Contoh Percakapan Telepon Bahasa Inggris di Kantor, Lengkap

“Hello, this is MinDi speaking!” Kalau kalimat ini masih bikin kamu deg-degan, jangan khawatir!

Ngomong di telepon pake bahasa Inggris emang kadang bikin grogi, apalagi kalau harus ngobrol sama klien atau atasan di kantor. Tapi tenang, Warga Bimbingan!

Di artikel ini, MinDi bakal kasih kamu contoh-contoh percakapan telepon bahasa Inggris yang lengkap, biar kamu nggak salah langkah lagi pas angkat telepon di kantor. Ready to sound like a pro? Let’s dive in!

5 Contoh Percakapan Telepon Bahasa Inggris di Kantor

Warga Bimbingan udah gak sabar mau praktek contoh percakapan telepon dalam bahasa Inggris di kantor? Nih, MinDi udah nyiapin 5 contohnya dengan situasi yang berbeda. Yuk, simak!

1. Percakapan Telepon untuk Menjawab Panggilan dari Klien

Nah, ini dia situasi yang sering bikin jantung berdebar. Ketika klien menelepon, kamu harus siap dengan jawaban yang profesional dan smooth. 

Gimana cara jawabnya supaya klien puas? Yuk, kita lihat contoh dialognya!

Dialog

Client: Hello, this is John from XYZ Corporation. May I speak with Ms. Sarah, please?

You: Good morning, Mr. John! This is Sarah speaking. How can I assist you today?

Client: I have a few questions regarding the project proposal you sent over last week.

You: Certainly, Mr. John. I’d be happy to help. What specific questions do you have?

Artinya:

Client: Halo, ini John dari XYZ Corporation. Bisakah saya bicara dengan Ibu Sarah?

You: Selamat pagi, Pak John! Ini Sarah yang bicara. Bagaimana saya bisa membantu Anda hari ini?

Client: Saya punya beberapa pertanyaan tentang proposal proyek yang Anda kirim minggu lalu.

You: Tentu, Pak John. Saya senang bisa membantu. Pertanyaan spesifik apa yang Anda miliki?

2. Percakapan Telepon untuk Mengatur Jadwal Meeting

Sumber: Freepik

Mengatur jadwal meeting via telepon itu tricky. Kamu harus tepat waktu, nggak boleh bentrok, dan harus sopan pastinya. Tapi tenang, kita punya contohnya biar kamu makin pro!

Dialog

You: Good afternoon, Mr. David. This is Anna from ABC Company. I’m calling to schedule a meeting with you regarding our upcoming project.

Client: Good afternoon, Anna. I’m available next Tuesday at 10 AM. Does that work for you?

You: Let me check our calendar… Yes, Tuesday at 10 AM works perfectly. I’ll send you a calendar invite right away. Thank you, Mr. David!

Artinya:

You: Selamat siang, Pak David. Ini Anna dari Perusahaan ABC. Saya menelepon untuk menjadwalkan pertemuan dengan Anda terkait proyek mendatang kami.

Client: Selamat siang, Anna. Saya tersedia Selasa depan pukul 10 pagi. Apakah itu cocok untuk Anda?

You: Saya akan periksa kalender kami... Ya, Selasa pukul 10 pagi sangat cocok. Saya akan segera mengirimkan undangan kalender. Terima kasih, Pak David!

Baca Juga: 8 Contoh Percakapan Telepon Bahasa Inggris & Frasa Umumnya

3. Percakapan Telepon untuk Menyampaikan Pesan Penting

Kadang, kamu harus menyampaikan pesan penting melalui telepon. Nggak boleh salah atau ada yang kelewat! 

Berikut ini contoh percakapan telepon bahasa Inggris di kantor dan gimana caranya supaya pesannya tersampaikan dengan jelas dan tepat.

Dialog

You: Hello, Mrs. Emily. This is Michael from Tech Solutions. I’m calling to inform you that our server maintenance is scheduled for tomorrow, and it may cause some downtime for your website.

Client: Thank you for the heads-up, Michael. How long will the downtime last?

You: It should only take about two hours, starting at 2 PM. We’ll make sure everything is back online as soon as possible.

Artinya:

You: Halo, Ibu Emily. Ini Michael dari Tech Solutions. Saya menelepon untuk memberitahukan bahwa pemeliharaan server kami dijadwalkan untuk besok, dan ini mungkin menyebabkan beberapa gangguan pada situs web Anda.

Client: Terima kasih atas informasinya, Michael. Berapa lama gangguannya akan berlangsung?

You: Ini hanya akan berlangsung sekitar dua jam, mulai pukul 2 siang. Kami akan memastikan semuanya kembali online secepat mungkin.

4. Percakapan Telepon untuk Memberikan Update Proyek

Sumber: Freepik

Kadang, klien suka tiba-tiba nanya update proyek. Jangan panik, ini kesempatan buat kamu nunjukin bahwa proyek berjalan lancar dan terkendali. Yuk, cek contohnya biar kamu makin ready!

Dialog:

Client: Hi, this is Jennifer from XYZ Ltd. I’m calling to get an update on the website redesign project.

You: Hello, Ms. Jennifer! Thanks for reaching out. The redesign is progressing well. We’ve completed the homepage and are currently working on the product pages. We’re on track to meet the deadline next Friday.

Client: That sounds great! I appreciate the update. Please keep me informed of any changes.

You: Absolutely, Ms. Jennifer. I’ll keep you posted on any developments. Thank you!

Artinya:

Client: Hai, ini Jennifer dari XYZ Ltd. Saya menelepon untuk mendapatkan update tentang proyek redesain situs web.

You: Halo, Bu Jennifer! Terima kasih sudah menghubungi. Redesain berjalan dengan baik. Kami sudah menyelesaikan halaman utama dan saat ini sedang mengerjakan halaman produk. Kami berada di jalur yang tepat untuk memenuhi tenggat waktu Jumat depan.

Client: Kedengarannya bagus! Saya menghargai updatenya. Mohon informasikan saya jika ada perubahan.

You: Tentu, Bu Jennifer. Saya akan terus menginformasikan perkembangan selanjutnya. Terima kasih!

5. Percakapan Telepon untuk Meminta Informasi Tambahan

Sumber: Freepik

Nggak jarang kamu perlu minta informasi tambahan dari klien atau kolega untuk melengkapi tugasmu. 

Jangan sampai salah paham atau kurang jelas, ya! Ini dia contoh percakapan telepon dalam bahasa Inggris di kantor buat minta info tambahan dengan baik.

Dialog:

You: Good morning, Mr. Thomas. This is Clara from ABC Inc. I’m working on the report you requested, but I need some additional details regarding last quarter’s sales figures. Could you provide those for me?

Client: Good morning, Clara. Sure, I’ll send over the details you need. Do you have a specific format or any particular data you’re looking for?

You: Thank you, Mr. Thomas. A breakdown by region and product line would be very helpful. If possible, could you send it by the end of the day?

Client: No problem, Clara. I’ll get that to you by this afternoon.

Artinya:

You: Selamat pagi, Pak Thomas. Ini Clara dari ABC Inc. Saya sedang mengerjakan laporan yang Anda minta, tetapi saya memerlukan beberapa detail tambahan tentang angka penjualan kuartal terakhir. Bisakah Anda menyediakan informasi tersebut untuk saya?

Client: Selamat pagi, Clara. Tentu, saya akan mengirimkan detail yang Anda butuhkan. Apakah Anda memiliki format khusus atau data tertentu yang Anda cari?

You: Terima kasih, Pak Thomas. Rincian berdasarkan wilayah dan lini produk akan sangat membantu. Jika memungkinkan, bisakah Anda mengirimkannya sebelum akhir hari?

Client: Tidak masalah, Clara. Saya akan mengirimkannya sore ini.

Baca Juga: 10 Dialog Percakapan Bahasa Inggris di Kantor & Tipsnya

Udah Siap Terima Telepon di Kantor Pake Bahasa Inggris? 

So, udah siap terima telepon di kantor pake bahasa Inggris? Kalau masih ada yang bikin kamu gugup, don’t stress! 

Di Bootcamp English for Professional dibimbing.id, kamu bakal dilatih sampai jago ngobrol di telepon maupun di kantor biar gak grogi dan makin lancar speaking english.

Dan yang paling penting, ada gratis ngulang kelas dan Discussion Session biar kamu makin pede.

Kalo kamu punya pertanyaan kayak “gimana sih cara improve skill speaking saat presentasi bisnis atau apa saja trik jitu lancar ngomong bahasa Inggris di kantor?”, konsultasi aja di sini gratis kok.

dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi semua karir impianmu dengan kurikulum terlengkap lho! Yuk, mulai langkahmu sekarang!

Referensi

1. Telephone Conversation in Office - Best Business Phrases and Examples [Buka]
2. Phone Conversation in English - Detailed Explanation [Buka]