputi:

1. Pengumpulan dokumen pribadi.
2. Pemeriksaan kesehatan atau latar belakang apabila diperlukan.
3. Penandatanganan perjanjian kerja.
4. Pendaftaran fasilitas dan administrasi karyawan.
5. Pemberian informasi hari pertama kerja.
6. Pelaksanaan proses onboarding.

Dalam proses rekrutmen, pemberian job offer memang umumnya dilanjutkan dengan tahap onboarding setelah kandidat menyetujui penawaran.

Baca Juga: Contoh Email Formal dan Informal Bahasa Inggris Beserta Formatnya

Kesimpulan

Offering letter adalah surat penawaran kerja yang diberikan perusahaan kepada kandidat terpilih. Dokumen ini biasanya memuat informasi mengenai posisi, gaji, fasilitas, status kerja, lokasi penempatan, hingga tanggal mulai bekerja.

Sebelum menyetujuinya, pastikan kamu membaca setiap ketentuan dengan teliti dan menanyakan bagian yang belum jelas. Kamu juga dapat melakukan negosiasi secara profesional apabila terdapat komponen penawaran yang belum sesuai.

Rekomendasi Bootcamp Human Resources Terbaik di Indonesia

Kalau kamu tertarik berkarier di bidang HR, memahami offering letter saja belum cukup. Kamu juga perlu menguasai proses rekrutmen, administrasi karyawan, pengembangan talenta, penilaian kinerja, hingga berbagai keterampilan praktis yang digunakan oleh profesional HR.

Melalui Bootcamp Human Resources Dibimbing, kamu akan belajar bersama mentor profesional melalui kelas interaktif, studi kasus, proyek, dan praktik kerja yang dirancang untuk membangun kompetensi serta portofolio.

Program Bootcamp Human Resources Dibimbing:

1. 35+ Live Class: Belajar secara interaktif bersama mentor profesional.
2. 20+ Assignment dan Real Case Project: Membangun portofolio melalui tugas dan studi kasus nyata.
3. Unlimited 1-on-1 Personalized Session: Mendapatkan pendampingan personal bersama instruktur ahli.
4. Pendampingan 24/7: Didampingi fasilitator dan mentor selama proses belajar.
5. 12 Minggu Praktik Magang: Memperoleh pengalaman sebagai HR di perusahaan nyata.
6. Penyaluran Kerja ke 700+ Perusahaan: Mendapatkan akses ke berbagai peluang kerja setelah menyelesaikan program.
7. Assessment dan Sertifikasi: Membuktikan kompetensi yang telah kamu pelajari.
8. Sertifikasi BNSP: Tersedia sebagai program tambahan untuk meningkatkan kredibilitas.
9. Sesi Presentasi dan Tugas Kolaboratif: Mengasah kemampuan komunikasi serta kerja sama.

Siap Berkarier di Bidang Human Resources?

Memahami fungsi, isi, dan cara membalas offering letter merupakan salah satu bekal awal untuk mengenal proses rekrutmen. Yuk, tingkatkan kemampuanmu melalui Bootcamp Human Resources Dibimbing dan bangun pengalaman yang relevan untuk berkarier di bidang HR.

FAQ

1. Apa itu offering letter?

Offering letter adalah surat penawaran kerja yang diberikan perusahaan kepada kandidat terpilih. Dokumen ini biasanya menjelaskan posisi, gaji, fasilitas, status kerja, dan tanggal mulai bekerja.

2. Apa saja isi offering letter?

Isi offering letter umumnya meliputi nama jabatan, divisi, status kepegawaian, gaji, tunjangan, sistem kerja, lokasi penempatan, serta batas waktu penerimaan tawaran. Kandidat perlu memeriksa seluruh informasi tersebut sebelum memberikan persetujuan.

3. Bagaimana contoh offering letter yang baik?

Contoh offering letter yang baik harus memuat identitas kandidat, rincian posisi, kompensasi, tanggal mulai bekerja, dan ketentuan penerimaan tawaran. Surat penawaran kerja juga sebaiknya menggunakan bahasa yang jelas, formal, dan mudah dipahami.

4. Bagaimana cara membalas offering letter?

Cara membalas offering letter dapat disesuaikan dengan keputusan kandidat, yaitu menerima, menolak, meminta waktu, atau mengajukan negosiasi offering letter. Sampaikan jawaban secara profesional dan berikan konfirmasi sebelum tenggat yang ditentukan.

5. Apa perbedaan offering letter dan kontrak kerja?

Perbedaan offering letter dan kontrak kerja terletak pada fungsi serta tingkat perinciannya. Offering letter berisi penawaran awal dari perusahaan, sedangkan kontrak kerja mengatur hak, kewajiban, dan ketentuan hubungan kerja secara lebih lengkap.