8 Langkah Cara Membuat Timeline Project & Contohnya

Muthiatur Rohmah

•

29 January 2024

•

1038

Sebagai seorang project manager, kita harus menggunakan timeline project management dengan baik, agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu.

Fungsi dari project timeline bukan hanya mengatur waktu pengerjaan proyek. Jauh lebih kompleks dokumen yang berisi timeline project management berfungsi sebagai sarana komunikasi, kontrol dan manajemen workload perusahaan.

Ingin mengetahui cara membuat timeline project dengan mudah? Yuk simak tips dari MinDi berikut ini.

Cara Membuat Timeline Project Management

Project scope management tidak bisa dianggap lengkap tanpa adanya timeline project manajemen yang mengaturnya. Timeline ini memberikan ilustrasi visual yang jelas dan sederhana mengenai keseluruhan jalannya proyek, dari awal hingga selesai, dan memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi kerja tim.

Dokumen project timeline management memang tampak sederhana, namun proses pembuatannya bisa menjadi tantangan, khususnya bagi Sobat MinDi yang menjadi project manager pemula, atau tertarik mempelajari project management.

Oleh karena itu, berikut akan MinDi jelaskan mengenai 8 langkah penting yang dapat diikuti untuk membuat project timeline management secara akurat dan efektif.

Menurut Lucidchart, Berikut adalah langkah yang tepat dalam membuat timeline project.

1. Menyusun Pernyataan Project Scope

Sebelum memulai membuat project timeline, langkah pertama adalah mendefinisikan project scope tersebut. Pernyataan project scope ini merupakan deskripsi tentang hasil atau rencana yang diharapkan dan dihasilkan pada akhir proyek.

Sebagai contoh sederhana, misalnya project manager memimpin rencana proyek untuk membuat sebuah kebun. Dalam konteks ini, project scope dapat dijabarkan sebagai berikut:

Tujuan dari proyek ini adalah untuk menciptakan sebuah kebun sayuran dengan luas 100 hektar yang akan ditanami tanaman seperti tomat, paprika, bayam, kentang, kacang polong, kacang hijau, dan jagung.

2. Buat work breakdown structure (WBS)

Untuk mengembangkan Work Breakdown Structure atau WBS, awali dengan scope statement proyek. dan segmentasikan deliverables atau output proyek ke dalam komponen yang lebih kecil.

Pada tahap ini, fokuslah pada pembagian deliverables menjadi sub-kiriman yang lebih kecil. Bagian ini dikenal sebagai garis dasar lingkup, dan setiap sub-kiriman ini disebut sebagai paket kerja atau scope baseline

Berdasarkan contoh project kebun yang telah disebutkan, WBS dapat dibuat menjadi seperti berikut.

- 10 hektar area untuk tomat
- 10 hektar area untuk paprika
- 15 hektar area untuk kangkung
- 20 hektar area untuk kentang
- 15 hektar area untuk kacang polong
- 10 hektar area untuk kacang hijau
- 20 hektar area untuk jagung

Dalam contoh project ini, setiap area yang dialokasikan untuk jenis sayuran tertentu akan dianggap sebagai sebuah paket kerja atau scope baseline dalam WBS.

3. Mendetailkan Tugas untuk Setiap Scope Base Line

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi dan mencatat to do list yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap paket kerja atau scope baseline. Proses ini melibatkan evaluasi tentang apa yang diperlukan untuk bergerak dari titik awal menuju tujuan akhir project yang diharapkan.

Pertimbangkan task yang mungkin berulang di berbagai scope baseline atau paket kerja, yang akan membantu dalam mengidentifikasi ketergantungan tugas pada langkah berikutnya.

Sebagai contoh, kita bisa membuat to do list untuk dua paket kerja dari proyek taman kecil, dan susun daftar tersebut dalam bentuk tabel. Misalnya, untuk scope baseline"10 ha area tomat," Kamu bisa mencantumkan tugas atau task seperti mempersiapkan tanah, menambahkan pupuk kandang, membuat penopang tanaman, dan sebagainya.

4. Identifikasi Determine Project

Ketergantungan dalam manajemen proyek atau determine project mengacu pada tugas-tugas yang hanya dapat dimulai setelah tugas lainnya selesai.

Sebagai contoh, dalam konteks penanaman, tomat tidak dapat ditanam sebelum tanah siap. Mengidentifikasi determine ini penting dalam membuat timeline project management.

Walaupun proses ini mungkin terlihat sederhana untuk proyek-proyek kecil, dalam proyek yang lebih kompleks, proses ini dapat menjadi tantangan dan membutuhkan perhatian lebih.

Gunakan flowchart atau diagram agar dalam mengidentifikasi dan menggambarkan determine project terlihat efektif.

Penggunaan teknik seperti jalur renang (swimlane) atau pengkodean warna (color coding) untuk menandai tim atau individu yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu dapat membantu dalam memperjelas dan menyederhanakan pemahaman tentang determine

5. Estimasi Durasi untuk Setiap Tugas

Setelah memiliki to do list atau diagram ketergantungan, langkah selanjutnya adalah menentukan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas tersebut.

Dalam melakukan ini, Seorang project manager dan tim sebagai orang yang bertanggung jawab atas tugas tersebut akan bekerja secara efisien dan tanpa hambatan.

Jika mengalami kesulitan dalam mengestimasi durasi tugas dengan tepat, pertimbangkan untuk berkonsultasi dengan seorang spesialis atau ahli dalam proyek tersebut, yang dapat memberikan pandangan lebih realistis tentang berapa lama setiap tugas akan memakan waktu.

Baca Juga: Contoh CV Project Manager serta Tips Membuatnya

6. Evaluasi Ketersediaan Sumber Daya (Resource Availability)

Ketersediaan sumber daya, terutama waktu anggota tim atau karyawan, sering menjadi faktor pembatas dalam proyek.

Pada langkah ini, penting untuk memperhitungkan kapan sumber daya tersebut tersedia untuk mengerjakan tugas-tugas yang telah ditetapkan.

Meskipun sebuah tugas memerlukan satu hari untuk diselesaikan, kenyataannya, mungkin perlu mengalokasikan lebih banyak waktu, seperti beberapa hari atau minggu, terutama jika ada banyak proyek lain yang berjalan bersamaan.

Sebagai contoh, dalam proyek taman, walaupun pekerjaan secara teoritis dapat diselesaikan dalam empat jam, kenyataannya, tim proyek dapat memerlukan dua minggu untuk menyelesaikannya, mengingat tanggung jawab lain yang mereka miliki.

Dengan demikian, dalam menyusun timeline project, penting untuk mengalokasikan waktu yang lebih luas untuk setiap tugas, mempertimbangkan faktor-faktor eksternal ini.

7. Tentukan Milestone Utama

Milestone, atau tonggak penting, dalam proyek merupakan indikator kunci yang menandai berbagai pencapaian penting selama berlangsungnya proyek, memfasilitasi pelacakan kemajuan dari awal hingga akhir.

Menetapkan milestone ini membantu dalam mengidentifikasi kemungkinan keterlambatan lebih awal, sehingga memberikan kesempatan untuk membuat penyesuaian pada rencana atau ekspektasi agar proyek tetap berjalan sesuai dengan target.

Milestone bisa berupa penyelesaian fase penting dari proyek, pencapaian tugas besar, atau bisa juga diukur berdasarkan persentase atau bagian tertentu dari proyek yang telah selesai.

8. Buat Timeline Project secara Efektif

Sekarang tiba saatnya untuk menyusun garis waktu manajemen proyek. Mulailah dengan menyusun urutan tugas dari awal hingga akhir, dengan menyesuaikan panjang setiap tugas untuk mencerminkan durasi yang telah ditentukan.

Kemudian, tambahkan milestone yang telah ditetapkan sebelumnya untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan terstruktur terhadap keseluruhan proyek.

Tips Membuat Timeline Project Management Secara Efektif

Untuk meningkatkan efektivitas dalam membuat jadwal manajemen proyek, berikut beberapa saran yang bisa diikuti.

Pertama, tetapkan tanggal awal dan akhir proyek serta sesuaikan label-label pada jadwal. Ini akan membantu dalam pembuatan jadwal yang lebih terstruktur.

Kemudian, tentukan format timeline project apakah secara linear atau format blok. Pilih format yang paling cocok dengan kebutuhan project management. Timeline linear berguna untuk menyoroti milestone penting, sementara garis waktu blok lebih memudahkan visualisasi kemajuan tugas oleh tim tertentu.

Beri label timeline project sesuai dengan skala waktu yang relevan, yang bisa berupa detik, jam, hari, minggu, atau tahun.Jika menggunakan beberapa garis waktu atau timeline, atur sehingga label hanya ditampilkan pada garis waktu yang paling bawah.

Gunakan kode warna pada garis waktu atau bar yang berbeda untuk memudahkan mengatur manajemen proyek dan memastikan semua pihak terlibat memahami status proyek. Sesuaikan interval waktu dalam timeline proyek, dan lakukanlah secara konsisten dalam peningkatan yang logis.

Sobat MinDi sudah paham mengenai membuat timeline project secara efektif? Hal ini penting dipahami untuk kamu yang bekerja sebagai project manager atau tertarik bekerja di bidang project management atau product management.

Untuk mendapatkan pemahaman lebih lanjut, MinDi ada solusinya nih.
Yuk ikuti bootcamp product and project management dibimbing.id. Dengan pembelajaran yang kreatif dan inovatif, disertai silabus terbaik dibimbing.id siap membantumu mewujudkan karir yang nyata sebagai seorang project management.

Tunggu apalagi? Yuk segera daftarkan diri di sini! Nikmati potongan harga terbaik, khusus hari ini! Apapun tujuan karirmu, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi impian karir terbaikmu!