Contoh Surat Panggilan Interview: Panduan untuk HR Fresh Graduate
Farijihan Putri
•
08 August 2025
•
268
Kamu lagi cari contoh surat panggilan interview yang rapi dan profesional buat ngundang kandidat kerja? Atau kamu masih pemula dan lagi nyiapin karier sebagai HR?
Sebagai HR pemula, bikin surat panggilan interview itu mungkin kelihatan sepele, tapi faktanya ini bagian penting dari proses rekrutmen yang bisa ngasih kesan pertama ke kandidat.
Nah, di panduan ini MinDi bakal bahas apa aja komponen yang wajib ada, gimana gaya bahasa yang tepat, sampai contoh yang bisa langsung kamu jadikan referensi.
Dan biar persiapan kariermu makin mantap, yuk join Program Career Preparation dari dibimbing.id!
Kamu bisa belajar langsung dari mentor berpengalaman, upgrade skill, dan dapet insight dunia kerja yang gak diajarin di kampus. Let’s get you job-ready!
Baca Juga: Download Form Interview Karyawan Baru Gratis & Praktis
Apa Itu Surat Panggilan Interview?
Surat panggilan interview adalah dokumen resmi yang dikirim oleh pihak perusahaan, biasanya oleh tim HR untuk menginformasikan seorang kandidat lolos ke tahap wawancara kerja.
Surat ini berisi detail penting seperti jadwal interview, lokasi atau link jika online, posisi yang dilamar, dan kontak yang bisa dihubungi.
Fungsinya bukan cuma sebagai undangan, tapi juga untuk memberikan kesan profesional dan memperkuat komunikasi antara perusahaan dan kandidat.
Elemen Penting dalam Surat Panggilan Interview
Saat membuat surat panggilan interview, pastikan kamu menyertakan semua elemen penting agar pesan yang disampaikan jelas dan profesional. Berikut adalah hal-hal yang wajib ada dalam surat panggilanmu.
1. Kop Surat
Jika menggunakan format surat resmi, sertakan kop surat lengkap dengan logo, nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon. Hal ini menunjukkan profesionalisme dan keaslian surat.
2. Informasi Dasar
Pastikan surat menyebutkan nama lengkap kandidat dan posisi yang dilamar. Informasi ini akan membuat surat terasa personal dan meminimalkan kesalahan.
3. Detail Wawancara
Detail wawancara adalah bagian paling krusial. Cantumkan tanggal, waktu, dan lokasi wawancara dengan jelas. Jika wawancara dilakukan secara online, sertakan tautan dan instruksi yang spesifik.
4. Nama dan Jabatan Pewawancara
Sebutkan nama dan jabatan orang yang akan mewawancarai kandidat. Hal ini membantu kandidat merasa lebih siap dan tahu siapa yang akan ia temui.
5. Persiapan yang Dibutuhkan
Sampaikan dengan lugas jika ada dokumen yang harus dibawa, seperti portofolio, CV cetak, atau hasil tes tertentu. Informasikan juga jika ada hal lain yang perlu dipersiapkan.
6. Informasi Kontak
Berikan informasi kontak, seperti nomor telepon atau alamat email HRD, yang bisa dihubungi kandidat jika ada pertanyaan. Informasi tersebut menunjukkan kamu mudah dijangkau.
7. Salam Penutup
Tutup surat dengan salam penutup yang sopan, diikuti dengan nama, jabatan, dan tanda tanganmu. Ucapan terima kasih dan harapan akan memberikan kesan yang baik.
Baca Juga: 5 Tahapan Interview Kerja dan Tips Sukses untuk Pemula
3 Contoh Surat Panggilan Interview
Sumber: Freepik
Meskipun surat panggilan interview biasanya tergantung pada format dari perusahaan, secara umum memuat informasi yang tidak jauh berbeda. Berikut 3 contoh surat panggilan interview yang bisa kamu gunakan.
1. Contoh Surat Panggilan Interview (Format Resmi)
Format ini cocok digunakan untuk perusahaan yang memiliki budaya lebih formal.
[Kop Surat Perusahaan: Logo, Nama Perusahaan, Alamat, Kontak] PT Sinar Abadi Jl. Jendral Sudirman No. 123, Jakarta Pusat Telp. (021) 12345678 | Email: contact@sinarabadi.co.id Nomor: 015/SA-HRD/VIII/2025 Perihal: Panggilan Wawancara Kerja Lampiran: - Kepada Yth. Sdr. Budi Santoso di tempat Dengan hormat, Menanggapi lamaran kerja yang Saudara ajukan untuk posisi Digital Marketing Specialist, kami mengundang Saudara untuk hadir pada tahap wawancara yang akan dilaksanakan pada: Hari, Tanggal: Jumat, 15 Agustus 2025 Pukul: 10.00 WIB Tempat: Kantor PT Sinar Abadi, Ruang Meeting C Pewawancara: Sarah Agustina Mohon konfirmasi kehadiran Saudara paling lambat tanggal 12 Agustus 2025. Apabila terdapat pertanyaan, Saudara dapat menghubungi kami melalui nomor telepon 0812-3456-7890 atau email rina.amelia@sinarabadi.co.id. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih. Hormat kami, [Tanda Tangan] Rina Amelia HRD Manager PT Sinar Abadi Telp. 0812-3456-7890 Email: rina.amelia@sinarabadi.co.id |
2. Contoh Email Panggilan Interview (Paling Umum)
Contoh surat panggilan interview ini adalah format email ini paling sering digunakan, bersifat profesional dan efektif.
Subjek Email: Panggilan Wawancara - Digital Marketing Specialist - Budi Santoso Isi Email: Kepada Yth. Sdr. Budi Santoso, Terima kasih atas minat Anda untuk bergabung dengan PT Sinar Abadi sebagai Digital Marketing Specialist. Berdasarkan hasil seleksi berkas yang kami terima, kami mengundang Anda untuk mengikuti sesi wawancara yang akan diadakan pada: Hari, Tanggal: Jumat, 15 Agustus 2025 Pukul: 10.00 WIB Lokasi: Melalui tautan Google Meet berikut: https://meet.google.com/xyz-abc-def Pewawancara: Sarah Agustina, Senior Digital Marketing Manager Mohon konfirmasi kehadiran Anda melalui email ini paling lambat 12 Agustus 2025. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami tunggu kehadiran Anda. Hormat kami, Rina Amelia HRD Manager PT Sinar Abadi Telp. 0812-3456-7890 Email: rina.amelia@sinarabadi.co.id |
3. Contoh Email Panggilan Interview (Gaya Lebih Santai)
Format ini cocok untuk perusahaan startup atau yang memiliki budaya kerja lebih kasual.
Subjek Email: Kabar Baik! Yuk, Lanjut Ngobrol buat Posisi Digital Marketing Specialist di PT Sinar Abadi Isi Email: Halo Budi, Terima kasih sudah melamar di PT Sinar Abadi sebagai Digital Marketing Specialist. Kami sangat senang dengan profil yang kamu kirimkan! Kami ingin mengajakmu untuk ngobrol lebih lanjut dalam sesi wawancara yang akan diadakan: Tanggal: Jumat, 15 Agustus 2025 Pukul: 10.00 WIB Tempat: Melalui tautan Google Meet ini: https://meet.google.com/xyz-abc-def Nanti kamu akan bertemu dengan Sarah Agustina, Senior Digital Marketing Manager, lho! Kira-kira, kamu bisa hadir di waktu tersebut? Ditunggu konfirmasinya, ya! Kalau ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi aku langsung. Sampai bertemu! Rina HRD Manager PT Sinar Abadi Telp. 0812-3456-7890 Email: rina.amelia@sinarabadi.co.id |
Baca Juga: 20 Pertanyaan HRD Saat Interview dan Cara Menjawabnya
Lolos Interview dengan Persiapan Karier Optimal di dibimbing.id!
Kamu sudah tahu, membuat contoh surat panggilan interview yang profesional adalah kunci untuk memberikan kesan pertama yang baik.
Namun, kamu juga perlu persiapan karier yang matang sebelum berkarier sebagai HR. Untuk benar-benar siap dan tampil percaya diri di setiap tahap rekrutmen, kamu butuh panduan yang tepat.
Di Program Career Preparation dibimbing.id, kamu akan mendapatkan bimbingan dari mentor berpengalaman, simulasi wawancara langsung, hingga review CV dan portofolio.
Selain itu, kamu juga berkesempatan membangun jejaring dengan para profesional dan memiliki akses ke komunitas alumni kami. Semua itu akan membuat persiapan kariermu lebih optimal.
Punya pertanyaan seperti, "Apakah program ini membantu saya membuat CV yang menarik untuk berbagai posisi?" atau "Bagaimana simulasi wawancara di dibimbing.id bisa membuat saya lebih siap menghadapi rekruter?" Konsultasi gratis di sini! dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi!
Tags
