Cycle Count Adalah: Definisi dan Cara Kerjanya

Tim Anda kerap harus buang waktu mencari stok yang ternyata tidak ada di gudang dan pengiriman tertunda? Masalah ini sering muncul karena cara menghitung stok lama yang hanya dilakukan setahun sekali.

Cycle Count adalah cara baru yang lebih efektif untuk mengatasi hal tersebut. Sebab, cycle count dapat tim Anda lakukan dalam kurun waktu harian dan tanpa menghentikan kegiatan operasional sehari-hari.

Penasaran apa itu cycle count? MinDi akan menjelaskannya dalam artikel ini. Plus, MinDi juga akan menjelaskan proses, manfaat dan cara kerjanya.

Apa Itu Cycle Count dalam Manajemen Inventaris?

Cycle Count adalah cara menghitung stok barang di gudang yang dilakukan sedikit demi sedikit dan secara rutin. Misalnya, setiap hari atau setiap minggu pada beberapa jenis barang saja.

Metode ini berbeda dengan hitungan stok besar-besaran yang biasanya mengharuskan gudang ditutup total. Cycle Count dilakukan di sela-sela aktivitas normal, jadi kegiatan bongkar muat dan pengiriman tetap berjalan lancar.

Tujuan utama Cycle Count adalah mencocokkan jumlah barang yang tertulis di sistem komputer Anda dengan jumlah barang yang benar-benar ada di rak gudang. Jika ada perbedaan, harus segera dicari tahu sebabnya.

Cycle Count membantu Anda menemukan dan memperbaiki penyebab kesalahan stok (misalnya, salah catat atau salah letak) dengan cepat, sehingga data stok Anda selalu akurat setiap hari, bukan hanya setahun sekali.

Tujuan Cycle Count

Penerapan cycle count memiliki target strategis yang melampaui sekadar mendapatkan angka yang benar di gudang. Contohnya sebagai berikut.

1. Mencapai Akurasi Inventaris Tinggi

Tujuan utama cycle count adalah mencapai tingkat akurasi data inventaris secara konsisten. Akurasi tinggi ini sangat krusial untuk forecasting dan perencanaan produksi yang tepat.

2. Mengidentifikasi Akar Masalah

Daripada hanya memperbaiki angka yang salah, cycle count berfokus pada mengapa kesalahan itu terjadi (misalnya, kesalahan picking, salah lokasi, atau data entry yang keliru).

3. Menghilangkan Kebutuhan Stock Opname Tahunan

Jika akurasi inventaris sudah tinggi berkat cycle count, perusahaan dapat secara legal dan operasional menghindari gangguan besar akibat stock opname tahunan.

Baca Juga: Pelatihan Custom Corporate Training untuk Tim yang Produktif

Proses Cycle Count

Sumber: Freepik

Cycle count dimulai setelah perusahaan Anda melakukan penghitungan stok total dan memperbaiki semua kesalahan stok awal. Proses ini dilakukan sebagai pemeliharaan rutin agar stok tetap akurat.

Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan secara rutin:

1. Periksa Catatan Awal (Pastikan Data Benar)

1. Apa yang dilakukan: Sebelum menghitung, minta tim Anda memastikan data transaksi barang yang masuk dan keluar di sistem komputer sudah benar. Koreksi semua kesalahan pencatatan yang mungkin terjadi sebelumnya agar tim Anda memulai dengan data yang paling akurat.

2. Siapkan Daftar Hitungan

1. Apa yang dilakukan: Buat daftar barang yang harus dihitung pada hari itu. Jika tim Anda menggunakan alat digital seperti scanner atau tablet, unggah daftar tersebut ke alat tersebut.

3. Mulai Menghitung Fisik

1. Apa yang dilakukan: Petugas pergi ke lokasi yang ditunjuk. Mereka membandingkan informasi (lokasi, nama, dan jumlah) dari daftar dengan jumlah barang yang benar-benar ada di rak gudang.

4. Cari Tahu Kenapa Ada Beda (Investigasi)

1. Apa yang dilakukan: Jika ada perbedaan antara hitungan fisik dan data komputer (disebut variance), segera minta tim Anda laporkan ke manajer. Cari pola kesalahan, apakah ada kesalahan catat, salah letak, atau masalah lain untuk menemukan akar penyebabnya.

5. Ubah Aturan Jika Perlu

1. Apa yang dilakukan: Jika investigasi menunjukkan ada kelemahan dalam cara kerja (misalnya, petugas sering salah meletakkan barang), segera ubah atau perbaiki prosedur kerja Anda agar kesalahan tersebut tidak terulang.

6. Koreksi Data Komputer

1. Apa yang dilakukan: Setelah perbedaan diselidiki dan dikonfirmasi, ubah data stok di komputer agar jumlahnya sama persis dengan jumlah fisik barang yang ada di gudang.

7. Ukur dan Ulangi

1. Apa yang dilakukan: Lakukan cycle count secara rutin sesuai jadwal. Hitung persentase akurasi stok Anda secara berkala untuk memastikan program ini berjalan sukses dan membuat stok Anda semakin akurat dari waktu ke waktu.

Baca Juga: Company Training: Pengertian, Jenis, dan Cara Memilih

Cara Kerja Cycle Count

Katakanlah Anda menugaskan pekerja tertentu untuk menghitung barang di area tertentu sebagai bagian dari kegiatan harian mereka. Saat Anda menyusun rencana cycle counting, ada tiga hal utama yang harus Anda pikirkan:

1. Berapa Banyak Jenis Barang yang Akan Dihitung?

1. Anda harus menentukan jenis-jenis barang mana saja yang akan Anda hitung dalam setiap sesi cycle count.
2. Keputusan ini didasarkan pada jumlah total barang yang Anda miliki, barang mana yang paling mahal atau penting, dan berapa banyak yang wajar dihitung oleh karyawan dalam sehari.

2. Karyawan dan Waktu yang Tersedia

1. Lihat berapa jumlah karyawan yang bisa membantu menghitung dan berapa lama waktu yang mereka punya.
2. Banyak perusahaan menyarankan karyawan menghitung stok di waktu menjelang akhir shift karena biasanya pekerjaan sudah mulai tenang. Ini adalah cara yang baik memanfaatkan waktu luang mereka.
3. Penting: Karyawan yang menghitung sebaiknya bukan orang yang memiliki kekuasaan penuh atas angka stok, untuk memastikan hasil hitungannya jujur dan objektif.

3. Seberapa Sering Harus Menghitung?

1. Jadwal hitungan (frekuensi) tergantung pada berapa banyak jenis barang yang Anda targetkan untuk dihitung dalam setahun.
2. Contoh: Jika Anda punya target menghitung 1.000 jenis barang setahun, Anda perlu menghitung sekitar 3 jenis barang per hari kerja.
3. Barang yang bernilai tinggi harus dihitung lebih sering (misalnya, sebulan sekali) daripada barang biasa. Anda perlu memperkirakan waktu yang dibutuhkan setiap karyawan untuk menyelesaikan hitungan harian mereka.

Baca Juga: Pelatihan Data Analytics dan Visualization IIRC X Star Capital X Dibimbing

Ingin Tim Anda Menguasai Cycle Count?

Penguasaan cycle count adalah penanda transformasi manajemen inventaris dari tradisional menuju digital. Metode ini tidak dapat berjalan optimal tanpa sistem inventaris yang kuat dan tim yang terampil.

Untuk memaksimalkan manfaat cycle count dan memastikan contoh prosedur cycle count Anda berjalan efektif, diperlukan skill digital dalam analisis data, operasional inventaris, dan root cause analysis.

Oleh karena itu, percayakan pelatihan cycle count tim Anda kepada Program Corporate Training Dibimbing.id!

Pelatihan kami didukung oleh 338+ mentor berpengalaman. Kami siap membantu mengasah kemampuan tim Anda lewat Customizable Training yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.

Soal reputasi, percayakan pada kami. Sudah ada 58+ perusahaan terkemuka di Indonesia yang menjadi mitra sukses kami dengan tingkat kepuasan mencapai 90%. Soal harga, kami sangat terjangkau mulai dari 7 juta rupiah saja!

Ingin konsultasi gratis dulu untuk materi pelatihan cycle count tim Anda? Hubungi kami sekarang disini dan maksimalkan pengembangan tim Anda bersama kami!

Referensi

1. Inventory Cycle Counting 101: Best Practices & Benefits [Buka]

What is an Inventory Cycle Count and Why is it Important? [Buka]