16 Skill yang Harus dimiliki Admin Perusahaan, Kamu Wajib Tahu!

Halo Warga Bimbingan! Kamu penasaran mengenai apa saja skill yang harus dimiliki admin perusahaan? Kamu wajib tahu, sebelum mulai berkarier di bidang ini.

Mungkin sebagian orang mikir kerjaan admin sekadar ngurus dokumen atau ngetik di depan komputer, tapi sebenarnya nggak sesederhana itu, lho! 

Jadi admin butuh banyak skill yang penting buat bikin kerjaan jadi lebih lancar, mulai dari multitasking, komunikasi, sampe mengatur waktu dengan baik. 

Penasaran mengenai skill yang harus dimiliki admin lebih lanjut? Yuk simak dan pelajari 16 skill wajib admin pada artikel ini.

Mengenal Profesi Admin Perusahaan

Admin adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengelola tugas-tugas administratif di dalam perusahaan. Peran ini penting banget buat menjaga operasional kantor berjalan dengan lancar. 

Pekerjaan admin bisa meliputi berbagai hal, seperti mengurus surat-menyurat, mengatur jadwal rapat, menjawab telepon, hingga mengelola dokumen dan arsip perusahaan. 

Selain itu, admin juga sering kali berperan sebagai penghubung antara manajemen dan karyawan lain, jadi kemampuan komunikasi dan organisasi yang baik sangat diperlukan. 

Meskipun terlihat sederhana, peran admin sangat penting dalam menjaga agar semua kegiatan di perusahaan tetap teratur dan efisien!

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Perusahaan

Ada beberapa tugas dan tanggung jawab admin yang harus Warga Bimbingan pahami. Yuk langsung saja simak job desk lengkapnya berikut ini.

Berikut 5 tugas dan tanggung jawab seorang admin perusahaan yang dijelaskan secara santai dan mudah dipahami:

1. Mengelola Dokumen dan Arsip

Admin bertugas untuk mengatur dan menjaga semua dokumen penting perusahaan, baik fisik maupun digital. Ini termasuk surat-menyurat, kontrak, hingga laporan keuangan. Admin harus memastikan semua dokumen tersimpan dengan rapi dan mudah diakses saat dibutuhkan.

2. Menjawab Telepon dan Mengatur Komunikasi

Admin juga sering jadi orang pertama yang berhubungan dengan klien atau tamu perusahaan. Tugasnya termasuk menjawab telepon, menangani pertanyaan, dan menghubungkan panggilan ke orang atau departemen yang tepat. Jadi, admin perlu jago dalam komunikasi, baik secara langsung maupun lewat telepon.

3. Mengatur Jadwal dan Rapat

Tugas admin berikutnya adalah mengatur jadwal pertemuan atau rapat, baik untuk pimpinan maupun tim. Mereka harus memastikan semua anggota tim hadir tepat waktu dan semua kebutuhan rapat, seperti ruang meeting dan dokumen pendukung, sudah siap.

4. Mengurus Kebutuhan Kantor

Admin juga bertanggung jawab memastikan kebutuhan operasional kantor terpenuhi. Mulai dari stok alat tulis, persediaan pantry, hingga memastikan peralatan kantor seperti printer dan komputer berfungsi dengan baik. Tanpa admin, operasional sehari-hari bisa terganggu.

5. Mendukung Tim Lain

Admin sering kali menjadi pendukung bagi tim lain di perusahaan. Misalnya, membantu tim HR dalam proses rekrutmen dengan menyusun jadwal wawancara, atau mendukung tim akuntansi dengan membantu mengelola faktur dan pembayaran. Mereka adalah jembatan yang membuat alur kerja antar tim lebih lancar.

Tugas-tugas ini menunjukkan bahwa admin punya peran besar dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan sehari-hari!

Baca Juga: 16 Contoh Soft Skill & Hard Skill yang Penting di Dunia Kerja

16 Skill yang Wajib dimiliki Admin Perusahaan, Yuk Simak!

Warga Bimbingan berminat untuk berkarier sebagai admin perusahaan? Sebagai langkah awal, kamu harus mempelajari beberapa skill yang harus dimiliki seorang admin.

Yuk pelajari 16 skill yang harus dimiliki admin perusahaan berikut ini.

1. Menyelesaikan Masalah

Seorang admin bertanggung jawab menyelesaikan masalah sehari-hari yang terjadi di kantor, baik masalah teknis, dokumen, atau bahkan konflik kecil antar-karyawan. Kemampuan problem solving yang baik berarti admin bisa berpikir cepat dan menemukan solusi yang efektif tanpa harus bergantung pada orang lain. 

2. Perhatian terhadap Hal Detail

Dalam pekerjaan admin, detail kecil bisa jadi sangat penting. Entah itu mencatat jadwal rapat yang tepat, memastikan data yang dimasukkan ke dalam sistem akurat, atau mengelola dokumen penting, perhatian terhadap detail mencegah terjadinya kesalahan yang bisa menyebabkan masalah besar di kemudian hari. 

3. Manajemen Waktu

Karena admin mengelola banyak tugas sekaligus, kemampuan mengatur waktu sangat penting. Dengan manajemen waktu yang baik, seorang admin bisa menentukan prioritas tugas yang lebih mendesak, seperti mengatur rapat penting sambil tetap menjaga hal-hal administratif lainnya tetap berjalan. 

Time management yang baik membantu admin menyelesaikan semua tugas tepat waktu dan mengurangi stres.

4. Skill Komunikasi

Seorang admin harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik dalam bentuk lisan maupun tulisan. Admin akan menjadi perantara antara karyawan, manajemen, dan klien, jadi mereka harus mampu menyampaikan informasi dengan jelas dan efektif. 

Komunikasi yang buruk bisa menyebabkan kebingungan, jadi skill ini sangat penting untuk menjaga alur kerja tetap lancar.

5. Skill Organisasi

Skill organisasi adalah inti dari pekerjaan seorang admin. Mereka harus mampu mengelola dokumen, jadwal, dan sumber daya kantor dengan efisien. Admin yang terorganisir akan membuat alur kerja di kantor berjalan lebih efektif.

6. Kerjasama Tim

Admin tidak bekerja sendirian. Mereka sering kali harus bekerja sama dengan departemen lain atau membantu tugas-tugas lain di kantor. 

Kemampuan untuk bekerja dalam tim sangat penting agar admin bisa mendukung operasional kantor dengan baik dan menjaga hubungan kerja yang harmonis dengan rekan kerja lainnya.

7. Adaptabilitas

Kebutuhan perusahaan bisa berubah setiap saat, dan seorang admin harus siap untuk beradaptasi dengan cepat. 

Hal ini bisa berupa perubahan tugas harian, seperti tiba-tiba harus mengatur rapat mendadak, atau pergeseran kebijakan perusahaan yang mempengaruhi cara mereka bekerja. Kemampuan beradaptasi akan memastikan admin tetap produktif di tengah perubahan.

8. Skill Customer Service

Banyak admin yang berinteraksi langsung dengan klien atau tamu yang datang ke kantor. Oleh karena itu, kemampuan melayani dengan baik dan memberikan kesan yang positif adalah keterampilan yang wajib dimiliki. Admin yang ramah dan sigap dapat meningkatkan citra perusahaan di mata klien.

9. Kemampuan Menulis

Admin juga harus bisa menulis dengan jelas dan profesional, terutama saat mengirimkan email, memo, atau laporan. Kesalahan kecil dalam komunikasi tertulis bisa menimbulkan kebingungan atau bahkan kesalahan serius. Jadi, kemampuan komunikasi tertulis yang baik adalah suatu keharusan.

10. Database Management

Banyak perusahaan menyimpan data penting dalam bentuk digital, dan admin bertugas untuk mengelola data tersebut. Kemampuan mengelola database memastikan bahwa data selalu akurat, rapi, dan mudah diakses. Ini penting untuk menjaga kelancaran operasional kantor.

11. Percaya Diri 

Seorang admin harus mengambil keputusan, seperti mengatur prioritas tugas atau memilih cara yang paling efisien untuk menyelesaikan pekerjaan. Kepercayaan diri dalam pengambilan keputusan sangat penting agar admin bisa bekerja secara mandiri dan tidak ragu-ragu dalam bertindak.

12. Multitasking

Admin sering dihadapkan dengan banyak tugas sekaligus, misalnya menjawab telepon sambil mengelola dokumen dan mengatur jadwal rapat. Kemampuan multitasking membantu mereka menyelesaikan semua tugas tersebut dengan baik tanpa mengorbankan kualitas.

13. Skill Teknologi and Software 

Kemampuan menggunakan perangkat lunak kantor seperti Microsoft Office, Google Workspace, atau software manajemen proyek sangat penting. Admin yang paham teknologi akan lebih efisien dalam mengerjakan tugas-tugas seperti mengetik, menghitung, atau membuat laporan.

14. Mengatur Jadwal

Mengatur jadwal atau kalender adalah bagian penting dari tugas admin. Mereka harus memastikan bahwa rapat atau acara terjadwal dengan baik, tanpa bentrok, dan semua orang yang terlibat diberi informasi yang jelas.

15. Data Entry

Banyak pekerjaan admin melibatkan penginputan data ke dalam sistem. Kemampuan untuk memasukkan data dengan cepat dan akurat memastikan informasi yang disimpan tidak salah atau hilang.

16. Mengelola Dokumen

Mengelola dokumen fisik dan digital adalah tugas harian admin. Mereka harus tahu cara menyimpan, mengatur, dan menemukan dokumen dengan cepat ketika dibutuhkan, untuk memastikan semua berjalan dengan efisien.

Dengan menguasai skill-skill ini, admin akan mampu mendukung operasional perusahaan dengan lebih baik dan memastikan semua proses berjalan lancar.

Baca Juga: 12 Skill yang Harus dimiliki HRD Lengkap, Pemula Wajib Tahu!

Yuk Persiapkan Karier Masa Depan melalui Career Preparation dibimbing.id

Warga Bimbingan, itulah beberapa skill yang harus dimiliki admin perusahaan, pastikan untuk mempelajarinya jika kamu tertarik bekerja di bidang ini.

Dengan baca artikel ini sampai habis, Warga Bimbingan pasti akan paham skill yang wajib dimiliki admin, sehingga dapat mempelajarinya mulai dari sekarang!

Warga Bimbingan seorang mahasiswa? Tertarik menjadi mempersiapkan karir di masa depan? Bingung harus mulai dari mana? Sebaiknya ikuti career preparation dulu.

Pihak universitas atau sekolah wajib memperhatikan ini, dengan adanya pelatihan intensif mahasiswa, SDM dan lulusan akan berkualitas yang tentunya akan berdampak baik bagi universitas.

Ikuti bimbingan persiapan karir dibimbing.id, sebuah pelatihan atau kursus intensif bagi mahasiswa yang fokus mempersiapkan skill dan potensi mereka agar siap menjalani dunia karir secara profesional.

Kelas dibimbing.id selalu didampingi para mentor berpengalaman dan profesional, sehingga pembelajaran berjalan inovatif. Dengan LSM yang canggih, peserta dapat mengakses pembelajaran dimanapun dan kapanpun.

Tunggu apalagi? Segera daftarkan universitas Anda di sini! Jangan khawatir, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi skill dan potensi mahasiswa Anda.