Buddy System: Strategi Jitu Onboarding Karyawan

Memperkenalkan karyawan baru ke lingkungan kerja (onboarding) adalah fase krusial. Jika dilakukan dengan baik, karyawan akan cepat produktif dan loyal. 

Salah satu membangun proses onboarding yang solid adalah dengan buddy system. Berdasar sebuah riset, buddy system berpengaruh 70% lebih cepat untuk meningkatkan produktivitas karyawan baru.

Lalu, apa itu buddy system dan bagaimana perannya untuk proses onboarding? MinDi akan menjelaskannya dalam artikel ini untuk Anda. Yuk, simak sampai selesai.

Apa itu Buddy System?

Buddy System adalah program di mana seorang karyawan lama yang berpengalaman (disebut sebagai buddy) ditugaskan secara formal untuk proses onboarding karyawan baru.

Tugas buddy dalam buddy system adalah mendukung, membimbing, dan menjadi teman bagi karyawan baru selama beberapa minggu atau bulan pertama mereka bekerja.

Tujuan utama buddy system adalah memberikan dukungan dan membantu karyawan baru dalam mengenal perusahaan. Termasuk struktur organisasi, budaya perusahaan, dan prosedur sehari-hari yang tidak tertulis. 

Manfaat dan Peran Buddy System

Sumber: Freepik

Penerapan buddy system adalah investasi kecil yang memberikan dampak besar pada kecepatan adaptasi dan retensi karyawan baru. 

1. Peningkatan Retensi Karyawan Baru

Menurut riset dari Gallup, karyawan yang merasa didukung pada awal masa kerja akan 7 kali merasa lebih betah bertahan di suatu perusahaan. Sebab, adanya dukungan termasuk buddy system membuat mereka merasa tidak stres menghadapi lingkungan baru.

2. Peningkatan Produktivitas Karyawan Baru

Fokus buddy pada hal-hal non-teknis seperti onboarding, akan membebaskan manager untuk fokus pada pelatihan teknis. Sehingga new hire lebih cepat mencapai full productivity.

3. Penguatan Budaya Perusahaan

Karyawan lama (buddy) yang terlibat dalam proses buddy system merasa dihargai dan memiliki rasa kepemilikan yang lebih besar terhadap budaya perusahaan.

Baca Juga: Panduan Lengkap Training Karyawan Baru 2026

Kriteria Karyawan yang Cocok untuk Buddy System

Keberhasilan buddy system adalah sangat bergantung pada kualitas individu yang dipilih sebagai buddy. Pemilihan harus strategis, tidak hanya berdasarkan senioritas. 

Maka, perhatikan kriteria karyawan di bawah ini agar tidak salah pilih. 

1. Kriteria Keterampilan dan Perilaku

1. Mampu mendengarkan secara aktif dan menjelaskan secara jelas dan sabar.
2. Memiliki semangat positif terhadap pekerjaan, tim, dan budaya perusahaan
3. Memiliki jadwal yang memadai untuk bertemu, makan siang, atau sekadar melakukan check-in harian tanpa mengganggu kinerja intinya.

2. Kriteria Posisi dan Latar Belakang

1. Buddy idealnya berasal dari departemen atau tim yang berbeda, atau setidaknya bukan atasan langsung, agar karyawan baru merasa nyaman bertanya
2. Harus memahami peran karyawan baru secara umum untuk dapat memberikan konteks organisasi yang relevan.
3. Seseorang yang memiliki pengalaman onboarding positif akan lebih peka terhadap tantangan yang dihadapi new hire.

Baca Juga: Mengenal Apa Itu Proses Onboarding Karyawan & 8 Tahapannya

Cara Membuat Buddy System di Perusahaan 

Sumber: Freepik

Menerapkan buddy system harus dilakukan melalui program yang terstruktur untuk memastikan konsistensi dan efektivitas.

1. Tetapkan Struktur dan Ekspektasi

1. Pelatihan Buddy: Berikan pelatihan singkat kepada buddy mengenai peran, batasan, dan ekspektasi waktu (misalnya, komitmen 1-2 jam per minggu selama 60 hari).
2. Pendefinisian Tujuan: Jelaskan kepada kedua belah pihak bahwa tujuan buddy adalah integrasi sosial dan budaya, bukan pelatihan teknis.

2. Matchmaking yang Tepat 

1. Kecocokan Latar Belakang: Pasangkan buddy dengan new hire berdasarkan kesamaan latar belakang, minat, atau peran fungsional 
2. Perkenalan Formal: Perkenalkan buddy dan new hire secara resmi pada hari pertama kerja melalui email perkenalan atau pertemuan singkat.

3. Pengukuran dan Feedback

1. Check-in Reguler: HRD harus melakukan check-in berkala dengan kedua belah pihak untuk mengukur kepuasan dan menyelesaikan potensi masalah.
2. Rotasi Buddy: Setelah periode onboarding berakhir, berikan buddy istirahat sebelum ditugaskan kembali, dan berikan pengakuan (reward) atas kontribusinya.

Baca Juga: Panduan Proses Rekrutmen Karyawan: Prosedur, Metode, & Contoh

Siap Buat Buddy System untuk Onboarding?

Penerapan buddy system adalah salah satu komponen terpenting dari proses onboarding yang sukses, memastikan karyawan baru Anda tidak hanya menetap, tetapi juga berintegrasi penuh. 

Namun, buddy system hanyalah satu bagian dari teka-teki pengembangan talenta. Untuk memastikan karyawan baru Anda tidak hanya terintegrasi secara sosial, Anda memerlukan mitra yang tepat.

Hire & Train Program dibimbing.id siap membantu Anda mendapatkan talenta berbakat dalam sekejap! Kami menangani seluruh proses rekrutmen, termasuk posting lowongan, psikotes, technical test, interview, hingga training dan onboarding. 

Tim kami juga berpengalaman dalam menyeleksi kandidat untuk berbagai posisi, seperti digital marketing, data science, UI/UX design, hingga web developer. 

Kalau Anda memiliki pertanyaan lebih jauh soal buddy system, langsung konsultasi gratis saja di sini! dibimbing.id pasti #BimbingSampeJadi! 

Referensi

1. What Are Work Buddies + How to Create a Buddy System [Buka]
2. How To Create an Engaging Onboarding Buddy Program + Benefits [Buka]