Training Needs Analysis: Definisi, Manfaat dan Implementasinya

Apakah Anda sering merasa anggaran pelatihan perusahaan Anda ‘terbakar’ tanpa ada peningkatan kinerja yang signifikan? MinDi paham, mengadakan training hanya karena kewajiban adalah pemborosan sumber daya.

Nah, sebelum Anda mengeluarkan biaya lagi untuk workshop yang salah, Anda perlu kepastian. Training Needs Analysis (TNA) adalah alat yang memastikan investasi pelatihan Anda benar-benar mengatasi kesenjangan skill yang ada.

Dalam artikel ini, MinDi akan membahas definisi, manfaat dan implementasi Training Needs Analysis untuk Anda. Yuk, simak sampai habis.

Apa itu Training Needs Analysis?

Training Needs Analysis (TNA) adalah proses untuk mengidentifikasi kesenjangan antara kemampuan karyawan saat ini dengan kemampuan yang dibutuhkan pekerjaan. 

Proses ini memastikan bahwa pelatihan yang dirancang benar-benar relevan dan mampu meningkatkan kinerja yang optimal.

Sederhananya, TNA menjawab tiga pertanyaan utama:

1. Di mana posisi kita sekarang? (Kemampuan karyawan saat ini).
2. Di mana posisi yang seharusnya kita capai? (Kinerja dan skill yang dibutuhkan).
3. Bagaimana kita mengisi kesenjangan itu? (Desain pelatihan yang efektif).

TNA memastikan bahwa training yang diberikan adalah solusi yang tepat untuk masalah yang tepat, bukan sekadar training untuk mengisi jadwal.

Baca Juga: 15 Contoh Strategi Pengembangan Karyawan yang Sukses 2026

Manfaat Training Needs Analysis

Sumber: Freepik

Melaksanakan TNA yang cermat memberikan dampak positif yang signifikan, jauh melampaui sekadar menyelenggarakan pelatihan.

1. Optimalisasi Anggaran dan Sumber Daya

TNA memastikan dana pelatihan hanya dialokasikan untuk area di mana kesenjangan skill teridentifikasi untuk menghindari pelatihan yang tidak relevan.

Dengan mengidentifikasi akar masalah kinerja, perusahaan dapat fokus pada pelatihan yang paling mungkin memberikan ROI tertinggi.

2. Peningkatan Kinerja dan Produktivitas

TNA membantu merancang program pelatihan yang spesifik dan bertarget. Di mana pelatihan ini langsung meningkatkan skill yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja pekerjaan sehari-hari.

3. Peningkatan Retensi Karyawan

Karyawan merasa dihargai ketika perusahaan berinvestasi dalam pengembangan mereka melalui pelatihan yang relevan dengan kebutuhan karir mereka.

TNA juga dapat membantu mengidentifikasi jalur pengembangan skill yang dibutuhkan karyawan untuk promosi, meningkatkan motivasi dan retensi jangka panjang.

Baca Juga: 15 Jenis Pelatihan & Pengembangan SDM untuk Karyawan

Proses Training Needs Analysis

Sumber: Freepik

Proses TNA harus dilakukan secara bertahap dan sistematis, biasanya melalui proses-proses di bawah ini.

1. Tetapkan Tujuan Perusahaan

Langkah pertama dalam training needs analysis adalah mengkaji visi, misi, dan tujuan strategis perusahaan. Misalnya, jika tujuan adalah ekspansi pasar, pelatihan yang dibutuhkan mungkin berfokus pada negosiasi lintas budaya atau bahasa.

2. Definisikan Pekerjaan dan Perilaku Kerja

Setelah itu, definisikan tugas-tugas yang membentuk suatu pekerjaan. Lalu definisikan standar kinerja yang diharapkan untuk setiap tugas tersebut.

Anda sudah mendapatkan definisi tugas dan standarnya. Setelah itu, tentukan apa yang akan dilakukan oleh karyawan top performer dan bandingkan dengan standar kinerja rata-rata.

3. Definisikan Skill Set Pekerjaan

Bandingkan skill aktual karyawan dengan skill ideal yang dibutuhkan pekerjaan. Kesenjangan ini mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang sesungguhnya.

Caranya, Anda bisa menggunakan survei, wawancara, focus group discussion (FGD), observasi, dan tes kinerja.

4. Rancang Sistem Training

Berdasarkan hasil analisis kesenjangan, tentukan jenis pelatihan yang paling efektif. Misalnya, on-the-job training, e-learning, atau pelatihan klasikal.

Jangan lupa, tentukan metrik untuk mengukur keberhasilan pelatihan. Misalnya, pre- dan post-test, atau dampak pada kinerja setelah 3 bulan.

Baca Juga: Materi Training untuk Karyawan: Jenis, Contoh, & Tips

Contoh Training Needs Analysis 

Memahami bagaimana TNA diterapkan dalam skenario nyata dapat memperjelas prosesnya. Berikut ini adalah contoh training needs analysis:

Skenario 1: Kebutuhan Soft Skills 

1. Masalah Organisasi: Hasil survei customer service menunjukkan tingkat kepuasan pelanggan yang rendah karena komunikasi yang kurang empatik.
2. Kesenjangan: Karyawan Customer Service memiliki pengetahuan produk yang baik, tetapi kurang skill mendengarkan aktif (soft skill).
3. Solusi Pelatihan: Merancang pelatihan soft skills terfokus pada komunikasi empatik dan problem-solving non-konflik.

Skenario 2: Kebutuhan Hard Skills 

1. Masalah Organisasi: Perusahaan beralih ke software ERP baru, dan tim Finance menunjukkan banyak kesalahan input data.
2. Kesenjangan: Karyawan Finance memiliki skill akuntansi yang kuat, tetapi kurang pengetahuan teknis dalam menggunakan software ERP baru.
3. Solusi Pelatihan: Training praktis berbasis simulasi untuk menguasai fungsi-fungsi spesifik software ERP.

Siap Menganalisa Kebutuhan Pelatihan Perusahaan? 

Training needs analysis adalah langkah fundamental sebelum mengeluarkan anggaran pelatihan. TNA mengubah investasi SDM Anda dari spekulasi menjadi strategi yang terukur.

Jika tim internal Anda kesulitan dalam merancang metodologi TNA yang objektif dan komprehensif, bermitra dengan ahli adalah solusi terbaik.

Percayakan proses TNA dan training perusahaan Anda kepada Program Corporate Training Dibimbing!

Kami menyediakan beragam program pelatihan Customizable Training sesuai kebutuhan spesifik organisasi Anda dengan harga kompetitif mulai dari 7 juta rupiah saja!

Tidak perlu ragu lagi, kami menyediakan 338+ Mentor Berkualitas yang telah membantu 58+ perusahaan terkemuka di Indonesia mencapai tingkat kepuasan 90%!

Yuk, segera konsultasi gratis bersama dibimbing.id untuk membantu merancang solusi training terbaik. Percayakan pengembangan SDM perusahaan Anda pada dibimbing.id yang pasti #BimbingSampeJadi!

Referensi

1. A Guide to Conducting a Training Needs Analysis [Buka]
2. What is a training needs analysis and why is it useful? [Buka]