Apa itu Exit Interview? Definisi, Proses & Contoh Pertanyaan

Exit interview merupakan bagian dari offboarding karyawan, yaitu proses yang dilalui karyawan saat mengakhiri masa kerjanya.

Exit interview adalah proses interview yang dilakukan dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan, bertujuan untuk mendapatkan feedback langsung tentang pengalaman kerja mereka. 

Informasi yang diperoleh dari exit interview dapat membantu perusahaan mengidentifikasi masalah internal, meningkatkan lingkungan kerja, dan memperbaiki proses serta kebijakan yang ada.

Oleh sebab itu, penting bagi HR atau manajemen SDM perusahaan untuk melaksanakan exit interview secara tepat dan efektif. 

Yuk pelajari exit interview secara lengkap melalui artikel ini!

Apa itu Exit Interview?

Sebelum membahas exit interview lebih lanjut, pertama-tama yuk pahami dulu apa yang dimaksud exit interview secara lengkap melalui beberapa pengertian berikut ini.

Dilansir dari Bamboo HR, Exit interview adalah diskusi yang dilakukan antara karyawan yang akan meninggalkan perusahaan yang bertujuan untuk saling bertukar informasi, biasanya pada hari terakhir kerja karyawan tersebut. 

Exit interview memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menjelaskan alasan meninggalkan perusahaan dan memberikan feedback tentang pengalaman mereka selama bekerja di perusahaan tersebut.

Dengan melaksanakan exit interview, perusahaan dapat memahami alasan karyawan meninggalkan perusahaan dan memperoleh wawasan berharga yang digunakan untuk meningkatkan lingkungan kerja.

Pentingnya Melakukan Exit Interview

Exit interview penting dilakukan guna menjaga hubungan dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan, serta meningkatkan citra positif perusahaan.

Lantas apa saja manfaat exit interview? Mengapa exit interview penting untuk dilakukan? Yuk simak pembahasan lengkapnya berikut ini.

1. Perpisahan yang Baik

Exit interview membantu memastikan karyawan meninggalkan perusahaan dengan perasaan positif. Hal ini penting, sebab dikutip dari bamboo hr, sekitar 15 persen karyawan mungkin kembali bekerja di perusahaan yang sama setelah mereka keluar (disebut boomeranging). 

Dengan exit interview yang baik, hubungan yang baik tetap terjaga dan kemungkinan mereka kembali atau merekomendasikan perusahaan kepada orang lain meningkat.

2. Proses Keluar yang Tertib

Exit interview membantu mengatur proses keluarnya karyawan dengan baik. Hal ini termasuk memastikan pengembalian peralatan, menyelesaikan klausul non-kompetisi, dan menandatangani perjanjian terkait hak kekayaan intelektual. 

Dengan ini, perusahaan dapat memastikan semua urusan administrasi beres sebelum karyawan benar-benar meninggalkan perusahaan.

3. Komunikasi Terakhir yang Interaktif

Karyawan yang akan meninggalkan mungkin memiliki beberapa pertanyaan terakhir tentang perusahaan atau proses yang belum mereka pahami. 

Exit interview memberikan kesempatan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, sehingga karyawan bisa meninggalkan perusahaan dengan perasaan lebih tenang dan jelas.

4. Peluang untuk Mengungkapkan Feedback

Kadang, karyawan yang keluar punya keluhan atau frustrasi yang ingin disampaikan. Exit interview memberikan mereka kesempatan untuk berbicara secara pribadi dan menyampaikan perasaan mereka. 

Jika tidak diberikan kesempatan ini, mereka mungkin akan mengungkapkan keluhan secara publik, yang bisa merusak reputasi perusahaan dan membuat perusahaan kehilangan feedback penting.

Dengan beberapa manfaat tersebut, exit interview efektif membantu perusahaan untuk terus berkembang dan memperbaiki diri.

Cara melakukan Exit Interview yang Efektif

Sobat MinDi seorang HR perusahaan? Ingin melakukan exit interview pada karyawan? Yuk simak cara melakukan exit interview yang efektif dan tepat berikut ini.

1. Persiapkan Pertanyaan Exit Interview yang Tepat

Persiapan adalah kunci untuk exit interview yang efektif. Buat daftar pertanyaan yang akan membantu mengungkap alasan karyawan keluar, pengalaman mereka selama bekerja, dan saran untuk perbaikan perusahaan. 

Pertanyaan harus mencakup aspek-aspek seperti budaya perusahaan, manajemen, lingkungan kerja, dan peluang pengembangan karier. 

2. Ciptakan Lingkungan yang Aman dan Nyaman

Exit interview harus dilakukan dalam suasana yang santai dan mendukung, sehingga karyawan merasa nyaman untuk berbicara jujur dan terbuka. 

Pastikan bahwa percakapan berlangsung secara rahasia dan bahwa karyawan yakin bahwa umpan balik mereka akan digunakan untuk perbaikan, bukan sebagai balasan. 

Lakukan exit interview di ruangan yang tenang dan bebas dari gangguan, dan pilih pewawancara yang dapat dipercaya dan empatik, seperti perwakilan HR.

3. Dengarkan dengan Aktif dan Jangan Menghakimi

Selama exit interview, sangat penting untuk mendengarkan dengan aktif dan tunjukkan sikap menghargai feedback karyawan. Biarkan karyawan berbicara tanpa interupsi, dan hindari sikap defensif atau menghakimi. 

Ajukan pertanyaan lanjutan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam dan klarifikasi jika diperlukan. Dengan menunjukkan sikap tersebut, karyawan akan merasa dihargai dan lebih mungkin memberikan umpan balik yang jujur.

4. Tindak Lanjut Feedback Karyawan

Setelah exit interview selesai, analisis feedback yang diberikan dan identifikasi tema atau masalah yang berulang. Bagikan temuan tersebut dengan manajemen dan gunakan informasi ini untuk melakukan perbaikan yang diperlukan dalam perusahaan.

Hal ini akan membantu memperbaiki lingkungan kerja dan menunjukkan bahwa perusahaan menghargai dan menanggapi feedback karyawan dengan serius.

Dengan mengikuti empat langkah ini, perusahaan dapat menjalankan exit interview yang efektif, dan memastikan bahwa karyawan yang keluar merasa dihargai.

Baca Juga: 12 Hal yang Harus Ditanyakan Saat Onboarding, Yuk Simak!

10 Contoh Pertanyaan Exit Interview

Bingung ingin mengajukan pertanyaan apa saja saat exit interview? Berikut MinDi berikan contoh pertanyaan exit interview yang dapat Sobat MinDi terapkan kedepannya!

1. Apa alasan utama Anda memutuskan untuk meninggalkan perusahaan?

Pertanyaan ini bertujuan untuk memahami faktor spesifik yang menyebabkan karyawan memutuskan untuk keluar. Jawaban yang jujur dapat membantu perusahaan mengidentifikasi masalah yang mungkin ada dalam lingkungan kerja, manajemen, atau aspek lainnya.

2. Bagaimana Anda menggambarkan pengalaman kerja di perusahaan ini?

Pertanyaan ini memberikan gambaran umum tentang bagaimana karyawan merasakan waktu mereka di perusahaan. Ini mencakup berbagai aspek seperti lingkungan kerja, budaya perusahaan, dan interaksi dengan rekan kerja.

3. Apakah ada faktor tertentu yang bisa membuat Anda tetap tinggal di perusahaan?

Pertanyaan ini mencari tahu apakah ada hal-hal spesifik yang bisa diperbaiki atau diubah untuk mencegah karyawan meninggalkan perusahaan. Jawaban ini bisa membantu perusahaan melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan retensi karyawan.

4. Bagaimana Anda menilai hubungan dengan atasan dan rekan kerja?

Pertanyaan ini mengevaluasi dinamika kerja antar karyawan dan atasan mereka. Hubungan yang baik atau buruk dengan atasan dan rekan kerja bisa sangat mempengaruhi keputusan karyawan untuk tetap tinggal atau pergi.

5. Apakah Anda merasa mendapatkan dukungan yang cukup untuk perkembangan karier di sini?

Pertanyaan ini mengukur sejauh mana karyawan merasa didukung dalam hal pengembangan profesional dan karier. Jawaban ini dapat mengungkap apakah ada kekurangan dalam pelatihan, promosi, atau peluang pengembangan karier lainnya.

6. Apa aspek yang paling Anda sukai dari pekerjaan di perusahaan ini?

Pertanyaan ini membantu mengidentifikasi elemen positif dari pekerjaan atau lingkungan kerja yang mungkin bisa dipertahankan atau diperkuat untuk meningkatkan kepuasan karyawan.

7. Apa aspek yang paling Anda tidak sukai atau merasa perlu diperbaiki?

Pertanyaan ini memberikan wawasan tentang area yang memerlukan perbaikan. Ini bisa mencakup kebijakan perusahaan, lingkungan kerja, manajemen, atau aspek lainnya yang mungkin menyebabkan ketidakpuasan.

8. Bagaimana Anda menilai kebijakan dan prosedur perusahaan dalam mendukung pekerjaan Anda?

Pertanyaan ini mengevaluasi efektivitas kebijakan dan prosedur perusahaan dari perspektif karyawan. Jawaban ini bisa membantu mengidentifikasi apakah ada kebijakan yang perlu diperbarui atau disederhanakan.

9. Apakah Anda merasa pendapat dan kontribusi Anda dihargai selama bekerja di sini?

Pertanyaan ini menilai sejauh mana karyawan merasa dihargai dan diakui atas kontribusi mereka. Perasaan tidak dihargai bisa menjadi salah satu alasan karyawan memutuskan untuk keluar.

10. Apakah Anda memiliki saran atau feedback untuk membantu perusahaan meningkatkan lingkungan kerja dan manajemen karyawan?

Pertanyaan ini memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan saran konstruktif yang bisa membantu perusahaan meningkatkan lingkungan kerja dan manajemen secara keseluruhan.

Contoh pertanyaan exit interview dirancang untuk mengumpulkan umpan balik yang komprehensif dan jujur dari karyawan yang keluar, yang dapat digunakan untuk melakukan perbaikan dan meningkatkan retensi karyawan di masa depan.

Tips Melakukan Exit Interview dengan Baik

Tunggu dulu Sobat MinDi, sebelum melakukan exit interview, yuk simak beberapa tips melakukan exit interview yang baik versi MinDi berikut ini.

Berikut tiga tips untuk melakukan exit interview yang baik:

1. Siapkan Pertanyaan yang Terstruktur

Persiapkan daftar pertanyaan yang jelas dan terstruktur untuk memastikan semua aspek penting dibahas, seperti alasan keluar, pengalaman kerja, dan saran perbaikan.

2. Ciptakan Lingkungan yang Nyaman

Lakukan exit interview dalam suasana yang santai dan mendukung, sehingga karyawan merasa nyaman untuk berbicara jujur dan terbuka.

3. Dengarkan dengan Aktif

Biarkan karyawan berbicara tanpa interupsi dan tunjukkan bahwa Anda menghargai umpan balik mereka. Ajukan pertanyaan lanjutan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam jika diperlukan.

Dengan mengikuti 3 tips ini, Sobat MinDi akan dapat melaksanakan exit interview secara efektif dan menguntungkan bagi karyawan dan perusahaan.

Baca Juga: Initial Interview Adalah: Arti, Tujuan, Pertanyaan & Tipsnya

Ingin Jadi HR Profesional? Yuk Ikuti Bootcamp Dibimbing.id

Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai exit interview, mulai dari pengertian hingga tips melakukan exit interview yang efektif. Jika kamu seorang HR perusahaan, memahami proses exit interview merupakan hal yang wajib.

Kesimpulannya, Exit interview adalah proses penting untuk mendapatkan umpan balik berharga dari karyawan yang keluar guna meningkatkan lingkungan kerja dan operasional perusahaan.

Ingin jadi master di bidang HR? Atau tertarik switch career menjadi Human Resources perusahaan?

Yuk ikuti bootcamp Human Resources dibimbing.id, sebuah bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Kuasai tools HRIS dan seluruh aspek Human Resources yang akan diajarkan pada bootcamp ini.

Bootcamp HR dibimbing.id didampingi oleh mentor profesional dan terbaik yang bakal bantu kamu jadi Human Resources sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang human resources sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Reference:

1. Exit Interview - Buka