Payroll Adalah: Pengertian, Manfaat & Mekanismenya

Gaji merupakan komisi atau upah bagi karyawan yang telah disepakati jumlahnya pada awal bekerja. Biasanya perusahaan menggunakan sistem payroll dalam urusan gaji karyawan.

Lalu apa itu payroll?

Payroll adalah proses administratif yang melibatkan penghitungan dan distribusi gaji kepada karyawan suatu perusahaan. 

Sistem payroll ini penting untuk meningkatkan kepuasan karyawan hingga kepatuhan terhadap hukum (distribusi pajak, dll.).

Penasaran mengenai payroll lebih lanjut? Yuk simak pengertian, manfaat hingga mekanisme sistem payroll berikut ini.

Payroll adalah proses yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengatur pembayaran gaji dan upah kepada karyawan mereka. 

Proses payroll meliputi berbagai tugas administratif yang penting, termasuk penghitungan jumlah gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan jam kerja dan tingkat gaji mereka, pengurangan pajak dan potongan lainnya seperti kontribusi asuransi dan dana pensiun. 

Sistem payroll juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan hukum perpajakan dan ketenagakerjaan yang berlaku. 

Selain itu, payroll juga melibatkan pencatatan rinci mengenai gaji karyawan, pajak yang dibayar, dan informasi terkait lainnya yang penting untuk audit dan pengelolaan sumber daya manusia. 

Proses payroll yang efisien dan akurat adalah hal yang penting bagi operasional perusahaan serta kepuasan dan moral karyawan.

Sistem payroll yang efisien dan otomatis dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan. Lantas apa saja manfaat payroll bagi perusahaan? 

Berikut adalah manfaat payroll yang membantu administratif perusahaan.

Sistem payroll yang otomatis meminimalkan tugas administrasi yang berulang dan mengurangi kesalahan manusia. Hal ini akan membantu tim HR dan keuangan dalam menghitungnya, sehingga dapat untuk tugas-tugas strategis lainnya. 

Automasi payroll memastikan bahwa perhitungan gaji, potongan, dan tambahan dilakukan dengan cepat dan akurat.

Payroll memungkinkan penyimpanan semua data terkait gaji, seperti slip gaji dan laporan tahunan dalam satu sistem terpusat, hal ini membuat pencarian dan pengelolaan data menjadi lebih mudah. 

Penggunaan kertas berkurang, kebutuhan akan intervensi manusia berkurang, dan potensi biaya dari kesalahan penghitungan atau denda kepatuhan juga diminimalkan.

Sistem payroll modern dilengkapi dengan fitur keamanan data canggih untuk melindungi informasi sensitif karyawan dari akses tidak sah dan kehilangan data. 

Enkripsi data, autentikasi pengguna berlapis, dan backup data rutin adalah beberapa fitur keamanan yang biasa ditawarkan oleh penyedia sistem payroll.

Dengan menggunakan sistem payroll, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional terutama dalam hal pembiayaan.

Baca Juga: Cara Membuat SOP Onboarding Karyawan Baru, Panduan Lengkap!

1. Menetapkan kebijakan dan proses payroll dalam organisasi

2. Mendefinisikan komponen slip gaji seperti gaji dasar & variabel, HRA, LTA dan banyak lagi

3. Perhitungan gaji kotor, pemotongan menurut undang-undang dan non-undang-undang seperti PF, pajak, dll

4. Mengeluarkan gaji dan slip gaji kepada karyawan

5. Menyetorkan iuran seperti TDS, dan PF pada otoritas yang sesuai

6. Akuntansi untuk biaya terkait payroll

Sebelumnya, bisnis mengandalkan spreadsheet atau metode manual untuk menghitung dan mencairkan gaji. Saat ini, perangkat lunak penggajian otomatis membantu bisnis mengelola kompleksitas ini dengan mudah.

Siklus payroll adalah kesenjangan waktu antara dua pencairan gaji. Bisnis dapat memilih untuk membayar gaji setiap minggu, dua mingguan, atau bulanan. Umumnya di Indonesia diproses setiap bulan.

Payroll merupakan memberi kompensasi kepada karyawan atas pekerjaan mereka, melibatkan beberapa komponen penting. 

Memahami bagian-bagian ini memastikan pembayaran yang akurat dan efisien untuk tenaga kerja. Berikut rincian beberapa komponen kunci dalam payroll:

1. Informasi Karyawan

Ini adalah dasar dari payroll. Mencakup detail penting seperti nama karyawan, alamat, PAN, dan informasi rekening bank untuk setoran langsung.

2. Kebijakan Penggajian

Dokumen internal ini menguraikan pedoman perusahaan mengenai kompensasi karyawan. Ini merinci jadwal pembayaran, aturan lembur, akrual cuti yang dibayar, dan bonus atau komisi apa pun yang ditawarkan.

3. Tunjangan

Ini adalah pembayaran tambahan yang dilakukan di atas gaji pokok untuk mengkompensasi biaya-biaya yang berhubungan dengan pekerjaan. Contoh yang umum adalah tunjangan perumahan, tunjangan transportasi, dan tunjangan makan. Kena pajak tunjangan dapat bervariasi.

4. Pemotongan

Ini adalah jumlah yang dipotong dari gaji karyawan sebelum menerima gaji bersihnya. Pemotongan bisa bersifat wajib (seperti pajak) atau sukarela (seperti kontribusi ke PF).

5. Gaji Kotor & Bersih:

Gaji Kotor: Ini mewakili jumlah total yang diperoleh karyawan sebelum pemotongan diterapkan. Ini adalah jumlah gaji pokok dan tunjangan apa pun.

Gaji Bersih (Take-Home Pay): Ini adalah jumlah akhir yang diterima seorang karyawan setelah semua pemotongan dikurangi dari gaji kotornya.

6. Perpajakan

Aspek penting dari payroll selanjutnya adalah penghitungan dan pemotongan pajak dari gaji karyawan. Ini termasuk pajak penghasilan dan terkadang pajak pengangguran. Tarif dan potongan pajak yang sesuai bergantung pada berbagai faktor seperti lokasi karyawan dan tingkat pendapatan

Berikut adalah gambaran umum tentang mekanisme kerja payroll yang perlu dipahami:

Langkah pertama dalam proses payroll adalah mengumpulkan dan memverifikasi data karyawan yang relevan. 

Hal ini termasuk informasi pribadi (seperti nama, alamat, nomor identifikasi), detail pekerjaan (seperti jabatan, departemen, lokasi), dan data finansial (seperti informasi rekening bank, gaji pokok). Data ini juga mencakup variabel seperti jam kerja, lembur, bonus, dan potongan lainnya.

Setelah semua data dikumpulkan, sistem payroll menghitung jumlah gaji yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan. Perhitungan ini termasuk:

• Menghitung gaji kotor dengan mempertimbangkan jam kerja reguler, lembur, komisi, dan bonus.

• Mengurangi pajak dan potongan lainnya seperti iuran asuransi kesehatan, kontribusi pensiun, dan pinjaman karyawan, jika ada.

• Menyesuaikan untuk cuti yang dibayar atau tidak dibayar, serta tunjangan lain yang mungkin berlaku.

Sistem juga bertanggung jawab untuk menghasilkan laporan dan formulir yang diperlukan untuk kepatuhan, seperti W-2 dan 1099.

Setelah semua perhitungan selesai, sistem payroll memproses pembayaran. Pembayaran bisa dilakukan melalui berbagai cara seperti transfer bank, cek, atau  pembayaran langsung ke kartu gaji prabayar. 

Payroll akan memastikan bahwa semua karyawan menerima pembayaran tepat waktu sesuai dengan jadwal gaji yang ditetapkan oleh perusahaan.

Sistem payroll juga bertanggung jawab untuk menjaga keamanan data dan memastikan bahwa semua informasi tetap rahasia dan aman dari akses yang tidak sah.

Proses ini secara keseluruhan otomatis dan ditangani oleh software payroll canggih, yang memastikan bahwa proses berjalan lancar, meminimalkan kesalahan, dan memenuhi semua kebutuhan regulasi dan keuangan dari perusahaan.

Penasaran mengenai contoh payroll gaji karyawan dan cara menghitungnya? Yuk simak berikut ini!

Mari kita buat contoh sederhana mengenai penghitungan payroll gaji karyawan. 

Misalkan ada seorang karyawan yang bernama Andi. Berikut adalah detail gaji Andi dan cara menghitung gaji bersih yang diterimanya:

Detail Gaji:

• Gaji Pokok per Bulan: Rp 5.000.000

• Tunjangan Transportasi: Rp 500.000

• Tunjangan Makan: Rp 300.000

• Jam Lembur: 10 jam

• Tarif Lembur per Jam: Rp 20.000

• Potongan BPJS Kesehatan (3% dari Gaji Pokok): Rp 150.000

• Potongan BPJS Ketenagakerjaan (2% dari Gaji Pokok): Rp 100.000

Langkah Menghitung Gaji Bersih:

1. Menghitung Gaji Kotor:

Gaji kotor adalah total dari gaji pokok ditambah semua tunjangan dan lembur.

Gaji Kotor = Gaji Pokok + Tunjangan Transportasi + Tunjangan Makan + (Jam Lembur × Tarif Lembur)

              = Rp 5.000.000 + Rp 500.000 + Rp 300.000 + (10 × Rp 20.000)

              = Rp 5.000.000 + Rp 500.000 + Rp 300.000 + Rp 200.000

              = Rp 6.000.000

2. Menghitung Potongan:

   Potongan mencakup kontribusi BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.

  Total Potongan = Potongan BPJS Kesehatan + Potongan BPJS Ketenagakerjaan

                  = Rp 150.000 + Rp 100.000

                  = Rp 250.000

3. Menghitung Gaji Bersih:

   Gaji bersih adalah gaji kotor dikurangi total potongan.

Gaji Bersih = Gaji Kotor - Total Potongan

               = Rp 6.000.000 - Rp 250.000

               = Rp 5.750.000

Andi akan menerima gaji bersih sebesar Rp 5.750.000 untuk bulan tersebut.

Nah, Sobat MinDi, itulah beberapa pembahasan mengenai payroll, mulai dari pengertian hingga contoh perhitungannya. Jika kamu seorang HR, pastikan untuk memahami dengan detail sistem payroll ini.

Baca Juga: Memulai Langkah Pertama Dalam Karir Seorang Fresh Graduate

Memiliki minat di bidang Human Resources? Ingin jadi master di bidang HR perusahaan?

Yuk ikuti bootcamp Human Resources dibimbing.id, sebuah bootcamp terbaik dengan pembelajaran inovatif dan intensif. Kuasai tools HRIS dan seluruh aspek Human Resources yang akan diajarkan pada bootcamp ini.

Bootcamp HR dibimbing.id didampingi oleh mentor profesional dan terbaik yang bakal bantu kamu jadi Human Resources sukses.

Belum memiliki pengalaman di bidang human resources sama sekali?

Tenang saja, dibimbing.id siap bimbing kamu mulai dari nol, dengan kurikulum terlengkap, update serta beginner friendly. 

Sebanyak 94% alumni bootcamp dibimbing.id telah berhasil mendapatkan kerja sesuai bidang mereka. Nah, jangan khawatir nganggur setelah lulus bootcamp ya, dibimbing.id juga menyediakan job connect ke 570+ hiring partner khusus buat Sobat MinDi.

Tunggu apalagi? buruan konsultasi di sini, apapun tujuan karirmu dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi karir impianmu.

Gaji kotor adalah jumlah total uang yang diperoleh karyawan sebelum pemotongan, termasuk gaji pokok, bonus, pembayaran lembur, dan komisi. Pemotongan dapat mencakup pajak, jaminan sosial, Medicare, asuransi kesehatan, dan kontribusi pensiun.