Apa Itu Formal Letter? Struktur & Contoh, Lengkap!

Sobat MinDi pernah merasa bingung saat harus menulis surat resmi? Tentu, menulis formal letter bisa menjadi tantangan tersendiri, apalagi jika kamu belum terbiasa. Tapi jangan khawatir! 

Di artikel ini, kamu akan menemukan semua yang perlu kamu ketahui tentang formal letter. Mulai dari struktur hingga contoh formal letter yang lengkap. 

Jadi, siapkan dirimu untuk memahami seni menulis surat resmi dengan baik. Yuk, kita mulai perjalanan ini bersama!

Apa Itu Formal Letter?

Formal letter adalah jenis surat yang digunakan untuk komunikasi resmi dan profesional. 

Surat ini biasanya digunakan dalam konteks bisnis, akademik, atau pemerintahan untuk menyampaikan informasi penting, permohonan, maupun permintaan resmi. 

Formal letter memiliki format dan bahasa yang baku. Selain itu, harus memenuhi standar tertentu agar terlihat profesional dan dapat diterima dengan baik oleh penerimanya.

Struktur formal letter terdiri dari beberapa bagian utama, yaitu alamat pengirim, tanggal, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan. 

Masing-masing bagian memiliki peran penting untuk memastikan surat tersebut disusun dengan rapi dan mudah dipahami. 

Dengan memahami apa itu formal letter dan bagaimana cara menyusunnya, kamu akan lebih siap menghadapi situasi-situasi yang membutuhkan komunikasi tertulis yang resmi dan profesional.

Struktur Formal Letter

Sumber: Freepik

Menulis formal letter merupakan keterampilan yang penting. Namun, Sobat MinDi harus mengetahui struktur formal letter terlebih dahulu. Berikut penjelasannya.

Header (Tanggal/Alamat/Alamat Pengirim)

Header adalah bagian pertama dari formal letter yang mencakup informasi penting seperti tanggal, alamat penerima, dan alamat pengirim. 

Bagian ini memberikan konteks waktu dan tempat kepada penerima surat, serta memastikan bahwa surat tersebut dapat ditindaklanjuti dengan tepat.

1. Tanggal: Tulis tanggal saat surat tersebut dibuat. Format tanggal bisa berbeda-beda tergantung pada budaya atau negara. Namun format yang umum digunakan adalah "DD/MM/YYYY" atau "Month DD, YYYY."
2. Alamat Pengirim: Letakan alamat pengirim di bagian atas surat, biasanya di sebelah kanan. Termasuk nama lengkap, alamat jalan, kota, kode pos, dan negara jika diperlukan.
3. Alamat Penerima: Tulis alamat penerima di bawah alamat pengirim, namun di sebelah kiri. Ini juga mencakup nama lengkap, alamat jalan, kota, kode pos, dan negara.

Salutation

Salutation adalah bagian salam yang ditujukan kepada penerima surat. Ini adalah cara untuk memulai surat dengan sopan dan formal. Pilih salutation yang sesuai dengan tingkat formalitas dan hubungan dengan penerima.

1. Contoh Salutation Formal: "Dear Mr. Smith," atau "Dear Dr. Johnson,"
2. Contoh Salutation Semi-Formal: "Hello John," atau "Hi Sarah,"

Pastikan untuk menggunakan gelar yang tepat jika penerima memiliki gelar profesional atau akademik.

Body

Body atau isi surat adalah bagian utama yang berisi pesan yang ingin kamu sampaikan kepada penerima. 

Bagian ini harus jelas, terstruktur, dan langsung ke poin utama. Biasanya, body dibagi menjadi beberapa paragraf:

1. Paragraf Pembuka: Perkenalkan diri kamu jika perlu dan jelaskan tujuan penulisan surat. Paragraf ini seharusnya singkat namun informatif.
2. Paragraf Utama: Jelaskan detail dari pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Gunakan paragraf terpisah untuk poin-poin yang berbeda untuk menjaga surat tetap teratur dan mudah dibaca.
3. Paragraf Penutup: Ringkas kembali poin utama dan sebutkan tindakan yang diharapkan dari penerima surat, jika ada. Ucapkan terima kasih atau ungkapkan harapan positif untuk respon dari penerima.

Closing

Closing adalah bagian penutup surat yang singkat namun penting. Bagian ini menunjukkan surat telah selesai dengan nada yang sopan dan profesional. Pilih closing yang sesuai dengan tingkat formalitas surat.

1. Contoh Closing Formal: "Sincerely," atau "Yours faithfully,"
2. Contoh Closing Semi-Formal: "Best regards," atau "Kind regards,"

Signature

Signature atau tanda tangan adalah bagian akhir dari surat yang mencakup nama lengkap penulis surat. Jika surat tersebut dicetak, tandatangani surat di atas nama yang sudah dicetak.

1. Nama Lengkap: Tulis nama lengkap kamu di bawah closing.
2. Tanda Tangan: Jika surat dicetak, tandatangani surat dengan tinta di atas nama kamu. Apabila surat dikirim secara elektronik, tanda tangan bisa berupa gambar atau menggunakan tanda tangan digital.

Baca Juga: Simak Contoh Motivation Letter Sederhana dan Memukau, Beserta Cara membuatnya!

3 Contoh Formal Letter

Sumber: Freepik

Supaya Sobat MinDi semakin memahami formal letter, berikut 3 contoh formal letter dengan berbagai jenis yang bisa dijadikan sebagai referensi. Yuk, cari tahu sekarang!

1. Contoh Formal Letter : Complaint Letter

July 30, 2024  

123 Merdeka Street  

Jakarta, 10110

PT Elektronik Sejahtera  

45 Sudirman Street  

Jakarta, 10220

Dear Customer Service,

I am writing this letter to lodge a complaint regarding a product I purchased from your company. On July 20, 2024, I bought a television with order number #12345 from the official PT Elektronik Sejahtera website.

Unfortunately, when the product arrived, I found that the television was not functioning properly. The screen frequently turns off on its own, and the picture quality is very poor. 

I have attempted to contact customer service by phone but have not received a satisfactory response.

I hope this issue can be resolved promptly with either a replacement unit or a refund. Thank you for your attention and cooperation.

Sincerely,

John Doe

2. Contoh Formal Letter : Resignation Letter

July 30, 2024  

56 Kebon Jeruk Street  

Jakarta, 11530

HR Department  

PT Kreatif Media  

89 Gatot Subroto Street  

Jakarta, 12790

Dear HR Department,

I am writing to formally resign from my position as Marketing Manager at PT Kreatif Media, effective August 30, 2024. This decision comes after careful consideration of various personal and professional factors.

I sincerely appreciate the opportunities provided to me during my tenure at the company. The experiences and knowledge I have gained have been invaluable to my career development. 

I am also grateful for the support and cooperation from my colleagues throughout my time here.

I hope to assist in the transition process to ensure a smooth handover of my responsibilities. Thank you for your understanding and support.

Best regards,

Jane Smith

3. Contoh Formal Letter : Recommendation Letter

July 30, 2024  

56 Palm Avenue  

Jakarta, 12345

Admissions Office  

University of Excellence  

789 College Road  

Boston, MA 02115  

USA

Dear Admissions Committee,

I am writing to highly recommend Jane Doe for admission to the University of Excellence's graduate program in Computer Science. 

Jane has been an exceptional student and an outstanding asset to our department during her undergraduate studies at Jakarta Institute of Technology.

Throughout her time at our institution, Jane has demonstrated remarkable intellectual ability, strong leadership qualities, and a keen interest in advancing her knowledge and skills. 

She consistently achieved top grades in her coursework, particularly excelling in advanced algorithms, machine learning, and software engineering.

Jane’s final year project on artificial intelligence applications in healthcare was groundbreaking and showcased her innovative thinking and technical proficiency.

In addition to her academic achievements, Jane has been actively involved in various extracurricular activities. 

She was the president of the Computer Science Club, where she organized seminars, coding bootcamps, and hackathons that greatly benefited her peers. 

Her ability to work collaboratively and her dedication to community service were evident in all her endeavors.

I am confident that Jane will continue to excel and contribute significantly to the University of Excellence. 

Her commitment to excellence, coupled with her passion for computer science, makes her a perfect candidate for your esteemed program. I strongly recommend her without reservation.

Yours faithfully,

Dr. John Smith  

Professor of Computer Science  

Jakarta Institute of Technology  

john.smith@jit.edu  

+62 21 1234 5678

Baca Juga: Apa Itu Personal Letter? Definisi, Struktur, dan Contohnya

Kamu Siap untuk Menulis Formal Letter Sendiri? 

Demikian contoh formal letter beserta strukturnya yang bisa Sobat MinDi pelajari. Supaya formal letter yang kamu buat lebih baik, pastikan kamu menggunakan bahasa Inggris sesuai konteks dan penggunaannya.

Program Bootcamp English for Profesional dibimbing.id menawarkan solusi yang sempurna untukmu. Kamu tidak hanya belajar bersama mentor profesional, tetapi juga mendapatkan kurikulum yang sesuai untuk persiapan karir di dunia kerja.

Bahkan, fakta membuktikan kalau 94% alumni dibimbing.id berhasil meraih pekerjaan impian mereka. Kamu tidak perlu menunda lagi. Konsultasi gratis di sini dan mulai perjalanan menuju karir impian dengan menguasai bahasa Inggris bersama dibimbing.id!

Referensi

1. Formal Letter Writing in English - Definition, Format and Writing Samples [Buka]
2. How to Write a Formal Letter: Format, Examples, and Tips [Buka]
3. Letter Format Example and Writing Tips [Buka]