Panduan Mengelola Biaya Pelatihan Karyawan agar Optimal

Warga Bimbingan masih menganggap biaya pelatihan karyawan sebagai beban? Padahal sebenarnya, biaya pelatihan merupakan investasi strategis bagi perusahaan. 

Menurut Statista, pada tahun 2021, perusahaan rata-rata mengeluarkan sekitar USD1.280 atau sekitar Rp20 juta per karyawan untuk pelatihan. Namun, tanpa pengelolaan yang tepat, biaya ini bisa membengkak tanpa memberikan hasil yang optimal. 

Bayangkan jika kamu dapat mengelola anggaran pelatihan dengan efisien, sehingga tidak hanya menghemat biaya tetapi juga meningkatkan produktivitas tim. Ingin tahu caranya? Mari telusuri panduan yang sudah MinDi siapkan untuk mengelola biaya pelatihan karyawan agar optimal!

Mengapa Mengelola Biaya Pelatihan Karyawan Itu Penting?

Mengadakan pelatihan buat karyawan itu penting banget, Warga Bimbingan. Tapi kalau nggak dikelola dengan baik, justru bisa bikin budget membengkak tanpa hasil yang maksimal. Nah, ini 3 alasan kenapa harus pintar-pintar mengelola biaya pelatihan karyawan.

1. Menghindari Pengeluaran yang Tidak Perlu

Banyak perusahaan ngeluarin budget besar buat pelatihan, tapi efeknya ke karyawan malah minim. 

Kalau nggak dikelola dengan baik, bisa-bisa dana habis buat training yang sebenarnya kurang relevan. Makanya, penting buat memilah program pelatihan yang bener-bener sesuai sama kebutuhan tim.

2. Meningkatkan Efisiensi Biaya Pelatihan Karyawan

Jangan salah, biaya pelatihan karyawan bukan sekadar pengeluaran. Lebih dari itu, justru menjadi investasi buat masa depan bisnis. 

Kalau programnya kamu rancang dengan baik, perusahaan nggak cuma mengembangkan skill karyawan, tapi juga meningkatkan produktivitas kerja. Dengan begitu, hasil yang didapat bakal jauh lebih besar dibandingkan modal yang dikeluarkan.

3. Memastikan Investasi dalam Pelatihan Berdampak Positif

Tanpa pengelolaan yang baik, pelatihan bisa buang-buang waktu dan tenaga. Makanya, penting buat memilih metode pelatihan yang paling efektif dan sesuai dengan kebutuhan tim. 

Melalui strategi yang pas, perusahaan bisa tetap efisien tanpa perlu mengeluarkan biaya pelatihan karyawan secara berlebihan.

Baca Juga: 7 Contoh Program Pelatihan Karyawan Terbaik yang Sukses

Faktor-Faktor yang Memengaruhi Biaya Pelatihan Karyawan

Sumber: Freepik

Banyak hal yang bisa memengaruhi biaya pelatihan karyawan. Kalau gak dikelola dengan baik, pengeluaran bisa membengkak tanpa hasil maksimal. Yuk, simak 5 faktor yang harus kamu perhatikan!

1. Budget yang Tersedia di Perusahaan

Setiap perusahaan punya anggaran yang berbeda buat pengembangan karyawan. Semakin besar budget yang disediakan, biasanya semakin lengkap juga program pelatihannya. 

Nah, makanya penting buat menyesuaikan kebutuhan training dengan anggaran yang ada supaya tetap efektif tanpa menguras kas perusahaan.

2. Skala dan Durasi Pelatihan

Makin banyak karyawan yang ikut pelatihan, semakin besar juga biaya pelatihan karyawan yang harus dikeluarkan. 

Selain itu, durasi training juga berpengaruh. Apakah cukup sehari, beberapa minggu, atau harus dilakukan berkala dalam setahun. Semakin panjang durasi dan semakin banyak pesertanya, makin tinggi pula biaya yang harus disiapkan.

3. Jenis Pelatihan yang Dipilih

Tipe pelatihan karyawan juga memengaruhi besar kecilnya biaya. Training berbasis online biasanya lebih murah dibanding yang dilakukan secara tatap muka, apalagi jika mengundang pelatih eksternal. 

Selain itu, pelatihan teknis yang butuh alat atau laboratorium cenderung lebih mahal dibanding yang bersifat soft skills.

4. Keahlian dan Kredibilitas Trainer

Instruktur yang berpengalaman dan bersertifikasi biasanya mematok biaya lebih tinggi. Tapi, jangan hanya tergiur harga murah, karena kualitas pelatihan lebih penting daripada sekadar hemat anggaran. Pilih trainer yang sesuai dengan kebutuhan agar hasilnya benar-benar berdampak buat perusahaan.

5. Infrastruktur dan Alat Pendukung

Tempat dan fasilitas pelatihan juga jadi faktor penentu biaya pelatihan karyawan. Pelatihan di luar kota, sewa venue, hingga peralatan seperti laptop dan materi training bisa bikin anggaran membengkak. Oleh karena itu, perlu strategi supaya biaya tetap efisien tanpa mengorbankan kualitas pelatihan.

Baca Juga: Contoh Surat Pengajuan Pelatihan Karyawan & Panduan Lengkap

7 Cara Mengelola Biaya Pelatihan Karyawan

Sumber: Freepik

Mengelola biaya pelatihan karyawan bukan hanya soal memangkas anggaran, ya! Tapi, memastikan investasi dalam pengembangan SDM memberikan hasil maksimal. Yuk, simak cara-cara dari MinDi berikut!

1. Menetapkan Tujuan Pelatihan yang Jelas

Tanpa tujuan yang jelas, pelatihan bisa kurang efektif dan membuang-buang anggaran. Pastikan setiap program pelatihan selaras dengan kebutuhan bisnis dan target yang ingin dicapai. Dengan begitu, perusahaan bisa lebih fokus dalam mengalokasikan sumber daya secara efisien.

2. Memanfaatkan Teknologi untuk Efisiensi

Pelatihan berbasis teknologi seperti e-learning atau webinar bisa memangkas banyak biaya operasional. 

Selain lebih fleksibel, metode ini juga memungkinkan karyawan belajar sesuai ritme mereka sendiri. Biaya pelatihan karyawan pun bisa lebih hemat tanpa mengorbankan kualitas pembelajaran.

3. Menilai Kebutuhan Pelatihan dengan Tepat

Sebelum menggelar pelatihan, lakukan analisis untuk mengetahui keterampilan apa yang benar-benar dibutuhkan. 

Hindari pelatihan yang terlalu umum atau tidak relevan dengan pekerjaan karyawan. Dengan begitu, investasi yang dikeluarkan bisa lebih tepat sasaran dan memberikan dampak nyata.

4. Mengidentifikasi Kesenjangan Keterampilan

Perusahaan perlu mencari tahu keterampilan apa yang masih kurang dan memengaruhi produktivitas karyawan. Dari situ, bisa ditentukan jenis pelatihan yang benar-benar memberikan manfaat besar. 

Strategi ini membantu menghindari pengeluaran yang sia-sia untuk pelatihan yang tidak mendukung kinerja tim.

5. Menggunakan Teknologi untuk Pelatihan yang Fleksibel

Metode pelatihan digital memberikan banyak pilihan, mulai dari modul interaktif hingga kursus on-demand. 

Selain menghemat waktu dan biaya perjalanan, sistem ini juga bisa diakses kapan saja. Perusahaan pun bisa menyediakan pelatihan yang lebih beragam tanpa biaya tambahan yang besar.

6. Memanfaatkan Karyawan Senior sebagai Mentor

Alih-alih selalu menyewa trainer eksternal, perusahaan bisa memanfaatkan karyawan senior untuk berbagi pengalaman dan keahlian mereka. 

Dengan supervisi dari manajemen, program mentoring internal ini bisa sama efektifnya dengan pelatihan dari pihak luar. Selain menghemat biaya, pendekatan ini juga memperkuat budaya belajar dalam perusahaan.

7. Evaluasi Efektivitas Pelatihan Secara Berkala

Pelatihan tanpa evaluasi hanya akan menjadi beban biaya tanpa hasil yang jelas. Pastikan perusahaan selalu mengukur dampak pelatihan terhadap kinerja karyawan. Jika hasilnya kurang optimal, strategi pelatihan bisa disesuaikan agar investasi yang dikeluarkan benar-benar membawa manfaat.

Baca Juga: 15 Tantangan Program Pelatihan Karyawan & Solusinya

Optimalkan Biaya Pelatihan Karyawan dengan Strategi Tepat!

Mengelola biaya pelatihan karyawan dengan efektif bukan hanya menghemat anggaran lho! Tapi juga dapat memastikan hasil yang maksimal untuk pengembangan tim. Melalui strategi yang tepat, perusahaan bisa meningkatkan keterampilan karyawan tanpa harus mengeluarkan biaya berlebihan.

Mau belajar lebih dalam soal manajemen pelatihan dan pengembangan karyawan? Yuk, ikut Bootcamp Human Resources dibimbing.id!

Dapatkan ilmu langsung dari mentor berpengalaman, silabus terlengkap, praktik nyata untuk portfolio, serta kesempatan kerja lebih besar dengan 96% alumni sudah bekerja dan akses ke 840+ hiring partner untuk penyaluran kerja. 

Ada pertanyaan seperti "Apa saja materi yang diajarkan?" atau "Apakah ada program cicilan?", konsultasi gratis di sini. dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi!

Referensi

1. Average spend on workplace training per employee worldwide from 2008 to 2022 [Buka]