Pengertian, Contoh Project Plan, dan Cara Membuatnya

Definisi Project Plan

Project plan adalah sebuah dokumen yang sistematis, mendetail, dan komprehensif yang menjelaskan bagaimana sebuah proyek akan dilaksanakan, dipantau, dan dikendalikan dari awal hingga selesai. 

Dengan kata lain, project plan bisa diibaratkan sebagai peta jalan yang menjadi panduan dalam menjalankan proyek.

Tujuan utama dibuatnya project plan adalah memberikan visi yang jelas mengenai langkah-langkah apa saja yang perlu diambil, sumber daya apa yang diperlukan, dan bagaimana mengatasi hambatan yang mungkin muncul selama proyek berlangsung. 

Dengan memiliki project plan yang baik, kamu dapat memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proyek memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, dan bagaimana cara melakukannya.

Selain itu, project plan juga berfungsi sebagai alat komunikasi antara pemangku kepentingan proyek. Ini memudahkan koordinasi, pengawasan, dan evaluasi, sehingga proyek dapat berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuan yang diharapkan.

Komponen yang Ada Dalam Project Plan

Project Management Plan atau bisa disingkat sebagai PMP mencakup berbagai komponen yang saling berkaitan untuk memastikan proyek berjalan lancar dan mencapai tujuannya. 

Yuk pelajari komponen-komponen apa saja yang ada dalam Project Management Plan:

1. Ruang Lingkup Proyek (Scope)

Ruang lingkup proyek Ini adalah bagian yang menjelaskan apa saja yang termasuk dan apa saja yang tidak termasuk dalam sebuah proyek. 

Dengan menentukan ruang lingkup dengan jelas, kamu dapat memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang harus dikerjakan.

2. Jadwal Proyek (Schedule)

Menjelaskan kapan proyek dimulai dan berakhir, serta tenggat waktu dari setiap aktivitas atau tugas dalam proyek. Ini penting untuk memastikan proyek selesai tepat waktu.

3. Sumber Daya (Resources)

Mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, baik itu sumber daya manusia, alat, maupun bahan. Hal ini membantu dalam pengalokasian dan pengaturan sumber daya dengan efisien.

4. Anggaran (Budget)

Menjelaskan biaya yang diperlukan untuk setiap aspek proyek, dari awal hingga akhir. Dengan anggaran yang jelas, kamu bisa mengelola dana dengan lebih baik dan menghindari pemborosan.

5. Risiko (Risks)

Mengidentifikasi potensi hambatan atau tantangan yang mungkin dihadapi selama proyek berlangsung. Setelah itu, menentukan strategi untuk mengatasi atau meminimalisir risiko tersebut.

6. Stakeholder

Menjelaskan siapa saja yang memiliki kepentingan dalam proyek, apa peranannya, dan bagaimana cara berkomunikasi dengan mereka.

7. Kualitas (Quality)

Menetapkan standar atau kriteria yang harus dipenuhi oleh hasil proyek. Ini memastikan bahwa proyek yang selesai sesuai dengan ekspektasi dan standar yang telah ditentukan.

8. Komunikasi (Communication)

Menjelaskan bagaimana informasi akan disampaikan antar pihak yang terlibat dalam proyek, termasuk frekuensi, metode, dan kontennya.

9. Pengadaan (Procurement)

Jika proyek memerlukan pembelian barang atau jasa dari pihak ketiga, bagian ini akan menjelaskan bagaimana prosesnya, termasuk pemilihan vendor dan negosiasi kontrak.

Tips Membuat Project Plan yang Efektif

Setelah mengetahui apa saja komponen yang ada dalam project plan, selanjutnya  MinDI akan berikan tips membuat project plan yang efektif di bawah ini:

1. Mengenal Stakeholder dan Kebutuhannya

Sebelum memulai, kenali siapa saja pihak yang berkepentingan dalam proyek ini, seperti klien, tim, investor, atau pengguna akhir.

Pahami apa yang diharapkan oleh masing-masing pihak dari proyek ini. Hal ini akan membantu dalam menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek.

2. Gunakan Alat Bantu Perencanaan

Ada banyak software dan alat (seperti Microsoft Project, Trello, atau Asana) yang dirancang khusus untuk perencanaan proyek. Alat-alat ini dapat membantu kamu dalam mengatur jadwal, sumber daya, dan pemantauan kemajuan.

Selain itu, kamu juga bisa menggunakan template project plan untuk mempercepat proses perencanaan.

3. Evaluasi dan Revisi Project Plan Secara Berkala

Proyek sering mengalami perubahan, baik itu jadwal, sumber daya, atau ruang lingkup. Oleh karena itu, penting untuk memeriksa dan memperbarui project plan secara rutin.

Dengan evaluasi berkala, seorang project manager bisa memastikan bahwa proyek tetap berada di jalur yang benar dan mengatasi hambatan segera setelah mereka muncul.

4. Pastikan Komunikasi yang Baik

Komunikasi yang efektif antara semua pihak yang terlibat adalah kunci keberhasilan proyek. Pastikan semua tim memahami tujuan, tenggat waktu, dan tanggung jawab mereka.

5. Tentukan Milestone dan Kriteria Keberhasilan

Milestone adalah titik-titik penting dalam jadwal proyek yang menunjukkan kemajuan tertentu telah dicapai.

Dengan menetapkan milestone, project manager dapat memastikan bahwa proyek bergerak maju dan semua pihak terlibat memahami apa yang diharapkan pada setiap tahap.

6. Siapkan Rencana Cadangan

Meskipun telah membuat rencana yang matang, selalu ada kemungkinan terjadinya hal-hal yang tak terduga.

Oleh karena itu, buatlah rencana cadangan untuk situasi-situasi tertentu, seperti keterlambatan pengiriman sumber daya atau perubahan ruang lingkup.

Contoh Project Plan

Selanjutnya, MinDi akan memberikan contoh project plan untuk sebuah proyek IT. Kali ini proyek pengembangan aplikasi mobile untuk pemesanan makanan. Sobat MinDi bisa menuliskannya dalam format seperti gambar di atas.

Ruang Lingkup Proyek

Mengembangkan aplikasi mobile yang memungkinkan pengguna untuk memilih, memesan, dan membayar makanan dari restoran terdekat.

Aplikasi harus tersedia untuk sistem operasi Android dan iOS.

Jadwal Proyek

Jadwal proyek bisa diisi dengan detail seperti:

1. Pendefinisian Kebutuhan: 2 minggu

2. Desain Antarmuka: 3 minggu

3. Pengembangan Aplikasi: 8 minggu

4. Pengujian: 4 minggu

5. Peluncuran: 1 minggu

Sumber Daya

Sumber daya manusia yang dibutuhkan ada tiga tim yang terdiri dari 2 desainer, 5 developer, 2 tester, dan manajer proyek.

Untuk perangkat yang dibutuhkan ada server, smartphone untuk pengujian, software pengembangan.

Anggaran yang dibutuhkan sebanyak Rp200 juta. Mencakup gaji, perangkat keras, dan lisensi software.

Rincian Anggaran

Tuliskan estimasi rincian anggaran yang diperlukan dengan detail, seperti:

1. Pengadaan Perangkat: Rp30 juta

2. Lisensi Software: Rp20 juta

3. Gaji Tim: Rp140 juta

4. Biaya Lain-lain (promosi, training, dll.): Rp10 juta

Risiko

Cantumkan risiko apa saja yang mungkin terjadi selama project berlangsung.

1. Keterlambatan: Kemungkinan proyek mengalami keterlambatan karena hambatan teknis.

2. Keamanan: Risiko serangan siber pada aplikasi.

3. Penerimaan Pasar: Pengguna mungkin tidak menerima atau menggunakan aplikasi.

Stakeholder

Jangan lupa untuk menyebutkan siapa stakeholder yang turut memiliki andil dalam proyek, supaya mengetahui bagaimana alur komunikasi yang sesuai.

1. Pemilik restoran

2. Pengguna aplikasi

3. Investor

4. Tim pengembangan

Kualitas yang Diharapkan

Tuliskan apa saja hasil akhir yang diharapkan dengan detail supaya tim memahami kualitas yang diinginkan, misalnya:

1. Aplikasi harus mudah digunakan.

2. Waktu respons aplikasi harus kurang dari 2 detik.

3. Tidak ada bug atau kesalahan saat peluncuran.

Alur Komunikasi

Alur komunikasi sangat penting untuk dimasukkan supaya para stakeholder mengetahui perkembangan dan tidak melewatkan info penting. 

1. Rapat Tim: Setiap Senin pagi untuk diskusi kemajuan dan hambatan.

2. Laporan ke Investor: Setiap bulan tentang perkembangan proyek.

Pengadaan yang Dibutuhkan

Selama proyek berjalan bisa jadi membutuhkan beberapa hal yang perlu disiapkan, oleh karena itu selalu cantumkan pengadaan yang dibutuhkan dalam project plan dengan detail. 

1. Software Pengembangan: Membeli lisensi software yang diperlukan untuk pengembangan aplikasi.

2. Server: Menyewa server untuk hosting aplikasi.