8 Cara Membuat SOP Perusahaan yang Efektif

Apakah Anda ingin mendongkrak produktivitas bisnis dengan merapikan operasional perusahaan? Maka sudah saatnya Anda mempertimbangkan penggunaan SOP. 

Standard Operating Procedure atau SOP adalah panduan detail yang berisi langkah-langkah dari tugas atau aktivitas bisnis.

SOP memudahkan perusahaan kecil yang ingin menyederhanakan tugas harian agar tidak tumpang tindih. Bagi perusahaan besar, SOP memudahkan eksekusi proyek-proyek rumit.

Lalu, bagaimana cara menulis SOP yang benar-benar efektif dan tidak sekadar jadi tumpukan kertas bagi bisnis Anda?

Tenang, dalam artikel ini MinDi akan membahas 10 cara membuat SOP lengkap dengan jenis SOP dan contoh SOP. Penasaran? Simak artikel ini sampai habis.

Apa itu SOP Perusahaan?

Standard Operating Procedure atau SOP perusahaan adalah dokumen tertulis yang berisi instruksi langkah demi langkah untuk membantu karyawan menjalankan tugas rutin secara efisien dan konsisten. 

Dengan adanya SOP, perusahaan memiliki standar yang jelas terkait apa yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan hasil apa yang diharapkan.

Mengapa SOP Perusahaan Penting?

Tanpa SOP, setiap karyawan akan bekerja menurut persepsi masing-masing. Berikut adalah alasan mengapa SOP penting bagi bisnis Anda:

1. Menjaga Konsistensi Kualitas: Memastikan produk atau layanan yang diterima pelanggan selalu sama standarnya.
2. Meminimalisir Human Error: Memberikan panduan jelas guna mengurangi risiko kesalahan kerja.
3. Mempercepat Proses Onboarding: Karyawan baru dapat belajar lebih cepat melalui dokumen panduan yang sudah ada.
4. Meningkatkan Efisiensi Waktu: Karyawan tidak perlu lagi sering bertanya atau bingung mengenai langkah selanjutnya.
5. Sebagai Dasar Penilaian Kinerja: Memudahkan manajemen untuk mengaudit apakah karyawan bekerja sesuai standar atau tidak.
6. Melindungi Perusahaan secara Hukum: SOP yang terdokumentasi menjadi bukti bahwa perusahaan memiliki prosedur keamanan dan etika yang sah.

Baca Juga: SOP Pelatihan Karyawan Penting? Simak Cara Membuat & Contoh

10 Cara Membuat SOP Perusahaan

Sumber: Freepik

Membuat SOP yang tidak berakhir sebagai "pajangan" di lemari membutuhkan strategi. Berikut adalah cara membuat SOP perusahaan yang efisien:

1. Tentukan Tujuan dan Lingkup SOP 

Langkah pertama adalah memperjelas apa yang ingin Anda capai. Jadi, jangan biarkan isi SOP melebar ke departemen lain tanpa arah. 

Agar SOP tetap fokus, ada tiga pertanyaan yang perlu Anda jawab: 

1. Apa pemicu awal proses ini?
2. Apa hasil akhirnya? 
3. Apa tujuan utamanya?

2. Identifikasi dan Libatkan Stakeholder Terkait 

Tentukan siapa saja yang terlibat dalam proses tersebut. Apakah mereka hanya sebagai penerima informasi atau partisipan aktif yang menjalankan tugas? 

Perlu dipahami bahwa melibatkan orang yang benar-benar melakukan pekerjaan tersebut sangat penting agar SOP tetap realistis. Tanyakan kepada mereka tentang ekspektasi mereka terhadap SOP tersebut.

3. Pilih Format yang Tepat 

Jangan lupa sesuaikan format SOP dengan kompleksitas tugas. Anda bisa menggunakan format-format sebagai berikut:

1. Checklist: Untuk tugas sederhana yang sering dilakukan.
2. Hierarki: Untuk proses detail yang memiliki banyak sub-langkah.
3. Flowchart: Untuk proses yang memiliki banyak percabangan keputusan.

4. Kumpulkan Informasi dan Tulis Draf 

Lakukan riset lapangan bersama para eksekutor proses bisnis. Kemudian, catat setiap langkah secara kronologis menggunakan kalimat perintah yang aktif dan jelas. 

Sekadar tips, hindari bahasa yang terlalu teknis jika audiensnya adalah karyawan umum.

5. Uji Coba dan Simulasi 

Minta seseorang yang tidak terlibat dalam penyusunan (atau karyawan baru) untuk mencoba menjalankan draf SOP tersebut. Jika mereka bingung atau terjadi kesalahan, berarti ada instruksi yang perlu diperjelas.

6. Review dan Persetujuan 

Serahkan draf kepada manajer atau ahli di bidang terkait untuk memastikan prosedur sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan dan hukum yang berlaku.

7. Sosialisasi dan Publikasi 

SOP tidak berguna jika hanya disimpan. Bagikan dokumen SOP resmi kepada tim terkait dan pastikan mereka mendapatkan pelatihan singkat tentang cara menggunakannya.

8. Tinjau Kembali secara Berkala 

SOP bukan dokumen statis. Lakukan peninjauan ulang setiap kali ada perubahan teknologi, pergantian struktur organisasi, atau regulasi baru agar prosedur tetap relevan.

Baca Juga: Cara Membuat SOP Onboarding Karyawan Baru, Panduan Lengkap!

Jenis-Jenis SOP Perusahaan

Ada beragam SOP yang dapat Anda gunakan. Setiap jenis SOP dapat diterapkan di beberapa kasus berbeda. Berikut ini adalah jenis-jenis SOP perusahaan yang perlu Anda ketahui:

1. SOP Deskriptif

Jenis ini adalah yang paling ringkas dan biasanya digunakan untuk tugas rutin yang prosedurnya tetap (tidak berubah-ubah) dan tidak melibatkan banyak keputusan rumit.

1. Bentuk: Daftar poin-poin atau checklist.
2. Kapan Digunakan: Untuk tugas yang singkat dan repetitif.
3. Contoh: SOP Membuka Kantor, SOP Membersihkan Mesin Kopi, atau SOP Penutupan Kasir.
4. Kelebihan: Sangat mudah dipahami dan cepat dibaca oleh karyawan dalam waktu singkat.

2. SOP Flowchart (Diagram Alir)

SOP ini adalah yang paling visual dan sangat efektif untuk proses kerja yang bersifat dinamis, di mana langkah selanjutnya bergantung pada hasil dari langkah sebelumnya (logika "Jika/Maka").

1. Bentuk: Diagram dengan simbol-simbol standar (seperti kotak untuk instruksi dan belah ketupat untuk pengambilan keputusan).
2. Kapan Digunakan: Untuk proses yang melibatkan banyak departemen atau memiliki banyak percabangan keputusan.
3. Contoh: SOP Penanganan Komplain Pelanggan (jika komplain ringan selesai di admin, jika berat naik ke manajer), SOP Persetujuan Kredit, atau SOP Pengadaan Barang (Procurement).
4. Kelebihan: Memudahkan karyawan melihat gambaran besar alur kerja dan memahami ke mana mereka harus melangkah jika terjadi kendala di tengah proses.

3. SOP Hierarki 

Jika sebuah tugas memiliki langkah-langkah besar yang di dalamnya terdapat rincian instruksi yang sangat spesifik, maka format hierarki adalah pilihan terbaik.

1. Bentuk: Menggunakan penomoran seperti 1, 1a, 1b, 2, 2a, dst.
2. Kapan Digunakan: Untuk prosedur teknis yang membutuhkan ketelitian tinggi, di mana satu langkah utama memerlukan beberapa sub-langkah agar tidak terjadi kesalahan.
3. Contoh: SOP Pengoperasian Mesin Produksi, SOP Instalasi Software Perusahaan, atau SOP Audit Keuangan Bulanan.
4. Kelebihan: Memberikan panduan yang sangat detail sehingga meminimalisir ruang untuk spekulasi atau kesalahan teknis.

Baca Juga: Panduan Proses Rekrutmen Karyawan: Prosedur, Metode, & Contoh

Contoh SOP Perusahaan

Berikut adalah contoh sederhana SOP untuk Proses Klaim Reimbursement Karyawan:

1. Tujuan: Memastikan pengembalian dana operasional karyawan dilakukan secara transparan dan tepat waktu.
2. Dokumen Terkait: Formulir Reimbursement, Nota/Kuitansi Fisik.
3. Langkah-langkah:
4. Karyawan mengumpulkan nota asli hasil transaksi operasional.
5. Karyawan mengisi Formulir Reimbursement maksimal tanggal 25 setiap bulannya.
6. Menyerahkan formulir dan nota ke Manajer Departemen untuk persetujuan (approval).
7. Manajer memeriksa validitas pengeluaran dalam waktu 1x24 jam.
8. Jika disetujui, berkas diserahkan ke bagian Keuangan (Finance).
9. Bagian Keuangan melakukan verifikasi data dan mencairkan dana maksimal 3 hari kerja.

Butuh Pelatihan untuk Membuat SOP yang Efektif?

Anda sudah mengetahui langkah-langkah cara membuat SOP perusahaan yang bisa Anda terapkan. Namun, tantangan terbesarnya adalah bagaimana membuat SOP tersebut benar-benar dijalankan dan dipatuhi oleh seluruh tim.

Oleh karena itu, perusahaan Anda memerlukan bimbingan dari para ahli. Melalui program Corporate Training dari Dibimbing, kami akan membantu tim manajemen dan operasional Anda untuk:

1. Menganalisis celah efisiensi dalam bisnis Anda.
2. Merancang SOP digital yang praktis dan tidak kaku.
3. Membangun budaya patuh sistem.

Lebih lanjut, program ini bersifat fleksibel. Jadi, Anda bisa menyesuaikan pelatihan yang paling tepat sesuai kebutuhan perusahaan.

Tunggu apalagi? Yuk segera konsultasikan perusahaan Anda di sini! Jangan khawatir, dibimbing.id siap #BimbingSampeJadi!

Referensi

1. A Step-by-Step Guide to Writing SOPs for Business [Buka]
2. How to Write an SOP: A Step‑by‑Step Guide [Buka]