Panduan Cara Menggunakan SAP Agar Efektif Bagi Perusahaan

Apa yang Perlu Dilakukan Sebelum Membeli SAP?

Sobat MinDi, mungkin pernah mendengar kata ‘Ada Harga, Ada Kualitas’? Itulah yang SAP jual pada konsumennya. Dibuat sejak 1972 di Jerman, SAP berhasil menjadi perusahaan yang bertahan di era digital dengan membuat berbagai macam produk sesuai dengan permasalahan yang muncul di sektor bisnis.

Namun, usaha SAP tentunya tidak bisa dibayar murah. Maka dari itu, Anda para pebisnis perlu memperhatikan beberapa hal sebelum memutuskan untuk membeli salah satu produk dari SAP. Sebagai berikut:

1.Kenali ERP Terlebih Dahulu

Banyak yang mengira bahwa ERP adalah SAP. Padahal, SAP lah yang sebenarnya mengeluarkan produk ERP. 

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan jenis perangkat lunak yang digunakan oleh organisasi untuk mengelola berbagai aspek operasional dan proses bisnisnya. Sistem ini membantu dalam integrasi berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, produksi, distribusi, layanan pelanggan, dan lain-lain ke dalam satu sistem yang terintegrasi.

ERP sendiri sudah dijual oleh berbagai perusahaan, seperti SAP, Microsoft, Odoo, Oracle, NetSuite, Infor, dan masih banyak lagi. Sehingga, Anda bisa memilih mana ERP yang sesuai dengan keinginan.

Dengan mengenal ERP dan SAP secara bersamaan, Anda sudah tidak lagi merasa bingung dengan perbedaan keduanya dan bisa memilih produk ERP lain selain SAP.

2. Kenali Produk SAP

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. SAP merupakan perusahaan yang menjual beragam produk yang sesuai dengan kebutuhan para pembisnis. Beberapa produk yang mereka jual adalah:

• SAP ERP (Enterprise Resource Planning): Ini adalah produk inti SAP yang membantu perusahaan mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses bisnis utama seperti keuangan, logistik, sumber daya manusia, dan lainnya.

• SAP S/4HANA: Ini adalah generasi berikutnya dari SAP ERP yang dibangun di atas database in-memory SAP HANA. S/4HANA menawarkan kemampuan analitik real-time dan antarmuka pengguna yang lebih intuitif.

• SAP HANA: Database in-memory yang canggih dan platform aplikasi yang memungkinkan pemrosesan data dengan kecepatan tinggi untuk analitik dan aplikasi berikutnya.

• SAP BW/4HANA: Solusi warehousing data berikutnya yang memanfaatkan kekuatan SAP HANA untuk analisis data bisnis.

• SAP C/4HANA: Aplikasi yang fokus pada pengalaman pelanggan, termasuk pemasaran, penjualan, layanan, dan e-commerce.

• SAP Ariba: Platform untuk pengadaan bisnis dan rantai pasokan yang menghubungkan pemasok dengan pembeli.

• SAP SuccessFactors: Solusi untuk manajemen modal manusia, termasuk rekrutmen, pengembangan karyawan, manajemen kinerja, dan lainnya.

• SAP Fiori: Antarmuka pengguna dan aplikasi yang memungkinkan karyawan untuk menjalankan fungsi bisnis dengan mudah dari perangkat mobile atau desktop.

• SAP BusinessObjects: Alat intelijen bisnis yang digunakan untuk pelaporan, visualisasi, dan analisis data.

• SAP Leonardo: Platform inovasi digital yang menggabungkan teknologi next-gen seperti IoT (Internet of Things), machine learning, dan blockchain.

• SAP Cloud Platform: Platform sebagai Layanan (PaaS) yang memungkinkan pengembangan, penyebaran, dan pengelolaan aplikasi di cloud.

Dengan mengenal produk mereka beserta fungsinya, Anda jadi bisa mempertimbangkan mana produk yang sekiranya dibutuhkan dengan fungsi bisnis saat ini.

3. Tetapkan Kebutuhan Bisnis

Salah satu alasan banyak perusahaan memilih produk SAP adalah integrasi antar produknya yang meningkatkan fungsionalitas masing-masing. Misalnya, saat Anda memakai SAP ERP, Anda memerlukan database untuk menyimpan data yang dikelola oleh SAP ERP. Ternyata, SAP menyediakan SAP Hana sebagai solusinya. Sehingga, Anda sudah tidak perlu capek-capek mencari produk database yang lain.

Namun, penting untuk tidak tergoda dengan semua produk yang ditawarkan. Mengingat harga tiap produknya yang cukup mahal, sebaiknya tentukan terlebih dulu kebutuhan bisnis Anda sebelum memutuskan untuk berinvestasi pada SAP.

Anda bisa menggunakan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) untuk menentukan area bisnis mana yang memerlukan perbaikan atau otomatisasi.

Cara Menggunakan SAP Agar Efektif 

Setelah memiliki produk SAP, inilah cara menggunakan SAP yang perlu Anda terapkan agar berjalan lancar dan efektif bagi perusahaan:

1.Menyediakan Departemen Teknisi dan Pengawas SAP

Sama seperti software pada umumnya, SAP juga perlu diprogram dan diawasi setiap pergerakannya agar sesuai dengan ekspektasi perusahaan. Maka dari itu, Anda wajib menyediakan departemen yang bekerja khusus untuk mengawasi SAP.

Syarat utama untuk memasuki departemen tersebut, tentunya adalah mengenal produk dan sistem SAP secara keseluruhan, dan memprogram dan mengawasi SAP. Jika terjadi kerusakan, maka departemen teknisi dan pengawas ini lah yang menjadi garda terdepan untuk memperbaikinya.

Jika Anda membutuhkan departemen tersebut, tapi tidak memiliki karyawan yang sesuai dengan kriteria. Anda dapat mengajak rekan kerja, untuk mendaftarkan diri di kelas Corporate Training dari dibimbing.id.

Melalui kelas tersebut, Anda akan mendapatkan beragam ilmu dan juga penyelesaian kasus-kasus yang bisa saja terjadi pada SAP oleh mentor yang berpengalaman. 

2. Pelatihan Karyawan yang Menggunakan SAP

Pastikan bahwa semua pengguna telah mendapatkan pelatihan yang memadai. Pengguna yang terlatih dengan baik akan memanfaatkan sistem dengan lebih efektif dan mengurangi kemungkinan kesalahan saat menggunakan SAP.

3. Monitor Kinerja Karyawan

Walaupun telah diberikan pelatihan, bukan berarti Anda menganggap mereka bisa langsung beradaptasi dengan SAP dan  bisa melepas karyawan secara langsung. Sisihkan waktu minimal satu bulan, untuk memonitor kinerja karyawan dengan sistem SAP.

4. Pemeliharaan Rutin

Lakukan pemeliharaan sistem secara rutin dengan cara diperiksa dan diperbarui. Anda beserta departemen teknisi dan pengawas bisa melakukan pembaruan perangkat lunak, patch keamanan, dan perbaikan bug.

5. Tinjau Keamanan

Dengan adanya ancaman keamanan yang terus berkembang, penting untuk selalu memastikan bahwa sistem SAP Anda aman dari serangan eksternal maupun internal.

6. Upgrade

Pertimbangkan untuk melakukan upgrade ke versi terbaru dari SAP ketika tersedia, terutama jika ada fitur baru yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Selain itu, Anda juga bisa mempertimbangkan untuk melakukan upgrade sesuai dengan feedback karyawan saat menggunakan SAP.

7. Review  Proses Bisnis

SAP hadir untuk membantu kelancaran proses bisnis Anda. Untuk memastikan bahwa sistem SAP masih sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sesuaikan konfigurasi SAP sesuai kebutuhan. Sebaliknya, jika SAP sudah tidak lagi dibutuhkan, maka Anda bisa uninstall. 

Dalam memaksimalkan keuntungan dari penggunaan SAP, perusahaan harus memahami dengan mendalam cara menggunakan SAP dengan benar. Mulai dari pelatihan pengguna, pemeliharaan rutin, hingga ulasan keamanan, setiap aspek penting untuk memastikan sistem berjalan sesuai kebutuhan bisnis.

Selain itu, dibutuhkan departemen teknisi dan pengawas yang sigap agar SAP tetap berjalan lancar. Nah, jika Sobat MinDi membutuhkan mentor untuk belajar sekaligus berdiskusi mengenai SAP. Anda bisa mendaftar kelas Corporate Training yang sudah bersertifikat internasional.

Tunggu apa lagi? Raih kesuksesan bisnis dengan SAP, daftar kelasnya sekarang!