Data Protection Officer: Peran Penting dan Cara Kerja

Data Protection Officer adalah peran yang semakin krusial untuk melindungi informasi sensitif dan menjaga privasi individu. 

Anda mungkin pernah mendengar tentang posisi ini, tetapi apa sebenarnya yang dilakukan oleh seorang DPO? Bagaimana mereka bekerja untuk memastikan data perusahaan tetap aman dan sesuai dengan regulasi? 

Artikel ini akan mengupas tuntas peran penting DPO dan cara kerja mereka dalam menjaga keamanan data di dunia bisnis.

Mengenal Data Protection Officer

Data Protection Officer (DPO) adalah seorang profesional yang diangkat oleh perusahaan atau organisasi untuk mengawasi kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data. 

Tugas utama seorang DPO memastikan perusahaan mematuhi hukum dan regulasi terkait perlindungan data. Misalnya, Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).

DPO juga bertanggung jawab untuk mengawasi kebijakan perlindungan data, melatih staf tentang pengelolaan data yang aman, dan bertindak sebagai penghubung antara perusahaan, regulator, serta subjek data.

Peran DPO bersifat administratif dan strategis. Pasalnya, mereka harus memiliki pemahaman mendalam tentang proses bisnis dan teknologi informasi untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul terkait data.

Selain itu, DPO berperan penting dalam menangani insiden pelanggaran data dan memastikan semua tindakan yang diperlukan diambil untuk melindungi informasi sensitif. 

Dengan demikian, DPO menjadi bagian integral dari strategi keamanan informasi sebuah organisasi, berkontribusi pada pengelolaan risiko dan membangun kepercayaan dengan pelanggan serta pihak terkait lainnya.

6 Peran Penting Data Protection Officer Bagi Perusahaan

Sumber: Freepik

Di bawah ini adalah peran penting Data Protection Officer bagi perusahaan. Mari simak bersama!

1. Kepatuhan Terhadap Regulasi

Peran penting Data Protection Officer adalah memastikan perusahaan mematuhi berbagai regulasi terkait perlindungan data. 

Di Indonesia, peran DPO diatur dalam Pasal 53-54 UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP). 

Menurut Pasal 53, pengendali data pribadi dan prosesor data pribadi wajib menunjuk pejabat atau petugas yang melaksanakan fungsi PDP.

Tugas ini mencakup pemrosesan data pribadi untuk kepentingan pelayanan publik serta kegiatan yang memerlukan pemantauan sistematis atas data pribadi dalam skala besar.

2. Manajemen Risiko Data

DPO berperan dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko terkait pengelolaan data pribadi. 

Mereka memastikan bahwa perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur yang tepat untuk melindungi data dari ancaman seperti pelanggaran keamanan atau penyalahgunaan data.

3. Edukasi dan Pelatihan Karyawan

Salah satu tugas DPO adalah memberikan edukasi dan pelatihan kepada karyawan tentang pentingnya perlindungan data. 

Langkah ini membantu meningkatkan kesadaran tentang keamanan data di seluruh organisasi. Tujuannya untuk memastikan bahwa semua staf memahami tanggung jawab mereka dalam menjaga data pribadi.

4. Penanganan Insiden Keamanan Data

Peran penting Data Protection Officer adalah mampu bertindak cepat dan efisien dalam menanggapi insiden keamanan data. 

Mereka bertanggung jawab untuk menilai situasi, mengambil langkah-langkah untuk meminimalkan kerusakan, dan melaporkan insiden tersebut kepada otoritas yang relevan jika diperlukan.

5. Menjembatani Hubungan dengan Regulator

DPO berfungsi sebagai penghubung antara perusahaan dan regulator, seperti otoritas perlindungan data. 

Mereka memastikan bahwa perusahaan mematuhi peraturan yang berlaku dan menjawab pertanyaan atau masalah yang mungkin timbul terkait perlindungan data.

6. Membangun Kepercayaan Pelanggan

Dengan memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan praktik terbaik dalam pengelolaan data, DPO membantu membangun dan mempertahankan kepercayaan pelanggan. 

Hal ini sangat penting bagi reputasi perusahaan, terutama di era digital di mana data pribadi adalah aset berharga.

Baca Juga: Simak Cara Kerja Data Center Untuk Kumpulkan Data Perusahaan

Cara Kerja Data Protection Officer

Sumber: Freepik

Setelah memahami peran dan pentingnya seorang Data Protection Officer (DPO) dalam perusahaan, langkah selanjutnya adalah mengulas lebih dalam tentang cara kerja mereka. 

Berikut ini adalah 7 cara kerja DPO yang esensial dalam menjaga integritas data perusahaan.

1. Penilaian dan Evaluasi Kepatuhan

DPO memulai tugasnya dengan melakukan penilaian awal terhadap praktik pengelolaan data perusahaan. 

Mereka mengevaluasi apakah prosedur yang ada sudah sesuai dengan regulasi yang berlaku, seperti UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP). 

Hal ini termasuk memastikan pengendali data pribadi dan prosesor data pribadi mematuhi kewajiban untuk menunjuk petugas yang melaksanakan fungsi PDP, sebagaimana diatur dalam Pasal 53-54 UU PDP.

2. Pengembangan dan Implementasi Kebijakan

Setelah evaluasi, DPO bertanggung jawab untuk mengembangkan kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk melindungi data pribadi. 

Hal ini mencakup kebijakan mengenai pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, dan pemusnahan data pribadi. 

DPO juga memastikan kebijakan ini diimplementasikan dengan benar di seluruh perusahaan.

3. Pemantauan dan Audit Reguler

DPO melakukan pemantauan dan audit secara berkala untuk memastikan kebijakan perlindungan data dilaksanakan dengan baik. 

Mereka memantau pemrosesan data pribadi. Terutama dalam kegiatan yang memerlukan pemantauan secara teratur dan sistematis atas data pribadi dengan skala besar.

Hal ini membantu mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi pelanggaran serius.

4. Pelatihan dan Edukasi

Edukasi karyawan adalah bagian penting dari cara kerja DPO. Mereka mengadakan sesi pelatihan dan sosialisasi untuk meningkatkan kesadaran tentang pentingnya perlindungan data pribadi.

Selain itu, dengan memastikan setiap individu tetap mematuhi regulasi yang berlaku. 

Karyawan dilatih untuk memahami peran mereka dalam menjaga keamanan data dan bagaimana menangani data dengan benar.

5. Penanganan Insiden dan Pelanggaran

Dalam kasus pelanggaran data, DPO bertindak sebagai koordinator utama. Mereka mengevaluasi dampak pelanggaran, menentukan langkah pemulihan, dan melaporkan insiden tersebut kepada otoritas.

DPO juga menyarankan langkah-langkah pencegahan untuk mencegah terulangnya insiden serupa.

6. Konsultasi dan Pengarahan

Cara kerja DPO berikutnya adalah menyediakan konsultasi kepada manajemen perusahaan tentang masalah-masalah yang berkaitan dengan perlindungan data. 

Mereka memberikan arahan strategis untuk memastikan inisiatif bisnis baru atau perubahan dalam operasi perusahaan tetap sesuai dengan regulasi perlindungan data yang berlaku.

7. Pengelolaan Permintaan dan Keluhan

DPO bertindak sebagai titik kontak untuk individu yang memiliki pertanyaan atau keluhan mengenai bagaimana data pribadi mereka diproses oleh perusahaan. 

Mereka memastikan permintaan akses data, koreksi, atau penghapusan data ditangani dengan tepat. Di samping itu, sesuai dengan hak-hak individu berdasarkan undang-undang yang berlaku.

Baca Juga: Ini Dia Manfaat Pelatihan Human Resources Bagi Perusahaan

Peran Data Protection Officer Perusahaan Anda Sudah Optimal?

Data Protection Officer adalah perang yang krusial bagi perusahaan. Jika Anda masih ragu apakah perusahaan Anda sudah memiliki perlindungan data yang optimal atau belum, saatnya mengambil langkah proaktif. 

Tingkatkan keterampilan tim Anda dengan mengikuti Program Corporate Training dibimbing.id. Pelajari lebih dalam tentang praktek terbaik dalam pengelolaan data, regulasi terbaru, dan cara memastikan kepatuhan yang ketat. 

Dapatkan pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan peran Data Protection Officer dan menjaga data perusahaan Anda tetap aman. 

Jangan tunggu sampai terlambat, konsultasi kebutuhan Anda sekarang di sini!

Referensi

1. What is a data protection officer (DPO) and what do they do? [Buka]
2. What Is a Data Protection Officer and Do You Need One? [Buka]
3. Data Protection Officer (DPO): What it is, How it Works [Buka]