HRIS Adalah: Fungsi, Manfaat, Fitur, dan Cara Kerjanya

HRIS adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola data dan administrasi karyawan secara terintegrasi. Mulai dari absensi, payroll, hingga performa karyawan dapat dikelola lebih efisien.

Penggunaan HRIS juga membantu tim HR mengurangi pekerjaan manual dan risiko kesalahan data. Dengan begitu, proses pengelolaan SDM bisa berjalan lebih cepat dan akurat.

Pemahaman tentang HRIS penting bagi kamu yang ingin berkarier di bidang HR. Melalui Bootcamp Human Resources, kamu bisa mempelajari teknologi HR sekaligus proses pengelolaan SDM di perusahaan.

Lantas, bagaimana fungsi dan cara kerja HRIS dalam perusahaan? Yuk, simak manfaat, fitur, dan pembahasan lengkapnya berikut ini!

Baca Juga: Apa Itu HRD? Tugas, Gaji, Perbedaan, dan Cara Menjadi

Apa Itu HRIS?

HRIS adalah singkatan dari Human Resources Information System, yaitu sistem yang digunakan untuk mengelola data dan proses administrasi sumber daya manusia secara terintegrasi. Sistem HRIS membantu perusahaan menyimpan informasi karyawan dalam satu platform agar lebih mudah diakses dan dikelola.

Dalam praktiknya, HRIS dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan, seperti mengelola data karyawan, absensi, cuti, payroll, hingga laporan HR. Dengan sistem ini, tim HR tidak perlu mengandalkan banyak dokumen atau proses manual yang memakan waktu.

Selain menyederhanakan pekerjaan administratif, HRIS juga membantu perusahaan menjaga akurasi data dan meningkatkan efisiensi pengelolaan SDM. Karena itu, penggunaan aplikasi HRIS semakin relevan bagi perusahaan yang ingin menjalankan proses HR secara lebih terstruktur dan berbasis data.

Apa Fungsi dan Manfaat HRIS bagi Perusahaan?

HRIS tidak hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan data karyawan, tetapi juga membantu perusahaan mengelola berbagai proses HR secara lebih terstruktur. Berikut fungsi dan manfaat HRIS bagi perusahaan:

1. Fungsi HRIS bagi Perusahaan

Secara umum, fungsi HRIS adalah membantu tim HR mengelola informasi dan aktivitas sumber daya manusia dalam satu sistem terintegrasi. Beberapa fungsi utamanya meliputi:

1. Mengelola data karyawan: Menyimpan informasi pribadi, jabatan, kontrak kerja, hingga riwayat karyawan secara terpusat.
2. Mencatat absensi dan cuti: Membantu HR memantau kehadiran, izin, cuti, dan jam kerja karyawan dengan lebih praktis.
3. Mendukung proses payroll: Mengelola data yang berkaitan dengan gaji, tunjangan, potongan, dan komponen penghasilan lainnya.
4. Memantau kinerja karyawan: Menyimpan data penilaian performa, target kerja, dan perkembangan karyawan.
5. Menyediakan laporan HR: Menghasilkan informasi terkait tenaga kerja yang dapat digunakan untuk evaluasi dan pengambilan keputusan.

2. Manfaat HRIS bagi Perusahaan

Selain menjalankan fungsi operasional, sistem HRIS juga memberikan manfaat bagi efisiensi pengelolaan SDM. Berikut beberapa manfaatnya:

1. Menghemat waktu kerja HR: Proses administratif yang berulang dapat diotomatisasi sehingga tim HR bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
2. Mengurangi kesalahan data: Data yang tersimpan dalam satu sistem membantu meminimalkan risiko duplikasi dan kesalahan pencatatan.
3. Mempermudah akses informasi: Data karyawan dapat dicari dan dikelola lebih cepat sesuai hak akses pengguna.
4. Meningkatkan efisiensi operasional: Berbagai proses HR dapat terhubung dalam satu platform sehingga alur kerja menjadi lebih praktis.
5. Mendukung keputusan berbasis data: Laporan dan informasi HR membantu perusahaan memahami kondisi tenaga kerja sebelum mengambil keputusan.

Bagaimana Cara Kerja HRIS?

Cara kerja HRIS melibatkan proses pengumpulan hingga pengolahan data karyawan dalam satu sistem terintegrasi. Secara sederhana, berikut empat tahapan cara kerja sistem HRIS:

1. Input Data Karyawan

Proses dimulai ketika karyawan atau tim HR memasukkan data ke dalam aplikasi HRIS. Data tersebut dapat berupa absensi, pengajuan cuti, informasi pribadi, hingga riwayat pekerjaan. 

Dengan sistem digital, pencatatan dapat dilakukan lebih cepat tanpa bergantung pada dokumen manual.

2. Penyimpanan dalam Database Terpusat

Data yang masuk kemudian disimpan dalam satu database terpusat. Sistem ini memudahkan perusahaan mengelola informasi karyawan secara lebih rapi dan mengurangi risiko data tercecer. Akses data juga dapat diatur sesuai peran dan kewenangan pengguna.

3. Pemrosesan Data Secara Otomatis

HRIS memproses data sesuai aturan dan konfigurasi yang diterapkan perusahaan. Misalnya, sistem dapat menghitung jam kerja, keterlambatan, sisa cuti, atau komponen yang berkaitan dengan payroll. Otomatisasi ini membantu mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.

4. Penyajian Informasi dan Laporan

Setelah diproses, data dapat digunakan oleh HR dalam bentuk informasi atau laporan. Hasilnya dapat mendukung proses penggajian, pemantauan kehadiran, hingga evaluasi kinerja karyawan. 

Dengan begitu, tim HR dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara lebih cepat dan terstruktur.

Apa Saja Fitur HRIS?

Fitur HRIS dapat berbeda tergantung pada kebutuhan perusahaan dan software yang digunakan. Namun, secara umum, berikut beberapa fitur utama yang sering tersedia dalam sistem HRIS:

1. Database karyawan: Menyimpan informasi pribadi, jabatan, kontrak kerja, riwayat pekerjaan, dan dokumen karyawan dalam satu sistem terpusat.
2. Absensi dan kehadiran: Mencatat jam masuk, jam pulang, keterlambatan, lembur, hingga pola kehadiran karyawan.
3. Manajemen cuti: Memudahkan karyawan mengajukan cuti sekaligus membantu HR memantau saldo dan status persetujuannya.
4. Payroll: Mendukung pengelolaan data penggajian, seperti gaji pokok, tunjangan, potongan, lembur, dan komponen lainnya.
5. Rekrutmen karyawan: Membantu mengelola proses perekrutan mulai dari data kandidat, tahapan seleksi, hingga status penerimaan.
6. Manajemen kinerja: Memfasilitasi pencatatan target, KPI, evaluasi, dan perkembangan performa karyawan.
7. Employee Self-Service (ESS): Memungkinkan karyawan mengakses data pribadi, mengajukan cuti, atau melihat informasi tertentu secara mandiri.
8. Laporan dan analitik HR: Menyajikan data terkait tenaga kerja, absensi, turnover, dan kinerja untuk mendukung evaluasi serta pengambilan keputusan.

Apa Saja Jenis-Jenis HRIS?

Sumber: Desain oleh Dibimbing

Sistem HRIS dapat dibedakan berdasarkan fungsi, kebutuhan, dan cara perusahaan mengelola sumber daya manusia. Berikut lima jenis HRIS yang umum digunakan untuk mendukung proses HR:

1. Operational HRIS

Operational HRIS berfokus pada pengelolaan aktivitas administratif HR sehari-hari. Sistem ini dapat digunakan untuk mencatat absensi, mengelola payroll, cuti, dan data karyawan. Dengan begitu, tim HR dapat menjalankan pekerjaan operasional secara lebih efisien.

2. Tactical HRIS

Tactical HRIS digunakan untuk membantu pengambilan keputusan terkait pengelolaan tenaga kerja. 

Sistem ini dapat mendukung proses rekrutmen, perencanaan pelatihan, hingga analisis kebutuhan karyawan. Data yang tersedia membantu HR menyusun keputusan taktis secara lebih terarah.

3. Strategic HRIS

Strategic HRIS berfokus pada perencanaan sumber daya manusia dalam jangka panjang. Sistem ini dapat digunakan untuk mendukung perencanaan suksesi, pengembangan talenta, dan strategi tenaga kerja. Dengan demikian, perusahaan dapat menyelaraskan kebutuhan SDM dengan tujuan bisnis.

4. Cloud-Based HRIS

Cloud-based HRIS merupakan sistem HR yang dapat diakses melalui internet tanpa bergantung pada infrastruktur lokal perusahaan. 

Jenis ini memudahkan pengguna mengakses data sesuai izin dari berbagai lokasi dan perangkat. Penggunaannya juga dapat memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan serta pengembangan sistem.

5. Comprehensive HRIS

Comprehensive HRIS mengintegrasikan berbagai fungsi HR ke dalam satu sistem yang lebih menyeluruh. 

Cakupannya dapat meliputi rekrutmen, data karyawan, payroll, manajemen kinerja, hingga pengembangan talenta. Sistem ini membantu perusahaan mengelola berbagai proses SDM secara lebih terintegrasi.

Apa Saja Contoh HRIS?

Saat ini, tersedia berbagai software dan aplikasi HRIS yang dapat membantu perusahaan mengelola proses sumber daya manusia. Berikut beberapa contoh HRIS yang umum digunakan oleh perusahaan:

1. Mekari Talenta

Mekari Talenta merupakan software HRIS yang membantu perusahaan mengelola berbagai aktivitas HR dalam satu sistem. 

Platform ini menyediakan fitur seperti absensi, payroll, pengelolaan data karyawan, hingga administrasi HR. Penggunaannya dapat membantu tim HR mengurangi proses manual dalam pekerjaan sehari-hari.

2. GreatDay HR

GreatDay HR adalah aplikasi HRIS yang mendukung pengelolaan karyawan melalui sistem berbasis digital. 

Fitur yang tersedia mencakup absensi, cuti, payroll, hingga pengelolaan aktivitas tenaga kerja. Sistem ini dapat membantu perusahaan memantau proses HR secara lebih terstruktur.

3. LinovHR

LinovHR merupakan sistem HRIS yang menawarkan berbagai fitur untuk mendukung pengelolaan sumber daya manusia. 

Cakupannya meliputi payroll, rekrutmen, manajemen kinerja, hingga pengembangan talenta. Karena fiturnya cukup luas, sistem ini dapat digunakan untuk mendukung kebutuhan HR operasional maupun strategis.

4. Gadjian

Gadjian adalah aplikasi HR yang berfokus pada pengelolaan administrasi karyawan dan penggajian. 

Sistem ini dapat membantu perusahaan menangani payroll, absensi, cuti, serta berbagai komponen terkait data tenaga kerja. Penggunaannya membuat proses administrasi HR lebih terpusat dan mudah dipantau.

5. SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors merupakan solusi berbasis teknologi untuk membantu perusahaan mengelola berbagai proses sumber daya manusia. 

Platform ini mencakup kebutuhan seperti pengelolaan talenta, kinerja, pembelajaran, dan data karyawan. Sistem tersebut umumnya digunakan untuk mendukung pengelolaan SDM yang lebih terintegrasi dalam organisasi.

Apa Perbedaan HRIS dan HRMS?

HRIS dan HRMS sama-sama digunakan untuk membantu perusahaan mengelola sumber daya manusia secara digital. 

Namun, keduanya memiliki perbedaan utama pada cakupan fungsi, di mana HRMS umumnya menawarkan pengelolaan SDM yang lebih luas dibandingkan HRIS.

Meski demikian, batas antara HRIS dan HRMS kini semakin tumpang tindih karena banyak software HR menawarkan fitur yang serupa. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya membandingkan fungsi dan fitur setiap sistem berdasarkan kebutuhan pengelolaan SDM.

Bagaimana Cara Memilih HRIS yang Tepat?

Memilih HRIS perlu disesuaikan dengan kebutuhan, skala, dan proses kerja perusahaan. Agar tidak salah menentukan sistem, berikut beberapa cara memilih HRIS yang tepat:

1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan

Tentukan terlebih dahulu masalah HR yang ingin diselesaikan melalui sistem HRIS. Misalnya, perusahaan membutuhkan otomatisasi payroll, absensi, pengelolaan cuti, atau manajemen kinerja. Langkah ini membantu perusahaan memilih fitur yang benar-benar relevan.

2. Periksa Kelengkapan Fitur

Bandingkan fitur yang tersedia pada setiap software HRIS sebelum menentukan pilihan. Pastikan sistem memiliki fungsi utama yang sesuai dengan kebutuhan operasional dan pengembangan SDM. Hindari memilih terlalu banyak fitur tambahan yang justru jarang digunakan.

3. Pertimbangkan Kemudahan Penggunaan

HRIS sebaiknya memiliki tampilan dan alur penggunaan yang mudah dipahami oleh tim HR maupun karyawan. 

Sistem yang terlalu rumit dapat memperlambat proses adaptasi dan meningkatkan kebutuhan pelatihan. Karena itu, perusahaan dapat mencoba demo terlebih dahulu sebelum berlangganan.

4. Pastikan Keamanan Data

HRIS menyimpan berbagai informasi sensitif, seperti identitas, gaji, kontrak, dan riwayat karyawan. 

Oleh sebab itu, periksa fitur keamanan seperti kontrol akses, enkripsi, pencadangan data, dan autentikasi pengguna. Pastikan juga penyedia sistem memiliki kebijakan perlindungan data yang jelas.

5. Cek Kemampuan Integrasi Sistem

Pilih HRIS yang dapat terhubung dengan sistem lain yang digunakan perusahaan. Integrasi dapat mencakup aplikasi absensi, payroll, akuntansi, rekrutmen, atau platform kerja lainnya. Dengan begitu, perpindahan data antarsistem dapat berjalan lebih efisien.

6. Sesuaikan dengan Anggaran Perusahaan

Pertimbangkan biaya penggunaan HRIS berdasarkan jumlah karyawan, fitur, dan model berlangganan yang ditawarkan. 

Perusahaan juga perlu memperhitungkan biaya implementasi, pelatihan, serta dukungan teknis. Pilih sistem yang memberikan manfaat sebanding dengan investasi yang dikeluarkan.

7. Pelajari Penggunaan Teknologi dalam HR

Memahami cara kerja teknologi HR dapat membantu kamu menilai sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Kamu bisa mempelajari proses HR, seperti recruitment, payroll, organization development, dan performance management melalui Bootcamp Human Resources Dibimbing. Dengan begitu, kamu tidak hanya mengenal HRIS sebagai software, tetapi juga memahami penerapannya dalam pengelolaan SDM.

8. Evaluasi Dukungan dari Penyedia

Pastikan penyedia HRIS memiliki layanan dukungan yang mudah diakses ketika terjadi kendala. 

Dukungan dapat berupa bantuan implementasi, pusat informasi, pelatihan, atau layanan pelanggan. Respons yang baik akan membantu perusahaan menggunakan sistem secara lebih optimal.

Baca Juga: 10 Jobdesk General Affair yang Wajib Dipahami

Kesimpulan

HRIS adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola data dan berbagai proses HR secara lebih terintegrasi. Dengan memahami fungsi, manfaat, fitur, jenis, hingga cara kerjanya, perusahaan dapat memilih sistem HRIS yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan SDM.

Penerapan HRIS juga dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif, meningkatkan akurasi data, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih terstruktur. Karena itu, pemilihan sistem perlu mempertimbangkan kebutuhan, fitur, keamanan, integrasi, serta skala perusahaan.

Rekomendasi Bootcamp Human Resources Terbaik di Indonesia: Dibimbing

Kalau kamu ingin berkarier di bidang Human Resources, memahami teori pengelolaan SDM saja belum cukup. Kamu juga perlu menguasai proses recruitment, payroll, organization development, hingga performance management yang relevan dengan kebutuhan industri.

Bootcamp Human Resources Dibimbing dirancang untuk membantumu meningkatkan skill melalui live class, real case project, dan pendampingan langsung dari mentor profesional. Program ini cocok untuk mahasiswa, fresh graduate, maupun profesional yang ingin upskill atau beralih karier ke bidang HR.

Program Bootcamp Human Resources Dibimbing:

1. Live Class: Ikuti 35+ kelas interaktif bersama mentor profesional.
2. Portofolio: Kerjakan 20+ assignment dan real case project untuk membangun portofolio.
3. Sertifikasi: Dapatkan assessment dan sertifikasi untuk membuktikan kemampuanmu.
4. Mentoring: Nikmati sesi 1-on-1 tanpa batas bersama instruktur ahli.
5. Pendampingan: Dapatkan dukungan fasilitator dan mentor berdedikasi yang tersedia 24/7.
6. Praktik Magang: Jalani 12 minggu praktik magang sebagai HR di perusahaan nyata.
7. Penyaluran Kerja: Ikuti program graduation dan penyaluran kerja ke 700+ perusahaan.
8. Sertifikasi BNSP: Tingkatkan kredibilitas melalui jaminan sertifikasi BNSP sebagai program tambahan.
9. Skill Kolaboratif: Asah kemampuan komunikasi dan kerja sama melalui sesi presentasi serta tugas kolaboratif.

Siap Berkarier di Bidang Human Resources?

Kalau kamu ingin membangun kemampuan HR yang relevan dengan kebutuhan industri dan mendapatkan pengalaman praktik nyata, Bootcamp Human Resources Dibimbing bisa menjadi pilihan yang tepat. Yuk, mulai perjalanan kariermu di bidang Human Resources bersama Dibimbing!

FAQ

1. Apa itu HRIS?

HRIS adalah Human Resources Information System, yaitu sistem yang membantu perusahaan mengelola data dan proses administrasi karyawan secara terintegrasi. Sistem ini dapat digunakan untuk absensi, cuti, payroll, data karyawan, hingga pelaporan HR.

2. Apa fungsi utama HRIS?

Fungsi utama HRIS adalah menyimpan, mengelola, dan memproses informasi karyawan dalam satu sistem. HRIS juga membantu mengotomatisasi pekerjaan administratif agar proses HR lebih cepat dan akurat.

3. Apa manfaat HRIS bagi perusahaan?

HRIS membantu perusahaan menghemat waktu, mengurangi kesalahan pencatatan, dan mempermudah akses data karyawan. Selain itu, laporan dari HRIS dapat mendukung pengambilan keputusan yang lebih terstruktur.

4. Apa saja fitur yang biasanya tersedia dalam HRIS?

Fitur HRIS umumnya mencakup database karyawan, absensi, cuti, payroll, rekrutmen, manajemen kinerja, dan laporan HR. Kelengkapan fitur dapat berbeda tergantung pada kebutuhan perusahaan dan penyedia sistem.

5. Apa perbedaan HRIS dan HRMS?

HRIS lebih berfokus pada pengelolaan data dan administrasi karyawan. Sementara itu, HRMS biasanya memiliki cakupan lebih luas, termasuk rekrutmen, pengembangan talenta, pelatihan, dan manajemen kinerja.