Contoh Email Formal & Informal Bahasa Inggris Plus Formatnya
Siti Khadijah Azzukhruf Firdausi
•
07 May 2024
•
6362
Menulis email dalam Bahasa Inggris bisa jadi lebih menantang dibanding berbicara langsung. Well, di email kamu harus lebih mindful dengan grammar yang dipakai karena menyampaikan pesan secara tertulis.
Salah satu cara supaya tulisanmu bisa dimengerti oleh penerima surelnya adalah dengan latihan dan memperbanyak eksplorasi contoh email dalam Bahasa Inggris. Jangan khawatir, kali ini MinDi udah siapkan 6 contoh email dalam Bahasa Inggris di artikel ini.
Penasaran kayak gimana surelnya? Yuk, baca artikel ini sampai habis!
Format Email dalam Bahasa Inggris Paling Umum
Sumber: Freepik
Menulis surat elektronik yang bagus selalu berkaitan dengan konteks. Jadi, ada baiknya untuk pikirkan hubunganmu dengan penerima sebelum menulis email. Dengan memahami hubunganmu bersama penerima, kamu jadi bisa menentukan gaya penulisan paling sesuai.
Kalau Sobat MinDi kirim email untuk lingkungan profesional, tips paling aman dari MinDi adalah menulis dengan gaya formal. Supaya lebih jelas lagi, Sobat MinDi bisa ikutin format umum yang paling sering dipakai saat menulis email.
Berikut adalah formatnya:
1. Berikan Subject Email
Bagian pertama yang harus ada dalam email adalah subject line. Komponen ini berperan penting untuk memberi tahu penerima tentang isi pesan. Dengan subjek, penerima bisa menentukan apakah mereka harus membacanya atau tidak.
Oleh karena itu, memakai subjek yang jelas, spesifik, dan singkat adaalh tips paling ideal dari MinDi. Berikut adalah beberapa contoh subject email dalam Bahasa Inggris:
Urgent: Need Your Feedback on Project Proposal by EOD
Invitation: Join Us for the Annual Networking Event
Action Required: Approve Budget Proposal by Friday
Thank You for Your Application – Next Steps
2. Mulai dengan Greeting
Berikutnya kamu bisa mulai pesannya dengan sapaan atau greeting. Komponen ini berperan penting untuk menentukan nada keseluruhan pesannya. Selain itu, ini juga bisa menunjukkan tingkat kesopanan dan profesionalisme kamu.
Berikut adalah beberapa contoh sapaan standar yang bisa dipakai:
Hi [Name],
Hello [Name],
Dear [Name],
Dear Mr./Ms./Dr./Professor [Last name],
3. Buat Isi Email yang To-The-Point
Berikutnya format email yang baik adalah isinya tidak bertele-tele dan to-the-point. Supaya isinya jelas dan padat, kamu bisa sampaikan tujuan langsung di awal. Lalu, hindari detail yang tidak perlu dan bisa mengaburkan pesan utama.
Selanjutnya, pastikan setiap permintaan atau pertanyaan mudah ditemukan pembaca. Terakhir, buat isi seringkas mungkin. Berikut contohnya:
“I am writing to request additional details regarding the Marketing Innovations 2024 Conference mentioned in your recent newsletter.
My team at XYZ Corporation is highly interested in participating and potentially sponsoring the event, but we need further information to proceed.
Specifically, we are looking for details about the attendee demographics, sponsorship packages, and any opportunities for speaking sessions.
We would appreciate it if you could send us the relevant documentation or direct us to someone who can provide these details.”
4. Tutup Email dengan Sopan
Selanjutnya, tutup email dengan sopan. Apabila meminta penerima melakukan sesuatu, buat simpulan yang mengulang permintaan dan ucapan terima kasih.
Jika email bertujuan untuk mengakhiri diskusi sebelumnya tanpa memerlukan tindakan segera, kamu bisa langsung tutup dengan ucapan terima kasih. Berikut beberapa contohnya:
Looking forward to your reply.
Thank you for your attention to this matter.
Please feel free to contact me if you need any further information.
I appreciate your help with this.
5. Tambahkan Signature
Terakhir, kamu bisa tambahkan signature yang dilengkapi nama panjang atau panggilanmu. Berikut adalah contoh ekspresi yang bisa kamu pakai di signature:
Sincerely,
Best regards,
Kind regards,
Thanks again,
Contoh Email Formal dalam Bahasa Inggris
Setelah Sobat MinDi belajar formatnya, MinDi akan berikan gambar kepenulisannya lewat contoh email dalam Bahasa Inggris untuk situasi formal di bawah ini:
Contoh 1: Membalas Undangan Interview
Contoh pertama bertujuan untuk mengonfirmasi wawancara kerja dan menunjukkan profesionalisme dan antusiasme atas kesempatan yang diberikan. Berikut adalah contoh email dalam Bahasa Inggris untuk membalas undangan interview:
Contoh 2: Menerima Tawaran Pekerjaan
Contoh berikutnya bertujuan untuk menerima tawaran kerja secara formal serta mengonfirmasi persyaratan kerja dan menyatakan keinginan bergabung di perusahaan. Berikut contoh email dalam Bahasa Inggris untuk menerima tawaran pekerjaan.
Contoh 3 : Menolak Tawaran Pekerjaan
Berikutnya, MinDi juga akan kasih contoh untuk menolak pekerjaan dengan baik dan mempertahankan koneksi bersama perusahaan. Berikut contohnya:
Contoh 4 : Merespon Undangan Rapat
Contoh terakhir bertujuan untuk mengonfirmasi kehadiran dalam pertemuan. Ini bertujuan untuk menunjukkan kesiapan terlibat dan berkontribusi pada diskusi yang dijadwalkan. Berikut contohnya:
Contoh Email Informal dalam Bahasa Inggris
Selain yang formal, MinDi juga akan kasih contoh email informal dalam Bahasa Inggris. Berikut contohnya
Mengirim Email Kepada Teman
Kalau Sobat MinDi lagi LDR sama bestie-nya, email ini bisa banget kamu jadikan referensi:
Mengirim Email Kepada Keluarga
Contoh berikutnya pas banget buat Sobat MinDi yang lagi berpisah dengan keluarga. Lihat detailnya, di bawah ini:
FAQ
Supaya Sobat MinDi lebih paham lagi dengan cara menulis email pakai Bahasa Inggris, MinDi udah pilihkan beberapa pertanyaan umum terkait ini. Penasaran apa aja pertanyaannya? Baca di bawah ini!
Berapa Panjang Email yang Ideal?
Idealnya, email harus singkat dan langsung ke poin utama. Jadi, usahakan email yang kamu tulis tidak lebih dari tiga paragraf. Selain itu, setiap paragraf juga akan terlihat bagus apabila hanya terdiri dari tiga hingga empat kalimat.
Apa yang Harus Disertakan dalam Signature Email?
Signature email pada umumnya hanya perlu mencantumkan nama lengkap, jabatan, dan nama perusahaan. Tapi, kamu juga boleh mencantumkan nomor telepon dan alamat email jika perlu.
Bukan cuma itu, kamu juga bisa menyertakan URL situs web perusahaan atau tautan media sosial profesionalmu.
Kesimpulan
Itulah beberapa contoh email dalam Bahasa Inggris yang bisa Sobat MinDi tiru. Dengan mengikuti contoh di atas, kamu bisa memastikan pesan diterima dan ditanggapi baik-baik.
Kalau kamu mau lebih mahir lagi menuliskan surel berbahasa Inggris, MinDi rekomendasikanmu untuk ikut English for Professionals dari Dibimbing.id.
Dalam kursus ini, Sobat MinDi akan belajar Bahasa Inggris dari dasar hingga mahir. Mulai dari menulis hingga berbicara. Setelah mengikuti kelas ini, kamu dijamin mampu berbahasa Inggris dengan fasih.
Tertarik untuk bergabung? Daftarkan dirimu di sini. Yuk, tingkatkan kemampuan Bahasa Inggrismu bersama Dibimbing.id!
How to Write a Formal Email [Buka]
Mastering the Art of Effective Email Writing Format: Comprehensive Guide [Buka]
Tags
Siti Khadijah Azzukhruf Firdausi
Khadijah adalah SEO Content Writer di Dibimbing dengan pengalaman menulis konten selama kurang lebih setahun. Sebagai lulusan Bahasa dan Sastra Inggris yang berminat tinggi di digital marketing, Khadijah aktif berbagi pandangan tentang industri ini. Berbagai topik yang dieksplorasinya mencakup digital marketing, project management, data science, web development, dan career preparation.