Segregation of Duties Adalah: Pengertian, Fungsi, hingga Contoh

Segregation of Duties adalah prinsip pemisahan tanggung jawab dalam satu proses bisnis agar kendali tidak terpusat pada satu orang. Konsep ini penting dipahami kalau Warga Bimbingan tertarik dengan audit, accounting, atau internal control, termasuk lewat kursus audit dengan penyaluran kerja.

Sederhananya, perusahaan membagi tugas seperti otorisasi, pencatatan, pelaksanaan transaksi, dan pengelolaan aset kepada pihak berbeda. Tujuannya bukan sekadar membagi pekerjaan, tetapi menciptakan kontrol agar kesalahan atau penyalahgunaan lebih mudah terdeteksi.

Apa Itu Segregation of Duties?

Segregation of Duties (SoD) adalah prinsip pengendalian internal yang memisahkan tugas dan wewenang dalam proses bisnis. Dengan begitu, satu orang tidak memegang kendali penuh dari awal sampai akhir sebuah transaksi.

Bayangkan perusahaan melakukan pembelian barang. Kalau satu orang bisa memilih vendor, menyetujui pembelian, menerima barang, sekaligus membayar tagihan, risiko penyalahgunaan tentu lebih sulit dikontrol.

SoD kemudian membagi fungsi tersebut kepada beberapa pihak. Ada yang mengajukan, menyetujui, mencatat, dan memeriksa transaksi sehingga terdapat mekanisme saling mengawasi.

Baca Juga: Panduan Sukses Switch Career ke Auditor Profesional

Mengapa Segregation of Duties Penting?

Pemisahan tugas menjadi bagian penting dari internal control karena membantu perusahaan mengurangi risiko kesalahan dan fraud. Pembagian kewenangan juga membuat tanggung jawab setiap orang lebih jelas sehingga proses kerja lebih mudah ditelusuri.

Manfaat utamanya meliputi:

1. Mengurangi risiko fraud karena tindakan tertentu membutuhkan keterlibatan lebih dari satu pihak.
2. Mendeteksi kesalahan lebih cepat melalui proses pengecekan silang.
3. Memperjelas akuntabilitas karena setiap tugas memiliki penanggung jawab.
4. Memperkuat pengendalian internal dalam proses keuangan maupun operasional.

Jadi, Warga Bimbingan, SoD bukan berarti perusahaan harus punya banyak orang untuk satu pekerjaan. Fokusnya adalah memastikan fungsi yang berisiko tidak terkumpul pada satu pihak.

Apa Saja Fungsi dalam Segregation of Duties?

Dalam praktiknya, pemisahan tugas biasanya berkaitan dengan fungsi penting dalam sebuah proses.

1. Otorisasi

Pihak yang memberikan persetujuan sebaiknya tidak menjadi pihak yang melakukan dan mencatat transaksi tersebut. Pemisahan ini membantu memastikan transaksi melewati kontrol sebelum dijalankan.

2. Pelaksanaan Transaksi

Pihak yang menjalankan transaksi memiliki tanggung jawab berbeda dari pihak yang memberikan persetujuan. Contohnya, staf purchasing menjalankan proses pembelian setelah mendapatkan approval.

3. Pencatatan

Pencatatan transaksi sebaiknya dilakukan oleh pihak berbeda dari pemegang aset atau pelaksana transaksi. Cara ini membuat data lebih mudah diverifikasi.

4. Pengelolaan Aset

Pihak yang memegang atau mengelola aset perusahaan sebaiknya tidak sekaligus memiliki kewenangan penuh untuk mencatat perubahan aset tersebut. Prinsip tersebut membantu mengurangi peluang manipulasi.

Baca Juga: Kursus Audit Laporan Keuangan: Praktek Magang Biar Siap Kerja!

Contoh Segregation of Duties dalam Perusahaan

Sumber: Magnific

Supaya lebih kebayang, MinDi ambil contoh sederhana dari proses pembayaran vendor berikut ini ya!

1. Fungsi Keuangan

Karyawan yang membuat atau menyetujui pembayaran tidak boleh menjadi orang yang sama dengan pihak yang memegang kas atau melakukan rekonsiliasi bank. Pemisahan tersebut membantu mencegah transaksi tidak sah lolos tanpa pemeriksaan.

2. Bidang IT

Developer yang membuat kode program sebaiknya tidak memiliki kewenangan penuh untuk langsung melakukan deployment ke sistem produksi. Proses tersebut dapat memerlukan persetujuan administrator atau pemeriksaan dari tim lain.

3. Procurement

Karyawan yang memilih vendor tidak sebaiknya menjadi pihak yang menyetujui pembelian sekaligus menerima barang. Pembagian tersebut membuat proses pengadaan memiliki kontrol dari pihak berbeda.

4. Penggajian

Karyawan yang menyiapkan data payroll sebaiknya tidak sekaligus menjadi pihak yang menyetujui dan mengeksekusi pembayaran gaji. Pemisahan tugas membantu mengurangi risiko perubahan data gaji tanpa pemeriksaan.

Bagaimana Jika Perusahaan Punya Sedikit Karyawan?

Nah, kondisi saat perusahaan memiliki sedikit karyawan sering menjadi tantangan untuk perusahaan kecil. Memisahkan seluruh fungsi secara ideal bisa sulit dilakukan ketika jumlah karyawan terbatas.

Solusinya bukan mengabaikan SoD, melainkan menggunakan compensating controls atau kontrol pengganti. Contohnya, pemilik bisnis melakukan review transaksi secara berkala, menerapkan approval berlapis, atau membatasi akses sistem berdasarkan jabatan.

Teknologi juga dapat membantu dengan pembatasan hak akses dan workflow approval. Dengan begitu, perusahaan tetap memiliki kontrol meskipun struktur timnya belum besar.

Baca Juga: Panduan Sertifikasi Internal Audit untuk Calon Auditor

Apa Peran Auditor dalam Menilai Segregation of Duties?

Auditor dapat menilai apakah pembagian tugas perusahaan sudah sesuai dengan risiko proses. Pemeriksaan dapat mencakup kewenangan pengguna, alur approval, dokumentasi transaksi, hingga potensi konflik tugas.

Kalau ditemukan satu orang memiliki terlalu banyak kewenangan, auditor dapat mengidentifikasi risiko tersebut dan merekomendasikan kontrol tambahan. Dengan begitu, SoD bukan hanya aturan di atas kertas, tetapi bagian dari proses pengendalian yang benar-benar berjalan.

Risiko Jika SoD Tidak Diterapkan

Tanpa pemisahan tugas yang jelas, satu proses bisa terlalu bergantung pada satu orang sehingga kontrol internal menjadi lebih lemah. Selain itu, celah tersebut dapat membuat kesalahan maupun penyalahgunaan wewenang lebih sulit diketahui sejak awal.

1. Peluang Fraud Meningkat: Karyawan yang memegang kendali penuh lebih mudah menyalahgunakan wewenang tanpa melalui pemeriksaan pihak lain.
2. Kesalahan Fatal: Kesalahan input atau pencatatan kecil bisa berujung pada laporan keuangan yang menyesatkan.
3. Konflik Kepentingan: Satu orang yang memegang beberapa fungsi sekaligus berpotensi mengambil keputusan tanpa kontrol yang memadai.
4. Sulit Menelusuri Kesalahan: Ketika tugas dan kewenangan tidak dipisahkan, proses investigasi menjadi lebih rumit karena tidak ada pemeriksaan silang yang jelas.
5. Sanksi Audit: Perusahaan dapat dinilai memiliki kelemahan dalam tata kelola dan pengendalian internal oleh auditor atau regulator.

Baca Juga: Kurikulum Bootcamp Audit Dibimbing: Pasti Siap Kerja!

Kesimpulan

Segregation of Duties adalah prinsip pemisahan tugas untuk mencegah kendali penuh atas proses bisnis berada pada satu orang. Penerapannya membantu perusahaan memperkuat internal control, mengurangi risiko fraud, dan membuat proses lebih mudah diawasi.

Daftar Bootcamp Audit Terbaik dengan Penyaluran Kerja di Indonesia

Kalau kamu ingin memahami audit bukan cuma dari teori, MinDi menyarankan kamu belajar lewat praktik yang mendekati kebutuhan industri. Bootcamp Audit Online Dibimbing bisa menjadi pilihan untuk membangun skill audit sekaligus mempersiapkan diri menuju dunia kerja.

Benefit Bootcamp External & Internal Audit Dibimbing

1. 58+ Live Class bersama ahli dengan sesi presentasi & role play
2. 12 minggu magang sebagai auditor di perusahaan nyata
3. Fasilitator & mentor berdedikasi 24/7
4. Graduation & penyaluran kerja ke 1.100+ perusahaan
5. 15+ project & studi kasus nyata untuk portfolio
6. Final project bidang internal & eksternal audit
7. 1-on-1 konsultasi tanpa batas bersama instruktur expert
8. Assessment & sertifikasi untuk membuktikan kemampuan

Kalau ada pertanyaan seputar kurikulum atau penyaluran kerja, konsultasi Bootcamp Audit bersama tim Dibimbing yang pasti #BimbingSampeJadi impianmu!

FAQ

1. Apakah segregation of duties hanya berlaku untuk bagian finance?

Tidak. SoD dapat diterapkan pada berbagai proses seperti procurement, HR, IT, inventory, payroll, hingga pengelolaan akses sistem.

2. Apakah segregation of duties bisa diterapkan menggunakan sistem digital?

Bisa. Sistem digital dapat membantu mengatur role, hak akses, approval, dan workflow sehingga pembagian kewenangan lebih mudah diterapkan.

3. Apa yang terjadi jika segregation of duties tidak diterapkan dengan baik?

Risikonya dapat berupa konflik kewenangan, kesalahan yang tidak segera terdeteksi, hingga meningkatnya peluang penyalahgunaan aset atau manipulasi transaksi.