Term of Reference (ToR): Fungsi, Isi, Manfaat, Contoh, & Tips

Term of Reference atau ToR adalah dokumen penting yang sering digunakan dalam perencanaan proyek, tender, atau kegiatan organisasi.

ToR ini berfungsi sebagai panduan yang jelas tentang tujuan, ruang lingkup, dan tanggung jawab dalam sebuah proyek, sehingga semua pihak yang terlibat punya pemahaman yang sama. Gak cuma itu, dokumen ini juga membantu memastikan proyek berjalan sesuai rencana dan efisien.

Penyusunan Term of Reference yang jelas bisa meningkatkan efektivitas proyek karena meminimalkan miskomunikasi dan kesalahan eksekusi. 

Warga Bimbingan yang ingin memahami lebih dalam soal ToR, mulai dari fungsi, isi, manfaat, hingga cara menyusunnya, yuk simak artikel ini bersama MinDi sampai habis!

Apa itu Term of Reference (ToR)?

​​Term of Reference (ToR) adalah dokumen yang berisi panduan lengkap tentang suatu proyek atau kegiatan, mulai dari tujuan, ruang lingkup, hingga tanggung jawab setiap pihak yang terlibat. 

Bayangin aja deh, proyek itu semacam perjalanan jauh. ToR ini kayak peta yang memastikan semua orang paham arah, tujuan, dan peran masing-masing. Jadi, gak ada yang nyasar di tengah jalan. 

Dokumen ini penting banget buat menghindari miskomunikasi dan menjaga proyek tetap berjalan sesuai rencana. Makanya, banyak organisasi dan perusahaan mengandalkan ToR supaya kerja tim lebih efektif dan hasilnya maksimal.

Fungsi ToR

Sumber: Freepik

ToR berfungsi sebagai pedoman yang membantu tim proyek atau pemangku kepentingan untuk memahami konteks dan lingkup pekerjaan yang akan dilaksanakan.

Selain itu, ToR juga berperan dalam memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama terkait tujuan, tanggung jawab, dan ekspektasi proyek.

Adanya ToR membuat risiko miskomunikasi dapat diminimalkan, sehingga proyek bisa berjalan lebih efektif dan sesuai dengan rencana awal.

Dokumen ini juga menjadi dasar dalam pengambilan keputusan, evaluasi kinerja, serta pengalokasian sumber daya yang lebih efisien. Makanya, ToR bukan sekadar dokumen formal, tapi juga alat strategis untuk menjaga proyek tetap on track.

Baca Juga: Contoh Timeline Project Professional & Tips Ampuh Membuatnya

Manfaat ToR

Setelah tahu fungsinya, Warga Bimbingan juga harus paham kalau ToR punya manfaat yang luar biasa. Berikut penjelasannya, ya!

1. Menyamakan Pemahaman Semua Pihak

ToR memastikan semua orang yang terlibat dalam proyek punya pemahaman yang sama soal apa yang harus dilakukan, kenapa itu penting, dan bagaimana cara menjalankannya. Dengan begitu, gak ada miskomunikasi atau perbedaan ekspektasi yang bisa bikin proyek menjadi berantakan.

2. Menjaga Proyek Tetap di Jalurnya

Biar proyek gak melenceng dari rencana, ToR berfungsi sebagai panduan yang jelas. Mulai dari target, ruang lingkup kerja, sampai batasan proyek, semuanya sudah tertulis. Jadi, tim bisa tetap fokus dan efisien dalam menjalankan tugasnya.

3. Memudahkan Evaluasi Kinerja

ToR juga menjadi acuan buat menilai kinerja tim, kontraktor, atau pihak lain yang terlibat. Dengan adanya standar dan indikator yang jelas, proses evaluasi menjadi lebih objektif dan bisa membantu dalam pengambilan keputusan atau perbaikan kedepannya.

Isi Term of Reference

Sumber: Freepik

Setiap Term of Reference harus mencakup poin-poin penting yang memastikan proyek berjalan dengan jelas dan terstruktur. Berikut ini 9 elemen utama yang biasanya ada dalam ToR.

1. Latar Belakang Kegiatan

Sebuah proyek pasti punya alasan kuat kenapa harus dijalankan. Bagian ini menjelaskan konteks, permasalahan yang ingin diselesaikan, serta urgensi proyek. Latar belakang membantu tim proyek punya gambaran jelas tentang situasi sebelum proyek dimulai.

2. Tujuan Kegiatan

Gak cuma sekadar berjalan, setiap proyek harus punya tujuan yang jelas. Bagian ini menjelaskan apa yang ingin dicapai dan dampak yang diharapkan setelah proyek selesai. Tujuan yang jelas akan membantu tim bekerja lebih fokus dan terarah.

3. Ruang Lingkup Kegiatan

Batasan proyek harus kamu tentukan supaya gak melebar ke mana-mana. Di bagian ini, kamu harus menjelaskan apa saja yang termasuk dalam cakupan proyek serta batasan yang perlu diperhatikan. Hal ini membantu tim memahami sejauh mana proyek harus dijalankan.

4. Masukan yang Dibutuhkan

Setiap proyek butuh berbagai data dan informasi agar bisa berjalan efektif. Term of Reference mencantumkan sumber daya, penelitian, atau rekomendasi yang diperlukan dalam pelaksanaannya. Masukan yang tepat akan membuat proyek lebih akurat dan efisien.

5. Hasil yang Diharapkan

Agar semua pihak punya ekspektasi yang sama, bagian ini menjelaskan output atau hasil akhir yang ditargetkan. Bisa berupa produk, laporan, atau dampak tertentu yang bisa diukur. Dengan begitu, keberhasilan proyek bisa dievaluasi dengan lebih jelas.

6. Aktivitas yang Direncanakan

Proyek gak bisa jalan begitu aja tanpa perencanaan strategis yang matang. Bagian ini merinci langkah-langkah atau tahapan yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung. Perencanaan yang rapi akan memastikan semua berjalan sesuai jadwal.

7. Anggaran Proyek

Setiap proyek butuh sumber daya finansial yang jelas dan terukur. Bagian ini mencantumkan estimasi biaya, alokasi dana, serta sumber pendanaan yang digunakan. Pengelolaan anggaran yang baik bisa mencegah pemborosan atau kekurangan dana di tengah jalan.

8. Jadwal Kerja

Supaya proyek gak molor, bagian ini merinci timeline dan target waktu untuk setiap tahapannya. Jadwal kerja membantu tim dalam memprioritaskan tugas dan memastikan semuanya selesai tepat waktu. Perencanaan yang baik akan membuat proyek berjalan lebih efisien.

9. Deskripsi Tugas Masing-Masing Pihak

Setiap anggota tim harus tahu perannya dalam proyek. Bagian ini menjelaskan tugas dan tanggung jawab setiap individu atau tim yang terlibat. Struktur kerja yang jelas akan meningkatkan koordinasi dan menghindari tumpang tindih peran.

Baca Juga: 5 Contoh Perencanaan Strategis Perusahaan yang Efektif

Contoh Term of Reference

Supaya lebih jelas, berikut contoh Term of Reference untuk proyek peluncuran produk baru. ToR ini bisa kamu gunakan sebagai panduan bagi tim agar peluncuran berjalan lancar dan sesuai target.

Tips Membuat Term of Reference

Sumber: Freepik

Biar Term of Reference gak cuma sekadar dokumen formalitas, tapi benar-benar menjadi panduan kerja yang efektif, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan. Berikut ini 4 tips penting yang bisa kamu terapkan!

1. Tentukan Tujuan yang Spesifik & Terukur

ToR yang baik harus punya tujuan yang jelas dan bisa diukur. Hindari tujuan yang terlalu umum atau abstrak, karena bisa bikin proyek kehilangan arah. 

Misalnya, bukan hanya “meningkatkan penjualan,” tapi lebih spesifik seperti “meningkatkan penjualan sebesar 20% dalam 6 bulan pertama setelah peluncuran.”

2. Buat Ruang Lingkup yang Jelas & Terbatas

Jangan biarkan proyek jadi melebar ke mana-mana. Tentukan batasan proyek sejak awal dengan mendefinisikan apa saja yang masuk dalam cakupan kerja dan apa yang tidak. Hal ini membantu tim tetap fokus dan menghindari tugas-tugas yang gak relevan.

3. Susun Timeline yang Realistis

Jadwal kerja dalam ToR harus realistis dan sesuai dengan kapasitas tim. Hindari jadwal yang terlalu ketat atau terlalu longgar. Gunakan milestone atau tahapan kerja yang jelas, agar setiap progress bisa dipantau dan dievaluasi dengan lebih mudah.

4. Tentukan Peran & Tanggung Jawab Secara Detail

ToR yang baik harus mencantumkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas. Nah, ini penting supaya gak ada kebingungan dalam pembagian kerja dan semua pihak tahu apa yang harus mereka lakukan. Struktur peran yang jelas juga bikin koordinasi lebih efisien.

Baca Juga: 17 Project Management Tools, Bikin Pekerjaan Lebih Mudah

Sudah Bisa Membuat ToR Sendiri?

Sekarang kamu sudah paham bahwa Term of Reference adalah dokumen penting yang bisa menentukan keberhasilan sebuah proyek. Kalau mau makin paham menyusun ToR yang efektif dan profesional serta memahami manajemen proyek, yuk ikut Bootcamp Product and Project Management dibimbing.id!

Kamu bakal belajar langsung dari mentor berpengalaman, dapet silabus terlengkap, praktek nyata buat portfolio, gratis mengulang kelas, plus kesempatan kerja bareng 840+ hiring partner. 96% alumni sudah berhasil dapet kerja, lho!

Masih ada pertanyaan seperti “Gimana cara bikin ToR yang sesuai standar industri?” atau “Apa aja kesalahan umum dalam menyusun ToR?” konsultasi gratis di sini. dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi impianmu.